МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ
БЕЛАРУСЬ
УО «Белорусский государственный
экономический университет»
Кафедра технологий
важнейших отраслей промышленности
индивидуальНАЯ РАБОТА
по курсу «Делопроизводство»
на тему: Средства копирования
документов
Вариант 1
МИНСК 2013
ВВЕДЕНИЕ
В основе успешной деятельности
любой организации лежат правильность
и своевременность принятия решений ее
руководством, гибкое реагирование на
изменения ситуации во внешней среде или
самой организации. Постоянное увеличение
объемов информации, необходимой для принятия
управленческих решений, приводят к тому,
что приходится получать, обрабатывать
и хранить все большее количество, документов,
при этом традиционные методы работы с
ними становятся малоэффективными.
В настоящее время наблюдается экспоненциальный
рост объемов оборота документов в государственных
органах исполнительной власти, в том
числе подлежащих передаче в государственные
архивы. Согласно неофициальной статистике
Белорусского научно-исследовательского
института документоведения и архивного
деда (БелНИИДАД), в среднем ежегодно объем
электронных документов в центральных
государственных органах увеличивается
в 2,5 раза, бумажных — в 1,2 раза.
По прогнозам, в течение ближайших десяти
лет произойдет естественное уменьшение
количества создаваемых бумажных документов.
Одна из основных причин этого — смена
поколений работников, в ходе которой
в организации приходит все больше людей,
имеющих навыки и привычку работы не только
и не столько с бумажными документами,
сколько с документами и информацией в
электронном виде.
Кроме того, ожидается, что экспоненциальный
рост объемов и электронных, и бумажных
документов в ближайшие десять-двенадцать
лет замедлится и, возможно, даже снизится,
что обусловлено трудностями восприятия
и переработки человеком неуклонно возрастающего
потока информации.
Правильно организованный документооборот
позволяет избежать этих проблем. Решению
задачи оптимизации документооборота
активно способствует динамичное развитие
современных компьютерных и сетевых технологий.
По экспертным оценкам, применение электронного
документооборота способствует росту
производительности труда сотрудников
на 25—50 %, а время обработки одного документа
сокращается более чем на 75 % .
Сегодня в электронном виде создаются
управленческая, организационно-распорядительная
и научно-техническая документация, аудио-,
видео-, фотодокументы и информационные
ресурсы (электронные кадастры, регистры,
базы данных, интернет-публикации, геоинформационные
системы).
Особенности создания, использования
и после дующего архивного хранения электронных
документов, широкое распространение
в практике определяют необходимость
их рассмотрения в рамках дисциплины «Технология
и автоматизация делопроизводства».
Целью изучения данной дисциплины является
получение студентами экономических специальностей
знаний, умений и навыков в области технологии
автоматизации систем документационного
обеспечения управления, обеспечивающих
формирование целостного представления
об управлении документами в организации.
Ее объектом выступает автоматизированная
система документационного обеспечения
управления (АС ДОУ), отражающая весь спектр
управленческой деятельности организации;
предметом — комплекс программно-аппаратных
средств вычислительной техники, предназначенный
для автоматизации документационного
обеспечения управления (ДОУ) организацией
в соответствии с требованиями нормативной
правовой базы.
Учебное пособие состоит из теоретической
и практической частей.
Теоретическая часть включает пять разделов.
Первый раздел отражает приоритетные
направления развития информационного
общества в Республике Беларусь; знакомит
с концепцией электронного правительства,
существующими автоматизированными справочно-правовыми
системами. В нем представлен анализ терминологии
и нормативной правовой базы документов
в электронном виде и рассмотрены особенности
работы с ними.
Второй раздел отражает современное
представление о технологии автоматизации
документационного обеспечения управления.
В нем приведены общая характеристики.
АС ДОУ, их задачи и функции; выполнен анализ
современного рынка таких систем; рассмотрены
некоторые из них, подробно описаны этапы
их подбора и внедрения, оценка его экономической
эффективности и окупаемость
Третий раздел учебного пособия посвящен
комплексным автоматизированным системам
управления информацией, включающим функции
планирования, управления, анализа и принятия
решений (ориентированных на бизнес-процессы).
В четвертом разделе приведена общая
характеристика автоматизированных систем
управленческой информации (программно-аппаратных
комплексов), применяемых в различных
сферах деятельности (кадровой, банковском
деле, бухгалтерском учете, судопроизводстве
и торговле).
Пятый раздел посвящен организация офисной
деятельности. В нем освещены структура
и функции офисной деятельности; рассмотрен
офис как элемент технического обеспечения
управления организацией.
Шестой раздел учебного пособия включает
практические задания и предназначен
для самостоятельной работы студентов,
направленной на повышение творческой
активности и профессионального мастерства
с помощью выполнения различных задач
учебного, исследовательского и самообразовательного
характера, основанных на методах активизации
познавательной деятельности.
Потенциальная аудитория данного учебного
пособия достаточно широка, так как с современным
делопроизводством и его автоматизацией
должны быть знакомы все, кому приходится
работать с документами. Оно будет особенно
полезно студентам, чья деятельность будет
протекать в офисе: менеджерам, маркетологам,
экономистам, административным работникам,
юристам, а также секретарям, специалистам
по информационным технологиям и бизнесменам.
1.1.Государственное
регулирования процессами управления
документами в электронном виде
1.1.Стратегия развития
информационного общества в Республике
Беларусь
1.1.1. Приоритетные направления
развития информационного
общества
Повышение эффективности системы государственного
управления в Республике Беларусь — важная
и актуальная задача. Одним из его приоритетных
направлений является оптимизация документооборота
внутри субъектов управленческой деятельности
и между нижи. При этом дня повышения эффективности
управления необходимо полагаться не
только на оптимизацию традиционных методов
работы с документами, но и на внедрение
современных информационных технологий.
Среди них можно выделить, с одной стороны,
технологии создания, обработки, поиска
и хранения документов с помощью персональных
компьютеров (все чаше объединяемых в
локальную вычислительную сеть), а с другой
— средства телекоммуникации, позволяющие
быстро и надежно перемещать большие массивы
информации на любые расстояния.
Первый аспект информационных технологий
применительно к задачам делопроизводства
воплотился в автоматизированных системах
документационного обеспечения управления
(АС ДОУ), которые все чаще находят применение
в органах государственного управления
и подведомственных им организациях. Второй
аспект проявляется в использовании систем
электронной почты и информационных ресурсов,
подключенных к глобальной сети Интернет.
Одним из
основных факторов создания длительных
конкурентных преимуществ и повышения
инвестиционной привлекательности организации
становятся оптимальные стратегии управления.
Эффективное управление - это такой*
ресурс, как деньги, персонал или материальные
ценности. Именно этот ресурс помогает
динамично реагировать на постоянно меняющуюся
рыночную ситуацию, контролировать все
стороны деятельности предприятия, оперативно
выявлять «узкие места» и концентрировать
усилия именно там где они наиболее необходимы
в данный момент. Следовательно, повышение
эффективности управленческой деятельности
становится одним из направлений совершенствования
деятельности организации в целом.
Для создания условий, способствующих
развитию информационного общества (ИО)
в нашей стране и повышению качества и
эффективности взаимодействия граждан,
бизнеса и государства, совершенствования
системы государственного и корпоративного
управления, разработана Стратегия развития
информационного общества в Республике
Беларусь на период до 2015 года (утверждена
постановлением Совета Министров Республики
Беларусь № 1174 от 09.08.2010 г.). Стратегия определяет
следующие приоритетные направления развития
информационного общества:
национальная
информационно-коммуникационная
инфраструктура;
электронное
правительство;
- электронное здравоохранение;
- электронное обучение;
- электронная занятость и социальная
защита населения;
- электронная экономика;
- система массовых коммуникаций
и электронный контент.
Так, до 2015 г. намечено завершить создание
национальной информационной среды системы
образования Беларуси с помощью которой
будет осуществляться информационное
взаимодействие всех субъектов системы
образования и формирование национальной
системы электронных образовательных
ресурсов.
Целью реализации Стратегии в экономической
сфере является обеспечение в ближайшей
перспективе поступательного развития отечественной
экономики на основе информационно-технологических
инноваций.
Создание в республике электронной экономики
будет способствовать конкурентоспособности
национальной экономики, развитию производства
товаров и услуг с высокой добавленной
стоимостью. В основе формирования такой
экономики лежит надежное на безопасное
взаимодействие при осуществлении коммерческих
трансакций всех участников хозяйственной
деятельности.
Одной из ключевых задач формирования
электронной экономики в Беларуси является
развитие электронной торговли по
следующим приоритетным направлениям:
электронные государственные закупки,
оптовая и розничная электронная торговля, электронная
реализация торговых услуг, упрощение
торговых и транспортных процедур. Эта
задача решается путем:
совершенствования нормативного
правового обеспечения электронной торговли;
развития и применения предприятиями
технологий и инструментов электронной
торговли (электронный документооборот и маркетинг, электронные
торговые площадки, электронные закупки, электронное
страхование, логистика, электронные платежные системы и системы
доставки);
принятия
необходимых мер по установлению цифрового доверия
и обеспечению информационной безопасности;
развития
единого расчетного и информационного
пространства для оплаты услуг через банки,
небанковские кредитно-финансовые организации,
организации почтовой и электрической связи;
развития
и широкомасштабного внедрения системы дистанционного
обслуживания, использования качественно новых систем
электронных платежей и платежных инстрментов, таких
как мобильный и интернет-банкинг;
обеспечения
дальнейшей интеграции национальной платежной
системы с международными платежными
системами.
В банковской сфере необходимо
совершенствовать единое расчетное информационное
пространство. Это даст возможность унифицировать платежные инструменты
и предоставит широкий выбор средств регулирования
коммерческих отношений вне зависимости
от банка. Создание единого информационного
ресурса банковской системы» интегрированного
с государственными информационными ресурсами
посредством автоматизированных систем
(ЛИС), обеспечит своевременное информирование
участников хозяйственных операций о
банковских продуктах и услугах, а также
централизованную идентификацию пользователей
этих услуг.
Завершение формирования системы электронного
декларирования позволит уменьшить затраты
времени плательщиков на подготовку налоговой
отчетности и представление ее в налоговые
органы, а также получать информационные
услуги по принципу одного окна.
Необходимо принимать меры по гармонизации
национальной и международной нормативной
правовой базы в области электронной
торговли.
1.1.2.Концепция электронного правительства
Одним из приоритетов в решении проблем
перехода к информационному обществу
является реализация направления,
связанного с формированием систем так
называемого «электронного правительства».
Под термином «электронное правительство»
(ЭП) понимаются стратегия и практические проекты
по информатизации государства (госуправления,
госаппарата).
Основной стратегической
целью создания ЭП (обобщение мирового
опыта) является повышение на основе применения
информационных компьютерных технологий
(ИКТ) эффективности и качества управления
и межведомственного взаимодействия государственных
органов власти и управления, в том числе местных
исполнительных и распорядительных, при
реализации ими своих функций.
В результате создания ЭП планируется,
что:
- все станут технологически
взаимосвязаны на основе единой защищенной
среды информационного взаимодействия через функционирование
в ней систем электронной почты, электронного
документооборота, единого портала унифицированных сервисов для госслужащих
по доступу к государственным информационным
ресурсам закрытого и открытого типов;