Пресс-конференция: порядок подготовки и проведения

СОДЕРЖАНИЕ

 

1.	Введение ---------------------------------------------------------------------	3
2.	Пресс-конференция: порядок подготовки и проведения -----------	4
3.	Заключение ------------------------------------------------------------------	19
4.	Список использованной литературы -----------------------------------	20

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Для чего нужно проведение пресс-конференций знают все. Уже из названия понятно, что пресс-конференция предполагает ознакомление представителей прессы с какими-либо новыми данными. Чаще всего, они устраиваются политическими и общественными деятелями и организациями, государственными органами, бизнесменами и деятелями искусств. При этом необходимо знать и понимать, как правильно провести пресс-конференцию, какие правила проведения существуют и в чём польза подобных мероприятий.

Чаще всего  пресс-конференции устраивают по какой-то определённой причине, поэтому можно  сказать, что они либо предваряют, либо следуют за каким-то событием. Дата проведения, также как и её местонахождение определяется теми, кто хочет донести что-то до представителей средств массовой информации. Но для того, чтобы вся информация достигла своей цели, необходимо грамотно подготовить это мероприятие. Этим обусловлена актуальность выбранной темы реферата.

Основной целью  реферата является описание порядка  подготовки и проведения пресс-конференции. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• Общая характеристика понятия пресс-конференции;
• Описание этапов подготовки пресс-конференции;
• Характеристика процесса проведения пресс-конференции;
• Изложение основ подведения итогов пресс-конференции.

 

 

ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИЯ:

ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ

 

Под пресс-конференцией понимают специальное мероприятие, предназначенное для осуществления прямого устного контакта объекта PR с представителями СМИ. Суть пресс-конференции состоит в донесении до журналистов необходимых сведений по определённому информационному поводу, сообщение важной новости, а также беседа и ответы на интересующие вопросы.¹

Пресс-конференция  позволяет продвинуть сообщение  или новость по многочисленным каналам  связи. Современная пресс конференция  сочетают в себе традиционные медиа (газеты, журналы), телевизионные СМИ (коммерческие и государственные  телеканалы) и интернет-коммуникации (прямая трансляция через веб-сайт, лента в Твиттере, общение через скайп, новостные порталы).

Основная задача пресс-конференции – это донести  своё сообщение до целевой аудитории  под нужным углом. Для этой цели нужно  выбрать правильные каналы связи. К примеру, государственные органы редко приглашают на свои пресс-конференции представителей оппозиционных СМИ, потому что те могут интерпретировать их послание некорректно. Кроме того, представители медиа должны пользоваться уважением и доверием широких масс, иначе доверие к их новостям также будет невысоким.

Основная цель любой пресс-конференции – это  распространение сообщения на максимальную аудиторию людей. Чем больше журналистов  освещает событие, тем лучше. С другой стороны, некоторые пресс-конференции проводятся для ограниченного числа СМИ, чтобы придать им оттенок элитарности. Процесс организации данного события очень трудный и предполагает длительную работу со всеми участниками мероприятия.

Благодаря пресс-конференции можно заявить о бизнес проектах или озвучить новости компании. Основными участниками мероприятия в этом случае становятся компетентные сотрудники или же само руководство компании.

Для проведения пресс-конференции необходимо определить повод для встречи с журналистами. Это могут быть итоги работы за год, какое-либо значительное событие в жизни организации, выигрышные для фирмы итоги анализа ситуации на рынке, освоение нового вида услуг или открытие нового объекта. Перед проведением пресс-конференции необходимо составить ёмкую формулировку, которая станет объявленной темой пресс-конференции. Информационный повод и тема – близкие понятия.²

При выборе дня  проведения пресс-конференции необходимо учесть несколько факторов:

• Нельзя назначать пресс-конференцию в тот день, когда происходят крупные события в регионе (они отвлекут массу журналистов);
• Необходимо избежать совпадения по времени и дате с официальными пресс-конференциями, которые проводят органы власти;
• Нежелательно также выбирать понедельник или пятницу.

Оптимальным временем для проведения пресс-конференции является интервал от 11 до 15 часов. Если проводить мероприятие позже, журналисты не успеют смонтировать материал и поместить в вечерние выпуски ТВ и радио.

Подготовка  пресс-конференции включает в себя 8 этапов (см. рис. 1).

Рис. 1. Этапы подготовки пресс-конференции

Рассмотрим  этапы подготовки пресс-конференции  подробнее.

1. Креативная (концептуальная) часть пресс-конференции

На этом этапе  делается упор на уникальность конференции, а именно:

• придумываются основные «фишки» мероприятия;
• планируется оригинальное оформление зала;
• планируются сувениры для журналистов в стилистике пресс-конференции и т.п.

Иными словами, целиком формируется концепция  мероприятия. При разработке уникальных фишек пресс-конференции обязательно учитываются рекомендации и пожелания ответственных за телевизионные СМИ, чтобы картинка для ТВ-камер смотрелась хорошо и понятно.

Рекомендуемый срок выполнения первого этапа – как минимум за 2 недели до мероприятия.

2. Подготовка  основных документов пресс-конференции

Основными документами  пресс-конференции являются:³

• Сценарий (где будут прописаны основные идеи мероприятия);
• Тайминг (в котором отражается примерное время каждого пункта сценария);
• Пресс-релиз акции и анонс пресс-конференции;
• Речь ведущего и спикеров пресс-конференции.

Рекомендуемый срок проведения второго этапа подготовки пресс-конференции – 1-2 недели до даты проведения мероприятия.

При подготовке пресс-релиза необходимо соблюдать  следующие правила:

1. Необходимо  проставить две даты (одна раскрывает время написания, другая говорит о времени, когда его следует обнародовать. Например: «для опубликования не раньше 15 марта»);

2. Необходимо  указать контактные данные (имя и телефон) человека, к которому можно обращаться с вопросами по проведению пресс-конференции;

3. Необходимо  придумать заголовок (хотя журналисты очень часто изменяют их);

4. Необходимо  печатать пресс-релиз на фирменном бланке организации;

5. Печатать пресс-релиз нужно черным цветом, используя шрифт «Таймс»;

6. Печатать пресс-релиз нужно только на одной стороне листа;

7. Необходимо  оставлять поля;

8. Печатать пресс-релиз нужно с двойным интервалом;

9. Если сообщение занимает больше одной страницы, внизу каждой страницы нужно поставить «далее», а в конце сообщения значки ###.⁴

3. Анонсы пресс-конференции

В фирменной  рассылке перед пресс-конференцией должно выйти как минимум 2 анонса предстоящего мероприятия, в которых  раскрывается уникальность и интересные подробности, указываются спикеры, место и время проведения пресс-конференции, даются контакты пресс-менеджера, занимающегося аккредитацией. Кроме этого, развёрнутые анонсы в прессе с правильным позиционированием позволят обеспечить приход журналистов на вашу пресс-конференцию.

Распространение анонсов рекомендуется проводить как минимум за 3 недели до мероприятия.

4. Техническое  оснащение пресс-конференции

Обязательной  частью данного этапа является осмотр площадки и проверка местного технического обеспечения и функционирования оборудования, необходимого для качественного  проведения пресс-конференции.

Элементами  технического оснащения пресс-конференции  являются:

• Свет;
• Звук;
• Необходимое количество микрофонов и их бесперебойное функционирование;
• Экраны;
• Достаточное количество стульев;
• Наличие комнаты (места) для эксклюзивных интервью;
• Работающие розетки;
• Маршруты движения;
• Расположение VIP- и пресс-зон;
• Охрана мероприятия и т.п.

Рекомендуемый срок проведения технического оснащения пресс-конференции – как минимум за 1 неделю до проведения мероприятия. При этом за 1 день до пресс-конференции необходимо осуществить контрольную проверку.

Кроме этого, четвёртый  этап подготовки пресс-конференции  подразумевает организацию фуршета.

5. Аккредитация

Приглашение журналистов  на пресс-конференцию начинается с  телефонного звонка, только после  этого высылается письменная информация. При приглашении журналистов рассылаются анонс, пресс-релиз и фотографии PR-объекта. Туда же следует приложить подробную информацию, как добраться до места проведения пресс-конференции, и план с указанием проезда на автомобиле с местом для парковки. Приглашение журналистов рекомендуется осуществить не позднее, чем за 5 дней до проведения пресс-конференции.⁵

Для удобства составляется структурированный список аккредитованных СМИ. Такой список оформляется в виде таблицы Microsoft Excel. Список должен быть составлен по алфавиту (отсортирован по фамилии или изданию). В нём должны быть отражены следующие данные:

• фамилия, имя журналиста;
• издание;
• контакты;
• отдельная колонка, в которой отражены договорённости по публикациям в прессе (анонсы, постфактумы и т.д.).⁶

На этапе аккредитации необходимо также помнить и о подготовке пресс-пакета, который должен содержать следующие материалы (в зависимости от ситуации может варьироваться):

• текст анонса, который высылался;
• пресс-релиз по теме пресс-конференции;
• анонс предстоящего события (если пресс-конференция проводится в преддверии его);
• цифры и факты (по необходимости);
• список спикеров с краткой информационной справкой;
• информационные материалы (фото/аудио/видео);
• визитка пресс-менеджера;
• программа пресс-конференции;
• ручка, блокнот, сувениры.

 

6. Распределение  функций

В день, накануне конференции, ответственный пресс-менеджер проводит общее собрание со всеми участниками  конференции со стороны организаторов. На собрании проговариваются сценарий пресс-конференции, дресс-код, распределяются обязанности каждого сотрудника, работающего на мероприятии, и время прихода на место проведения конференции. Здесь же назначается человек, который отвечает за работу с микрофонами. Ему даются чёткие указания на тему того, как и что делать (спрашивать, какое издание и какой вопрос, и т.д.). Также назначается человек, который будет контролировать месторасположение фотографов (они должны находиться не менее чем на 2 метра от спикеров). Список эксклюзивных интервью должен быть на руках задолго до начала конференции. Следует не забыть о таких мелочах, как таблички для спикеров с указанием ФИО и должностей, бейджах.⁷

7. Проведение  предварительных медиа-тренингов  с участниками пресс-конференции

На предварительных медиа-тренингах с участниками пресс-конференции отрабатывается пресс-релиз, позиционирование, умение говорить и отвечать на вопросы. Рекомендуется проводить медиа-тренинги, как минимум, с момента подписания пресс-релиза.

8. Репетиция  пресс-конференции

У всех участников мероприятия (руководства, спикеров, ответственного пресс-менеджера, технических людей и т.д.) во время репетиции должен быть актуальный план пресс-конференции. Как правило, такие «пробные мероприятия» позволяют найти слабые места в организации, после чего можно все отработать и исправить. Рекомендуемый срок проведения репетиции пресс-конференции – за 1,5-2 часа до начала пресс-конференции.