Структура, функции и и задачи служб ДОУ

Министерство образования  и наук Российской Федерации

Государственное образовательное  учреждение

высшего профессионального  образования

«Бирская государственная  социально-педагогическая академия»

Социально-гуманитарный институт

Кафедра отечественной  истории и документоведения

 

 

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа

 

Структура, функции  и задачи

служб ДОУ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                 Выполнила: студентка 3 курса ОЗО

                                                                    Гадиева Л. Р.

                                                                     Проверил: Гареев И.С.

  

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                            Бирск  2011

 

 

Оглавление

Введение………………………………………………………...………………..3

1.Структура и задачи служб ДОУ…………………………….….……………..8

1.1.Понятие и назначение служб ДОУ…………………………………….8

1.2.Структура  служб ДОУ………………………………….……………..11

1.3.Основные  задачи и функции служб ДОУ……………………………15

2.Должностной  и численный состав служб ДОУ………………….…………17

2.1.Должностной состав служб ДОУ…………………………………….17

2.2.Численнный  состав служб ДОУ…………………………...…………20

Заключение………………………………………………………………….….24

Список использованной литературы и источников………………..………..25

 

 

Введение

Информация, зафиксированная  в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса.

По подсчетам специалистов, на составление документов и работу с ними в среднем уходит до 60% рабочего времени управленческого персонала. Современный бизнес- это в значительной степени непрерывный процесс составления и перемещения документов. Заключаются и расторгаются сделки, происходит купля-продажа ценных бумаг, недвижимости и иных активов предприятия, оформляются взаимоотношения работодателей и персонала, происходит передача информации между предприятиями и гражданами — за всем этим стоят документы.

Документационное обеспечение  управления (делопроизводство) - это  специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлены и оформлены документы, организована работа с ними, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является главным аргументом в спорных ситуациях и гарантом успешной сделки.

Документационное обеспечение  управления имеет свои специфические  задачи и должно выполнятся самостоятельным, организационно-обособленным структурным  подразделением-службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ). Таким образом, целью нашей работы изучение является изучение структуры, функций и задач служб ДОУ.

Исходя из выше изложенного можно  с уверенностью сказать, что тема, рассмотренная в настоящей курсовой работе «Структура, функции и задачи служб ДОУ» является актуальной и представляет практическую ценность для изучающих дисциплину «Организация и технология документационного обеспечения управления».

Исходя из темы, задачами курсовой работы являются:

-рассмотреть  понятие и объяснить назначение служб ДОУ, раскрыть основные задачи и функции данных служб, и рассмотреть их структуру

-рассмотреть  и проанализировать должностной  и численный состав ДОУ, рассчитать  оптимальную численность делопроизводственного персонала.

Для раскрытия темы были использованы различные источники и литература.

Нормативно-правовые акты федеральных органов власти по вопросам информатизации, архивного дела, управления документацией, делопроизводства. Системообразующим  актом в этой области является Федеральный Закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации». ¹ Он определяет правовой режим документирования информации, право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации.

Государственная система  документационного обеспечения  управления (ГСДОУ). Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.² Это совокупность принципов и правил, устанавливающих е5диные требования к документированию управленческой деятельности организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях и общественных организациях.

 ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.³ Стандарт ввел новые реквизиты и небольшие изменения в распоряжении реквизитов в поле документа. Новшеством данного ГОСТ является то, что требования по оформлению документов в соответствии с ним являются рекомендательными.

Кушнаренко  Н.Н. Документоведение.⁴ В данном учебном пособии изложены правила документирования управленческой деятельности и принципы создания на предприятии и системы управления документами. Приведены важнейшие виды управленческих документов.

Андреева В.И. Делопроизводство.⁵ Практическое пособие по делопроизводству адресовано специалистам, отвечающим за организацию работы с документами в современных организациях и на предприятиях. В пособии описаны основные виды организационно-распорядительной документации, предъявляемой при ревизиях и проверках со стороны налоговой, трудовой и архивной инспекций, при хозяйственных и трудовых спорах, при взаимодействии с архивными учреждениями в период сдачи документов на хранение в государственные и муниципальные архивы. 
Материалы пособия подготовлены в строгом соответствии с действующими в Российской Федерации законодательными актами и нормативно-методическими документами по вопросам документирования и документационного обеспечения управленческой деятельности организаций.

Рогожкин М.Ю. Справочник по делопроизводству.⁶ Комплексно и в доступной форме освещается система документационного обеспечения в контексте Национального стандарта Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами». Материал изложен с опорой на актуальную практику делопроизводства и самые последние нормативные акты. Учтены изменения в организации хранения документов. Адресовано специалистам секретариатов, служб делопроизводства, заведующим архивом, работникам аппарата суда, нотариусам, владельцам и руководителям предприятий, а также обучающимся по специальностям «Документоведение и документационное обеспечение управления» и «Менеджмент организации».

Спивак В.А. Делопроизводство.⁷ Книга посвящена проблемам делопроизводства, деловой переписки и документооборота. Ясность изложения, множество примеров, богатый справочный материал делают это произведение настольной книгой секретарей, референтов и всех, кто хочет научиться правильно оформлять документы, в частности студентов всех форм обучения и аспирантов.

Стенюков М.В. Делопризводство: Конспект лекций.⁸ Данное издание является практическим пособием по организации современного делопроизводства. В нем собраны основные правила и нормы по составлению документов в соответствии со стандартами и инструкциями Российской Федерации по делопроизводству. Практические рекомендации, содержащиеся в книге, носят универсальный характер и могут быть применены в любой организации вне зависимости от ее профиля и специфики деятельности. Издание рассчитано на руководителей, секретарей-референтов, специалистов, работающих с документами, а также слушателей центров обучения по соответствующим специальностям.

Крылова И. Ю. Документирование управленческой деятельности. ⁹      Учебное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных управленческих документов с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и других нормативных актов. В пособии собраны основные правила и нормы по составлению документов, даны образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии. Учебное пособие предназначено для студентов, изучающих дисциплину "Документирование управленческой деятельности", и может быть использовано специалистами предприятий и организаций в целях правильного оформления внутренней и внешней документации.

Киселев С.В. Современные офисные технологии.¹⁰ Изложены вопросы использования персональных компьютеров в системе современного делопроизводства. Рассмотрена подготовка документов, регистрация, хранение, контроль исполнения, рассылка и прием их по электронной почте, работа с базами данных, а также различные специализированные программы: электронное делопроизводство, переводчики, корректоры, графические редакторы. Дается практическая информация использованию в офисе современных сетевых технологий - локальных, корпоративных, глобальных (Интернет).

 

 

 

 

 

 

 

1. Структура, функции и задачи служб ДОУ.

1.1.Понятие и назначение служб ДОУ.

Управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без  которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации.

Делопроизводство  — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Термин «делопроизводство» возник в России, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость  закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г. В настоящее время значения обоих этих терминов – «делопроизводство» и «дело» - закреплены в ГОСТе Р 51141-98.¹¹

Современное делопроизводство включает:

• обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

• организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние  десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления»¹² и «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации».¹³

Документационное обеспечение  управления имеет свои специфические  задачи и должно выполнятся самостоятельным, организационно-обособленным структурным  подразделением-службой документационного  обеспечения управления (службой ДОУ). В пункте 5.1 пятого раздела Государственной системы документационного обеспечения управления¹⁴, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г., закреплено следующее положение: «Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации».

В зависимости от размеров и назначения организации эта  служба называется по разному: управление делами, общий отдел или канцелярия.

В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному  обеспечению управления выполняет  секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Документационное обеспечение  управленческой деятельности организации  – важнейшая обслуживающая функция  управления, от рациональной организации  которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом. Эффективность деятельности службы ДОУ зависит от квалификации работников делопроизводства, степени оснащенности службы, условий труда.

Выбор организационной формы службы ДОУ зависит от решения руководства и самой службы ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

 

1.2. Структура служб ДОУ.

На сегодняшний день различают четыре основных организационных  структуры службы ДОУ:

1. Управление делами.

2. Канцелярия.

3. Общий отдел. 

4. Секретарь. 

Управление делами создаётся  в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется  работа с документами, и как орган  контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате отрасли. Являясь, по сути, структурным подразделением организации, управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:

1. Секретариат – это  структурное подразделение, создаваемое  для обслуживания руководства  организации. В его состав входят: приемная, секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро;