Автоматизированная система учета кадров на предприятии малого бизнеса

 

Работает по договору об оказании услуг с организациями:

1. ООО «Чайковская Управляющая компания»
2. ООО «Тепловодомер»
3. ООО «Городская УК»

Организационная структура предприятия

Руководство предприятием осуществляет Директор, ему подчинены структурные  подразделения, определяющие производственную деятельность:

Бухгалтерия исполняет следующие функции:

• учет договоров
• учет затрат на приобретение материалов и оборудования;
• расчет заработной платы сотрудников;
• предоставление налоговой и финансовой отчетности;
• выдача денежных средств под отчет сотрудникам предприятия
• учет сотрудников
• ведение кадровой документации (кадровые, производственные приказы и акты)
• перечисление денежных средств через ИС «Интернет-банк»
• учет табеля рабочего времени
• составление штатного расписания на год

Отдел обслуживания осуществляет:

• контроль работоспособности компьютерной и оргтехники
• мониторинг состояния ПО
• курьерское обслуживание
• отслеживание состояния и ремонт инвентаря
• обеспечение расходными материалами бухгалтерию и производственный отдел.

К функциям производственного отдела относятся:

1. координированием рабочего персонала, а именно:

• дворники
• уборщики служебных помещений
• рабочие мусоропровода

2. контроль за исполнением условий трудового договора
3. выдача инвентаря и спецодежды
4. ведение табеля учета рабочего времени
5. контроль общего состояния здоровья рабочего
6. инструктаж по охране труда и технике безопасности
7. ведение карточек по выдаче спецодежды и инвентаря

На основании вышеизложенного построена организационная схема (Приложение А).

В рамках работы рассматривается деятельность бухгалтерии.

 

1.2 Характеристика  объекта автоматизации

Общие сведения о деятельности бухгалтерии

Объектом автоматизации  является процесс учета кадрового состава на предприятии малого бизнеса ООО «Коммунальщик».

Местонахождение: Россия, Пермский край, город Чайковский, улица  Азина, дом 11, офис 8. Предприятие имеет печать со своим наименованием, фирменный знак (символику), расчетный и иные счета в учреждениях банков.

Основными видами деятельности ООО «Коммунальщик» являются: благоустройство и содержание мест общего пользования.

Численность сотрудников  – 73 человека.

Возглавляет предприятие  директор. Он является единоличным исполнительно-распорядительным лицом Общества, который возглавляет дирекцию, представляет во вне интересы Общества и действует от его имени без доверенности. В компетенцию директора входит совершение всякого рода сделок; выдача доверенностей; утверждение структуры, штатного расписания, должностных инструкций сотрудников предприятия, подписание приказов и указаний, обязательных для исполнения всеми работниками.

Трудовые отношения работников регулируются действующим трудовым законодательством, коллективным трудовым договором, правилами внутреннего  трудового распорядка, должностными инструкциями работников.

Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные  обязанности работников и квалификационные требования к ним закреплены и  регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность  работников.

Подразделением, курирующим документирование трудовых правоотношений, на предприятии является бухгалтерия.

На предприятии ООО «Коммунальщик» бухгалтерия ведет деятельность по 2 направлениям:

1. Кадровое дело
2. Бухгалтерское дело

 

Кадровое дело:

На основе анализа предприятия  можно выделить основные функции  кадрового дела бухгалтерии:

• Разработка текущих и перспективных планов комплектования фирмы кадрами с учетом изменения состава работающих в связи с внедрением новой техники и технологии, механизации и автоматизации производственных процессов, а также пуском новых производственных объектов.
• Анализ состава, деловых и других качеств специалистов фирмы с целью их рациональной расстановки, подбора кадров на замещение должностей, входящих в номенклатуру руководителя фирмы, создание соответствующих условий для творческой деятельности, повышения образовательного и классификационного уровня.
• Контроль за расстановкой и использованием кадров рабочих и служащих, руководящих работников и специалистов.
• Оформление приема, перевода и увольнения сотрудников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководства.
• Учет личного состава, ведение установленной документации по кадрам.
• Подготовка материалов для представления сотрудников к поощрениям и награждениям.
• Контроль за исполнением постановлений, приказов и распоряжений по вопросам работы с кадрами.
• Осуществление систематического контроля и инструктажа работников по учету кадров.
• Изучение движения кадров, причин текучести кадров, разработка мероприятий по их устранению.
• Организация контроля над состоянием трудовой дисциплины в подразделениях и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.

Бухгалтерское дело: в рамках работы бухгалтерское дело не рассматривается.

 

Состав  и функции бухгалтерии

Предприятие ООО «Коммунальщик» возникло из подразделения МУП «ЖЭУ-3»  еще в 1997 году, с того времени кадровый состав претерпел большие изменения: отдел бухгалтерии, кадровый состав которого составлял 5 человек, из них 1 главный бухгалтер и 2 бухгалтера по расчетам, сократился в виду введения нового вида деятельности. На данных момент в отделе бухгалтерии остался  один сотрудник, который выполняет  функции кадрового отдела и бухгалтерии.

Функции бухгалтерии:

• учет договоров
• учет затрат на приобретение материалов и оборудования;
• расчет заработной платы сотрудников;
• предоставление налоговой и финансовой отчетности;
• выдача денежных средств под отчет сотрудникам предприятия
• учет сотрудников
• ведение кадровой документации (кадровые, производственные приказы и акты)
• перечисление денежных средств через ИС «Интернет-банк»
• учет табеля рабочего времени
• составление штатного расписания на год

На основании вышеизложенных данных с помощью CASE – средства BPwin v 4.1 была построена модель бизнес-процессов “as is” IDEF0 (Приложение Б).

Инструментальные средства

С поставленной задачей бухгалтер  справляется с помощью  ИС «1С: Предприятие» (ведение бухгалтерской  отчетности), ИС «СБИС++» (система электронной  отчетности), ИС «Интернет-банк SberSign» (система удаленного управления счетами), ИС «Гарант» (система информационной поддержки), но порой даже этого не достаточно, необходима система ведения архива по карточкам сотрудников, а так же возможность генерировать разнообразные документы, которые в данный момент набираются вручную.

На рабочем месте бухгалтера установлена ПЭВМ следующей конфигурации:

• Процессор Intel Core 2 Duo 2100МГц
• Тип оперативной памяти  DDR2 SDRAM
• Оперативная память  2Гб
• Видеоконтроллер Встроенный Intel GMA X4500
• Жесткие диски SATA 250Гбайт 7200 об/Мин
• Сетевой адаптер Встроенный, 10/100/1000 Мбит
• Разъемы внешних устройств VGA, RJ45, 4 x USB 2.0, COM, LPT, 2 x PS/2
• Источник питания  350 Вт
• Оптический привод DVD+RW
• Операционная система  Microsoft Windows XP

 

Входные данные

Во время устройства на работу сотрудник предоставляет  о себе следующую информацию:

• Паспорт;
• ИНН;
• СНИЛС;
• Номер карточки лицевого счета зарплатного проекта (если таковая имеется);
• Трудовую книжку;
• Адреса по прописке и факту с указанием типов адресных объектов;
• Национальность;
• Военный билет/Приписное (для военнообязанных);
• Данные документа об образовании.

Для ведения учета сотрудников  бухгалтерия нуждается в системе  классификации рабочих, для этого  формируются данные из предоставленных  документов.

Входные данные представляют собой совокупность документов сотрудников, заявлений, а так же акты и приказы  от директора. Так же возможно, что  входными данными могут являться:

• служебные записки;
• объяснительные;
• выговоры;
• письма из органов соцстраха и статистики, а так же налоговой службы
• заявления
• больничные листы
• приказы
• договора

Оперативные данные

В ходе учета и анализа  сотрудников выявляются необходимые  оперативные данные, которые можно  разбить на группы.

• Кадровые приказы;
• Производственные приказы;
• Исполнительные приказы;
• Служебные записки;
• Акты выполненных работ;
• Акты нарушения трудовой дисциплины;
• Должностные инструкции и Журналы по ТБ и ОТ;
• Личные карточки работников;

 

Выходные  документы

На протяжении работы по учету сотрудников формируются  различные выходные документы:

• Кадровые приказы;
• Производственные приказы;
• Исполнительные приказы;
• Служебные записки;
• Приказы о зачислении в штат;
• Производственные характеристики;
• Штатное расписание;
• Списки и отчеты;
• Табеля и ведомости;
• Отчеты о проделанной работе.

 В результате исследования информационных потоков была построена DFD модель (приложение Г).

 

1.3 Обоснование разработки системы управления деятельностью бухгалтерии

На сегодняшний день на многих предприятиях остро стоит  проблема автоматизации деятельности бухгалтерии. Зачастую деятельность бухгалтерии автоматизированная система выполняет только частично. Это замедляет работу, и бухгалтерского дела, и кадрового дела, когда бухгалтерия и отдел кадров совмещены в одном отделе.

Разработка АС учета кадров вполне осуществима, так как на многих предприятиях подобные системы в отделе кадров успешно работают. Предприятие ООО «Коммунальщик» принципиально ничем не отличается от других подобных предприятий.

Внедрение данной системы  позволит:

– повысить производительность труда (в несколько раз);

– повысить качество и достоверность  кадрового учета;

– перейти от учета к  анализу кадров предприятия;

– привести кадровый учет предприятия  в порядок и в соответствие с законодательными документами.

Некоторые задачи (особенно отчетность) вместо нескольких недель можно будет решать в несколько  минут. Снизится количество ошибок пользователей  в связи с тем, что функции  контроля возлагаются на программу. Повысится обоснованность принимаемых  руководством решений на основе отчетов  отдела кадров, так как повысится  достоверность и полнота кадрового  учета.

Таким образом, бухгалтер, используя АС, будет отвечать за достоверность информации, проводить анализ, будет своевременно снабжать отчетами все внутренние и внешние отделы предприятия, а также производить изменение необходимых справочников.

Проектируемая АС повысит степень достоверности информации, скорость обучения пользователя средней категории, скорость получения необходимой информации.