Составление и оформление документов на примере МУП «Земельно-кадастрове бюро»

 

 

Министерство образования и науки Российской Федерации

ГОУ ВПО «Магнитогорский государственный университет»

Факультет педагогического образования и сервисных технологий

Кафедра русского языка, литературы и методик их преподавания

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА  по документоведению

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ НА ПРИМЕРЕ

МУП «ЗЕМЕЛЬНО-КАДАСТРОВЕ БЮРО»

 

Выполнила:

Студентка группы № ___,  заочной формы обучения

По специальности 350800 «Документоведение и

Документационное обеспечение управления»

Юламанова Айгуль Рамилевна

Научный руководитель:

Профессор кафедры РЯЛ и МП

Кандидат педагогических наук, доцент

Санина Людмила Дмитриевна

 

 

Дата сдачи:________________

Дата защиты:_______________

Оценка:___________________

Профессор кафедры РЯЛ и МП,

кандидат педагогических наук, доцент                                                                  Л.Д. Санина

 

Магнитогорск, 2010

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение…………………………………………………………………………… 3

ГЛАВА I. Общие требования к оформлению и составлению документов …… 4

1.1. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов….. 8

1.1.1. Приказ……………………………………………………………………….. 8

1.1.2. Служебное письмо…………………………………………………………..12

1.1.3. Справка……………………………………………………………………….15

1.1.4. Заявление……………………………………………………………………..17

1.1.5. Правила внутреннего трудового распорядка………………………………18

Глава II Составление и оформление отдельных видов  документов на примере муниципального унитарного предприятия «Земельно-кадастровое бюро»……19

2.1. Анализ приказа………………………………………………………………...20

2.2. Анализ служебного письма…………………………………………………..22

2.3. Анализ справки………………………………………………………………..24

2.4. Анализ заявления……………………………………………………………...25

2.5. Анализ Правил внутреннего  трудового распорядка……………………….26

Заключение…………………………………………………………………………27

Список источников и литературы………………………………………………...29

Приложения………………………………………………………………………..31

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Оформление документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации,  повышает эффективность управленческого труда. Требования к оформлению организационно-распорядительных документов устанавливает ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Размещение реквизитов документа в соответствии с требованиями ГОСТ значительно улучшает качество документов, их внешний вид.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документации, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Цель данной работы состоит в том, чтобы исследовать основные этапы документооборота - составление и оформление документов на примере муниципального унитарного предприятия «Земельно-кадастровое бюро».

 

 

ГЛАВА I. Общие требования к оформлению и составлению документов

Основные требования к составлению и оформлению  управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-технических документах – государственных стандартах, которые являются основной для конкретизации  правил работы с документами каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов каждая организация устанавливает свои  требования к работе с документами в уставе (положении), регламентах, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные  правила документирования.

Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:

• обеспечение юридической силы документа;
• создание условий для оперативного исполнения документов;
• возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);
• возможность использовать для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.

Действующие государственные нормативно-технические документы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.

Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности.

Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 30 наименований¹.

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – Герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица;

06 – идентификационный  номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида  документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер  документа;

13 – ссылка на индекс  и дату документа;

14 – место составления  или издания документа;

15 – адресат;

__________________________________

¹ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М. . 2003.

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии  приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования  документа;

24 – визы согласования  документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении  копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении  документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении  документа в организацию;

30 – идентификатор электронной  копии документа.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов –  А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Допускается использование бланков форматов А3 и А6.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

левое – 20 мм;

правое – 10 мм;

верхнее – 20 мм;

нижнее – 20 мм.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

В зависимости  от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой и продольный.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида  документа.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.1. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

1.1.1. Приказ

Приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией; в отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.

Различаются приказы по основной деятельности и по личному составу.

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.

Приказы оформляются на бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации, наименование вида документа (ПРИКАЗ), дата  документа, регистрационный номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы. Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос "О чем?"

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер.

Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

Если приказ издается в инициативном порядке, то есть во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа:

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается с новой строки прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от 1-го лица единственного числа. Каждое поручение оформляется в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами.

Пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, срок выполнения поручения. При разбивке предписываемого действия на отдельные задания они формулируются в виде подпунктов. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер.

Последний пункт приказа — это пункт о контроле, в котором указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

Если пункт распорядительной части носит организационный характер, то исполнители и сроки исполнения не указываются, а только формулируется действие.

При составлении проекта приказа необходимо:

— увязывать содержащиеся в нем поручения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;

— излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;

— намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;

— обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований организаций;

— указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа;

— указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу в какой-либо своей части.

Проект приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. Следует избегать сложных придаточных предложений и большого числа причастных и деепричастных оборотов. Специальные термины нужно употреблять в пределах необходимости и только общепризнанные.

В тексте проекта приказа нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименования. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия. Неуместно употреблять в приказе всякого рода пожелания и выражения: "поднять уровень", "обратить внимание", "усилить контроль" и т. п.

До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами.

Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа.

Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: "(приложение 1)", "(приложение 2)".

На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово "Приложение" (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение.

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т. п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: "(прилагается)", а на приложении в верхнем правом углу оформляется гриф утверждения документа.