Современные технические средства обработки документов

 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………

 

ГЛАВА 1. ПОРЯДОК СОЗДАНИЯ И ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ………....

1.1. Делопроизводство……………………………………………………....

1.2. Документооборот……………………………………………………….

 

ГЛАВА 2. ФОРМЫ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ………...

2.1. Обработка документов………………………………………………….

2.2. Архивная обработка документов……………………………………....

2.3. Электронная обработка документов…………………………………...

 

ГЛАВА 3. СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВАОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ.........................................................................................................

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………...

ПРИЛОЖЕНИЕ……………………………………………………………………

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

У документа есть разные функции: управленческая, информационная, социальная, коммуникативная, культурная, правовая, учетная функция, плюс функция  исторического источника. Последнее  время наряду с управленческой функцией, важнейшую роль начинает приобретать  информационная функция, которая относится  к делопроизводству. Не случайно вместо термина ДОУ нередко употребляется  новое словосочетание — «инф. документационное обеспечение» или делопроизводство, подчеркивающее значение документации для компьютеризованного общества. Комплексные задачи, возникающие  при практической разработке проектов автоматизированных систем документирования, обработке документов или электронных  архивов предприятий, требуют создания единой информационно-документальной базы организации. К специалистам, решающим столь сложные задачи, предъявляются  очень высокие требования. Наряду с хорошим знанием традиционного  бумажного делопроизводства современные  специалисты области документационного  обеспечения управления должны владеть  современными компьютерными технологиями, разбираться в технических средствах, позволяющих решить поставленные задачи, быть специалистами по организации  всех информационных ресурсов государственного или коммерческого предприятия.

От четкости и оперативности  обработки и движения документа  зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим  последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется  большое внимание. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. ПОРЯДОК  СОЗДАНИЯ И ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

1.1.Делопроизводство.

В каждой организации создаются  документы, отражающие различные стороны  ее деятельности: управленческую (планирование, регулирование, контроль и др.), обеспечение  необходимыми ресурсами (человеческими, финансовыми, сырьем, материалами, техникой и др.), основную, или производственную, деятельность (торговля, транспортное обслуживание, страхование, банковское обслуживание и др.). Каждая организация  осуществляет информационный обмен  с другими организациями, получая  различные документы (деловые письма, договоры, протоколы, акты и др.). Чтобы  деятельность организации была эффективной, а работа с документами упорядоченной  и организованной, в организации  создается система делопроизводства.

Документационное обеспечение  управления (делопроизводство) сегодня стало важнейшим инструментом эффективного управления. В современном обществе взаимосвязи между органами государственного управления и предприятиями, с одной стороны, и частными лицами — с другой, а также предприятиями между собой осуществляются с помощью обмена документацией, в которой фиксируются все важнейшие управленческие решения. Национальный стандарт термин «делопроизводство» и его терминологический синоним «документационное обеспечение управления» (ДОУ) определяет как «отрасль деятельности, обеспечивающую документирование, организацию работы с официальными документами». Делопроизводство постоянно расширяется, включая всё больше различных направлений. Кадровое делопроизводство, архивное делопроизводство, обработка входящей/исходящей документации, всё это лишь малая часть понятия делопроизводства. Канцелярия, секретариат, кадровая служба, архивариусы, делопроизводители, менеджеры по персоналу, табельщики - все сотрудники, которые работают в сфере делопроизводства.

Говорить о том, что  в организации существует система  делопроизводства, можно в том  случае, если:

● между работниками организации  распределены функции управления документами (создание, обработка, хранение и использование  документов) и определена ответственность  за их несоблюдение;

● организован документооборот, т.е. движение документов с момента  их создания или поступления в  организацию до завершения исполнения, отправки документа и/или передачи в дело на хранение;

● налажена система регистрации (учета) документов (поступающих, внутренних, исходящих) и обеспечивается поиск  документов;

● исполненные документы  помещаются на хранение в дела в  соответствии с номенклатурой дел.

Делопроизводство  подразделяется на три стадии:

• Документирование — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам»;

•  Документооборот — организация движения и учёта документов;

•  Архивное дело — хранение документов.

В российских организациях ответственность за организацию  делопроизводства, соблюдение установленных  правил и порядка работы с документами  в структурных подразделениях возлагается  на руководителя организации. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена  ответственность за делопроизводство, учёт и сохранность документов.

Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором  управленческой документации (ОКУД). Общие  требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в России установлены  стандартом.¹

Конечный результат управленческой деятельности государственного аппарата зависит от множества промежуточных  звеньев, одним из которых является делопроизводство, позволяющее обеспечить оперативность и гибкость в принятии решений. Делопроизводство координирует все этапы работы - от проектирования до практической реализации решений.

 

1.2. Документооборот.

Документооборот стал неотъемлемой частью любого бизнеса или деятельности организации. Определение документообороту можно дать, основываясь на самом названии:

Документооборот — это движение (оборот) документов, как внутри организации, так и между организациями, сотрудничающих между собой по каким-либо вопросам или в какой-либо сфере. Понятие документооборота достаточно широко, а задачи весьма многогранны, так как система документооборота в любой организации включает в себя целые подразделения и службы (в деятельности любого предприятия в обязательном порядке используются финансовые, распорядительные, административные и т.п. документы).

Различают три основных потока документации:

1. документы, поступающие из других организаций (входящие);

2. документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

3. документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Всегда следует помнить о том, что  на особенности обработки влияет выбор формы организации работы с документами .

Существует 3 формы организации  работы с документами.

1. Централизованная — применяется в учреждениях с большим документооборотом. Она предполагает выполнение всех операций с документами в 1 структуре подразделения (канцелярия, общий отдел).

2. Децентрализованная — работа с документами все операции выполняют в структурном подразделении учреждения, как правило, разобщённых территориально.

3. Смешанная — используется в крупных учреждениях со сложной структурой и большим объёмом документооборота.

При выборе формы организации работы с документами для конкретного учреждения надо учитывать следующие факторы:

а) объём документооборота;

б) характер работы учреждения, его территориального размещения;

в) структура учреждения и его подразделения;

г) техническую оснащённость;

д) квалификационных руководителей, специалистов и технических исполнителей.

Наиболее важен при  выборе формы организации работы с документами, объёмом документооборота.

Для определения учреждения по документообороту используют категорийность предложенную СГСДО.

1 категория: учреждения  с объёмом документооборота свыше  100 тысяч документов в год. 

2 категория: учреждения  с документооборотом от 25 тысяч  до 100тысяч в год. 

3 категория: учреждения  с документооборотом от 10 тысяч  до 25 тысяч документов в год. 

4 категория: учреждения  с документооборотом до 10 тысяч  документов в год.

Основные задачи системы документооборота.

В технологию работы с документами входит:

•    прием и первичная  обработка документов;

•    их предварительное  рассмотрение и распределение;

•    регистрация  документов;

•    контроль исполнения документов;

•    информационно-справочная работа;

•    исполнение документов;

•    их отправка;

•    систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, регистрация означает  запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение, формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация документов внутри дела.

Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели».

В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и др. В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком.

Объем документации, создаваемой  в учреждениях, как всего мира, так и нашей страны, имеет тенденцию  к постоянному и все более  ускоряющемуся росту. В связи  с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально  изменению роста объемов производства продукции и производительности труда. Рост объемов производства приводит к стремительному росту объемов  информации. Поэтому в организациях разработаны схемы движения документооборота.

 

ГЛАВА 2. ФОРМЫ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

2.1 Обработка документов.

Обработка входящих документов.

К входящим документам относятся  те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы  и др.), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения  граждан, запросы и обращения  депутатов, ходатайства, коллективные обращения.

 

Обработка входящих документов включает:

• Прием и первичную обработку документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрацию;
• рассмотрение документов руководством;
• передачу на исполнение.²

Первичная обработка  документов.

Прием и первичная обработка  документов в организациях, в которые  поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших — секретарем. В очень крупных организациях (министерствах, концернах) в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, — экспедиции.

Входящие документы могут  быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или  переданы по электронной почте или  по факсу.

Предварительное рассмотрение.

После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением  с надписью «лично», оценивается  физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.