Автоматизированная информационная система магазина

Содержание

 

Введение…………………………………………………………………………3

I. Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области………….5

1.2 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи……………………………………………………8

1.3 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи…10

1.4 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования…………………………………………………………………14

1.5 Информационная модель предметной области и ее описание………....16

II. Проектная часть

2.1 Постановка задачи…………………………………………………………20

2.2 Характеристика нормативно-справочной информации………………...…21

2.3 Характеристика входной оперативной информации……………………23

2.4 Характеристика результатной информации………………………………24

Заключение………………………………………………………………………26

Список использованной литературы…………………………………………28

Приложения………………………………………………………………….…29

 

Введение

 

Торговля – обширнейшая область предпринимательской деятельности и сфера приложения труда – получила в последние годы новые импульсы своего развития. От рядовых спекулятивных торговых операций и "челночно-палаточного бизнеса" многие предприниматели перешли уже к более высокой стадии торговой деятельности, организовав индивидуальные или коллективные предприятия. Менеджерам таких предприятий приходится ежедневно сталкиваться с множеством проблем организационного, экономического и финансового характера, которые приходится решать интуитивно, методом "проб и ошибок", приобретая постепенно практический опыт.

Торговля является одной  из крупнейших отраслей экономики любой страны как по объему деятельности, так и по численности занятого в ней персонала, а предприятия этой отрасли являются наиболее массовыми. Деятельность торговых предприятий связана с удовлетворением потребностей каждого человека, подвержена влиянию множества факторов и охватывает широкий спектр вопросов организационно-технологического, экономического и финансового характера, требующих повседневного решения. Динамическая конкурентная среда, новые условия ведения бизнеса предъявляют повышенные требования к организации управления на торговом предприятии.

Исходя из современных  требований, предъявляемых к качеству работы современных торговых предприятий, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизированного складского учета.

Компьютерный учет имеет  свои особенности и радикально отличается от обычного. Компьютер облегчает учет, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа хода торговой деятельности, необходимого для управления ею. Таким образом, при применении компьютера “количество переходит в качество”: увеличение скорости расчетов делает возможным качественное улучшение самой схемы построения торговли.

В данной работе проекте исследуется автоматизация учета продажи товаров на примере сети супермаркетов «Магнит».

Основой задачей данной проектируемой системы является учет и оперативное регулирование торговых операций, подготовки стандартных документов для внешней среды.

В первой главе контрольной работы рассматривается существующая на предприятии технология учета продаж товаров, дано обоснование использования вычислительной техники для решения этой задачи.

Во второй части контрольной работы приводится технология построения информационной системы «АИС торгового предприятия». Такая информационная система позволит избавить сотрудников от рутинной повседневной работы по выписке приходных и расходных накладных, автоматизация учетных операций позволит значительно сократить время на регистрацию прочих первичных документов и выходной отчетности.

Результаты выполнения хозяйственных операций регистрируются в соответствующих журналах. Автоматизация этих процессов позволит хранить информацию в одной базе, информация в которую вводится с помощью удобного интерфейса.

Практическая значимость контрольной работы - это возможность использования разработанной АИС торгового предприятия от небольших торговых точек до крупномасштабных супермаркетов, каковым и является магазин «Магнит».

 

I. Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая  характеристика предметной области

 

Розничная торговая сеть классифицируется по двум признакам: стационарности и  товарно-ассортиментному профилю. По первому признаку розничная торговая сеть разделяется на:

- стационарную (магазины);

- полустационарную (павильоны, палатки, ларьки, киоски);

- передвижную (развозная  и разносная).

По второму признаку розничная  торговая сеть разделяется на:

- смешанную (торгующую товарами одной или двух-трех групп или комплексов);

- специализированную (торгующую отдельными подгруппами и видами товаров);

- универсальную (торгующую всеми группами или продовольственных или непродовольственных товаров).

ОАО «Магнит» занимает 46 место в рейтинге «Эксперт-400» в 2007 году. Управляющая компания сети магазинов «Магнит» - ЗАО «Тандер», основана в 1994 г. как оптовый поставщик бытовой химии и косметики, а с 1997 г. приступила к освоению продовольственного сегмента рынка, став одним из пяти крупнейших дистрибьюторов в России. В 1998 году начата работа по развитию розничного рынка: открыт первый магазин самообслуживания. В течение года компания вышла на лидирующие позиции на юге России, после чего началось продвижение компании в другие регионы. В начале 2006 года была завершена реорганизация группы компаний «Магнит», в результате которой ОАО «Магнит» стало холдинговой компанией группы обществ, занимающихся розничной торговлей через сеть магазинов «Магнит». В этом же году компания начала развивать во всех городах России новый формат розничной торговли – федеральную сеть гипермаркетов «МАГНИТ».

Гипермаркет представляет собой  объект нового для каждого города формата: современная функциональная архитектура, просторная планировка, большая  и удобная парковка, продажа полного  набора товарного ассортимента для  всей семьи в одном месте, –  всё это сегодня остро востребовано на рынке услуг каждого города, где мы работают наши гипермаркеты или идет их строительство.

По состоянию на 31 декабря 2008 года были открыты 14 гипермаркетов.

Сейчас в строительстве  находится более 10 объектов. Торговая площадь гипермаркетов варьируется  от 2000 – 12 500 кв.м. Ассортимент насчитывает  до 15 000 наименований товаров, из которых  около 75% составляют продукты питания. Гипермаркеты размещаются в черте  города, что делает возможным их посещение не только автовладельцами.

ОАО «Магнит» является владельцем крупнейшей по числу магазинов и  территории их покрытия сети в России, что позволяет осуществлять закупки  на специальных условиях.

Большое внимание уделяется  сотрудничеству с местными производителями  и поставщиками, что позволяет  оперативно решать вопросы обеспечения  сетей магазинов свежими товарами местного производства.

Магазины компании предлагают покупателям оптимальный ассортимент ходовых товаров повседневного спроса по сниженным розничным ценам. Особое место в ассортименте занимает продукция под частной торговой маркой «Магнит», в настоящий момент насчитывающая более 500 наименований.

Приоритеты в формировании базового ассортимента у компании различны. Скажем, «Магнит» делает ставку на быстрооборачивающиеся товары повседневного спроса с раскрученными брэндами, немного товаров с ограниченным сроком хранения и самую популярную бытовую химию.

Магазины «Магнит» на сегодняшний день предлагает более 3000 наименований продукции, причем в разных магазинах данный ассортимент может немного отличаться. Основу (80%) составляют продукты питания, остальное – сопутствующие товары.

Около 50% товара, представленного  в сетях, приходит по дистрибутивным каналам и эксклюзивным договорам, что неудивительно, учитывая, что  все сети выросли из оптовых фирм. Данная политика, безусловно, влияет на ассортимент магазинов, поскольку  заключенные договора подразумевают  выполнение дистрибуторских планов. В результате колбасный отдел может быть представлен всего 2-3 производителями, что не совсем верно с точки зрения категорийного менеджмента.

Несмотря на стремление охватить все категории покупателей, налицо все же явная тенденция к привлечению в экономные магазины людей с высокими доходами, мотивируя их тем, что экономия еще никому не повредила.

«Магнит», продавая продукцию  под своей маркой по эксклюзивным дистрибьюторским договорам, держит цены, ниже которых товар не может быть никому другому доступен.

Магазин имеет несколько  секций, в которых реализуются  хлеб, мука, крупы, макаронные изделия, сахар, соль, кондитерские изделия, чай, кофе, пище концентраты, консервированная продукция, детское питание, колбасные  и рыбные изделия, плодовые соки, пиво и алкогольная продукция, составляющие его постоянный ассортимент. Магазин предлагает продукты питания только высокого качества и по доступным ценам. Принцип работы магазина - обеспечить возможность для покупателя быстро и выгодно приобрести широкий спектр продовольственных товаров.

В настоящее время магазин  вступила в период активной конкуренции  за рынки сбыта. Маркетинговую политику деятельности магазина на рынке можно определить как удержание и планомерное увеличение (за счет вытеснения конкурентов) доли занимаемой на рынке.

1.2 Обоснование необходимости  и цели использования вычислительной  техники для решения задачи

 

За последние двадцать лет значительно возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека, и процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. В настоящее время все предприятия испытывают настоятельную потребность в расширении аналитических работ, связанных с разработкой перспектив развития, комплексной оценкой эффективности применения различных форм хозяйствования, своевременной выработкой оперативных управленческих решений.

В компании ЗАО «Тендер» в розничной сети магазинов «Магнит» внедрена и автоматизированная система  управления товарными запасами, благодаря  чему повышается их оборачиваемость.

При помощи ЭВМ в магазине «МАГНИТ» автоматизирован учет поступления и продажи товаров, учет расчетов с поставщиками и покупателями, операций по расчетному счету, количественно-суммовой учет. В общем объеме учетных работ эти задачи имеют значительный удельный вес. Их автоматизация позволяет сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета. В памяти ЭВМ хранится и может быть выдана на печать детальная информация о количестве поступления и продажи конкретного товара по каждому документу в случае несовпадения величины запаса с данными машинного учета.

Исходной информацией  для учета являются первичные документы. При ручном учете, а также частичной автоматизации обработки информации каждое подразделение оптового предприятия (бухгалтерия, отдел закупок и продаж и др.) по существу одни и те же данные из первичных документов, на основе которых составляются отчетные и другие выходные документы бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Создание в каждом подразделении своей собственной информационной базы приводит к многократному дублированию информации, увеличению времени и стоимости ее обработки.

Главное назначение автоматизированной системы обработки информации (АСОИ) в данном случае – повысить эффективность выполнения основных функций бухгалтера, поскольку функционирование блока выписки документов связано с очень большим информационным потоком. Кроме того, АСОИ призвана улучшить оперативность принятия решений, повысить производительность труда, снизить количество вычислительных ошибок при помощи автоматизации процесса обработки информации, содействовать эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.

Целью АСОИ является создание единой информационной сети, позволяющей эффективно хранить, обрабатывать и информацию по учету складских операций и реализации продукции.

Сотрудники оптовых предприятий более половины рабочего времени затрачивают на выполнение многочисленных трудоемких учетно-технических операций обработки информации, связанных с оперативным учетом поступления, продажи и запасов товаров. Выполнение элементарных процедур обработки данных не требует специальных знаний. По мере роста объема информации доля таких работ возрастает. Это ведет к уменьшению времени на выполнение таких важных творческих работ, как изучение конъюнктуры торговли, определение потребности в товарах, контроль, анализ и регулирование поставок и запасов товаров и т.п.

Автоматизация оперативного управления торговыми процессами требует тщательной проработки состава переменной и постоянной информации. Данные, характеризующие, например, товары, оптовых покупателей (постоянная информация), должны обеспечить как автоматизацию обработки заказов, оперативного учета поступления и продажи товаров.