Пресс-конференция: порядок подготовки и проведения

Рассмотрим  основные правила проведения пресс-конференции.

На входе (во время аккредитации) в зал, где будет проводиться пресс-конференция, должно стоять, как минимум, 2 человека и отмечать в списках пришедших, спрашивать контакт и выдавать пресс-пакеты.

Группа, принимающая гостей, размещается за столом с надписью «Регистрация участников» у входа. На рисунке 2 схематично представлены функции группы.⁸

Рис. 2. Функции  группы, принимающей гостей пресс-конференции.

Для представителя  СМИ пресс-конференция начинается уже тогда, когда он отправляется по указанному в приглашении адресу. Понятно, что место встречи он непременно найдёт. Однако от того, как долго он будет искать, зависит настроение журналиста, которое, в свою очередь, может отразиться на характере материала. Необходимо изготовить указатели:

• объявления на входе в здание, где будет проходить пресс-конференция, с обозначением этажа и комнаты;
• стрелки с текстом «Пресс-конференция» внутри здания;
• таблички на двери пресс-конференционного помещения;
• указатели «Регистрация» на столе, где фиксируется прибытие журналистов;
• уместен указатель «Гардероб», особенно если он расположен не на виду.

Нагрудные указатели (бэйджи) с названием структуры, которая проводит пресс-конференцию, ФИО сотрудника должны иметь все организаторы, чтобы журналисты видели, к кому они могут обратиться по процедурным и другим вопросам. Не нужно вставлять в бэйдж визитку – слишком мелко, достаточно одного имени, но написанного крупно.

На пресс-конференции  обязательно должен присутствовать сотрудник с работающим диктофоном. Во время эксклюзивных интервью он должен находиться рядом с интервьюируемым. Если участников, у которых одновременно берут интервью, несколько, с каждым должен находиться сотрудник с диктофоном.

Перед началом  пресс-конференции (либо на аккредитации) необходимо чётко объяснить журналистам порядок проведения конференции (когда можно брать «эксклюзивы», фотографировать и т.д.).

На стол, за которым  будут сидеть участники пресс-конференции, необходимо поставить таблички. Фамилия, имя, отчество ньюсмейкеров должны быть указаны полностью, достаточно крупно и повторены на обратной стороне (чтобы он без труда смог найти своё место за столом). Не стоит указывать там же и прочие данные об этих уважаемых людях. Во-первых, этого все равно не будет видно. Во-вторых, имя придётся писать мельче. Таким образом, не будет видно уже вообще ничего.⁹

На стене  за столом участников целесообразно разместить логотип фирмы, в этом случае он с наибольшей вероятностью попадёт в поле зрения видеокамер. Даже если камер нет – его стоит повесить. Невнятная ксерокопия не годится, логотип нужно изготовьте на заказ и размером не меньше чем 40 х 60 см.

Желательно  каждого участника пресс-конференции обеспечить:

• Микрофоном;
• Бутылкой минеральной воды;
• Стаканом;
• Бумагой и ручкой для записей.

Важнейшими  действующими лицами на пресс-конференции  являются ньюсмейкер и ведущий. Первая роль предполагает ответственность за информацию, как таковую. Вторая – за процедуру ведения пресс-конференции. Ведущий приветствует собравшихся, представляет участников, регулирует поступление вопросов, следит за регламентом и, наконец, прерывает деловую часть, чтобы пригласить всех на фуршет. Часто на эту роль приглашают профессиональных актёров и свадебных заводил.

Можно ли затягивать открытие пресс-конференции? Да, отступление  от объявленного времени на 5-10 мин  допустимо и даже желательно. За этот период подтянутся опоздавшие. Однако разрыв продолжительностью более 15 минут чреват осложнениями: аудитория начинает раздражаться.¹⁰

Планируемая продолжительность пресс-конференции – 30-60 минут. К исходу часа внимание журналистов ослабевает, ощущение солидности постепенно утрачивается. Поэтому, даже если вопросы не иссякли, имеет смысл прекратить пресс-конференцию искусственно.

На пресс-конференции  необходима вступительная речь минут на 10 необходима. У неё скорее задача задать эмоциональную тональность, чем снабдить информацией. В этом смысле самой важной является первая минута выступления. То, как она прошла, определит ход всей пресс-конференции.

Первые фразы  называют «зачином». Зачином может служить обращение непосредственно к интересам собравшихся, оригинальная цитата, интересный факт, впечатляющая цифра, вопрос или цепочка вопросов, приём сопереживания («недавно я стал свидетелем такого разговора…», или «когда я шёл на сегодняшнюю пресс-конференцию...»), шутка или остроумное замечание. Другой беспроигрышный вариант – заговорить о своих чувствах по поводу сегодняшней встречи, этого события и т.п. Можно рассказать и анекдот. Но только по теме.

На рисунке 3 схематично представлены правила грамотного выступления не пресс-конференции.¹¹

Когда ведущий  говорит журналистам: «Спасибо и до свидания», пресс-конференция не заканчивается – журналисты, как правило, подходят к ньюсмейкеру, чтобы получить какую-либо дополнительную информацию. Даже в условиях отсутствия времени найдите возможность сказать настойчивому репортёру пару слов, а, в крайнем случае, дайте контактные телефоны для связи в перспективе.

После окончания  пресс-конференции нужно проанализировать успехи и ошибки, допущенные при  её проведении.

Рис. 3. Десять правил правильного выступления

Элементами  подведения итогов пресс-конференции являются:

1. Подготовка пост-фактума. Необходимо не забыть об этом важном пункте PR.

2. Размещение пост-фактумов и пресс-клиппинг по итогам пресс-конференции. Пресс-клиппинг – это анализ и контроль выходящих в СМИ материалов на определённую тему. Существует русский аналог данного понятия – отчёт. PR-специалист изготавливает пресс-клиппинг в печатном виде, собирая все вышедшие публикации в печатных и электронных СМИ, и, по возможности, прикладывает к нему аудиозапись радиосюжетов, и видеозапись телевизионных сюжетов. В современной PR-практике пресс-клиппинг – это действенный инструмент для оценки эффективности PR-кампаний и даёт представление о том, насколько результативны осуществлённые мероприятия для прессы.¹²

3. Корректировка документации по проекту (пресс-релизов, позиционирования) в соответствии с прошедшим мероприятием.

Идеальная пресс-конференция  должна «явить» собой выполнение следующих задач:

• максимальное количество развёрнутых анонсов с правильным позиционированием;
• создание и реализация запоминающейся «фишки» (уникальность);
• безупречно подготовленные с помощью предшествующих медиа-тренингов спикеры пресс-конференции (как минимум, знание пресс-релиза и позиционирования);
• освещение итогов пресс-конференции в СМИ в соответствии с развитием позиционирования.

Ниже приведены  десять основных правил проведения пресс-конференций:

1. Чёткое определение темы, цели и соответствующая подготовленность (статистические данные, графики). Содержательность и смысловая насыщенность изложения, исчерпывающая аргументация любой оценки, любого вывода.

2. Раздаточный  материал должен быть подготовлен  так, будто обо всем предстоящем  никто, никогда и ничего не  слышал. Чем проще терминология  и понятнее суть, тем легче  достигнуть рефлексии со стороны  журналистов.

3. Продумать «драматургию» хода пресс-конференции: кто что скажет, кто какую роль, какую партию и когда будет играть?

4. В меру доброжелательное приветствие журналистов. Представление участников и оглашение предлагаемого плана конференции.

5. Максимально короткие доклады и короткая демонстрация любого наглядного материала. Все снова и снова журналисты слышат новые заголовки для своих статей и сообщений.

6. Логически  последовательная аргументация. Избегать  противоречий

7. Запланировать  достаточно времени на вопросы журналистов.

8. Продолжительность  пресс-конференции – максимум 60 минут, после чего обеспечить возможность работы журналистов с отдельными участниками.

9. Не забывать, что журналисты не верят в  альтруизм. Поэтому не отрицать  своих собственных бизнес-интересов, но чётко и уверенно презентовать пользу идеи или продукта для третьих лиц. Лучший вариант, когда ясно видна выгода и для репрезентанта, и для широкой общественности одновременно.

10. Быть ровным  по отношении ко всем журналистам.  У журналистов обострено чувство несправедливости и собственного достоинства.

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Под пресс-конференцией понимают специальное мероприятие, предназначенное для осуществления  прямого устного контакта объекта PR с представителями СМИ.

Подготовка  пресс-конференции включает в себя 8 этапов: креативная (концептуальная) часть пресс-конференции; подготовка основных документов пресс-конференции; анонсы пресс-конференции; техническое оснащение пресс-конференции; аккредитация; распределение функций; проведение предварительных медиа-тренингов с участниками пресс-конференции; репетиция пресс-конференции.

На входе (во время аккредитации) в зал, где  будет проводиться пресс-конференция, должно стоять, как минимум, 2 человека и отмечать в списках пришедших, спрашивать контакт и выдавать пресс-пакеты.

Нагрудные указатели (бэйджи) с названием структуры, которая  проводит пресс-конференцию, ФИО сотрудника должны иметь все организаторы, чтобы  журналисты видели, к кому они могут  обратиться по процедурным и другим вопросам.

Перед началом  пресс-конференции (либо на аккредитации) необходимо чётко объяснить журналистам  порядок проведения конференции (когда  можно брать «эксклюзивы», фотографировать  и т.д.).

Важнейшими  действующими лицами на пресс-конференции  являются ньюсмейкер и ведущий. Первая роль предполагает ответственность за информацию, как таковую. Вторая – за процедуру ведения пресс-конференции.

После окончания  пресс-конференции нужно проанализировать успехи и ошибки, допущенные при  её проведении.

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Алексеева И., Гуляева Т. PR высокого полёта. Как сделать из топ-менеджера звезду. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2012.
2. Гандалас Р. Пресс-конференция - это серьёзнее, чем вы думаете! Опыт подготовки и проведения // «Рекламное Измерение». – 2008. - № 1 (78).
3. Горохова В.М., Гринберг Т.Э. Связи с общественностью: Теория, практика, коммуникационные стратегии. Учебное пособие для студентов вузов.- М.: Аспект-Пресс, 2011.
4. Гундарин М.В. Книга руководителя отдела PR. – СПб.: Питер, 2009.
5. Джефкинс Ф., Ядин Д. Паблик рилейшнз: Пер. с анг. под ред. Б.Л. Еремина - Уч. пос. для вузов. / Ф. Джефкинс, Д. Ядин. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009.
6. Киселёв А.Г. Теория и практика массовой информации. - М.: КноРус, 2009.
7. Кочеткова А. В., Скворцов Я. Л., Тарасов А. С., Филиппов В. Н. Теория и практика связей с общественностью: Учебник для вузов. 2-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2010.
8. Кузнецов В. Ф. Связи с общественностью: теория и технологии : учебник для вузов. - М.: Проспект, 2010.
9. Ляйнеманн Р., Байкальцева Е. Пресс-конференция. Игра по собственному сценарию. - М.: Гревцов Паблишер, 2012.
10. Просветов Г.И. Пиар. Учебно-практическое пособие. - М.: Альфа-Пресс, 2009.
11. Тульчинский Г. Л., учебное пособие,  «Pr В Сфере Культуры» Санкт-Петербург-Москва-Краснодар, 2011

¹ Кочеткова А. В., Скворцов Я. Л., Тарасов А. С., Филиппов В. Н. Теория и практика связей с общественностью: Учебник для вузов. 2-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2010.

² Горохова В.М., Гринберг Т.Э. Связи с общественностью: Теория, практика, коммуникационные стратегии. Учебное пособие для студентов вузов.- М.: Аспект-Пресс, 2011.

³ Алексеева И., Гуляева Т. PR высокого полёта. Как сделать из топ-менеджера звезду. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2012.

⁴ Гандалас Р. Пресс-конференция - это серьёзнее, чем вы думаете! Опыт подготовки и проведения // «Рекламное Измерение». – 2008. - № 1 (78).

⁵ Гундарин М.В. Книга руководителя отдела PR. – СПб.: Питер, 2009.

⁶ Гандалас Р. Пресс-конференция - это серьёзнее, чем вы думаете! Опыт подготовки и проведения // «Рекламное Измерение». – 2008. - № 1 (78).

⁷ Ляйнеманн Р., Байкальцева Е. Пресс-конференция. Игра по собственному сценарию. - М.: Гревцов Паблишер, 2012.

⁸ Гандалас Р. Пресс-конференция - это серьёзнее, чем вы думаете! Опыт подготовки и проведения // «Рекламное Измерение». – 2008. - № 1 (78).

⁹ Просветов Г.И. Пиар. Учебно-практическое пособие. - М.: Альфа-Пресс, 2009.

¹⁰ Гундарин М.В. Книга руководителя отдела PR. – СПб.: Питер, 2009.

¹¹ Гандалас Р. Пресс-конференция - это серьёзнее, чем вы думаете! Опыт подготовки и проведения // «Рекламное Измерение». – 2008. - № 1 (78).

¹² Джефкинс Ф., Ядин Д. Паблик рилейшнз: Пер. с анг. под ред. Б.Л. Еремина - Уч. пос. для вузов. / Ф. Джефкинс, Д. Ядин. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009.