Современные проблемы нормативной регламентации делопроизводства

Раздел « Порядок передачи на хранение в архив» туда входят: экспертиза ценности документов, составление и  оформления описей дел, порядок передачи дел в архив организации.

И раздел « Заключительные положения».

 

2. ОСНОВНЫЕ ПРОБЛЕМЫ РЕГЛАМЕНТАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

 

2.1 Проблемы, возникающие при организации нормативного регулирования делопроизводства

 

Поводом для пересмотра структуры  и содержания нормативных актов, регулирующих процесс делопроизводства в организации, служит следующее:

1. Непосредственный практический опыт, свидетельствующий о том, что инструкции по делопроизводству даже в крупных компаниях многими сотрудниками, в т. ч. руководителями, фактически игнорируются, нередко под тем предлогом, что у них нет времени читать и изучать документы большого объема, уже не говоря о том, что довольно часто руководители разных уровней считают, что инструкция по делопроизводству предназначена исключительно для работников службы ДОУ.

2. Принятый в 2007 г. ГОСТ  Р 15487-1-2007 “СИБИД. Управление документами. Общие требования” обращает особое внимание на необходимость четкого распределения ответственности и полномочий по управлению документами между всеми работниками организации: руководителями (менеджерами); специалистами в области управления документами, информацией и технологиями; сотрудниками (персоналом) организации. Для этого в организации должны устанавливаться и внедряться руководящие указания и регламенты работы с документами. ¹

3. Важную роль в ведении  делопроизводства в организации,  особенно при смешанной форме  делопроизводства, играют работники,  ответственные за делопроизводство  в структурных подразделениях, –  секретари, делопроизводители. Как правило, эти должности занимают лица, не имеющие специальной подготовки в области документационного обеспечения или, в лучшем случае, получившие начальную подготовку на курсах повышения квалификации. Однако эти работники выполняют очень важную делопроизводственную функцию – организация делопроизводства в структурном подразделении. Это и регистрация документов в подразделении, формирование и оформление дел, подготовка дел к передаче на хранение в архив организации.

В настоящее время существуют определенные стандарты оформления организационно-распорядительных и  учетных документов. Государственный  стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. ²

Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст, устанавливает состав реквизитов документов, требования к  оформлению реквизитов документов, а  также требования к бланкам документов.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной  архивной службой, дает список внутренних документов, а также регулирует порядок  и сроки хранения в зависимости  от их юридической значимости. Специалистами  кадровых служб используются Постановление  Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», Постановление  Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Постановлением Госкомстата  России от 5 января 2004 г. № 1 утверждены унифицированные формы первичной  учетной документации по учету труда и его оплаты, там же даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм. Если для оформления каких-либо процедур или операций не предусмотрена типовая форма первичных учетных документов, то работодатель вправе разработать форму документа самостоятельно с учетом обязательных требований к реквизитам. Работодатель имеет право при необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы, включать дополнительные строки и графы, расширять или сужать объем представляемых сведений, использовать вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Документация, отражающая трудовые отношения работника с работодателем, не может произвольно уничтожаться: Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в  сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов по личному составу.³

Таким образом, даже краткий  анализ нормативной базы, регламентирующей кадровое делопроизводство, показывает, что вместо системы взаимосвязанных  нормативных актов, подготовленных на единой методологической основе, в  разные годы Правительством РФ, министерствами и ведомствами были приняты и  продолжают действовать нормативные  правовые акты и методические документы, не связанные друг с другом и регулирующие отдельные вопросы документирования работы с кадрами и организации  деятельности структурных подразделений, обеспечивающих управление персоналом и учет кадров.

В действующих нормативных  актах, регламентирующих оформление документов и ведение делопроизводства, все  еще остаются не решенными многие актуальные для кадровых служб вопросы. При этом наличие ранее принятых нормативных актов в ряде случаев  не только не помогает вести кадровую документацию, но нередко усложняет эту работу и приводит к противоречивым толкованиям тех или иных фактов и ситуаций.

Давно назревшей и актуальной является задача закрепления в законодательном  порядке основных положений по организации  и ведению кадрового делопроизводства с целью создания минимально необходимого и достаточного количество кадровых документов в случаях, требующих  документального подтверждения  событий и фактов. Нормотворчество  в сфере кадрового делопроизводства должно способствовать устранению многочисленных противоречивых толкований специалистами  по трудовому праву и документоведению, адвокатами, юрисконсультами организаций, кадровиками-практиками, инспекторами труда и судьями вопросов документирования трудовых отношений. В настоящее  время ввиду отсутствия единого  законодательно закрепленного порядка  регламентация кадрового делопроизводства осуществляется в основном на локальном  уровне и, как правило, преимущественно  в крупных организациях.

Отсутствие полноценной  правовой регламентации работы с  кадровыми документами закономерно  приводит к негативным примерам ведения  работодателями кадрового делопроизводства. Некоторые работодатели «вспоминают» о нем лишь при проверках, проводимых Государственной инспекцией труда, или при возникновении трудовых споров и обращении работников, в  том числе бывших, в суд.

 

 

 

 

 

2.2. Обеспечение юридической силы электронных документов, защита их целостности и аутентичности

 

Основная роль документов в современном капиталистическом  обществе – служить доказательством  в случае споров, судебных разбирательств и расследований. Для того чтобы  документы были приняты к рассмотрению и обладали доказательной силой, они должны удовлетворять определенным требованиям.

Чем более активно используются электронные документы в деловой  деятельности, тем чаще требуется  представление их в судебные и  государственные органы в качестве доказательств.  Для того чтобы  интересы организации были надежно  защищены, необходимо, прежде всего, обеспечить юридическую значимость электронных  документов.

Для придания таким документам юридической силы в первую очередь  требуется сохранение их аутентичности  и целостности. Под аутентичностью понимается возможность доказать авторство  документа, время его создания и  подлинность содержания. Целостность  означает полноту, и неизменность документа  с течением времени. Чтобы иметь  возможность доказать целостность  и аутентичность определенных видов  документов, необходимо не только сохранить  сам документ, но и вспомогательную  документацию и метаданные, документирующие  этапы жизненного цикла документа.

Электронные документы не стали привычными, поэтому к ним  зачастую предъявляются более жесткие  требования, чем к аналогичным  бумажным документам, да и их «технические»  особенности создают дополнительные сложности:

-электронные документы легко модифицируются, легко копируются;

-существует проблема различения оригинала и копий: сторона, получившая копию электронного документа, может внести в него изменения и заявить, что именно она обладает оригиналом;

-стоит вопрос подтверждения авторства и факта утверждения (подписания, согласования) документа, а также факта отправки, получения и регистрации при электронной пересылке;

-существует проблема определения точного времени создания документа, в т.ч. при использовании электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Для того чтобы электронные  документы могли быть приняты  судом и иметь максимальную доказательную  силу, необходим комплекс мер, охватывающий все этапы жизненного цикла документа.

Россия сейчас находится  на пути развития документооборота, на котором в начале 90-х гг. прошлого века было США: массовое использование  электронных документов уже началось, однако законодательство еще не уравняло в правах традиционные и электронные  документы.

В этой связи представляет особый интерес совместный технический  отчет ANSI/AIIM TR31 Американского национального  института стандартов ANSI и Ассоциации специалистов по управлению контентом AIIM, в котором были намечены пути совершенствования законодательства и предложены основные принципы, при  соблюдении которых можно доказать целостность и аутентичность  электронных документов. В разработке стандарта приняли участие ведущие  специалисты из государственных  ведомств, представители бизнеса  и юристы.

Юридическая значимость электронных  документов обеспечивается комплексом мер, в число которых входят:

-разработка соответствующей законодательно-нормативной базы;

-управление документами внутри организации на основе принципов системы менеджмента качества, включающее разработку внутренней нормативной базы; заключение, при необходимости, соглашений и договоров с партнерами и поставщиками; а также документирование исполнения законодательно-нормативных требований;

-использование программных и аппаратных средств защиты, включая ЭЦП и шифрование.

Зарубежный опыт показывает, что использование ЭЦП окупается  при оперативной работе с ответственными электронными документами. Использование ЭЦП для менее значимых документов (включая внутреннюю переписку, которая ведется в рамках защищенной корпоративной СЭД) считается неоправданным. Применение ЭЦП при работе с документами постоянного и длительного (свыше 7–10 лет) срока хранения в настоящее время не рекомендуется, поскольку технологии обеспечения длительной проверяемости ЭЦП еще не отработаны.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключения:

 

В соответствии с поставленной целью было рассмотрено:

1. Разработанная система  делопроизводства в фирме, на  предприятии описывается во внутренних  организационно-распорядительных документах: инструкциях по делопроизводству, положениях о структурном подразделении,  должностных инструкциях, правилах  работы с документами, приказах  о распределении обязанностей, регламентах  и т. п. Тщательно разработанная  система делопроизводства, освещающая  все вопросы работы с документами,  служит залогом успешного и  эффективного функционирования как государственного учреждения, так и коммерческого предприятия.

2. На сегодняшний день  в Российской Федерации действует  ряд общегосударственных нормативов  и методик, регламентирующих наиболее  общие правила организации работы  с документами и устанавливающих  требования к оформлению официальных  документов. Разработка таких документов  преследует ряд целей:

-обеспечение юридической силы документа;

-организацию длительного хранения документов и последующего их использования;

 

-рационализацию технологии обработки документов и ее дальнейшее совершенствование.

 

К нормативной регламентации  делопроизводства относят:

 

-Устав организации;

 

-Положения о структурных подразделениях;

 

-Положение о службе делопроизводства;

 

-Инструкция по делопроизводству;

 

Подведем итоги, даже краткое перечисление проблем современной регламентации делопроизводства, которая рассмотрена в данной курсовой работе показывает, насколько сложной становится сфера данной деятельности. Чтобы решать эти проблемы специалистам в области управления документацией требуется постоянно повышать свою квалификацию, осваивать знания смежных дисциплин, в первую очередь юриспруденции и информационных технологий. Сделать это непросто, но и награда, как правило, немаленькая: это и более интересная, более заметная для руководства работа, и существенно более высокая зарплата.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы:

 

1.  Булатова А.Т. Документоведение. Учебное пособие. – М. Инфра-М. 2005

2. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005. – 304 с.

3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2006, 408 с.

4. Кузнецова Т.В. Способы создания документов (документирования) и их развитие. // Секретарское дело, 2006, № 8-9, с. 31-36.

5. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учеб. пособие. – М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов-н/Д, Изд.центр «МарТ», 2006, - 288 с.

6. Санкина Л.В. Совершенствование документов методами стандартизации и унификации//Секретарское дело – 2006 - №4.

7. Столяров Ю.Н. Синтакционная составляющая документа // Делопроизводство, 2006, № 4.

¹ ГОСТ Р 15487-1-2007 “СИБИД

² Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

³ Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»