Введение в ACCESS

Выделение содержимого  поля целиком 

Нажать F2 или двойной  клик 

Замена значения новым 

Выделить поле целиком  и ввести новое 

Замена из предыдущего  поля 

Ctrl+’(апостроф) 

Замена значением  по умолчанию 

Ctrl+Alt + пробел 

Вставка разрыва  строки (текст, Мемо) 

Ctrl+Enter 

Сохранение тек  строки 

Shift+Enter или переход  к другой строке 

Вставка текущей  даты 

Ctrl+;(точка с запятой) 

Вставка текущего времени 

Ctrl+:(двоеточие ) 

Добавление новой  записи 

Ctrl++(плюс) 

Удаление записи 

Ctrl+-(минус) 

Переключение кнопок опций 

Пробел 

Отмена изменений  тек записи 

Esc или кнопка отмены 

  

  
 

  

  

  

Поля, которые нельзя редактировать 

  

Существуют поля, которые нельзя редактировать Типы таких полей 

Поля типа Счетчик (AutoNumber) 

Access автоматически  поддерживает поля типа Счетчик  (AutoNumber), вычисляя их значения  при создании каждой новой  записи. Поле этого типа можно  использовать в качестве первичного  ключа 

Вычисляемые поля 

Access создает эти  поля в формах или запросах, но на самом деле они не  сохраняются в таблице 

Блокированные или  отключенные поля 

Чтобы запретить  ввод в заданные поля, можно соответствующим  образом определить их свойства в  форме 

Поля в многопользовательских  блокированных записях 

Редактировать поля в записи, которая блокирована  другим пользователем, невозможно 
 

  

  

Отмена действий 

  

Иногда кнопка Отмена (Undo), находящаяся на панели инструментов, недоступна, и ею нельзя воспользоваться. Но только вы начнете редактировать  запись, она станет доступной, и вы сможете с ее помощью отменить ввод элементов текущее поле. Для  отмены операций применяется также  клавиша <Esc>. Ее нажатие отменяет операцию изменения значения-или  поля. Дважды нажав клавишу <Esc>, вы отмените изменения для всей текущей  записи. 

  

Команда Правка->Отменить (Edit->Undo) также используется для  отмены операций, причем имя команды  изменяется в зависимости от отменяемого  действия.

Правка->Отмена невозможна  

(Edit->Can't Undo) 

Последнее действие не допускает отмены 

Правка->Отменить ввод  

(Edit->Undo Typing) 

Отменяет последнее  изменение данных 

Правка->Восстановить текущее поле/ запись  

(Edit->Undo Current Field/Record) 

Отменяет последнее  изменение в текущем поле и  все изменения в текущей записи 

Правка->Восстановить запись  

(Edit->Undo Saved Record) 

Отменяет все изменения  в последней сохраненной записи 
 

  

Для отмены изменения  значения в поле выберите команду  Правка->Отменить ввод (Edit->Undo Typing) или  воспользуйтесь кнопкой Отмена (Undo), расположенной на панели инструментов. После перехода в другое поле изменения, внесенные в предыдущее поле, можно  отменить с помощью команды Правка->Восстановить текущее поле/запись (Edit->Undo Current Field/Record) или кнопки Отмена (Undo). Отменить все  изменения для текущей записи, которая не была сохранена, можно  с помощью команды Правка->Восстановить текущее поле/запись (Edit->Undo Current Field/Record). После сохранения записи внесенные  в нее изменения можно отменить, выбрав команду Правка->Восстановить запись (Edit->Undo Saved Record). Однако после  редактирования следующей записи эти  изменения уже нельзя будет отменить. 

  

Копирование и вставка  значений 

  

Копирование или  удаление данных в буфер выполняет  сама система Microsoft Windows 95/NT, а не какая-то особая функция Access. Скопированное  или удаленное  в в буфер  значение можно вставить в другое поле или запись с помощью команды  Правка->Вставить (Edit->Paste) или кнопки  Вставить из буфера (Paste), расположенной  на панели инструментов. Операции удаления в буфер, копирования и вставки  из буфера используются для обмена данными как между различными Windows-приложениями, так и внутри самой Access. С помощью этого метода можно  копировать целые записи в другие таблицы или даже в другие базы данных, а также обмениваться данными  с программами Microsoft Word и Excel. 

  

Замена значений 

  

Команда меню Правка->Заменить (Edit->Replace) позволяет осуществить  поиск и замену по образцу. После  выбора этой команды или нажатия  клавиш <Ctrl+H> на экране появится диалоговое окно, 

Это диалоговое окно очень похоже на то, которое появляется после выбора команды Правка->Найти (Edit->Find). Только, помимо текстового поля Образец (Find What), в нем есть еще  поле Заменить на (Replace With). Поиск начинается при  нажатии клавиши <Enter>. Найдя  значение по образцу. Access выделяет его. Для замены этого значения щелкните на кнопке  Заменить (Replace). А чтобы  сразу заменить все значения, щелкните на кнопке Заменить все (Replace All). 

  

Добавление новых  записей 

  

Для добавления записи в режиме таблицы поместите курсор в последнюю строку (туда, где  маркер записи имеет вид звездочки) и введите новую запись Для  перехода к новой записи можно  выбрать команду  

Вставка->Запись ->Record), щелкнуть на кнопке Новая запись (New Record), расположенной на панели инструментов, воспользоваться кнопками перемещения  или командой Правка->Перейти->Новая  запись  

(Edit->GoTo->New). Можно  также перейти к последней  записи и нажать клавишу < | > югда необходимо добавить  несколько новых записей, а  существующие записи сделать  временно невидимыми Команда  меню  

Записи->Ввод данных (Records->Data Entry) позволит на время очистить экран от всех записей, и тогда  можно  без помех отредактировать  новые записи. Для восстановления всех записей выберите команду  

Записи->удалить  фильтр (Records->Remove Filter/Sort) 

  

Удааление записей 

  

Чтобы удалить произвольное количество записей, выделите их и нажмите  клавишу <Delete> или выберите команду  Правка->Удалить (Edit->Delete) Для удаления одной записи поместите курсор в  любое ее поле и выберите команду  Правка->Удалить запись (Edit->Delete Record) При удалении записи появляется диалоговое окно, с помощью которого нужно  подтвердить удаление  Если вы щелкнете на кнопке Да (Yes), то записи будут удалены, а если на к Нет (No), все останется  без изменений 

Стандартной установкой для/этого диалогового окна является выбор кнопки Да (Yes) Поэтому при  нажатии клавиши <Enter> записи будут  автоматически удалены. Но если этим способом вы удалите записи по ошибке, то восстановить их будет уже невозможно. 

Для выделения смежных (т е. соседних) записей щелкните на маркере первой записи и перетащите указатель мыши ну, направленную вправо) к последней из тех записей, которые  нужно выделить 

  

Добавление, изменение  и удаление столбцов 

  

Возможность добавления, удаления и переименования столбцов в режиме таблицы в Access 97 таит в  себе некоторую опасность. Дело в  том, что эти операции изменяют структуру  данных Как вам известно, при внесении изменений в режиме-конструктор (Table Design) изменяется базовая структура  данных Однако в режиме таблицы вы можете даже не осознать всех последствий  внесенных изменений Поэтому, создавая базы данных для других пользователей, следует принять меры, чтобы они  не могли вносить в режиме таблицы  изменения. 

  

Удаление столбца  в режиме таблицы 

  

Для удаления столбца  в режиме таблицы выделите его  и нажмите клавишу <Delete> или  выберите команду Правка-удалить  столбец (Edrt^Delete Column) При этом появится диалоговое окно, в котором нужно  подтвердить удаление всех данных из этого столбца, а также самого поля из структуры таблицы Но имейте в виду, что если это поле используется в форме ввода данных или в  отчете, то в случае его удаления вы будете получать сообщение об ошибке всякий раз когда какой-либо объект будет обращаться к имени этого  поля 

  

Добавление столбца  в режиме таблицы 

  

Для добавления нового столбца в режиме таблицы выберите команду Вставка^Столбец (Insert^Column), и  в результате справа от столбца, в  котором находится курсор, будет  создан столбец с заголовком Поле1 (Field'1). Затем в записи этого столбца  вы сможете ввести новые данные. 

При добавлении нового столбца структура таблицы изменяется (т.е. в нее добавляется новое  поле). При сохранении таблицы Access определяет свойства добавленного поля на основании  введенных в него значении. 

  

  

  

  

Изменение имени  поля(заголовка столбца) 

  

При добавлении нового столбца желательно перед сохранением  таблицы изменить его заголовок. Для этого нужно дважды щелкнуть на нем и внести необходимые изменения. При сохранении таблицы этот заголовок  будет использован в качестве имени поля в структуре таблицы. 

Изменяя заголовок  столбца, вы изменяете и имя поля в таблице. И если оно используется в формах, отчетах, запросах, макросах или модулях, то эти объекты не будут работать до тех пор, пока вы не внесете в них соответствующие  исправления. Этот способ изменения  имени поля чреват неприятными последствиями, поэтому желательно, чтобы его  применяли только опытные пользователи. 

  

Отображение записей 

  

При добавлении или  изменении записей можно пользоваться как мышью, так и командами  меню. С помощью команд меню Формат (Format) или мыши можно изменить порядок  следования полей, скрыть и закрепить  столбцы, изменить высоту строки и ширину столбца, выбрать другой шрифт и  даже отобразить или удалить линии  сетки. 

  

Изменение порядка  следования полей 

  

По умолчанию Access отображает поля в режиме таблицы  в том же порядке, что и в  таблице или запросе. Однако иногда нужно разместить некоторые поля рядом, чтобы легче было анализировать  содержащиеся в них данные. Чтобы  изменить порядок расположения полей, выберите столбец  и перетащите его  на новое место. 

Выбирать и перетаскивать  столбцы можно по одному или целыми группами. Допустим, вы хотите, чтобы  поля Name  располагался в начале таблицы. Для этого выполните следующие  действия. 

1. Поместите указатель  мыши на имя поля (столбца) Name (он  примет форму направленной вниз  стрелки). 

2. Нажмите кнопку  мыши и удерживайте ее в  этом положении. В результате  будет выделен весь столбец  Name. Отпустите кнопку. 

3.Снова щелкните  кнопкой мыши на имени одного  из столбцов и удерживайте  ее в нажатом положении; указатель  примет вид стрелки с рамкой.  

Перетащите этот столбец к левой границе таблицы. Отпустите кнопку мыши, и столбец  переместятся к началу таблицы. 

Таким образом можно  перемещать одно или несколько выбранных  полей влево, вправо или даже за пределы  правой !вой границы окна. 

Перемещение полей  в режиме таблицы не вызывает изменений  в структуре таблицы. 

  

Изменение ширины поля 

  

Чтобы изменить ширину поля (т.е. столбца), нужно задать ее либо в диалоговом окне (где она  определяется количеством символов), либо перетаскивая правую границу заголовка  столбца (при этом указатель мыши примет вид крестика с двунаправленной  стрелкой).