Шпаргалка по «Базам данных и делопроизводству»

В качестве основных методов улучшения технологии документооборота выделяют:

• разработку моделей документооборота в государственных органах и организациях;
• составление маршрутных карт технологического процесса;
• разработку рациональных схем документооборота: оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.

Основные методы совершенствования документооборота:

1. Унификация и стандартизация  документов. Унификация документов - это установление единообразия  состава и форм управленческих  документов, создаваемых в процессе  осуществления однотипных управленческих  функций и задач.

В целях оптимизации состава применяемых в организации форм документов разрабатываются Табель и Альбом форм документов.

При унификации и стандартизации документов рекомендуется использовать Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.

2. Повышение качества документируемых  решений. Одним из методов сокращения  неоправданных документопотоков  является повышение качества  самих принимаемых решений. Большой  поток документов возникает при  издании некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих  массу запросов и разъяснений.

Если в решении, отраженном в документе, нечетко определены задания (поручения), не указаны ответственные исполнители, возникает безответственность: затрудняется контроль исполнения, идут запросы на уточнение заданий, начинается рассылка поручений, многочисленные согласования, возникает поток новых документов. Если в решении какое-либо задание (поручение) не подкрепляется организационным и ресурсным обеспечением, вновь порождается переписка с просьбами о корректировке материально-технического снабжения, перенесении сроков исполнения и т.п.

Текст документа, отражающий управленческое действие, поручение, решение, должен содержать только необходимую информацию, четко излагать суть рассматриваемого вопроса, определять реальные и обоснованные сроки исполнения. С этой целью при подготовке документов необходимо максимально широко использовать унифицированные формы, текст которых содержит оптимальную структуру и конкретные формулировки.

3. Повышение качества подготовки  и оформления документов. Одним  из путей совершенствования документооборота  является применение всеми государственными  органами и организациями единых  требований, предъявляемых к подготовке  и оформлению документов и  их составных информационных  элементов - реквизитов. Например, соблюдение единых требований к оформлению и расположению в документе таких реквизитов, как гриф согласования, виза, гриф утверждения, адресат, отметка об исполнителе документа и др.

Указанные вопросы регламентируются государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-

4. Бездокументное решение вопросов. Сокращению объема документооборота  способствует замена бумажного  документооборота на использование  телефонной связи, личной договоренности. Бездокументное решение вопросов  предполагает исключение бумажного  документа на двух уровнях:

- при запросе информации (запрос  и ответ передаются устно);

- при ответе на инициативный  письменный документ (в этом случае  на инициативном документе оформляется  отметка о его исполнении и  направлении в дело, в которой  указывается, каким образом решен  вопрос, поставленный в инициативном  документе).

5. Уменьшение количества дублетных  экземпляров документов при их  размножении, копировании и рассылке. Важным фактором, позволяющим сократить  документооборот, является определение  оптимального перечня организаций  и структурных подразделений  организаций, до сведения которых  действительно необходимо доведение  заключенной в документе информации, поручения, решения. Необходимо исключить  случаи, когда рассылка копий  документа осуществляется без  учета реальной производственной  необходимости и вызвана желанием  перестраховаться.

Перечень организаций (структурных подразделений), в которые рассылаются копии документа, а также количество копий необходимо фиксировать в списке на рассылку, оформляемый в соответствии с Методическими указаниями по практическому применению государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными приказом Белкомархива от 16.09.2005 № 41.

6. Использование современных информационных  технологий для подготовки, передачи  и обработки информации. Одним  из путей совершенствования документооборота  является применение системного  электронного документооборота, в  первую очередь использование  электронной почты. Переход на  электронную почту значительно  улучшает возможности взаимодействия  различных государственных органов  и организаций, позволяет оперативно  получать информацию, принимать  решения и организовывать их  исполнение.

Использование электронных технологий обеспечивает замену бумажного документа машинным носителем информации, что позволяет формировать локальные базы и банки данных, сокращая тем самым количество обращающейся бумажной документации.

7. Совершенствование технологии  документооборота. Основным методом  совершенствования технологии документооборота  является метод моделирования. Этот  метод позволяет на первом  этапе моделировать организационную  деятельность учреждения, дифференцируя  в пределах одной иерархической  системы уровни принятия решений, органы и звенья управления, наделенные  этим правом, на втором этапе - функциональную деятельность учреждения, что позволит выявить круг  типовых вопросов, решаемых в  деятельности учреждения, и отсечь  документопотоки, не входящие в  компетенцию данного органа или  должностного лица. На третьем  этапе построение информационной  модели документооборота дает  возможность определить потоки  документов, используемых и создаваемых  в процессе принятия и контроля  исполнения типовых решений, определить  наиболее рациональные маршруты  их движения и установить оптимальные  сроки документооборота.

В маршрутной карте технологического процесса отражается маршрут движения документа с момента его составления до сдачи в архив. По вертикали технологической карты располагаются операции в их технологической последовательности, по горизонтали - продолжительность процесса, трудовые затраты, применяемое оборудование и материалы. Технологическая карта документооборота дает возможность регулировать последовательность операций, производимых с основными видами документов.

 

Технологическая карта документооборота составляется по следующей форме:

На основании технологической карты документооборота определяется операционное время, затрачиваемое на определенные виды работ с документами.

 

25. Пути совершенствования организации документооборота. Составление маршрутных карт технологического процесса.

 

Маршрутная карта — основной технологический документ, разрабатываемый на всех стадиях составления рабочей документации, содержит описание технологического процесса изготовления (ремонта) изделия по всем операциям в определённой последовательности с указанием оборудования, оснастки, материалов, трудовых затрат и т. п. В карте эскизов технология изготовления изделия отражается графически (в виде эскизов). В комплектовочную карту вносятся данные о деталях, сборочных единицах и материалах. В технологической инструкции описываются приёмы работы или методы контроля технологического процесса, правила пользования оборудованием или приборами, меры безопасности и т.п. В ведомости расцеховки приводятся данные о маршруте прохождения изделия по цехам предприятия. Ведомость оснастки содержит перечень приспособлений и инструментов, необходимых для изготовления изделий. Ведомость материалов является подетальной и сводной ведомостью норм расхода материалов.

Кроме документации общего назначения, на определённые виды работ составляются специализированные документы — операционные карты, в которых технологический процесс делится на операции, и технологические карты по видам работ (изготовление отливок, раскрой материалов, разметка и т. п.).

 

26. Регистрация документов.

 

Цели регистрации

Регистрация документов – важная составляющая организации работы с документами. Основная цель регистрации – придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.

Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.

Регистрируемые и нерегистрируемые документы

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных, как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц (обращения граждан). Регистрируются все документы независимо от способа их изготовления – как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые с помощью новейших информационных технологий.

Существует также категория нерегистрируемых документов. Делопроизводственная служба должна самостоятельно составить перечень таких документов и приложить его к инструкции по делопроизводству.

Составляя перечень нерегистрируемых документов, нужно знать, что некоторые из них вообще не регистрируются (это, как правило, поздравительные письма, приглашения, рекламная продукция и т.д.). Однако часть входящих документов регистрируют не в службе ДОУ, а в структурных подразделениях, куда они передаются для исполнения. Например, расчетно-денежная и бухгалтерская документация регистрируется в бухгалтерии, плановая – в плановом отделе и т.д.

Иными словами, в перечень нерегистрируемых документов включают те, которые не регистрирует служба ДОУ или секретарь. Хотя в практике работы ряда организаций регистрируют и те документы, которые передают в бухгалтерию, плановый отдел, отдел снабжения и т.д. Этот факт необходимо зафиксировать в инструкции по делопроизводству. Такая регистрация позволяет создать службе ДОУ единый банк данных о документах организации, но в этом случае увеличивается нагрузка на работников службы ДОУ.

Особенности регистрации документов в организации

Основной принцип регистрации – однократность. Это означает, что документы должны регистрироваться один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют.

В крупных организациях регистрация документов в основном проводится децентрализованно – в местах их создания и исполнения. Например, документация, фиксирующая деятельность организации по материально-техническому снабжению, регистрируется в управлении (отделе) снабжения; протоколы, постановления (решения) коллегии, распорядительные документы по основной деятельности, письма на имя руководства и ответы на них – в делопроизводственной службе. В таких случаях места регистрации документов должны быть зафиксированы в Инструкции по делопроизводству. В небольших организациях регистрация ведется в канцелярии, а если ее нет – все документы регистрирует секретарь.

Следует отдельно регистрировать приказы, поступившие из вышестоящих организаций, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу, создаваемые в организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, заявки на материально-техническое снабжение и др.

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам каждой группы в течение календарного года. 

Секретарь должен знать особенности регистрации организационных документов, номенклатуры дел, совместных документов.

Входящие и создаваемые документы регистрируются отдельно.

Если организация получает и отправляет факсограммы, их рекомендуется регистрировать в журналах входящих и исходящих факсограмм независимо от наименования вида документа.

Обращения граждан регистрируются с включением первой буквы фамилии заявителя в регистрационный номер.

Формы регистрации документов

В настоящее время используют существует три формы регистрации:

• журнальная;
• карточная;
• электронная.

Журнальная регистрация. Журнальную регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500–600 документов в год или 15–20 в день). Ее отличительной особенностью является то, что запись сведений о документах ведется в хронологической последовательности.

Журнал регистрации представляет собой книгу, каждая страница которой разделена на графы, где содержатся сведения о зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией.