Информационные системы. структура и назначение

1-й этап - обследование  всех функциональных подразделений  фирмы с целью: 

• понять специфику и структуру ее деятельности;
• построить схему информационных потоков;
• проанализировать существующую систему документооборота;
• определить информационные объекты и соответствующий состав реквизитов (параметров, характеристик), описывающих их свойства и назначение.

2-й этап - построение концептуальной  информационно-логической модели  данных для обследованной на 1-м  этапе сферы деятельности. В этой  модели должны быть установлены  и оптимизированы все связи  между объектами и их реквизитами.  Информационно-логическая модель  является фундаментом, на котором  будет создана база данных.

• ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией;
• выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков;
• совершенствование системы документооборота;
• наличие и использование системы классификации и кодирования;
• владение методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации;
• создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения.

Техническое обеспечение - комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы

Комплекс технических  средств составляют:

• компьютеры любых моделей;
• устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;
• устройства передачи данных и линий связи;
• оргтехника и устройства автоматического съема информации;
• эксплуатационные материалы и др.

Документацией оформляются  предварительный выбор технических  средств, организация их эксплуатации, технологический процесс обработки  данных, технологическое оснащение. Документацию можно условно разделить  на три группы:

• общесистемную, включающую государственные и отраслевые стандарты по техническому обеспечению;
• специализированную, содержащую комплекс методик по всем этапам разработки технического обеспечения;
• нормативно-справочную, используемую при выполнении расчетов по техническому обеспечению.

К настоящему времени сложились  две основные формы организации  технического обеспечения (формы использования  технических средств): централизованная и частично или полностью децентрализованная.

Централизованное техническое  обеспечение базируется на использовании  в информационной системе больших  ЭВМ и вычислительных центров.

Децентрализация технических  средств предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах  непосредственно на рабочих местах.

Перспективным подходом следует  считать, по-видимому, частично децентрализованный подход - организацию технического обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров  и большой ЭВМ для хранения баз данных, общих для любых  функциональных подсистем.

Математическое  и программное обеспечение - совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.

К средствам математического обеспечения относятся:

• средства моделирования процессов управления;
• типовые задачи управления;
• методы математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и др.

В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программные продукты, а также техническая документация.

К общесистемному программному обеспечению относятся комплексы программ, ориентированных на пользователей и предназначенных для решения типовых задач обработки информации. Они служат для расширения функциональных возможностей компьютеров, контроля и управления процессом обработки данных.

Специальное программное  обеспечение представляет собой совокупность программ, разработанных при создании конкретной информационной системы. В его состав входят пакеты прикладных программ (ППП), реализующие разработанные модели разной степени адекватности, отражающие функционирование реального объекта.

Техническая документация на разработку программных средств  должна содержать описание задач, задание  на алгоритмизацию, экономико-математическую модель задачи, контрольные примеры.

Организационное обеспечение — это совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации ИС.

Организационное обеспечение  реализует следующие функции:

• анализ существующей системы управления организацией, где будет использоваться ИС, и выявление задач, подлежащих автоматизации;
• подготовку задач к решению на компьютере, включая техническое задание на проектирование ИС и технико-экономическое обоснование ее эффективности;
• разработку управленческих решений по составу и структуре организации, методологии решения задач, направленных на повышение эффективности системы управления.

Организационное обеспечение  создается по результатам предпроектного обследования на 1-м этапе построения БД.

Правовое обеспечение - совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систем, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации.

Главной целью правового  обеспечения является укрепление законности.

В состав правового обеспечения  входят законы, указы, постановления  государственных органов власти, приказы, инструкции и другие нормативные  документы министерств, ведомств, организаций, местных органов власти. В правовом обеспечении можно выделить общую  часть, регулирующую функционирование любой информационной системы, и  локальную часть, регулирующую функционирование конкретной системы.

Правовое обеспечение  этапов разработки информационной системы  включает нормативные акты, связанные  с договорными отношениями разработчика и заказчика и правовым регулированием отклонений от договора.

Правовое обеспечение  этапов функционирования информационной системы включает:

• статус информационной системы;
• права, обязанности и ответственность персонала;
• порядок создания и использования информации и др.

Классификация информационных систем по признаку структурированности  задач

Понятие структурированности  задач

При создании или при классификации  информационных систем неизбежно возникают  проблемы, связанные с формальным - математическим и алгоритмическим  описанием решаемых задач. От степени  формализации во многом зависят эффективность  работы всей системы, а также уровень  автоматизации, определяемый степенью участия человека при принятии решения  на основе получаемой информации.

Чем точнее математическое описание задачи, тем выше возможности  компьютерной обработки данных и  тем меньше степень участия человека в процессе ее решения. Это и определяет степень автоматизации задачи.

Различают три типа задач, для которых создаются информационные системы: структурированные (формализуемые), неструктурированные (не формализуемые) и частично структурированные.

Структурированная (формализуемая) задача - задача, где известны все ее элементы и взаимосвязи между ними.

Неструктурированная (не формализуемая) задача - задача, в которой невозможно выделить элементы и установить между ними связи.

В структурированной задаче удается выразить ее содержание в  форме математической модели, имеющей  точный алгоритм решения. Подобные задачи обычно приходится решать многократно, и они носят рутинный характер. Целью использования информационной системы для решения структурированных  задач является полная автоматизация  их решения, т.е. сведение роли человека к нулю.

Типы информационных систем, используемые для решения частично структурированных задач 

Информационные системы, используемые для решения частично структурированных задач, подразделяются на два вида создающие управленческие отчеты и ориентированные главным  образом на обработку данных (поиск, сортировку, агрегирование, фильтрацию). Используя сведения, содержащиеся в этих отчетах, управляющий принимает решение;

Информационные системы, создающие управленческие отчеты, обеспечивают информационную поддержку пользователя, т.е. предоставляют доступ к информации в базе данных и ее частичную обработку. Процедуры манипулирования данными в информационной системе должны обеспечивать следующие возможности:

• составление комбинаций данных, получаемых из различных источников;
• быстрое добавление или исключение того или иного источника данных и автоматическое переключение источников при поиске данных;
• управление данными с использованием возможностей систем управления базами данных;
• логическую независимость данных этого типа от других баз данных, входящих в подсистему информационного обеспечения;
• автоматическое отслеживание потока информации для наполнения баз данных.

Информационные системы, разрабатывающие альтернативы решений, могут быть модельными и экспертными.

Модельные информационные системы  предоставляют пользователю математические, статические, финансовые и другие модели, использование которых облегчает  выработку и оценку альтернатив  решения. Пользователь может получить недостающую ему для принятия решения информацию путем установления диалога с моделью в процессе ее исследования.

Основными функциями модельной  информационной системы являются:

• возможность работы в среде типовых математических моделей, включая решение основных задач моделирования типа "как сделать, чтобы?", "что будет, если?", анализ чувствительности и др.;
• достаточно быстрая и адекватная интерпретация результатов моделирования;
• оперативная подготовка и корректировка входных параметров и ограничений модели;
• возможность графического отображения динамики модели;
• возможность объяснения пользователю необходимых шагов формирования и работы модели.

Экспертные информационные системы обеспечивают выработку и оценку возможных альтернатив пользователем за счет создания экспертных систем, связанных с обработкой знаний. Экспертная поддержка принимаемых пользователем решений реализуется на двух уровнях.

Работа первого уровня экспертной поддержки исходит из концепции "типовых управленческих решений", в соответствии, с которой  часто возникающие в процессе управления проблемные ситуации можно  свести к некоторым однородным классам  управленческих решений, т.е. к некоторому типовому набору альтернатив. Для реализации экспертной поддержки на этом уровне создается информационный фонд хранения и анализа типовых альтернатив.

Если возникшая проблемная ситуация не ассоциируется с имеющимися классами типовых альтернатив, в  работу должен вступать второй уровень  экспертной поддержки управленческих решений. Этот уровень генерирует альтернативы на базе имеющихся в информационном фонде данных, правил преобразования и процедур оценки синтезированных  альтернатив.

Прочие классификации  информационных систем

Классификация по степени  автоматизации 

В зависимости от степени  автоматизации информационных процессов  в системе управления фирмой информационные системы определяются как ручные, автоматические, автоматизированные

Ручные ИС характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком. Например, о деятельности менеджера в фирме, где отсутствуют компьютеры, можно говорить, что он работает с ручной ИС.

Автоматические  ИС выполняют все операции по переработке информации без участия человека.

Автоматизированные  ИС предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная роль отводится компьютеру. В современном толковании в термин "информационная система" вкладывается обязательно понятие автоматизируемой системы.

Автоматизированные ИС, учитывая их широкое использование в организации  процессов управления, имеют различные  модификации и могут быть классифицированы, например, по характеру использования  информации и по сфере применения.

Классификация по характеру  использования информации

Информационно-поисковые  системы производят ввод, систематизацию, хранение, выдачу информации по запросу пользователя без сложных преобразований данных. Например, информационно-поисковая система в библиотеке, в железнодорожных и авиа кассах продажи билетов.

Информационно-решающие системы осуществляют все операции переработки информации по определенному алгоритму. Среди них можно провести классификацию по степени воздействия выработанной результатной информации на процесс принятия решений и выделить два класса: управляющие и советующие.

Управляющие ИС вырабатывают информацию, на основании которой  человек принимает решение. Для  этих систем характерны тип задач  расчетного характера и обработка  больших объемов данных. Примером могут служить система оперативного планирования выпуска продукции, система  бухгалтерского учета.