Информационные системы

• организует и проводит на современном уровне учебную и учебно-методическую работу, в том числе разрабатывает учебные планы, тематику и программы курсов и семинаров, курсовых и дипломных работ и проектов, устанавливает все формы проведения занятий, соотношение между лекционными, практическими и лабораторными занятиями, распределяет учебные поручения, организует контроль за учебой студентов;
• формирует планы научных исследований, организует их проведение и осуществляет контроль выполнения;
• организует и контролирует повышение квалификации и переподготовку преподавателей и сотрудников кафедры;
• способствует распространению научных знаний и осуществляет культурно-просветительскую деятельность среди населения;
• вносит на рассмотрение Ученого совета института предложения о кандидатурах на замещение должностей, на представление к ученым и почетным званиям;
• осуществляет иную деятельность, предусмотренную настоящим Уставом НМИ и действующим законодательством [41, с. 12].

Огромное  количество различных служебных  документов возникающих в процессе деятельности кафедры требует правильного  распределения. Исполненные документы подшиваются в дела, при необходимости их нахождения, существует классификатор, которым является номенклатура дел.

В номенклатуре дел кафедры указано 17 наименований и 35 дополнительных папок. Нумерация в номенклатуре дел состоит из индекса структурного подразделения, например кафедра информатики – 25 и номера дела, например 25-01 – «Копии приказов и распоряжений ректора и проректоров общие». Пример номенклатуры дел кафедры показан в приложении A.

1.3 Анализ технологии документооборота  на основе диаграмм SADT (IDEF0)

При проектировании информационных систем во всем мире принято  преимущественно использовать технологии структурного анализа и проектирования SADT. Применение этой технологии предусматривает построение семейных диаграмм IDEF0, IDEF1, IDEF1X, IDEF2 и т.д. Анализ информационной системы документооборота проводится с помощью диаграммы IDEF0.

При создании новых систем IDEF0 можно  использовать сначала для задания  требований к системе и ее функциям, а затем для разработки собственно системы, которая соответствует заданным требованиям и исполняет заданные функции. При работе с существующими системами с помощью IDEF0 можно анализировать выполняемые системой функции и документировать механизмы (средства), которыми это достигается [47, с. 163].

Результатом применения IDEF0 является модель. Модель состоит из диаграмм, текста и словаря  терминов, имеющих перекрестные ссылки друг на друга [48, с. 84]. Диаграммы – основной компонент модели. Все функции и взаимодействия отображаются на диаграммах в виде прямоугольников (функции) и стрелок (взаимодействия).

Целью разрабатываемой  модели является «Определить действия для качественного документооборота кафедры».

Диаграмма самого верхнего уровня называется А-0 модель «Документооборот кафедры» представлена на рисунке 2.

На данной диаграмме один блок «Документооборот кафедры» и 9 дуг, входящих в блок и исходящих из него. Расположение дуг относительно блока не случайно. Каждая сторона блока имеет вполне определенное назначение: левая сторона блока предназначена для входов (материал или информация, которые используются или преобразуются для получения результата), верхняя – для управления (правила, стратегии, стандарты); правая – для выходов (материал или информация, получаемые в результате выполнения процесса), нижняя – для механизмов (ресурсы, которые выполняют процесс). Такое обозначение отражает определенные принципы активности: входы преобразуются в выходы, управления ограничивают или предписывают условия выполнения, исполнители описывают, за счет чего выполняются преобразования [14, с. 378]. Так, в данном случае «Документы структурных подразделений института» посредством действий «Методиста кафедры» и « Технических средств» должны преобразоваться в «Планы, отчеты и протоколы заседаний», «Семестровые и 5-летние планы», «Документы по группам, сотрудникам». Управляющую роль здесь выполняет «Устав НМИ», «ГОС ВПО», «Требования к оформлению документов в НМИ».

Обобщающая  диаграмма верхнего уровня является в своем роде уникальной, поскольку  содержит один единственный блок. Все  остальные диаграммы IDEF0 – модели обычно содержат от 3 до 6 блоков, при этом каждая такая диаграмма должна детализировать некоторый блок уже имеющейся в модели диаграммы [44, с. 112]. Диаграмма А0, детализирует блок «Документооборот кафедры» обобщающей диаграммы А-0 (рисунок 3).

На диаграмме  А0 уже присутствуют 3 блока: «Получение документов», «Регистрация документов», «Текущая работа с документами» (рисунок 3). Блоки на IDEF0-диаграмме размещаются в порядке важности и пронумерованы в соответствии с порядком их доминирования. На диаграмме А0 – это номера А1, А2, А3.

Диаграмма А0 является диаграммой-потомком по отношению  к диаграмме А-0, а диаграмма  А-0, в свою очередь, является родительской диаграммой для А0. Для стыковки диаграммы-потомка с родительской диаграммой используются те же дуги входов, дуги выходов и дуги механизмов. Никаких других входов, выходов, дуг управления или механизмов на диаграмме А0, кроме тех, что присутствовали на А-0, появиться не может [34, с. 124].

Из диаграммы  А0 видно как реализованы связи  между блоками. По отношению к  диаграмме А0 могут в дальнейшем появиться 3 диаграммы-потомка А1, А2, А3 каждая из которых будет детализировать блок с таким названием.

Исходя  из цели модели, заданной на начальном  этапе проектирования, проведем, детализацию  блока «Текущая работа с документами» получим следующую диаграмму.

На рисунке 4, диаграмма А3 «Текущая работа с  документами», детализирующая блок А3 диаграммы А0. На данной диаграмме 3 блока: «Добавление документа» – блок А3-1, «Просмотр и редактирование» – блок А3-2, «Печать документа» – блок А3-3. Таким образом, имеется одна дуга входа: – «Открытие БД»; три дуги управления: «Требования к БД», «ГОС ВПО, «Устав НМИ»»; одна дуга выхода: «Документы для кафедры» и две дуги механизмов: «Методист кафедры» и «Технические средства».

Анализ, проведенный с помощью диаграммы IDEF0, позволяет определить основные операции, которые имеют в документообороте кафедры. Это позволит на последующих этапах работы над автоматизированной системой определить основные функции, которые будет необходимо реализовать. Описание процессов проектирования на основе выполненного анализа приводится в главе 2.

1.4 Обоснование  проектных решений по видам  обеспечения 

Автоматизированные системы  в образовании в качестве составных  элементов включают: техническое, информационное, программное, технологическое, организационное обеспечения.

Техническим обеспечением информационных систем называется комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Комплекс  технических средств составляют:

• компьютеры;
• устройства передачи данных и линии связи;
• оргтехника и устройства автоматизированного съема информации;
• устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации [9, с. 367].

Процесс автоматизации поставленной задачи требует выбора, необходимого технического обеспечения. Необходим компьютер для работы в основном с офисными приложениями (электронными таблицами, текстовым редактором, базами данных), то выбираем системный блок с процессором, производительность которого является достаточной, для решения поставленных задач.

При решении  поставленной задачи необходимо постоянно  выводить на печать, копировать и сканировать  большое количество документов. Выбирая  принтер, ксерокс и сканер надо учитывать, чтобы были высокая скорость печати, надежность и удобство эксплуатации при относительно низкой цене [42, с. 198].

Клавиатура, мышь и монитор необходимы для  полноценной работы с системой и  ее визуальными компонентами. Их технические  характеристики не критичны.

Постановке  задаче удовлетворяет компьютер  со следующими характеристиками:

Таблица 1

Состав и основные характеристики ПЭВМ

Для связи  с файловым сервером БД необходимо наличие сетевой платы. Наиболее распространенным типом сетевых  плат является Ethernet. Количество локальных пользователей – как правило, не превышает двух десятков. Количество обращений к серверу происходит по мере необходимости пользователя. Объем передаваемой информации одному пользователю зависит от параметров запроса пользователя и может достигаться нескольких Мб. Сервисной программой на сервере передается по сети бинарный файл, полученный с контроллера, он достигает несколько Кб. С технологией файл-сервер реализуемой в создаваемой системе будет загрузка сети, при которой желательно использовать сетевые платы в 100 Мбит/с [51, с. 64].

В информационных системах одним из основных форм обеспечения  является информационное обеспечение. Информационное обеспечение – это совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в учреждении, а также методологии построения баз данных [40, с. 364].

Основным  способом реализации информационного  обеспечения является подсистема управления базами данных. База данных (БД), в соответствии с определением – именованная совокупность данных, отражающая состояние объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области. Система управления базами данных (СУБД) – совокупность языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и совместного использования БД многими пользователями [5, с. 597].

Информационное обеспечение ИС является средством для решения следующих задач:

• однозначного и экономичного представления информации в системе (на основе кодирования объектов);
• организации процедур анализа и обработки информации с учетом характера связей между объектами (на основе классификации объектов);
• организации взаимодействия пользователей с системой (на основе экранных форм ввода-вывода данных);
• обеспечения эффективного использования информации в контуре управления деятельностью объекта автоматизации (на основе унифицированной системы документации).

Информационное обеспечение ИС включает два комплекса: внемашинное информационное обеспечение (классификаторы технико-экономической информации, документы, методические инструктивные материалы) и внутримашинное информационное обеспечение (макеты/экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода результатной информации) [18, с. 496].

К информационному обеспечению  предъявляются следующие общие  требования:

• информационное обеспечение должно быть достаточным для поддержания всех автоматизируемых функций объекта;
• для кодирования информации должны использоваться принятые классификаторы;
• для кодирования входной и выходной информации, которая используется на высшем уровне управления, должны быть использованы классификаторы этого уровня;
• должна быть обеспечена совместимость с информационным обеспечением систем, взаимодействующих с разрабатываемой системой;
• в информационной системе должны быть предусмотрены средства контроля входной и результатной информации, обновления данных в информационных массивах, контроля целостности информационной базы, защиты от несанкционированного доступа [15, с. 92].

Данные, сформированные в информационные массивы, образуют информационную базу данных, которая используется для решения  поставленной задачи. Для эффективного доступа к базе, необходимо определить модель логической структуры базы данных.

Существует  три модели логической структуры  базы данных (по способу установления связей между данными): иерархическая, сетевая и реляционная. В проектируемом варианте выбирается реляционная модель, так как она является простейшей и наиболее привычной формой представления данных в виде таблицы. Строка таблицы эквивалентна записи файла базы данных, а колонка – полю записи. Доступ к элементу данных осуществляется посредством связи требуемой строки (записи) с требуемой колонкой (полем). Достоинство реляционной модели данных заключается в простоте, понятности и удобстве физической реализации на ЭВМ. Именно простота и понятность для пользователя явились основной причиной их широкого использования.