Информационные системы

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. АНАЛИЗ ПРИМЕНЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОБРАЗОВАНИИ

1.1 Информационные системы управления  в образовании

1.2 Описание документооборота института  и кафедры

1.3 Анализ технологии документооборота  на основе диаграмм SADT (IDEF0)

1.4 Обоснование проектных решений  по видам обеспечения

ГЛАВА 2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА КАФЕДРЕ

2.1 Информационно-логическая модель  предметной области на основе  ER

2.2 Разработка базы данных на  основе даталогического моделирования в среде MS Access

2.3 Функционально-структурная схема  автоматизированной системы документооборота кафедры

2.4 Реализация программных модулей  системы

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Актуальность темы. Период перехода к информационному обществу сопровождается информатизацией образования, которое основано на новых технологиях: в процесс хранения и обработки информации внедряются автоматизированные системы, основной частью которых являются новые информационные технологии.

Документооборот любой кафедры высшего учебного заведения является одним из наиболее трудоемких процессов, требующий значительных трудовых и временных затрат. При этом важно учитывать, что наличие в полном объеме правильно разработанных документов является одним из важнейших показателей успешной работы кафедры в целом. Контрольные мероприятия министерства образования, связанные с лицензированием и аккредитацией учебного заведения, включают, в первую очередь, проверку состояния документации его кафедр.

Основную  нагрузку по поддержке процессов  кафедры, связанных с документооборотом, несут на себе методист кафедры и  заведующий. Как правило, каждый документ хранится на кафедре в двух формах: электронной – виде компьютерного файла на жестком диске компьютера кафедры и на бумажном носителе в распечатанном виде, сброшюрованном в конкретную папку документов в соответствии с принятой классификацией. При этом, число таких папок существенно, а количество хранящихся документов, как минимум, на порядок больше.

Несмотря  на строгую классификацию, поиск  документов представляет собой некоторые  сложности. Причем, это касается и  поиска электронных копий документов. Поиск же определенных разделов в документе представляет собой еще более трудоемкую задачу. Особенно усложняется анализ и поиск информации в других источниках, имеющих логические и информационные связи с текущим документом.

Наиболее  эффективным способом решения перечисленных  проблем является разработка информационной системы, основанной на реляционной базе данных документов кафедры, которая автоматически поддерживает логические связи и целостность данных, что существенно снижает вероятность ошибок при анализе информации, содержащейся в документах и разработке новых документов на основе имеющейся информации.

В соответствии с темой дипломная работа изучает  вопросы автоматизации процессов, связанных с документооборотом кафедры информатики нашего института, что обуславливает ее актуальность.

Степень разработанности темы. В настоящее время тема документооборота учебных заведений разработана в значительной степени. Однако, документооборот кафедры, как правило, входит в единую систему управления информацией всего учебного заведения (ИСУ ВУЗ) как один из его элементов. Очевидно, разработка подобных систем для решения автономных задач кафедры крупными организациями не считается целесообразной. В результате, небольшие учебные заведения с числом студентов 1 – 2 человек, остаются вообще без систем электронного документооборота кафедр и других подразделений. Это позволяет сделать вывод о том, что степень разработанности темы нельзя считать полной и, соответственно имеет смысл продолжить исследования в этой области.

Целью данной работы является разработка информационной системы для автоматизации процесса документооборота кафедры информатики вуза.

Задачи работы. Для достижения обозначенной цели в рамках дипломной работы требуется решить ряд задач:

• раскрыть информационный и функциональный анализ предметной области;
• обосновать выбор проектных решений;
• разработать информационные модели для адекватного описания информационных объектов предметной области;
• разработать функционально-структурную схему проектируемой системы на основе выполненного функционального анализа;
• разработать структуру и проектирование базы данных;
• разработать программные модули информационной системы.

Объектом работы является процесс документооборота кафедры информатики института.

Предметом работы является автоматизированная информационная система для автоматизации документооборота кафедры информатики Нижнекамского муниципального института.

В ходе проведения исследований в рамках дипломной  работы применялись различные информационные методы, в том числе, методы:

• структурного анализа и проектирования SADT, в частности IDEF0;
• информационного анализа на основе диаграмм «сущность-связь» (ER-диаграмм);
• функционального анализа, основанные на требованиях ГОСТ 19.701-90;
• даталогического проектирования реляционных моделей баз данных;
• моделирования и пр.

Эмпирические источники. Эмпирические источники информации для решения задач дипломной работы включают в себя данные преддипломной практики, а также опубликованные работы других авторов, на которые в тексте данной работы имеются ссылки.

Апробация результатов исследования. Основные теоретические положения и выводы были представлены на заседании кафедры информатики Нижнекамского муниципального института и на межрегиональной студенческой научно-практической конференции «Актуальные проблемы современного российского общества и роль образования в их разрешении» (13 мая 2010 г., НМИ).

Научная и практическая ценность работы. Научная ценность работы состоит в результатах, полученных при проведении теоретических исследований на первом этапе работы, в том числе с использованием литературных источников. Практическая ценность работы заключается в разработке успешно функционирующей информационной системы для автоматизации документооборота кафедры информатики нашего института.

Положение, выносимое на защиту: при использовании информационной системы, процесс документооборота кафедры информатики института, станет более эффективным.

Структура работы. Дипломная работа состоит из введения, двух глав, которые подразделяются на параграфы, заключения, списка литературы и приложений. Работа изложена на 61 странице, включает 7 таблиц и 14 рисунков. Библиографический список состоит из 52 источников.

 

ГЛАВА 1. АНАЛИЗ ПРИМЕНЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОБРАЗОВАНИИ

 

1. Информационные системы управления в образовании

 

В условиях информатизации всех сфер жизни общества приоритетное значение имеет использование  информационных и телекоммуникационных технологий в сфере образования. Информатизация образования имеет  два направления: внедрение информационных технологий непосредственно в процесс  обучения и информатизация системы  управления образованием. В условиях модернизации системы образования, обновления содержания, методов и  форм организации учебного процесса в число приоритетных направлений создания образовательной информационной среды входит совершенствование управления образованием на основе информационных технологий.

Информационная  система – взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели [19, с. 127].

Процессы, обеспечивающие работу информационной системы любого назначения состоят  из следующих блоков:

1. ввод информации из внешних или внутренних источников;
2. обработка входной информации и представление ее в удобном виде;
3. вывод информации для представления пользователям или передачи в другую систему;
4. обратная связь – это информация, переработанная людьми данного учебного учреждения для коррекции входной информации [21, с. 2].

Центральным ядром информационной системы управления, с помощью которого осуществляется ее автоматизация, является ЭВМ. Возможны два способа взаимодействия между ЭВМ, объектом и органом управления.

В первом случае ЭВМ используется, как правило, для решения отдельных периодически повторяющихся трудоемких задач. Сбор информации ведется вручную, так же осуществляется и подготовка документов с управляющими воздействиями. Подобная система может быть названа системой обработки данных. Обращение пользователей к системам обработки данных чаще всего приводит к обновлению информации; вывод информации может вовсе отсутствовать или представлять собой результат программной обработки хранимых сведений, а не сами сведения.

Во втором случае основная информация о состоянии  управляемого объекта собирается автоматически  машиной. ЭВМ перерабатывает поступающую информацию и в том или ином виде готовит выходную документацию, после чего выносится решение о воздействии на объект.

В автоматизированных системах управления выдаваемая выходная документация может быть представлена в виде:

• переработанной, упорядоченной совокупности сведений об управляемом объекте. На основании их человек (или группа людей) принимает решение о характере воздействия на объект. Это свойственно системе обработки данных, но не собственно автоматизированной системе;
• совокупности рекомендаций (вариантов решения) относительно характера воздействия на управляемый объект. Окончательное решение в данном случае принимает человек. Такая реализация наиболее типична для автоматизированных систем управления [33, с. 4].

Информационная  система управления определяется следующими свойствами:

1. любая информационная система может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем;
2. информационная система является динамичной и развивающейся;
3. при построении информационной системы необходимо использовать системный подход;
4. информационную систему следует воспринимать как человеко-компьютерную систему обработки информации.

Внедрение информационных систем может способствовать:

• обеспечению достоверности информации;
• освобождению пользователей от рутинной работы за счет ее автоматизации;
• совершенствованию структуры потоков информации и системы документооборота в учреждении;
• замене бумажных носителей данных на электронные, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объемов документов на бумаге;
• получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т.д. [24, с. 87].

В отечественной  системе образования первые информационные системы управления создавались еще в 60-е годы.

Можно выделить следующие уровни управленческой деятельности с использованием ЭВМ в системе образования:

1. управление обучением и развитием отдельного учащегося;
2. управление учебным процессом в рамках одного учебного заведения;
3. управление работой группы родственных учебных заведений;
4. управление учебными заведениями по территориальному принципу;
5. управление системой народного образования страны.

На первом уровне задачи управления совпадают  в значительной мере с задачами обучения с помощью компьютеров [46, с. 3].

На втором уровне реальные успехи достигнуты, прежде всего, в вузах. С одной стороны, государственное высшее учебное  заведение достаточно велико по контингенту учащихся и преподавателей и имеет достаточно большую материальную базу для того, чтобы использование компьютеров в управлении было экономически оправдано, с другой - в вузах, особенно технических, существуют достаточно профессионально подготовленные кадры для решения проблемы информатизации управления. При этом преследуются следующие цели:

• повышение качества подготовки специалистов за счет совершенствования управления со стороны ректората, деканатов, кафедр;
• повышение качества учебной, учебно-методической, научно-исследовательской деятельности на основе оперативной информации;
• повышение эффективности в разработке учебных планов и программ, составление расписания занятий, других видов аудиторной и внеаудиторной работы [2, с. 102].