Срок хранения документов

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т. д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись делается на отдельном листе по установленной форме (Приложение 10 к Правилам), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К ней составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т. д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по форме, установленной в Приложении 11 к Правилам. В ней указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела. На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации. При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации либо организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

На обложке дела указываются арабскими цифрами Крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела. Следует учитывать такие особенности:

1. Если в дело включены  документы (приложения и т. п.), даты  которых выходят за крайние  даты дела, то под датами дела  с новой строчки делается об  этом запись: "В деле имеются  документы за... год(ы)". Даты дела  могут не указываться на обложке  дел, содержащих годовые планы  и отчеты, так как они отражаются  в заголовках дел.

2. Для дел, содержащих  организационно-распорядительную, творческую  и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т. д.), для которых точная датировка  имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело4.

3. Если делом является  журнал регистрации приказов, распоряжений  и т. п., датой дела будут точные  календарные даты первой и  последней записей в журнале.

4. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для  документов, которые утверждаются) или составления первого и  последнего из этих протоколов.

5. Крайними датами личного  дела являются даты подписания  приказов о приеме и увольнении  лица, на которое это дело заведено.

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно"). В архив документы передаются по описям, которые составляются в каждом структурном подразделении в соответствии с разд. 3.7 Правил.

 

3. Требования к помещению  для архива

В разд. 4 Правил подробно изложены рекомендуемые требования к зданиям и помещениям архива. Далее рассмотрены основные из них.

Архив необходимо разместить в отдельном помещении, которое отвечает требованиям огнестойкости, прочности конструкции, наличия отопительных и вентиляционных систем. Не допускается размещение архивов в сырых, неотапливаемых помещениях, в которых существует вероятность утраты документов. Помещения архива должны иметь запасной выход, в них не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов, при отсутствии в помещении архива окон необходимо предусмотреть естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую двух - или трехкратный воздухообмен в час. Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки - герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. В помещении архива запрещается применение огня, нагревательных приборов, а также размещение посторонних объектов. При проведении ремонтно-монтажных работ принимают меры по обеспечению сохранности документов (разд. 4.2 Правил).

В разд. 4.3 Правил установлены правила хранения документов. В частности, постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте, а все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения (естественном или искусственном). Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, жалюзи, штор и т. д. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.

В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов:

- для бумажных документов - температура 17 - 19 град. Цельсия, относительная  влажность воздуха 50 - 55%;

- для черно-белых пленочных  материалов - 15 град. Цельсия и 40 - 55%, для цветных - 2 - 5 град. Цельсия и 40 - 55%;

- для документов на  магнитных лентах и дисковых  носителях - 15 - 20 град. Цельсия и 50 - 65%.

Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, пыли, насекомых, грызунов. Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов. При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами архива, санэпидемстанции или карантинной службы.

В помещениях хранилищ запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение.

Кроме указанного, необходимо соблюдать охранный режим помещения, в частности оборудовать его сигнализацией, организовать систему пропускного режима, определить порядок доступа в архив, обеспечить опечатывание помещений. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна устанавливают запираемые, распашные наружу металлические решетки. В рабочее время архив должен быть закрыт на ключ. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке.

В разд. 4.4 Правил указаны рекомендации по оборудованию помещений архива стеллажами, а также порядок хранения документов. Так, хранилище должно быть оборудовано стационарными или передвижными металлическими стеллажами, в качестве вспомогательных средств хранения можно применять металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т. д. Стеллажи и открытые средства хранения устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещениях без окон - с учетом особенностей помещений и оборудования. Не допускается размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии с нормами:

- расстояние между рядами  стеллажей (главный проход) - 120 см;

- расстояние (проход) между  стеллажами - 75 см;

-расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, - 75 см;

- расстояние между стеной  и торцом стеллажа или шкафа (обход) - 45 см;

- расстояние между полом  и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.

Оборудование с выдвижными частями (ящиками, секциями, дверцами) устанавливается по специальным нормам с учетом типоразмеров средств хранения. Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются. В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах составляются постеллажные и (при большом объеме фондов) пофондовые топографические указатели.

Документы размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов и т. п.) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов:

- бумажные документы постоянного  хранения размещают в картонных  коробках, папках, а документы временного  хранения - в связках;

- микрофильмы страхового  фонда и фонда пользования  должны иметь стандартные и  защитные ракорды, наматываться  в рулон на сердечники фотослоем  наружу и храниться в металлических коробках по ГОСТу 4097-78;

- микрофильмы и фотодокументы  на плоских пленочных или других  форматных носителях упаковывают  в конверты и кассеты и хранят  в коробках, папках, другой упаковке по ГОСТу 7-65-92.

Место хранения электронных документов определяет руководитель организации. Они могут храниться в архиве организации или в специализированном подразделении (вычислительном центре, информационном отделе и т. д.). Условия архивного хранения таких документов указаны в п. 4.4.2.5 Правил5.

 Не допускается размещение  документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах (п. 4.4.2.6 Правил).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ

1. HR-Portal / HR-Сообщество и публикации. Правовая регламентация создания внутреннего архива организации // К.В. Шестакова. "Отдел кадров бюджетного учреждения", 2010, N 5. URL: http://hr-portal.ru, дата доступа 22.12.2013.

2. Справочная правовая  система ГАРАНТ / Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". URL: ivo.garant.ru, дата доступа 22.12.2013.

 

 

 

1 Справочная правовая система ГАРАНТ / Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". URL: ivo.garant.ru, дата доступа 22.12.2013.

2HR-Portal / HR-Сообщество и публикации. Правовая регламентация создания внутреннего архива организации // К.В. Шестакова. "Отдел кадров бюджетного учреждения", 2010, N 5. URL: http://hr-portal.ru, дата доступа 22.12.2013.

 

3 HR-Portal / HR-Сообщество и публикации. Правовая регламентация создания внутреннего архива организации // К.В. Шестакова. "Отдел кадров бюджетного учреждения", 2010, N 5. URL: http://hr-portal.ru, дата доступа 22.12.2013.

4 HR-Portal / HR-Сообщество и публикации. Правовая регламентация создания внутреннего архива организации // К.В. Шестакова. "Отдел кадров бюджетного учреждения", 2010, N 5. URL: http://hr-portal.ru, дата доступа 22.12.2013.

 

5 HR-Portal / HR-Сообщество и публикации. Правовая регламентация создания внутреннего архива организации // К.В. Шестакова. "Отдел кадров бюджетного учреждения", 2010, N 5. URL: http://hr-portal.ru, дата доступа 22.12.2013.