Шпаргалка по «Базам данных и делопроизводству»

Для создания запроса на удаления мы воспользуемся уже имеющимся запросом на добавление записей "Копирование заказов".

Откройте этот запрос в режиме Конструктора.

Чтобы преобразовать запрос на добавление в запрос на удаление записей, выберите команду Запрос, Удаление . В бланке запроса появится строка Удаление. В первом столбце строки Удаление показывается значение Из, которое указывает, что будут удаляться записи из таблицы "Заказы". Во втором столбце строки Удаление вы видите значение Условие, что указывает на использование этого столбца для определения критерия отбора удаляемых записей.

Нажмите кнопку Запуск. Выводятся сообщение с приглашением подтвердить удаление записей и информация о количестве записей, которые будут удалены. Их будет столько же, сколько было отобрано в соответствующем запросе на добавление. В этот момент еще можно отменить удаление, для чего достаточно нажать кнопку Нет в окне сообщения. Нажмите кнопку Да, подтверждая удаление. Будут удалены все заказы за 1996 год из таблицы "Заказы" и все позиции заказов из таблицы "Заказано". Вы можете убедиться в этом, если откроете таблицу "Заказано".

Сохраните запрос, дав ему имя: Удаление заказов.

Однако такое каскадное удаление записей не всегда возможно. Например, для рассмотренной нами в предыдущем разделе связи таблиц "Сотрудники" и "Заказы" нельзя устанавливать флажок каскадное удаление связанных записей, т. к. удаление записи о сотруднике из таблицы "Сотрудники" не должно повлечь за собой удаление всех его заказов. Если вы попытаетесь удалить какую-либо запись о сотруднике и в таблице "Заказы" окажутся заказы, принятые этим сотрудником, Access выдаст сообщение об ошибке

 

18. Microsoft Access. Перекрестный запрос

 

Access поддерживает  особый тип итоговых запросов, называемый перекрестными запросами. Они позволяют увидеть вычисляемые  значения в виде перекрестной  таблицы, напоминающей электронную.

Для построения перекрестного запроса выделите имя нужной таблицы в окне базе данных и выберите Новый запрос в раскрывающемся списке кнопки Новый объект на панели инструментов. В окне диалога Новый запрос выберите Конструктор, а затем в окне конструктора выберите команду Запрос->Перекрестный. Access добавит в бланк запроса строку Перекрестная таблица. В этой строке для каждого поля перекрестного запроса может быть выбрана одна из четырех установок: Заголовки строк, Заголовки столбцов, Значение (выводимое в ячейках перекрестной таблицы) и Не отображается. Для перекрестного запроса надо определить по крайней мере одно поле в качестве заголовков строк, одно для заголовков столбцов и одно поле значений. Каждое поле, являющееся заголовком столбцов, должно иметь в строке Групповая операция установку Группировка. Для поля, использующегося в качестве заголовков строк, в строке Групповая операция должна быть установлена операция Группировка, выбрана одна из итоговых функций  или введено выражение, содержащее итоговую функцию. Для поля с установкой Значение выбирается одна из итоговых функций или вводится выражение, использующее итоговую функцию.

Как и в других типах итоговых запросов, для отбора данных, включаемых в набор записей, можно использовать дополнительные поля. Для них необходимо выбрать установку Условие в строке Групповая операция и Не отображается в строке Перекрестная таблица, а затем ввести условие отбора. Условие отбора можно также задать для любого поля, используемого в качестве заголовков столбцов, а данные можно сортировать по любым полям. (По умолчанию Access сортирует заголовки столбцов по возрастанию.)

Построить перекрестный запрос можно другим, более простым способом, с помощью мастера. Для этого в окне диалога Новый запрос надо выделить пункт Перекрестный запрос  и нажать Ok. Затем мастер выведет на экран последовательно ряд окон, в которых запросит необходимые данные для построения перекрестного запроса.

 

19. Понятие документооборота

 

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело.

В бухгалтерском учете существует пять основных этапов документооборота:

• Составление документа в момент совершения хозяйственной операции.
• Передача документа в бухгалтерию.
• Проверка принятых документов бухгалтером по форме, по содержанию и арифметическая проверка.
• Обработка документа в бухгалтерии, которая включает:
• таксировку (расценку)
• группировку
• контировку (указание в первичном документе корреспонденции счетов)
• Сдача документов на хранение в архив

Электронный документооборот

Как правило, на сервере создается база данных, где и хранятся все созданные документы. Доступ к базе данных осуществляется через браузер (как правило, поддержку браузера определяет разработчик созданного интерфейса). Возможен доступ как по локальной сети (внутренней), так и через интернет (внешний).

Документы сохраняются или загружаются в определенные выделенные папки организации. Папки распределены в соответствии иерархической структуры подразделения организации. Создавать, модифицировать, удалять созданные документы имеет право только владелец документов.

График документооборота

График документооборота – это схема, которая описывает движение первичных документов на фирме от момента их создания (получения) до момента передачи на хранение. Как правило, график составляют под руководством главного бухгалтера. Руководитель должен утвердить его в составе учетной политики фирмы.

В учетной политике не нужно подробно описывать весь график документооборота. Достаточно отразить лишь его основные положения. Полный график лучше изложить в отдельном приказе по организации.

 

20. Характеристики документооборота.

 

Большое значение для организации системы документооборота имеет знание его параметров (качественных и количественных).

К качественным параметрам документооборота относят характеристику документооборота в зависимости от используемой системы информационного обеспечения: автоматизированного типа, традиционного, смешанного; разделение документооборота на входящие, исходящие и внутренние документопотоки; основные характеристики документооборота как пространственно организованного процесса: маршруты движения документов, этапы и инстанции их прохождения, стадии документооборота. К качественным также относятся и те параметры, которые характеризуют особенности наполнения системы информацией: состав и содержание документов, включаемых в документооборот, направленность движения документов, периодичность документопотока.

К количественным параметрам документооборота относят показатели его объема и времени протекания. Объем документооборота определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за конкретный период (год, квартал, месяц, день). Помимо объема документооборота устанавливают удельный вес каждой группы документов или документопотоков, определяют плотность документопотока - объем документов, проходящих через подразделение за единицу времени. Выделяют и такие параметры, как физический объем конкретного документа, размер его текста.

К временным характеристикам документооборота относят продолжительность документооборота, т.е. скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота. Эта характеристика определяется еще и как время, затрачиваемое на маршрут прохождения документа. Под временными характеристиками понимается, например, время полного цикла обращения документа в учреждении или время прохождения на выбранных отрезках пути, стадиях управленческого процесса.

 

21. Порядок прохождения и подготовки исполнения входящих документов.

 

Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение ректору и проректорам в день поступления. Документы, требующие срочного исполнения, докладываются немедленно.

Поручение исполнения документов оформляется резолюцией на документе или на специальном бланке, включает фамилию, инициалы работника, которому дается поручение, содержание поручения, срок исполнения, подпись, дату.

Руководители структурных подразделений организуют исполнение поступивших к ним документов. Поручения ректора, проректоров, а также соответствующие поручения руководителей структурных подразделений переносятся в РКФ, затем документы передаются исполнителям с указанием даты передачи. Все отметки о прохождении и исполнении документа фиксируются работником, ответственным за ведение делопроизводства.

После завершения работы над документом исполнитель должен не позднее чем в указанный в резолюции срок доложить о результатах исполнения поручения должностному лицу, давшему поручение.

Исполненный документ направляется в дело руководителем, давшим по нему поручение, и затем сдается работнику, ответственному за ведение делопроизводства, для направления в дело, в котором будет храниться документ.

 

22. Порядок прохождения и подготовки исходящих документов.

 

Порядок прохождения исходящих документов состоит в составлении документа, его изготовлении, согласовании, подписании (принятии, утверждении), регистрации и отправке.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

Документы для отправки передаются полностью оформленные, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указателем рассылки.

До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель обязан проверить содержание текста, его орфографию и пунктуацию, правильность оформления документа, наличие необходимых приложений и виз согласования и предоставить его вместе с документами, на основании которых он готовился, в канцелярию. Оформленные документы представляются на подпись ректору или проректорам. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.

Все исходящие документы, подписанные ректором и проректорами, после их подписания и регистрации в установленном порядке отправляются канцелярией университета адресатам.

Документы, переданные в канцелярию до 14 часов, обрабатываются и отправляются в тот же день, после указанного времени — на следующий день.

Срочная корреспонденция отправляется в день поступления и доставляется в пределах г. Архангельска курьером канцелярии. Срочность доставки документа определяется ректором и проректорами университета.

 

23. Порядок прохождения и подготовки исполнения внутренних документов.

 

Внутренние документы используются в той организации, которая их создала, и, как правило, не выходят за ее пределы. Обращение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в целом аналогично порядку прохождения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) — входящих документов.

Вместе с тем, обращение отдельных видов внутренних документов имеет особенности. Так, проекты распорядительных документов после подготовки и согласования их с соответствующими подразделениями передаются в юридическую службу (юрисконсульту) организации для проверки правильности оформления и соответствия подготовленных документов действующему законодательству. При подготовке и оформлении протоколов, фиксирующих ход собраний, совещаний и т.д., отсутствует этап составления проекта и его согласования.

Приказы и иные распорядительные документы, протоколы, содержащие поручения разным должностным лицам или подразделениям организации, передаются адресатам в виде размноженных экземпляров или выписок из них.

Докладные записки на имя руководителя организации или структурного подразделения, справки и другие внутренние документы оперативноинформационного характера рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, после чего в общем порядке передаются для исполнения (использования) в соответствующие структурные подразделения или помещаются в дело.

О передаче документов из одного структурного подразделения в другое ставится в известность канцелярия или другая служба, в которой был зарегистрирован документ. Контролируемые документы передаются в другие подразделения или другому лицу только с ведома службы, осуществляющей контроль за исполнением этих документов.

 

24. Пути совершенствования организации документооборота. Технологическая карта документооборота.

 

Под документооборотом понимают движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

На рост объема документооборота влияют объективные факторы: создание новых учреждений, организаций, предприятий, расширение производственных и торговых связей, увеличение выпуска продукции, активное использование документированной информации и др. Чем больше общество развивается и нуждается в информации, тем больше оно ее производит и использует. Кроме того, объем документооборота в каждой конкретной организации определяется ее функциями и задачами в процессе управления. В этих условиях большое значение приобретает упорядочение используемой документируемой информации, совершенствование организации работы с документами.

 

Основными направлениями совершенствования документооборота являются:

 

• - сокращение объема документооборота,
• - совершенствование технологии документооборота.