Составление и оформление документов на примере МУП «Земельно-кадастрове бюро»

В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц для основного текста и всех приложений.

Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений.

К проекту приказа прилагается список на рассылку.

Приказы подписывают руководитель организации или его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).

 

 

 

 

 

 

 

 

1.1.2. Служебное письмо

Служебное письмо — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — пересылкой по почте.

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.

Обязательными реквизитами письма являются наименование организации, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах — отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах — печать.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен  допускать различного толкования.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма  может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной - двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма.

В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.

 

 

Текст большинства писем излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем). Письма, адресованные руководителю по вопросам, требующим его особого внимания, могут содержать вступительное обращение — формулу уважительного обращения к адресату ("Уважаемый господин мэр!") и заключительную формулу вежливости ("С уважением").

Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два вопроса и более, письмо должно быть однопредметным по содержанию.

Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?": "О нарушении договорных обязательств", "Об оказании научно-технической помощи".

Если письмо является ответным, то в бланке письма указываются номер и дата письма, на который дается ответ: "На № от ".

Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то исполнитель составляет список рассылки.

Письма визируются составителем, руководителем подразделения- автора, при необходимости — руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации.

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями  в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.1.3. Справка

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий, например отражающий основную деятельность организации, подтверждающий сведение биографического  или служебного характера.

Справки бывают двух видов:

• содержащие информацию  о фактах и событиях служебного характера;
• выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения тех или иных юридических фактов.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки оставляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки — для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние — на стандартном листе бумаги.

Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос "О чем?" и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов.

 

 

 

Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом- составителем.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляются на бланках формата А5, подписываются двумя лицами (руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров) и заверяются печатью.

Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом. В сводке концентрируется информация из различных источников по определенным параметрам, связанным одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т. п.).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.1.4. Заявление

Заявление — это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др.

Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях — руководителю самостоятельного структурного подразделения) и оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются

наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись.

Текст заявления состоит из двух (обоснование и заключение) или одной части (заключение). Заключение содержит изложение  существа вопроса ("прошу перевести...", "прошу предоставить отпуск..." и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения — документы, подтверждающие обоснованность просьбы (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Заявление подписывается составителем.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.1.5. Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка являются локальным правовым актом – документом, детально регламентирующим вопросы повседневной деятельности организации. Содержание документа должно полностью отвечать нормам и требованиям Трудового кодекса Российской Федерации.

Правила внутреннего трудового распорядка четко структурированы и содержат следующие разделы: общие положения; порядок найма и высвобождения персонала; основные обязанности персонала; основные обязанности администрации; рабочее время и его использование; поощрение за успешные работы; ответственность за нарушение трудовой дисциплины и некоторые другие.

Особое внимание в Правилах уделяется разделу, оговаривающему порядок найма, перевода и увольнения работников. В разделе рассматривается процедура приема работников, в частности, список необходимых документов для поступления на работу, оформление приказа, проведение инструктажа по технике безопасности, подробно регламентируются вопросы перевода работников, указывается порядок расторжения трудового договора.

При составлении правил трудового распорядка конкретной организации разработчики руководствуются действующими Типовыми правилами внутреннего распорядка при корректировке их на соответствие Трудовому кодексу и другими законодательным актам Российской Федерации. Титульный лист Правил оформляется на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами Правил являются: наименование организации; гриф утверждения документа; наименование вида документа; текст (структура текста); подпись; визы согласования документа.

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА II. Составление и оформление отдельных видов  документов на примере муниципального унитарного предприятия «Земельно-кадастровое бюро»

 

Муниципальное унитарное предприятие «Земельно-кадастровое бюро» создано в 1994 году. Основной деятельностью предприятия является – межевание земельных участков: замер, отрисовка, составление межевого плана.

Штатная численность сотрудников – 16 человек. В штатном расписании не предусмотрен делопроизводитель, поэтому организацию и ведение делопроизводства ведут совместно бухгалтер, юрист и инженер. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1. Анализ приказа (Приложение 1)

Приказ оформлен на общем бланке формата А4. Размер полей соответствует ГОСТ  Р  6.30-2003, продольное расположение реквизитов, документ оформлен на общем бланке.

Рассмотрим и проанализируем  основные реквизиты:

 1 наименование организации - реквизит размещен правильно, наименование организации соответствует наименованию, закрепленному в  учредительных документах, реквизит является обязательным и необходим для идентификации, обеспечивающий юридическую силу;

2 наименование вида документа – реквизит размещен правильно, оформляется только на бланках конкретного вида документа, в данном документе - приказ;

3 заголовок к тексту – реквизит размещен верно;

4 текст – в тексте документа констатирующая часть отсутствует, так как предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Распорядительная часть приказа не начата со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», что является грубой ошибкой. В тексте допущена лексическая ошибка – плеоназм, то есть речевая избыточность, слово «временно» дублирует слово «на время», имеющее такое же значение.

5 подпись - так как документ оформлен на общем  бланке, наименование должностей лиц сокращенное. Обязательный реквизит, обеспечивающий удостоверение документа и придающий ему юридическую силу;

6 регистрационный номер документа - является обязательным реквизитом каждого документа. По усмотрению организации номер состоит только порядкового номера и буквы «К», что означает - кадровый приказ. Регистрационный номер выполняет поисковую и юридическую функцию;

7 место составления – реквизит пропущен;

8 дата документа - обязательный реквизит всех документов. Один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа, реквизит размещен не верно. 

Реквизиты  дата и регистрационный номер расположены не правильно, так как в документе продольное расположение реквизитов, дата и регистрационный номер должны располагаться  под реквизитом «наименование вида документа» с левой стороны.

Допущенные ошибки не влияют на юридическую силу документа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Анализ служебного письма (приложение 2)

Служебное письмо оформлено на бланке письма формата А4, изготовлен на белой бумаге. Расположение реквизитов – продольное, центрированным способом. Размер правого поля менее 10 мм, что не соответствует  требованиям п. 4.1 ГОСТ Р  6.30-2003. 

Анализ состава реквизитов:

1 эмблема или товарный знак организации -  данный реквизит оформлен не правильно, так как не зарегистрирован в установленном порядке.

2 наименование организации - реквизит размещен  правильно, наименование организации соответствует наименованию, закрепленному в  учредительных документах, реквизит является обязательным на бланках писем и необходим для идентификации, обеспечивающий юридическую силу;

3 код организации -  не проставлен;

4 основной государственный регистрационный номер (ОГРН) – не проставлен;

5 идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП) - ИНН проставлен в соответствии с документом, выданным  налоговым органом,  КПП - не проставлен;