Терміносистема управлінського документознавства, характеристика основних термінів

Контрольна робота на тему:

Терміносистема управлінського документознавства, характеристика основних термінів. Тотожність/відмінність понять «діловодство», «документаційне забезпечення управління», «управлінське документознавство».

 

Завдання 1

 

План

 

Вступ…………………………………………………………………….2

 

1. Характеристика основних термінів в документознавстві……3

 

2. Управлінське документознавство. Документаційне забезпечення підпрємства Діловодство………………………………………….7

 

Висновок………………………………………………………………10

Список використаної літератури…………………………………..11

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вступ

 

Документознавство як наукова дисципліна, що розробляє теорію інформаційної складової різних документів і їхнє соціальне значення з точки зору функціонування в інформаційному полі, існує малий період часу (в порівнянні з іншими науками) і не встигло створити розвиненого термінологічного напряму.

Однак практика документування соцільно-значущої інформації існує кілька тисячоліть і має систему понять, які сформувалися в процесі технологій закріплення інформації.

Удосконалення системи термінів — один з найважливіших напрямів розвитку будь-якої галузі знань. Він виражається в коректуванні співвідношень між поняттями і термінами, що прийняті для їхнього позначення і, сприяє точності розуміння наукового тексту, тим самим полегшуючи наукове спілкування.

Відродження й поширення рідної мови на всі сфери життя суспільства актуалізує одну з основних проблем сучасної української лексикографії - складання термінологічних словників.

Терміни - це слова або сталі словосполучення, за якими закріплено наукові або спеціальні поняття певної науки, наукової дисципліни, галузі діяльності. Сукупність термінів, пов'язаних між собою понятійними зв'язками, складає термінологію, або термінологічну систему. В ній зосереджено понятійний апарат даної науки чи галузі. Це засіб професійного спілкування і водночас інструмент наукової думки.

 

 

 

1. Характеристика основних термінів в документознавстві

Терміни "текст (документа)" і "текстовий документ" тавтологічні. Особливо цікаве визначення терміну "текст" — мовна інформація, зафіксована будь-яким видом письма чи будь-якою системою звукозаписування".

Саме словосполучення "мовна інформація" не має наукового підґрунтя. В науці прийнято використовувати поняття "мовні знакові системи", які поділяються на звукові (усна мова, музика) і письмові (зображення — графеми: літери, умовні зображення (лінія, колір), геометричні знаки).

Мова — це сукупність знаків, застосування яких у відповідності з певним правилами дає можливість відобразити на матеріальному носії інформацію, яка є інваріантом певного об'єкта об'єктивної дійсності. Тому за логікою означеного терміна стандарту до текстових документів ми маємо відносити музичні записи, живопис, карти, ноти тощо. Те ж саме стосується і терміна "текстовий документ".

Виникає запитання і щодо терміна "автограф". Якщо під ним розуміють маргінальний запис на будь-якому документі, то з цим можна погодитися. Але як розуміти "оригінал, написаний власноруч"? Якщо це діловий документ, то навряд чи в архіві зможуть чітко сказати, хто його створював, бо основним тут є те, хто його підписав, — від цього залежить його юридична чинність.

А якщо ми маємо розуміти наукову працю "написану власноруч", то сьогодні ми навряд чи її зустрінемо в такому розумінні, бо ручкою, як М.Шагінян, сьогодні ані письменники, ані вчені не користуються і ці роботи набираються на комп'ютері, що ніяк не підходить під поняття "автограф".

Щодо терміна "істинний документ", то, на нашу думку, практично всі документи в архівах є такими, бо приймаючи на збереження ділові документи, до них ставлять відповідні вимоги. Щодо деяких особистих документних фондів особового походження, то в такому випадку потрібно чітко визначати поняття терміна з врахуванням конкретних видів.

Потребують окремого розгляду терміни загальних понять, що стосуються групи аудіовізуальних документів, вміщені у ДСТУ 2732—94. Важливе однозначне розуміння термінів, яке необхідне для правильного виконання рекомендацій у практичному напрямі. Формою удосконалення терміносистеми документознавства є її стандартизація — встановлення і нормативне закріплення єдиного значення для кожного терміна, що використовується в загальному і спеціальному документознавстві.

Не зважаючи на різні практичні форми удосконалення терміносистеми теоретичного і прикладного документознавства, шляхи їхнього розвитку як єдиної терміносистеми (загальні поняття — спеціальні поняття) документознавства багато в чому подібні. Це дає можливість виділити напрями розвитку та удосконалення, загальні для терміносистем теоретичного і прикладного документознавства, що потребують теоретичного розроблення.

Термінологічні словоутворювання.

Утворення документознавчої термінології обіймає всі структурні типи термінів: терміни-однослови, терміни-композити, терміни-словосполучення.  
Найпоширенішим способом творення зазначених термінів-однословів терміносистеми, що нас цікавить, є морфологічний словотвір - найпродуктивніший спосіб збагачення словникового складу мови, що полягає у поєднанні афіксальних морфем з кореневою або похідною частиною слова, основоскладанні. 

 
Терміни можуть утворюватися: 

- суфіксальним способом творення: дієслово+суфікси (-ач, - ник, - к(а), - н(я), - нок, - ок, - атор, - ант (-ент), - ер (-ор))( читати - читач, користуватися - користувач, укладати - укладач, розділити - роздільник, нотувати - нотатка, дарити - дарунок, класифікувати - класифікатор, рецензувати - рецензент редагувати - редактор тощо; 

- префіксальним способом творення за допомогою префіксів під-, перед-, до-, без-, поза-, після-, супер-, контр-, де-, дез-, аван-, ан-, фор-, напів-, пів-, спів-: підзаголовок, передплата, передмова, післяплата, контртитул, авантитул, фортитул, суперобкладинка, декодування, дезінфекція, дезінформація, підрозділ, піврічний, співавтор, співбесіда тощо.

У документознавчій термінології префікс ре - має два значення:  
1) протилежність опредмеченої дії: рекаталогізація (повне перероблення каталогу із заміною каталогових карток);  
2) повторюваність дії: репродукція (відтворення малюнку, друкованого тексту); 

Термін є членом визначеної термінологічної системи, що відноситься до тієї чи іншої галузі науки, техніки, виробництва, і тому його концептуальний зміст визначається місцем у системі. Кожен термін має свою дефініцію у ряді інших термінів у тій же галузі. Терміни, на відміну від загальновживаних слів, звичайно однозначні; те саме слово може бути терміном різних галузей знання, проте це не полісемія, а омонімія (порівняйте термін хвиля в гідравліці, радіотехніці та оптиці).

Терміни протипоставлені загальній лексиці також у тому відношенні, що вони пов’язані з визначеною науковою концепцією: в термінах відбиваються результати наукових досліджень і їх теоретичне осмислення. 

Терміном може бути будь-яке слово, якому дана чітка дефініція, що визначає поняття, жорстко обмежуючи понятійну сферу. Терміном може стати й штучно створене слово. 

Поруч з точністю терміна, великою його перевагою є стислість. Чим частіше поняття (термін) використовується в літературі і повсякденній практиці, тим більшого значення набуває стислість. Відрив галузевої термінології від загально технічної чи книжкової від практичної, багатозначність і синонімічність термінів тощо часто пояснюються занадто великою довжиною первісно побудованого терміна. Як тільки такий довгий термін виходить за межі книги і починає часто і широко застосовуватися, він піддається еліпсису чи поступово витісняється іншим, більш лаконічним терміном. Відстань нижньої точки перетворюється в нижню точку, а потім в кліренс, термін механізм зчеплення в зчеплення, зубчате колесо в галузевій термінології отримує найменування шестерня, а раніше - зубчатка. Іншим прикладом, що ілюструє прагнення до короткості, можуть слугувати брахістохронна лінія - брахістрона, джерело постійної температури - постійне джерело, зубчата рейка - зубчатка. 

У роботі над термінологією в певній галузі, зокрема при впровадженні нового терміна, обов’язкове врахування інтересів суміжних з нею галузей. Прикладом ігнорування цього положення слугує розрив між автомобільною і тракторною термінологією з прийняттям автомобілістами терміна коробки передач. 

Розвиток техніки останніми десятиріччями призвів до створення десятків тисяч нових термінів. Але більшість їх побудовані з порушенням норм мови. Нам здається хибною поширена серед деяких мовознавців точка зору: якщо такий “неправильний” термін існує, його можна залишити, а от впроваджувати аналогічно побудований новий не слід. У термінологічних роботах цю точку зору проводити навряд чи доцільно.  
Усі перелічені основні вимоги виходять з того, що термінологічну систему варто розглядати не як якийсь довільний набір кодових слів, а як сукупність термінів, тісно, органічно пов’язаних один з одним. 

 

2. Управлінське документознавство. Документаційне забезпечення підпрємства. Діловодство

 

Як і кожна наукова дисципліна, управлінське документознавство оперує комплексом понять, що складають його терміносистему. Вони позначають об’єкти, процеси та явища, що досліджуються ним. Як вже зазначалося, управлінське документознавство зосереджує увагу на створенні та обігу в установі документів, що містять управлінську інформацію. Процес створення документів називається документуванням. Звідси документування управлінської інформації (в установі) – це створення службових документів, змістом яких є управлінська інформація.

 

А службовим документом, як правило, називають документ, який установа створила або отримала в процесі діяльності. Однак, серед отриманих документів слід вважати службовими тільки ті, що були в цій установі зареєстровані. Відповідно до загально-документознавчого поділу документів як засобів комунікації, службові документи, по-перше, на відміну від зовнішньообігових є внутрішньо-обіговими документами, тобто такими, що створюються і функціонують тільки в установі (навіть у разі пересилання документа, наприклад листа, однією установою іншій). По-друге, вони відносяться також до неопублікованих документів, тобто документів, що на відміну від опублікованих, не є виданнями чи їхніми частинами.

Діловодство (документаційне забезпечення управління) — діяльність окремих працівників або підрозділів щодо створення документаційно-інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій в процесі здійснення управління підприємством. 

Документ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Залежно від матеріалу, що використовується для фіксування інформації, розрізняють документи на паперовій основі, на фотоплівці, магнітній стрічці, дискеті, лазерному диску тощо.

Діловодство складається з таких двох моментів:

♦ документообігу;

♦ системи документування

Під діловодством розуміють діяльність апарату управління підприємства, що охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі здійснення ним управлінських функцій.

Суб’єктами документаційного забезпечення управління є органи державної влади, місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації незалежно від форми власності, об’єднання громадян, фізичні особи, які здійснюють документування та організацію роботи з документами.

Діловодство і документаційне забезпечення управління – це абсолютно ідентичні поняття.

Документаційне забезпечення управління – це  сукупність принципів, рекомендацій, норм та правил, що встановлюють єдині вимоги додокументування управлінської діяльності та організації роботи з документами в органах державного управління, на підприємствах (об'єднаннях), в установах та громадських організаціях.

ДЗУ складається з державних та галузевих нормативних та методичних документів з питань документаційного забезпечення управління.

Основна мета ДЗУ — упорядкування документообігу та його уніфікація, скорочення кількості та підвищення якості документів, створення умов для ефективного застосування прогресивних технічних засобів і технологій збору, обробки і аналізу інформації, вдосконалення роботи апарату управління.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Висновок

Сучасне діловодство – система життєвою важливих дій організації, пов'язаних, в першу чергу з діловою документацією, яка необхідна для функціонування сучасних закладів різних форм власності і засобів, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення. 

Документи, в більшості випадків, є вагомим і незаперечним аргументом при вирішенні суперечок між діловими партнерами. Він є засобом підтвердження правомірності дій керівників з юридичної точки зору.

Діло виробничий процес передбачає не тільки правильне оформлення та функціонування документів, а й наявність знань з організації окремих ділянок роботи, що повинні документуватися, а саме організації ділових масових заходів, що сприяють розвитку і вдосконаленню діловиробничого потенціалу установи.