Состав кадровой документации

Наименование Операции	Единица Измерения	Норма времени, Ч
Оформление документов при увольнении рабочих и служащих	Один увольняемый Работник	0,55

3. Оформление и учет  трудовых книжек.

Выписка новой трудовой книжки или выдача к ней с отметкой в книге учета ли вписка дубликата трудовой книжки.

Работа состоит из следующих операций:

- запись в бланк трудовой  книжки или вкладыша: на первой  странице – фамилии, имени, отчества, года рождения, профессии или  должности и даты заполнения  книжки; на второй развернутой  странице – проставление штампа  предприятия и запись числа, месяца, года зачисления на работу, профессии, разряда, даты и номера приказа;

- отметка в книге учета  движения трудовых книжек и  вкладышей к ним; простановка  на первой странице трудовой  книжки штампа с надписью "Выдан  вкладыш";

- подготовка невостребованных  трудовых книжек для сдачи  в архив;

- ознакомление работников  с записями в трудовой книжке.

Таблица 3

Норма времени на оформление и учет

трудовых книжек

Наименование Операции	Единица измерения	Норма времени, ч
Выписка новой трудовой книжки, на работника, впервые поступающего на работу, или вкладыша к ней Выписка дубликата трудовой книжки	Одна трудовая книжка Или выписка к ней Один дубликат Трудовой книжки	0,12 0,3

4. Запись в трудовую  книжку сведений о работе, поощрениях  и награждениях.

Работа состоит из следующих операций:

подборка трудовой книжки;

на основании соответствующих документов (паспорта, записи о переводе, приказа, распоряжения и т.д.) внесение в трудовую книжку или вкладыша к ней изменений по работе (перевод в другое подразделение, перемещение по должности, изменение оклада или разряда), поощрений и награждений, изменения фамилии и других сведений;

укладка трудовой книжки в сейф.

Таблица 4

Норма времени на запись в трудовую книжку(вкладыш)

сведений о работе, поощрений и награждений

Наименование Операции	Единица измерения	Норма времени, Ч
Запись в трудовую  книжку сведений о работе, поощрений и награждений	Одна запись	0,08

5. Оформление документов  по учету движения кадров.

Работа состоит из следующих операций:

на основании приказа ( форма №Т-5) запись о переводе в трудовой книжке, личной карточке (форма №Т-2), личном деле и в журнале переводов;

составление приказа о переводе.

Таблица 5

Норма времени на оформление перевода работника

в другое подразделение или на другую должность

Наименование Операции	Единица измерения	Норма времени, Ч
Оформление перевода работника в другое подразделение или на др. должность	Одна запись	0,4

6. Составление и корректировка  графика отпусков.

работа состоит из следующих операций:

- получение графика отпусков  от подразделений;

- составление сводного  графика и его корректировка;

- доведение графиков до  руководителей подразделений;

- контроль за соблюдением графиков отпусков в течение года;

- составление и корректировка  графика отпусков руководящих  работников.

Таблица №6

Норма времени на составление и корректировку

графика отпусков

Наименование Операции	Единица Измерения	Норма времени, ч
Составление и корректировка графика Отпусков	Один работник	0,1

7. Оформление отпуска.

Работа состоит из следующих операций:

- на основании записки  о предоставлении отпуска (форма  №Т-6) запись в личной карточке  даты поступления на предприятие, вида отпуска, даты ухода и  возвращения их отпуска и указание  периода, за который он предоставлен;

- подсчет продолжительности  дополнительного отпуска;

- составление приказа  на отпуск;

- запись в журнале регистрации  отпусков.

Таблица №7

Норма времени на оформление отпусков

Наименование Операции	Единица Измерения	Норма времени, Ч
Оформление отпусков	Один работник	0,12

8. Ведение картотеки работников  по продолжительности стажа для  выплаты годового вознаграждения  и оформления листка нетрудоспособности.

Работа состоит из следующих операций:

- заполнение карточек (указание  фамилии, имени, отчества, цеха, продолжительности  стажа);

- пополнение картотеки  и изъятие карточек;

- внесение изменений в  карточки.

Таблица 8

Норма времени на ведение картотеки

Наименование Операции	Единица Измерения	Норма времени, Ч
Ведение картотеки	Один работник	0,08

9. Оформление листа нетрудоспособности.

Работа состоит из следующих операций:

- на основании личной  карточки (форма №Т-2) или трудовой  книжки определение длительности  непрерывного рабочего стажа  работника и заполнение соответствующих  граф листа нетрудоспособности  ( стаж работы, количество нерабочих дней, дата заполнения листка);

- регистрация листа в  книге учета.

1.3 Нормативно-правовая  база кадрового делопроизводства

Распорядительная деятельность органов управления включает также решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнение. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это – приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.

К сожалению, в последнее время сохранности документов по личному составу уделяется недостаточное внимание. Анализ, проведенный Комитетом государственной архивной службы Новосибирской области, показал, что из 1458 проверенных предприятий только 20% имеют специальное помещение для хранения таких документов. Как правило, документы рассредоточены по столам, шкафам, подсобным помещениям, находятся в бесхозном состоянии. При этом ответственные за данную работу лица часто меняются. Только в 30 организациях есть штатные единицы, отвечающие за сохранность документов по личному составу, а в 300 – не назначены даже ответственные. В результате в каждой четвертой из проверенных организаций обнаружена частичная или полная утрата документов. Проверка 20 уже приватизированных предприятий Новосибирска показала, что они практически остались без архива.

Распоряжением Правительства Российской Федерации от 23.04.92 № 381-р и постановлением Администрации Новосибирской области от 20.05.92 № 206 органам исполнительной власти на местах было рекомендовано рассмотреть вопросы о создании архивов для хранения и использования документов по личному составу и выделении для этих целей соответствующих помещений, штатных единиц и фонда оплаты труда работников. Принято также постановление администрации области от 02.08.92 № 183 "О создании в городах и районах области архивов по личному составу".

Работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, обязательно должны знать Трудовой кодекс РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

К документам по личному составу относятся:

- заявления о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры;

- приказы по личному  составу (о приеме, увольнении, переводе);

- трудовые книжки;

- личные дела;

- личные карточки формы  Т-2;

- лицевые счета по заработной  плате и др.

На основании ст. 65 нового Трудового кодекса РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовую книжку, за исключением  случаев, когда трудовой договор  заключается впервые или работник  поступает на работу на условиях  совместительства;

- страховое свидетельство  государственного пенсионного страхования;

- документы воинского  учета – для военнообязанных  и лиц, подлежащих призыву на  военную службу;

- документ об образовании, о квалификации или наличии  специальных знаний – при поступлении  на работу, требующую специальных  знаний или специальной подготовки.

В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.5

Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников законами и иными нормативными правовыми актами может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров.

В трудовом договоре указываются: фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя – физического лица), заключивших трудовой договор.

Существенными условиями трудового договора являются:

- место работы (с указанием  структурного подразделения);

- дата начала работы;

- наименование должности, специальности, профессии с указанием  квалификации в соответствии  со штатным расписанием организации  или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными  законами с выполнением работ  по определенным должностям, специальностям  или профессиям связано предоставление  льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий  и квалификационные требования  к ним должны соответствовать  наименованиям и требованиям, указанным  в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом  Правительством Российской Федерации;

- права и обязанности  работника;

- права и обязанности  работодателя;

- характеристики условий  труда, компенсации и льготы работникам  за работу в тяжелых, вредных  и (или) опасных условиях;

- режим труда и отдыха (если он в отношении данного  работника отличается от общих  правил, установленных в организации);

- условия оплаты труда (в том числе размер тарифной  ставки или должностного оклада  работника, доплаты, надбавки и поощрительные  выплаты);

- виды и условия социального  страхования, непосредственно связанные  с трудовой деятельностью.

В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

В случае заключения срочного трудового договора в нем указываются срок его действия и обстоятельство (причина), послужившее основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Трудовые договоры могут заключаться:

1) на неопределенный срок;

2) на определенный срок  не более пяти лет (срочный  трудовой договор), если иной срок  не установлен настоящим Кодексом  и иными федеральными законами.