Автоматизированная информационная система по расчету заработной платы

Успешное функционирование человеко–машинных информационных систем и технологии определяет качество проектирования.

Проектирование имеет  целью обеспечить эффективное функционирование АИС и автоматизированных информационных технологии со специалистами, использующими  в сфере деятельности конкретного  экономического объекта ПЭВМ. Именно качественное проектирование обеспечивает создание такой системы, которая способна функционировать при постоянном совершенствовании ее технических, программных, информационных составляющих, то есть ее технологической основы, и расширять спектр реализуемых управленческих функции и объектов взаимодействия.

Основополагающие принципы создания АИС:

- принцип системности  является важнейшим при создании, функционировании и развитии  АИС. Он позволяет подойти к  исследуемому объекту как единому  целому; выявить на этой основе многообразные типы связей между структурными элементами, обеспечивающими целостность системы; установить направления производственно-хозяйственной деятельности системы и реализуемые ею конкретные функции.

- принцип развития  заключается в том, что АИС  создается с учетом возможности постоянного пополнения и обновления функции системы и видов ее обеспечений. АИС должна наращивать свой вычислительные мощности, оснащаться новыми техническими и программными средствами, быть способной постоянно расширять и обновлять круг задач и информационный фонд, создаваемый в виде системы баз данных.

- принцип совместимости  заключается в обеспечении способности  взаимодействия АИС различных  видов, уровней в процессе их  совместного функционирования. Реализация  этого принципа позволяет, обеспечит нормальное функционирование экономических объектов, повысить эффективность управления народным хозяйством и его звеньями.

- принцип стандартизации  и унификации заключается в  необходимости применения типовых,  унифицированных и стандартизированных элементов функционирования АИС.

- принцип эффективности  заключается в достижении рационального  соотношения между затратами  на создание АИС и целевым  эффектом, получаемым при ее функционировании.

Жизненный цикл – период создания и использования АИС, охватывающий ее различные состояния, начиная с момента возникновения необходимости в данной автоматизированной системе и заканчивая моментом ее полного выхода из употребления у пользователей.

Жизненный цикл АИС и  АИТ позволяет выделить четыре основные стадии: предпроектную, проектную, внедрение и функционирование. От качества проектировочных работ зависит эффективность функционирования системы. Поэтому каждая стадия проектирования разделяется на ряд этапов и предусматривает составление документации, отражающей результаты работы.

Основными работами, выполняемыми  на стадиях и этапах проектирования, можно считать:

Первая стадия – предпроектное  обследование:

1-й этап – сбор  материалов для проектирования  – формирование требований, изучение  объекта проектирования разработка и выбор варианта концепции системы;

2-й этап – анализ  материалов и формирование документации  – создание и утверждение технико-экономического  обоснования и технического задания  на проектирование системы на  основе анализа материалов обследования, собранных на первом этапе.

Вторая стадия – проектирование:

1-й этап – техническое  проектирование где ведется поиск  наиболее рациональных проектных  решении по всем аспектам разработки, создаются и описываются все  компоненты системы, а результаты  работы отражаются в техническом проекте;

2-й этап – рабочее  проектирование, в процессе которого  осуществляется разработка и  доводка программ, корректировка  структуры баз данных, создание  документации на поставку, установку  технических средств и инструкции  по эксплуатации, подготовка для каждого пользователя системы обширного инструкционного материала.

Третья стадия – ввод системы в действие: 

1-й этап – подготовка  к внедрению – установка и  ввод в эксплуатацию технических  средств, загрузка баз данных  и опытная эксплуатация программы, обучение персонала;

2-й этап – проведение  опытных испытаний всех компонентов  системы перед передачей в  промышленную эксплуатацию, обучение  персонала;

3-й этап – сдача  в промышленную эксплуатацию.

Четвертая стадия – промышленная эксплуатация – кроме повседневного функционирования включает сопровождение программных средств и всего проекта, оперативное обслуживание и администрирование баз данных.

На первом этапе формирования информационной системы происходит создание технического задания.

Техническое задание на систему разрабатывается заказчиком при непосредственном участии разработчика.

Техническое задание  – документ, утвержденный в соответствующем  порядке, определяющий цели, требования и основные исходные данные, необходимые  для разработки аналитической информационной системы и содержащий предварительную оценку эффективности системы.

Утвержденное техническое  задание является документом, которым  разработчики руководствуются на всех этапах создания системы. Изменения, вносимые в техническое задание, должны согласовываться с заказчиком и разработчиком вместе. При разработке технического задания следует:

- установить общую  цель создания ЭИС;

- разработать и обосновать  требования к информационным  подсистемам;

- разработать и обосновать  требования к информационной базе, программному обеспечению;

- определить этапы  создания системы и сроки их  выполнения

- провести предварительный  расчет затрат на создание  системы и определить уровень  экономической эффективности.

При утверждении технического задания разрабатывается график работы и производится полный расчет затрат на разработку системы.

Основным для разработки технического проекта является техническое  задание. На предприятиях, организациях средних и больших размеров, т.е. с персоналом более полста человек, руководителю затруднительно контролировать работу всего персонала и, в частности, своевременно выявлять причину нарушения работы. Автоматизация производства обеспечивает ускорение обработки информации, обмена данными, увеличение качества работы.

Высокие темпы развития порождают определенные трудности, существенно возрастает роль информации производства. Повышенные требования предъявляются к учетным системам, возникает необходимость построения высокоинтегрированной информационной структуры по принципу единого информационного пространства.

Руководство компании должно обладать всей полнотой оперативной  информации о деятельности предприятия, определять наиболее рентабельные виды продукции, гибко управлять имеющимися финансовыми ресурсами, осуществлять непрерывное планирование и бюджетирование. Важно, чтобы ИС предприятия была максимально оптимизирована, учтена специфика производства.

В любой компании всегда существует множество групп пользователей  учетной информации. Среди персонала  компании это не только бухгалтеры, но и работники плановых и финансовых служб, линейные менеджеры, и, конечно же, руководство компании. Все сети решают разные задачи и соответственно предъявляют различные требования качеству, степени, точности, оперативности и аналитичности учетной и отчетной информации. У внешних пользователей (акционеров, госорганов, инвесторов, кредиторов) также есть свои требования к отчетности.

Очень часто развитие учетной системы  компании происходит стихийно, не успевая за развитием  бизнеса, расширением спектра предъявляемых к ней требований. Это  отражается в ошибках, запаздывании информации, повышенных налоговых и финансовых рисках и, в конечном итоге, финансовых потерях.

Внедрение новой информационно-аналитической  системы могут дать определенные результаты, такие как:

- сбор фактических  данных для менеджмента, сопоставляемых  с показателями планирования  и бюджетирования;

- эффективную взаимосвязь  между натуральными, стоимостными  и финансовыми учетными показателями;

- ускорение закрытия  учетного периода и подготовки финансовой отчетности;

- повышение капитализации  компании и снижение стоимости  привлечения инвестиций за счет  роста уровня корпоративного  управления;

- сокращение расходов  на подготовку отчетности;

• можно получить представление не только о прошлых (финансовых) показателях компании, но и о том, как формируется потенциал ее будущего, т.е. стратегического роста.

1.3 Методы и  этапы разработки автоматизированных  информационных систем.

На сегодня существования  нескольких методов построения автоматизированных информационных систем (АИС), среди которых можно выделить следующие:

Метод "снизу-вверх".

Менталитет российских программистов сформировался именно в крупных вычислительных центрах (ВЦ), основной целью которых было не создание тиражируемых продуктов, а обслуживание сотрудников конкретного учреждения. Этот подход во многом сохранялся и при автоматизации и сегодня. В условиях постоянно изменяющихся законодательства, правил ведения производственной, финансово-хозяйственной деятельности и бухгалтерского учета руководителю удобно иметь рядом посредника между спущенной сверху новой инструкцией и компьютером.

Создавая свои отделы и управления автоматизации, предприятия  и банки пытались обустроиться своими силами. Однако периодическое "перетряхивание" инструкций, сложности, связанные с разными представлениями пользователей об одних и тех же данных, непрерывная работа программистов по удовлетворению все новых и новых пожеланий отдельных работников и как следствие - недовольство руководителей своими программистами несколько остудило пыл как тех, так и других. Итак, первый подход сводился к проектированию "снизу-вверх". В этом случае, при наличии квалифицированного штата программистов, вполне сносно были автоматизированы отдельные, важные с точки зрения руководства рабочие места. Общая же картина "автоматизированного предприятия" просматривалась недостаточно хорошо, особенно в перспективе.

Метод "сверху-вниз".

Быстрый рост числа акционерных  и частных предприятий и банков позволил некоторым компаниям увидеть  здесь будущий рынок и инвестировать средства в создание программного аппарата для этого растущего рынка. Из всего спектра проблем разработчики выделили наиболее заметные: автоматизацию ведения бухгалтерского аналитического учета и технологических процессов (для банков это в основном - расчетно-кассовое обслуживание, для промышленных предприятий - автоматизация процессов проектирования и производства, имеется в виду не конкретных станков и т.п., а информационных потоков). Учитывая тот факт, что ядром АИС безусловно является аппарат, обеспечивающий автоматизированное ведение аналитического учета, большинство фирм начали с детальной проработки данной проблемы. Системы были спроектированы "сверху", т.е. в предположении, что одна программа должна удовлетворять потребности всех пользователей.

Сама идея использования "одной программы для всех" резко ограничила возможности разработчиков  в структуре информационных множеств базы данных, использовании вариантов  экранных форм, алгоритмов расчета  и, следовательно, лишила возможности принципиально расширить круг решаемых задач - автоматизировать повседневную деятельность каждого работника. Заложенные "сверху" жесткие рамки ("общие для всех") ограничивали возможности таких систем по ведению глубокого, часто специфического аналитического и производственно - технологического учета. Работники проводили эту работу вручную, а результаты вводили в компьютер. При этом интерфейс каждого рабочего места не мог быть определен функциями, возложенными на пользователя, и принятой технологией работы. Стало очевидно, что следует изменить идеологию построения АИС.

Принципы "дуализма" и многокомпонентности.

Развитие банковских структур, предприятий, фирм, увеличение числа филиалов, рост количества клиентов, необходимость повышения качества обслуживания предъявляли к автоматизированным системам новые требования. Новый подход к проектированию АИС заключается в сбалансированном сочетании двух предыдущих.

Задача проектирования АИС предприятий или государственных  служб очень сложна, т.к. характер обрабатываемой информации еще более разнороден и сложно формализуем. Однако здесь можно выделить основную модель работы - это работа "от кода проекта". В общем случае код проекта имеет определенную разрядность, порядок (т.е. конкретная группа цифро-буквенного обозначения характеризует какой либо объект и уровень его взаимосвязи с другими объектами). Причем конкретная часть кода характеризует технологические, конструкторские, финансовые и др. документы. Все это регламентируется соответствующими ГОСТами, поэтому может быть формализовано. При этом модульный подход к реализации АИС в этом случае еще более важен.

Реализация принципа дуализма неизбежно также требовала  построения АИС предприятий нового поколения в виде программных  модулей, органически связанных  между собой, но в то же время способных работать и автономно.

Такая многокомпонентная  система обеспечивала соблюдение основополагающего  принципа построения автоматизированных информационных систем - отсутствия дублирования ввода исходных данных. Информация по операциям, проведенным с применением одного из компонентов системы, могла быть использована любым другим ее компонентом. Модульность построения АИС нового поколения и принцип одноразового ввода дают возможность гибко варьировать конфигурацией этих систем.