Современные проблемы нормативной регламентации делопроизводства

 

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Филиал

федерального  государственного бюджетного образовательного учреждения

высшего профессионального  образования <<Российский государственный

гуманитарный  университет>> в г. Красноярске

(Филиал РГГУ  в г. Красноярске)

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине << Организация и технология ДОУ>>

Тема: Современные  проблемы нормативной регламентации  делопроизводства.

Курсовая работа студентки  2 го курса заочной формы обучения

Направление подготовки: <<Документоведение и архивоведение>>

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                     <<       >>______________2013г.

 

Красноярск 2013

Содержание:

 

Введение                                                                                                                  3

                                                                                                            

1. Теоретические основы нормативной регламентации делопроизводства в России                                                                                                                      5

1.1. Устав организации                                                                                           5

1.2. Положение о службе  делопроизводства                                                        6

1.3. Инструкция по делопроизводству                                                                  8

2. Основные проблемы регламентации делопроизводства                               11

2.1 Проблемы, возникающие  при организации нормативного  регулирования делопроизводства                                                                                                  11

2.2. Обеспечение юридической  силы электронных документов, защита  их целостности и аутентичности                                                                               15

Заключение                                                                                                           18

Список используемой литературы  20

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение:

 

«Современные проблемы нормативной  регламентации делопроизводства» - одна из важных и актуальных тем  на сегодняшний день. Тема работы актуальна потому, что в числе организационных задач, решаемых в процессе создания службы делопроизводства, стоит и задача нормативной регламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов — положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, штатном расписании, приказах о распределении обязанностей.

К числу важнейших организационных  документов, закрепляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Положение о службе делопроизводства и должностные  инструкции. Они должны разрабатываться  на основе действующего законодательства, государственных нормативно- методических документов и организационных документов, определяющих самой организации (устав, учредительный договор). Создание положения и должностных инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламентацию принятой технологии работы с документами.

Цель курсовой работы состоит  в рассмотрение современных проблем нормативной регламентации делопроизводства.

Для достижения поставленной цели были сформулированы следующие задачи:

1. По проблеме исследования изучить литературу
2. На основе теоретического анализа изучения проблемы систематизировать знания о нормативной регламентации делопроизводства в России
3. Рассмотреть специфику и сущность современных проблем регламентации делопроизводства

Для написания курсовой работы были использованы следующие учебники:

1. Булатова А.Т. Документоведение. Учебное пособие. – М. Инфра-М. 2005
2. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005. – 304 с.
3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2006, 408 с.
4. Кузнецова Т.В. Способы создания документов (документирования) и их развитие. // Секретарское дело, 2006, № 8-9, с. 31-36.
5. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учеб. пособие. – М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов-н/Д, Изд.центр «МарТ», 2006, - 288 с.
6. Санкина Л.В. Совершенствование документов методами стандартизации и унификации//Секретарское дело – 2006 - №4.
7. Столяров Ю.Н. Синтакционная составляющая документа // Делопроизводство, 2006, № 4.

 

Курсовая работа состоит  из содержания, введения, глав, заключения и списка литературы.

 

 

 

 

 

 

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ НОРМАТИВНОЙ РЕГЛАМЕНТАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ

 

 

1.1. Устав организации

 

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации —  правовой акт, определяющий порядок  образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы.

Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства, так как конкретно определенные задачи, отражающие направления и  специфику деятельности организации, порядок утверждения структуры, штатов руководства и т.д. создают  изначальную организационную основу документооборота учреждения.

 Разграничение в уставе  функций и руководителей организации  способствует регламентации информационных  связей, возникающих в процессе  выполнения этих функций, и  позволяет определить реальный  Круг документов, которые будут  создаваться в аппарате управления. Заложенное в уставе организационное  построение дает возможность  определить комплексы документов, которые будут использоваться  в управленческой деятельности. Раздел устава, посвященный порядку  управления организацией, дает первоначальное  представление о распорядительной  документации, издаваемой руководством, влияет на упорядочение процессов  документообразования, определяет параметры информационных потоков и документооборота.

Подобную роль играют и  положения о структурных подразделениях, где закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые  в процессе деятельности конкретного  структурного подразделения. На основе разграничения функций структурных  подразделений могут быть установлены  основные виды документальных связей все основные виды документов, создаваемых  в структурных подразделениях, их содержание (вопросы), сроки подготовки. Это позволяет планировать объемы Документной информации, оценивать  ее с точки зрения достаточности  для принятия управленческих решений.

 

 

1.2. Положение о  службе делопроизводства

 

Положение о службе делопроизводства создается с той же целью, что  и положения о других структурных  подразделениях. Вопросы организационной  деятельности в сфере документационного  обеспечения аппарата управления тесно  связаны с общими задачами организации (учреждения).

Положения о службе делопроизводства разрабатываются на основе типовых, которые содержат максимальный набор  функций службы. При разработке индивидуальных положений конкретизируется состав задач и функций службы в зависимости  от реальных условий ее деятельности. Например, к типовым технологическим  функциям могут быть добавлены функции  прогнозирования развития документационного  обеспечения, унификации документов, методического  руководства постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и  др. И наоборот, в конкретном положении возможно исключение из типовых функций тех, которые в данной организации не выполняются делопроизводственной службой или закреплены за другими структурными подразделениями.

Формуляр положения и  структура текста унифицированы  в УСОРД. Первый пункт раздела  «Общие положения» устанавливает точное название службы делопроизводства, ее место в организационной структуре  организации, степень самостоятельности  службы. Рассмотрим две формулировки этого пункта:

1. «Канцелярия входит в состав общего отдела АО и подчиняется его начальнику».

2. «Канцелярия является самостоятельным структурным под разделением АО и подчиняется непосредственно генеральному директору».

В первом случае закреплена самостоятельность значения, во втором закреплена самостоятельность канцелярии.

Далее в Положении указываются  наименование должности руководителя службы — начальник, заведующий, управляющий; порядок назначения и освобождения его от должности, требования к его  квалификации и стажу практической работы.

Следующим пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных  документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе. Вначале перечисляются законодательные  и общегосударственные нормативно-методические и нормативно-технические документы, затем — внутренние организационные  и распорядительные.

Затем следующим пунктом  идет подпись, где входит наименования должности лица, подписавшего документ и личная подпись.

 

 

1.3. Инструкция  по делопроизводству

 

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению  управления) — основной нормативный  акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые  организационные моменты. Практически  инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в той или иной конкретной организации.

Инструкции составляются в каждом учреждении с учетом специфики  его работы. Основой для их составления  служат Типовые инструкции, а также  действующие государственные нормативно-методические документы.

Структура Инструкции включает общие положения, тематические разделы  и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают сферу распространения  Инструкции (например, Инструкция распространяется на все документы», «... на административные документы, кроме конфиденциальных документов» и др.), ответственность за ее несоблюдение, подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в учреждении в целом и в ее структурных подразделениях, их административную и методическую подчиненность, нормативно методическую базу.

Тематические разделы, как  правило, начинаются с раздела «Документирование», где определяются:

-вопросы деятельности данной организации, подлежащие обязательному документированию;

-виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;

-общие правила подготовки и оформления документов;

-правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

-порядок изготовления и размножения документов;

-правила оформления и заверения копий и приложений;

-порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;

-порядок работы исполнителей с документами.

Содержание этого раздела  может быть значительно расширено за счет включения отдельных подразделов, устанавливающих правила подготовки документов коллегиального органа, а также заместителей руководителя. Некоторые организации выделяют все перечисленные вопросы в самостоятельный организационный документ типа Правил (или Регламента) подготовки и оформления документов.

Раздел «Организация документооборота»  включает:

-порядок приема, обработки, распределения входящих документов;

-организацию их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;

-основные инстанции движения документов;

-порядок подготовки и отправки исходящих документов;

-порядок учета объема документооборота.

Раздел «Регистрация документов»  устанавливает организацию регистрации  входящих, исходящих и внутренних документов, сроки, формы и методы регистрации, дает описание принятой технологии и порядок индексации документов.

В разделе «Организация справочной работы» устанавливаются принципы построения информационно-справочной работы в организации, даются описание справочных массивов, их доступности  для различных категорий служащих и различных структурных подразделений, порядок систематизации и классификации  справочной информации, технология информационно- поисковой работы.

Раздел «Организация контроля за исполнением документов» устанавливает категории документов, подлежащие обязательному контролю, порядок постановки на контроль, технологию контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов, порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине, использование форм и отметок на документах.

Раздел « Формирования документального фонда организации, учет и обеспечения сохранности  документов» в него входит: составления номенклатур дел, формирования дел, оформление дел, обеспечения сохранности и учета документального фонда, доступа к документам фонда организации.