Язык и стиль служебных документов

Язык и стиль служебных  документов 

                         Крымский Экономический Институт                        

               Киевского Национального Экономического  Университета              

                 Реферат по дисциплине: «Делопроизводство  на ПК»                

                                    на тему:                                   

                       «Язык и стиль служебных документов»                      

Выполнил: Апаз С.В. группа ЭП – 31

                                Симферополь, 2004                               

                                   Содержание                                  

     Введение. 3

     1. Правила изложения  материала и логического построения  текста документа. 6

     2. Правила сокращений  в текстах документов. 10

     3. Написание  чисел и оформление таблиц  в документах. 12

     4. Названия  учреждений , организаций, предприятий в документах. 13

     5. Написание  должностей, званий и фамилий. 15

     6. Отклонения  от литературных норм в текстах  документов. 15

     7. Архаизмы  и канцеляризмы.. 16

     Литература. 17

    

 

     Введение

 

Составление служебных документов — трудный и сложный процесс, который

занимает много времени  служащих и ИТР. Рационализировав этот процесс, можно

добиться экономии времени, повысить общую культуру документирования и

управленческого труда

В работе по документированию большую роль играет словесное оформление

решений, действий, связей. При  подготовке документов следует учитывать, что

язык является не пассивным  фиксатором принятых решений, а выполняет  активную

стимулирующую роль в управленческой деятельности. Так, действенность

директивной и распорядительной документации в значительной мере

обеспечивается императивом  — повелительной конструкцией языка  приказов,

распоряжений, постановлений. Соответствующих речевых конструкций  требуют

документы, излагающие просьбу, требование, благодарность и т.д. Деловая речь,

деловой язык, деловое служебное  письмо — понятия определенные. Деловой язык —

это язык официальных взаимоотношений, это литературный язык.

Традиции и обычаи в  документировании оказались очень  живучими. И сейчас еще

встречаются устаревшие термины, архаизмы, словосочетания, речевые  штампы,

канцеляризмы ("коим образам", "прошу не отказать", "при  этом направляем",

"дана настоящая"  и др.). При составлении документов  нужно пользоваться

официально-деловым стилем.

Литературный язык имеет  много стилей, художественно-беллетристический,

общественно-публицистический, научный, производственно-технический,

исторический, официально-деловой  и т.п., которые все время развиваются  и

находятся в постоянном взаимодействии.

"Под стилем... языка,  — говорит известный филолог  А.Н.Ефимов, — принято

понимать исторически  сложившуюся разновидность языка, отличающуюся как в

отношении состава и характера объединения речевых средств, так и в смысле

закономерности их употребления. Для каждого стиля существует характерное,

типичное, а также запретное".*

В каждой группе стилей есть свои разновидности. Так, художественно-

беллетристический стиль  включает прозаический и поэтический; общественно-

публицистический — стили газетно-журнальный и литературно-критический.

Документально-деловой стиль  имеет в своем составе стиль  законодательно-

распорядительных документов (указов, приказов, распоряжений, постановлений),

деловой переписки, телеграфный  стиль и т.д.

"Стиль законодательно-распорядительных  документов, - отмечал академик

Л.В.Щерба, — "язык законов" — требует прежде всего точности и невозможности

каких-либо кривотолков; быстрота понимания не является уже в таком случае

исключительно важной, так как заинтересованный человек безо всякого понукания

прочтет всякую статью закона и два, и три раза".*

Качество и структура  стилей непостоянны и изменяются от столетия к столетию, от

эпохи к эпохе. После Октябрьской  революции в учреждениях продолжало работать

много служащих дореволюционной  России, деловая речь включала множество

канцеляризмов и архаизмов ("Дано Петрову Ивану Яковлевичу, что он

действительно является лицом, коим себя именует, что подписом и приложением

печати удостоверяется"). Поэтому немало прошло времени, прежде чем

избавились от старого  и ненужного в языке и стиле.

Официально-деловой стиль  имеет специфические отличия  от разговорной речи и

других стилей литературного  языка. При подготовке текста документа  должны

соблюдаться следующие основные принципы: объективность содержания и

нейтральность тона, полнота  информации и краткость изложения, типизация

речевых средств и стандартных  терминов. Служебные документы, как  правило,

оформляются от имени юридического лица учреждения или его структурного

подразделения. Формы выражения  общественных интересов в служебном  документе

должны соответствовать  нормам административного права.

Большинство документов составляется не от первого, а от третьего лица, причем

местоимения заменяются существительными (не "я прошу") а "институт

просит", "Министерство не возражает"). В служебной документации недопустимы

диалекты (местные говоры), просторечные и жаргонные слова.

Язык служебных документов должен удовлетворять следующим  требованиям:

1. Соблюдение норм официально-делового  стиля и со

временного литературного  языка, прежде всего тех из них,

которые помогают выразить мысль более четко и полно.

В качестве нормы нередко  выступают и такие варианты языка, которые наиболее

целесообразны, уместны, а  потому и предпочтительны. Так, скажем, при выборе

вариантов типа "оказать  помощь — помочь", "допускать  ошибку -ошибиться"

надо учитывать традиции стиля, которыми пользуются в данном случае.

2. Наличие слов, употребляющихся  преимущественно

в официальных документах, закрепившихся в административно-канцелярской речи

(типа "надлежащий". "должный", "вышеуказанный", "нижеподписавшийся"

и т.п.).

3. Использование терминов  и профессионализмов

(обусловленное тематикой, содержанием служебных документов), в первую очередь

юридических и бухгалтерских;

4. Широкое употребление  сложных отыменных предлогов,  выражающих стандартные

аспекты содержания, например: "в целях оказания помощи", "в  порядке

оказания помощи"',

5. Ограниченное употребление  усложненных синтаксических построений  —

предложений с причастными  и деепричастными оборотами, с различного рода

перечислениями.

Одной из наиболее приметных  черт официально-делового стиля является непрерывно

продолжающийся процесс  стандартизации деловой речи, прежде всего языка массовой

типовой документации; широкое  использование готовых, уже утвердившихся

словесных формул, трафаретов, штампов. Например, "в целом", "в  связи", "в

соответствии с", "в  интересах" (стандартные синтаксические модели с

отыменными предлогами). Их использование в документах вполне закономерно, так

как облегчает процесс  составления типовых текстов.

Краткость изложения достигается  путем замены сложных предложений  простыми, а

также посредством устранения причастных и деепричастных оборотов и

употребления общепринятых сокращений.

Стандартизированные обороты  требуют минимального умственного  напряжения и

ускоряют процесс составления  документов. По данным инженерной психологии,

стандартизированные обороты  воспринимаются в 8-10 раз быстрее. Процесс

прочтения документа можно  уподобить поиску информации. Этот поиск

осуществляется посредством  ключевых слов, определяющих вид документа (приказ,

решение), и типизированных оборотов.

В наши дни одним из сильных  средств воздействия на язык масс является печатное

слово. Из книг и журналов читатели черпают не только специальные  знания, но и

примеры правильного и  образного изложения мыслей. Однако еще очень часто

встречаются отклонения от литературных норм. Например. " приветствие в

адрес", "упреки в адрес"', "передовой форпост науки" и  др.

Необоснованно много встречается  словесных штампов ("надо отмстить",

"особенно надо остановиться", "необходимо указать", "остановиться  на вопросе",

"учитывая вышеизложенное", "получить нижеследующее", "означенный  инвентарь",

"выдана данная справка"  и т.д).

К числу избитых речевых  штампов, употребляемых докладчиками и лекторами,

относятся также: "начать борьбу за...", "увязать вопрос", "заострить

внимание", "нацелить внимание", "поставить во главу угла", "в

центре внимания", "мы имеем на сегодняшний день", "трудно переоценить значение"

и т.п.

Стандартно звучат слова-спутники, критика — обязательно резкая, поддержка —

всегда горячая и т.п.

    

1. Правила изложения материала  и логического построения текста  документа

 

Текст — основополагающий реквизит любого документа. Поэтому  подготовка

текстовой части документации является важнейшим условием хорошо поставленного

документирования управленческой деятельности.

В зависимости от количества рассматриваемых в тексте вопросов документы

подразделяются на простые  и сложные. Первые посвящены одному вопросу, вторые

— нескольким. Но текст любого документа, согласно требованиям ЕГСД, должен

состоять не менее чем  из двух основных частей. В первой из них дают

обоснование или основание  составления документа, во второй —  излагают

предложения, решения, распоряжения, выводы и просьбы. Даже в том случае,

когда текст документа  состоит из одной фразы, если он грамотно составлен, в

нем можно различить эти два логических элемента.

Например:

     "В связи  с ожидающимся ранним похолоданием  приказываю завершить все работы  по

утеплению производственных помещений фабрики до 1 октября  с.г." (текст

приказа).

В редких случаях текст  документа содержит одну лишь заключительную часть: в

приказах, например, — распорядительную без преамбулы, в письмах и заявлениях

— просьбу без мотивировки.

Однако в большинстве  случаев текст документа состоит  из следующих логических

элементов: введения, доказательства, заключения. Нередко заключению

предшествуют выводы.

     Во введении  излагаются причины и непосредственный  повод для

составления служебного документа. В этой части текста нередко делают ссылки на

другие, ранее полученные документы, послужившие основанием для создания данною

документа.

     В доказательстве  выражается существо вопроса,  при водятся доводы, факты,

ссылки на доказательства, цифровые данные, обосновывающие правильность