Требования к составлению реквизитов документов XVI- XVIII вв

В XVIII в. происходят изменения в формуляре документа. Постепенно к началу XVIII в. каждый реквизит документа приобретал самостоятельное значение, занимал постоянное место в формуляре, его оформление и расположение определяется нормативными актами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2  Требования к составлению  реквизитов документов XVI- XVIII вв.

 

2.1 Основные реквизиты документа XVI- XVII вв.

 

История развития системы  российского делопроизводства всегда зависела от действующей политической и экономической системы управления.  Государственное делопроизводство закрепляло систему управления и  изменялось вместе с ней. Становление  русского централизованного государства  сопровождалось внедрением приказного делопроизводства –  по названию первых государственных учреждений – приказов.  Характерной особенностью приказного делопроизводства явилось то,  что  оно во многом опиралось на нормы обычного права,  на традиции и обычаи,  переносимые из поколения в поколение служилыми людьми.  Вместе с тем в приказах уже складывался определенный порядок и технология прохождения документов в органах управления,  а также нормы оформления документации. ⁸

Наименование  вида или разновидности документа, за редким исключением, обозначалась в  тексте. Если вид документа не упоминался в тексте, он всегда подразумевался автором документа.

Число видов  документов периода до образования  государственности было невелико. Для  обозначения вида документа чаще всего употреблялся термин "грамота". Под ним понимался "и официальный  документ и частный юридический акт и просто письмо".

В XVI-XVII вв. с образованием иерархии учреждений появляется иерархия документов. Основные нормы общерусского законодательства

____________________

⁸ Нечаева Е.В. Документоведение и документационное обеспечение управления.I часть: Учеб. пособие. СПб.: Изд-во СПб ГПУ, 2003, с. 4.

облекаются в документ, получивший названия Судебника.

Наименование  вида этого документа дается во вступительной  заголовочной части "…царь и великий  князь…с своею братьею с з  боярысесь Судебник уложил".

Основными распорядительными документами  были указы царя и приговоры Боярской думы, названия которых даются в  тексте или определяются по словам "указал", "приговорил".

Грамотой  стали называться лишь отдельные  виды документов. Это, прежде всего, жалованные и указные грамоты. Они выдавались великими и удельными князьями, митрополитами, архиепископами.

Термин "грамота" употреблялся для обозначения  актов феодального землевладения  и хозяйства - данные, деловые, духовные, закладные, купчие и др. Они фиксировали  передачу, раздел имущества, завещательные  распоряжения, запись займа, обеспеченного  залогом имущества, запись купли-продажи  и обмена имущества.

Наименование  разновидности данной, деловой, меновной грамоты указывали, начиная с  XVI в., в конце текста ("А данную писал…", "А деловую грамоту писал…", "Купчую писал…", "А меновныесми писали…"). Название духовной грамоты давалось в начале текста ("своим целым умом пищу грамоту духовную").

Судные  списки, писцовые книги называли себя в начале текста ("книги торопецкого  письма"), наказы - в самом изложении  содержания ("А будет писцы  Мирон и Добрыня учнут писати и мерити не по сему государеву наказу…"). Вид такого документа как память указывается в начале ("память нам", "память приставу") и в конце текста ("а память писал", "к сей памяти руку приложил").

Переписка оформлялась такими документами  как отписки, сказки, челобитные, памятки. Отписки обычно поступали в приказ от официального лица - воеводы, посла, епископа. Наименование этого вида документа давалось в конце текста ("а отписку, государь, и книга велел отдать…").

Документ, поступивший в приказ от более  мелких чинов, назывался сказкой. Об этом делалось указание в конце текста ("а скаску писал я Ефимка своею  рукой").

Следует заметить, что внешняя форма документа  нередко затрудняла определение  его вида. Например, формула "бить челом" встречается как в челобитной, так и в отписке. Однако челобитная имела формулы "бить челом", в конце "смилуйся, пожалуй" и содержала просьбу, отписка меняла порядок слов формулы - "челом бьет" и представляла собой сообщение, описание событий.

Существовавшая  в русском феодальном государстве  практика облекать всякий акт, исходивший от главы государства и устанавливавший  определенные права, привилегии или  обязанности, в форму пожалования, дает основания считать их жалованными  грамотами. Однако особый вид льгот  или пожалований определил их разновидности. Утверждение собственности  феодалов на землю путем пожалования  на службу недвижимого имущества, передачи государственных, пустующих земель, закрепление за ними слобод оформлялось  жалованными грамотами. Пожалование  привилегий землевладельцам в области  суда, фиксации податного иммунитета и временных льгот по податям, взимаемым с населением их земель, оформлялось несудимыми, тарханными и льготными грамотами. Указанные  грамоты, адресованные различным представителям власти на местах, касались вопроса  земельных споров, иммунитетных прав. Характер пожалования ("пожалован  есми") носят губные грамоты и  наказы.

В самом  тексте документа обозначался и  автор. Основной закон XVI в., Судебник 1550 г., начинался с даты и обозначения автора: "Царь и великий князь Иван Васильевич всеа Руси с своею братьею и с боярисесь Судебник уложил". В указах царя и приговорах Боярской думы, в жалованных и указных грамотах автор указывался в начале текста, а иногда повторялся на обороте: "князь великий…" Нередки упоминания имен тех, кто писал документ. Это частные близкие автору люди, и официальные лица, и писцы-профессионалы - подьячие Ивановской площади, слободские и монастырские дьячки, монахи.

Определенное  место для обозначения автора было в протоколах - судных списках (в конце текста указывались имена  судей и присутствовавших), в памятях  и сказках (в начале текста и в  подписи), в челобитных (в начале текста и в редких случаях - в подписи).

В грамотках  в начале текста указывалась степень  родства и имя автора, а в  письмах - грамотках деловых людей, кроме того, и в подписи.

При отсутствии упоминания автора в тексте его можно  установить путем анализа текста, выяснения вопроса и функции  управления и соотнесения их с  учреждением, путем изучения автографов отдельных дьяков, которые "приписывали" документ. Изучение автографов помогает определить принадлежность текстов  автору или переписчику, отнести  документы к отдельным учреждениям, в которых работали дьяки и  подьячие, известные по их автографам. В печати известны автографы ряда княжеских дьяков XIV-XVII вв., бояр, епископов, архиепископов, митрополитов, патриархов.

Определенное  место, обычно в начале текста, занимает в документе адресат. В судебниках, актах местного управления (губных и земских грамотах) давалось подробное  адресование - указание "всех служилых чинов и сословий или лиц". Конкретный адресат обозначался в царских, жалованных и указных грамотах ("Боярину нашему князю Ивану Федоровичу Мстиславскому да дьяку нашему ОндриюЩелканову", "пожалован есмь игумена Никона"), в памятях ("в дрвню Кучи старосте Гришке Андронову и всем крестянам…"), в некоторых сказках ("сказал постелничему племяннику Федору Михайловичу Ртищеву"), в частных письмах ("Гедрю моему племяннику князю Василью Васильевичу…").

С адресата обычно начинался текст и таких  документов как отписки и челобитные. Однако обозначения адресата имело  особенность: они адресовались на имя  царя ("Государю и великому князю"), хотя часто их исполнение предполагало конкретное учреждение. Иногда в таких  случаях делалась особая отметка  о конкретном адресате: "Отдати в  посольскую избу ОндреюЩелканову". В 1680 г. вышел указ, который предписывал  указывать на документах, направляемых в приказы или отправляемых из них, только фамилию главного судьи.

На документах - столбцах адресат повторялся на обратной стороне.

Одним из реквизитов документа является его  дата. Дошедшие до нас многие ранние документы XII-XV вв. не датированы. Их дату можно установить лишь по каким-либо признакам. Так, время составления (вероятную дату) берестяных грамот можно определить только по каллиграфическим особенностям и по стратиграфическим признакам (геологическим слоям). Хронологию не датированных ранних актов и других видов документов определяют приблизительно: по содержанию, факту, событию, иногда датируемых в тексте: "Лета 7059-го, майя в 17 день. Царь и великий князь Иван Васильевич всеа Руси сеи грамоты слушал…", по отметке о получении документа: "166 года января в 8 день подал отписку…".

Установить  дату документа помогают и другие дополнительные признаки: наименования учреждений, употребление титулов представителей верховной власти. Например, в Киевский период и эпоху феодальной раздробленности  употребляется титул: "Князь", "Князь великий", в 80-х годах  XV в. - "Князь великий всеа Руси". В 1547 г. княжеский титул был заменен царским: "Царь и великий князь всеа Руси", позднее - "Государь царь и великий князь всеа Руси самодержец". Присоединение в 1654 году Украины и Смоленска изменило титул следующим образом: "Великий государь царь и великий князь всеа Великие и Малые и Белые Руси самодержец". Претерпел изменения и титул представителей церковной иерархии. Определить дату по церковному празднику, упоминаемому в документе, помогают церковные календари. Наконец, время создания документа помогают установить водяные знаки (филиграни) - фабричные знаки владельца и годы изготовления.

Место даты в документах обычно постоянно: в  законах, указах, приговорах, памятях, наказах, сказках, писцовых книгах - в  начале текста, и в конце текста - в актах.

При определении  времени составления документов до XVIII в. следует иметь в виду, что в России применялась эра (система счета лет от того или иного исходного момента или событий, нередко фиктивного)"от сотворения мира" или византийская эра. С 1700 г. времяисчисление велось по "эре Дионисия" - "от рождества Христова". Считалось, что от сотворения мира до рождества Христова прошло 5508 лет. Поэтому для перевода даты с византийской эры на современную следует вычесть из этой даты 5508. Например, в документе упоминается 7148 год - дата от сотворения мира. По современной эре событие или документ дотируется 1640 г.

Кроме этого  нужно помнить, что до 1492 г. (7000 г.) новый год начинался с марта (мартовский стиль), с 1492 г. - с сентября (сентябрьский стиль). По мартовскому стилю цифра 5508 вычитается из тех исторических событий, которые произошли в один из месяцев с марта по декабрь включительно. Если же событие случилось в январе или феврале, то вычитается 5507. Если событие датировано по сентябрьскому стилю, то для перевода даты на нашу эру из даты события, произошедшего с января по август, вычитается 5508. Для событий, падающих на период с сентября по декабрь - 5509.

Помимо  этого, для всех документов, созданных  до 14 февраля 1918 г., требуется перевод  дат с юлианского календаря ("старый стиль") на григорианский календарь ("новый стиль").

При переводе дат с юлианского календаря на григорианский следует учитывать, что в XVI-XVII вв. отставание юлианского календаря от тропического равнялось 10, в XVIII - 11, XIX - 12, XX - 13 суткам.

Документ  XVI-XVII вв. отличает и его форма. В этот период наиболее распространенными были две внешние формы - столбцы и книги. Примерное время появление столбцов - XIV в. Неудобство использования столбцов в справочных целях, трудность хранения заставили искать иные формы документирования. Вот почему уже в приказах наряду со столбцами имелись записные книги. Они применялись для описания местности, записей налогов и т.д. В XVI в. появляются одновременные книги учета - посевные, замолотные, книги прихода и расхода хлеба, сена, книги учета скота. В XVII в. появляются "записные книги мирских старост", фиксировавших сборы на мирские нужды. С конца XVI в. существовали записные книги, куда вносились все крепости на несвободных людей. Имелись так называемые посольские книги с описанием зарубежных событий.

Кроме того, в книгу писались документы, которые  требовали постоянных справок. В  приказах для записи указов составлялись указные книги.

Рукописные  книги XVII в. представляли собою ряд сшитых тетрадей. По форматам книги различались: в полный лист (развернутый лист александрийской бумаги), в четверть листа ("вчетверку") и в восьмую часть листа ("восьмушка").

Существовала  и третья форма документа - развернутый  лист александрийской бумаги. На нем  писались обычно царские грамоты  с различного рода пожалованиями. В  конце документа указывалось: "писана грамота в лист".

Вот так  формировались реквизиты этой эпохи. Позже изменилось оформление и расположение отдельных видов формуляра документа.

 

 

2.2 Основные реквизиты документа XVIII в.

 

В результате реформ в области  управления были упразднены приказы (1718-1720 гг.).  Вместо них было создано 12  коллегий  (Военная,  Коллегия Иностранных  дел, Коммерческая, Ревизионная, Юстиц-Коллегия и т.д.). По названию учреждений нового типа появилась государственная система делопроизводства, получившая название коллежской.

Основным законодательным  актом этого периода явился Генеральный  регламент, утвержденный Петром I в 1720 году, который поставил делопроизводство на твердую почву закона.  Генеральный регламент явился первым документом в России,  определяющим порядок работы с документами с момента их создания до архивного хранения.⁹

В XVIII в. все документы себя называют. Наименование вида оформляется в отдельный реквизит и обозначалось сначала вместе с заголовком к тексту: "Ведомость о годовых строениях" или вместе с адресатом: " Правительственному Сенату от военной коллегии рапорт". К концу XVIII в. возникло большое количество новых документов. Старые виды документов получили новые наименования. Законодательные и распорядительные акты представлялись указами, инструкциями, регламентами, протоколами, резолюциями, приговорами. Переписка оформлялась несколькими видами документов, которые определялись соподчиненностью учреждений или лиц. Так, сообщение нижестоящего учреждения или должностного лица высшему оформлялось рапортом. Вышестоящее учреждение или должностное лицо посылали требования. Сообщение одного учреждения другому, не связанного соподчиненностью, называлось ведением.

____________________

⁹ Нечаева Е.В. Документоведение и документационное обеспечение управления.I часть: Учеб. пособие. СПб.: Изд-во СПб ГПУ, 2003, с. 5.

Появились такие виды как диплом - документ, удостоверяющий принадлежность лица к  дворянскому сословию, патент - свидетельство  о чине, сане, воинском звании или  учебной степени.