Автоматизированные информационные технологии в офисе

Коллективная работа

Во многих организациях работа над  документами ведется целыми коллективами. В состав Word входят ряд функций, направленных на облегчение процесса управления коллективной обработкой документов. В документы Word могут быть включены текстовые и речевые комментарии; Word позволяет синхронизировать различные версии и варианты документов и направлять документы группе рецензентов по маршруту. Кроме того, имеется возможность вставлять комментарии рецензентов в Web-страницы и планировать конференции средствами Microsoft NetMeeting.

Интеграция

Word поддерживает разработанный  Microsoft механизм связывания и внедрения  объектов OLE, что обеспечивает возможность  разделения данных и функций  с любыми программами, для которых реализована поддержка OLE. Являясь частью Microsoft Office, Word может использовать данные совместно с Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access и Microsoft Outlook, а также с Microsoft Internet Explorer. Вот несколько примеров такого использования:

Переход к Web-странице внутри документа Word (для выполнения этой операции в  качестве Web-браузера запускается Internet Explorer).

Просмотр создаваемых в Word Web-страниц  с использованием Internet Explorer.

Вставка таблиц Excel в документы Word и их автоматическое обновление при изменении данных в Excel.

Вставка полей Access в документы Word и  их автоматическое обновление при изменении  данных в Access.

Использование адресов, хранящихся в  базе данных Access, для создания бланков  писем в Word.

Использование тем форматирования Web-страниц в формах Access.

Использование единых словарей для  проверки орфографии в Word, Excel, PowerPoint, Outlook и Access, благодаря чему слова, добавленные  в единый пользовательский словарь, становятся доступными всем приложениям Office.

Передача документов по электронной  почте непосредственно из Word на основе определенного в Outlook почтового профиля.

Вставка слайдов или наборов  слайдов PowerPoint в документы Word.

Настройка параметров

Параметры Word могут быть настроены в соответствии с любыми конкретными требованиями рабочей среды. Например, имеется возможность выполнять следующие настройки:

Создавать, изменять или удалять  меню, команды меню, панели инструментов и кнопки панелей инструментов.

Скрывать, перемещать и организовывать панели инструментов.

Создавать или изменять горячие  клавиши для любой операции Word.

Создавать или изменять шаблоны, на основе которых создается новые  документы.

Выбирать и изменять язык для  проверки орфографии и грамматики в Word.

Изменять язык интерфейса Word.

Выбирать в качестве единиц измерения Word дюймы, сантиметры, пункты или пики.

Добавлять новые шрифты.

Автоматизация

И, наконец, Word располагает богатейшим набором средств автоматизации  создания документов. Выше уже были упомянуты функции автозамены и автотекста, однако это еще далеко не все. Функция автоформата позволяет выполнять форматирование текста по мере набора, например, автоматически создавать маркированные и нумерованные списки или заменять Web-адреса действующими гипертекстовыми ссылками. Адаптивные меню и панели инструментов перемещают наиболее часто используемые команды в более доступные места, что облегчает доступ к ним. А мастера упрощают процедуру создания писем, бюллетеней, Web-страниц и прочих типов документов.

В Word 2002 компания Microsoft реализовала  десятки новых функций. Некоторые  из них направлены на облегчение работы администраторов вычислительных сетей, которые должны контролировать работу большого количества пользователей Word, однако большая часть новых функций призвана улучшить условия работы индивидуальных пользователей.

Установка

Ряд нововведений, реализованных в  функции установки Word, облегчает  работу индивидуальных пользователей:

Функции автоматизации установки Intelligent Install. Office 2003 автоматически определяет оптимальный характер установки на основании состава уже установленного и используемого программного обеспечения.

Установка по необходимости. Word не устанавливает  каждый отдельно взятый шаблон, тему или  другой файл, — вместо этого Word устанавливает лишь некоторые файлы и предлагает установить тот или иной компонент, когда в нем возникает необходимость. Эта возможность позволяет получить значительную экономию дискового пространства.

Мастер профилей Office. Эта новая  программа сохраняет пользовательские настройки и позволяет создавать или восстанавливать их по мере необходимости. Такая возможность особенно полезна при переходе на другой компьютер в сети или переносе Word на портативный компьютера.

Самодиагностика и восстановление

Теперь Word и приложения Office могут автоматически проверять входящие в их состав файлы на наличие сбоев и восстанавливать их. Эти функции реализуются средствами следующих мастеров и команд:

Мастер настройки Office автоматически  выявляет наличие ошибок при запуске Word и позволяет исправить их. Он производит проверку на наличие поврежденных данных в реестре и файлах, выявляет недостающие файлы, необходимые для работы приложений Office, и другие неполадки. После этого мастер сообщает, где можно отыскать необходимые файлы, если требуется их установка.

Мастер очистки Office выявляет файлы  предыдущих версий Office и позволяет  удалить все эти файлы.

Команда меню Справка (Help) «Найти и  устранить» выявляет проблемы, связанные  с файлами, не являющимися необходимыми для функционирования Word, такими как файлы шрифтов и шаблонов.

Теперь разработчики макросов могут  использовать цифровые подписи для  идентификации своих макросов, что  предотвратит отображение предупреждения о наличии макросов при открытии документа.

Повышение производительности

Word предоставляет ряд новых функций,  призванных повысить производительность  работы пользователя:

В новых окнах диалога для  открытия и сохранения документов отображается на 50% больше файлов, чем в предыдущих версиях Word. Новая панель адресов позволяет осуществлять доступ к наиболее часто используемым папкам посредством одного щелчка; на ней имеется значок «Журнал» (History), позволяющий получить доступ к 20-50 документам, с которыми работал пользователь. Новая кнопка «Назад» (Back), аналогичная кнопке Web-браузера, позволяет перейти к последнему файлу, с которым велась работа.

В меню и на панелях инструментов при первом запуске программы  теперь отображается только наиболее часто используемые команды. Word автоматически  добавляет команды и кнопки в рабочий набор и удаляет их в зависимости от интенсивности их использования.

В панели задач Windows теперь отображается отдельные кнопки для каждого  открытого в Word документа, что позволяет  переходить к требуемому документу  как при помощи меню «Окно» (Windows), так и используя панель задач.

Скрытие и отображение помощника Office значительно упрощенно. Теперь помощник не имеет отдельного окна (он просто отображается на экране) и  при желании может быть полностью  отключен.

Теперь в буфер обмена могут быть помещены десятки различных элементов. Новая панель инструментов «Буфер обмена» (Clipboard) отображает содержимое буфера и позволяет вставлять хранящиеся в нем элементы как по отдельности, так и группами.

Новые параметры окна диалога «Печать» (Print) позволяет Word автоматически изменять масштаб документа для печати нескольких страниц документа на одном листе или при использовании бумаги нестандартных размеров.

Редактирование и форматирование

Передовые функции редактирования и форматирования Word постоянно совершенствуются. В число новых функций входят следующие:

Новая функция свободного ввода  может быть использована в режимах  разметки страницы и Web-документа для  задания или изменения позиций  табуляции и выравнивания текста посредством двойного щелчка на любой свободной строке документа. Например, если дважды щелкнуть мышью у правого края пустой строки, Word будет выравнивать вводимый текст по правому краю.

Теперь Word позволяет создавать  вложенные и перемещаемые таблицы, располагать таблицы рядом и создавать встроенные строки заголовков таблиц. Кроме того, команда «Нарисовать таблицу» (Table) позволяет начертить таблицу вокруг набранного текста.

Функция автозамены, направленная на повышение производительности; работы, теперь использует для выявления и исправления слов с орфографическими ошибками пользовательский словарь.

Расширенный орфографический словарь  снижает количество неверно распознаваемых орфографических ошибок.

Графика

Библиотека предопределенных картинок теперь имеет интерфейс, сходный  с интерфейсом Web-браузера, и дополнена новыми рисунками, звуками и анимированными клипами! В процессе редактирования документа окно библиотеки может оставаться открытым; имеется возможность изменять размеры окна и перетаскивать картинки в документ. Кроме того, библиотека имеет встроенную функцию поиска. Эта функция позволяет, например, выбрать картинку, имеющую отношение к финансам, и выполнить поиск сходных картинок. Имеется также возможность создания пользовательских категорий картинок, звуков и аннотированных клипов.

Коллективная работа

Компания Microsoft интегрировала свои последние разработки в области  коллективной работы в Word другие приложения Office. Можно, например, планировать и  участвовать в конференциях NetMeeting в процессе работы в Word или использовать Word для создания и управления сетевыми конференциями на базе Web-документов. Имеется также возможность выбора и включения требуемой электронной подписи в создаваемые средствами Word сообщения электронной почты.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

 

 

Автоматизированные информационные технологии систем электронного документооборота организуют свою деятельность так, что используются в качестве инструмента для решения проблем. Автоматизация офиса призвана для оснащения коммуникации персонала. Используясь совместно, коммуникации, обеспечивают автоматизацию управленческого труда. Это  необходимо для быстрого и правильного выполнения поставленных задач, чтобы сократить или удалить дублирование действий, чтобы создать центры ответственности, чтобы обеспечить стабильность. Информационные системы должны поддерживать эти цели. Они обеспечивают определенные преимущества, перед конкурентами автоматизируя операции внутри системы и улучшая качество или поставку конечного продукта организации. Преимущества проявляются в поддержке операционного контроля,  управленческого контроля и в стратегическом планировании.

Также информационные системы улучшают качество продукта, расширяя его документальную базу и сервис. Используя глобальную компьютерную сеть Интернет, руководители способны получать и обмениваться оперативной информацией, а также проводить различного рода исследования.

Все большее число организаций  используют в учете современные  средства вычислительной техники и  самое разнообразное программное  обеспечение. Каждый пользователь может выбрать программное обеспечение, соответствующее потребностям и возможностям предприятия.

В комплексных информационных системах важно то, что они увязывают  в единое целое все информационные потоки предприятия, хранят всю информацию в единой базе. Благодаря этому существенно снижается трудоемкость выполнения многих процедур.

Комплексные информационные системы  высвобождают творческий потенциал  специалистов, позволяют планировать  материальные, финансовые и трудовые ресурсы, получать информацию, которую без использования подобных систем невозможно.

Таким образом, использование  автоматизированных информационных технологий систем электронного документооборота - залог успешной управленческой деятельности и документационного  обеспечения управленческой деятельности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

 

 

Информатика. Учебник, под ред. Макаровой  Н.В. М.: Финансы статистика, 2003, 768 с, ил.

 Научные основы организации  управления и построения  АСУ  / Под ред. В. Л. Бройдо, В.  С. Крылова. - М.: Высшая школа, 2001

Пономарева К.В., Кузьмин Л.Г. Информационное обеспечение АСУ - М.: Высшая школа, 2002

Суханов А.П. Информация и прогресс. - Новосибирск: Наука, 1999.

Чарльз Рабин. Эффективная работа с Microsoft Word.- СПб: Питер, 2000.- 725с.

Справочная система Microsoft Office.

«Компьютерная газета» статья Сергея и Марины Бондаренко, http://www.3domen.com

Леонтьев В.П. Персональный компьютер. Карманный справочник. –  М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2004. -928.: ил.

 

9.Автоматизированные информационные  технологии в экономике: Учебник/ Под ред. Г. А.Титоренко – М.: ЮНИТИ, 2000.- 400с.