Информационный менеджмент

 

Показатели  эффективности информатизации

 

Важным условием эффективного участия  информационного менеджера в  процессе управления капиталовложениями в сфере информатизации являются понимание им микроэкономических факторов, действующих на предприятии, и преломление их влияния на область информатизации.

ИС предприятия, как правило, поглощают  весьма значительные капиталовложения, в особенности ИС, построенные на основе наиболее передовых и дорогостоящих средств. Они являются неотъемлемой частью технологического оснащения, входят в состав основных фондов или базового оборудования и могут существенно повлиять на затраты предприятия по выпуску продукции, т.е. на цену продукции или услуг. Это означает, что средства информатизации необходимо рассматривать аналогично всем другим основным средствам фирмы и оценивать их использование по тем же критериям, в частности, в отношении эффективности капиталовложений.

Решения по эффективности использования  СИ в реальных условиях требуют определения их доли в складывающейся цене продукции. Задача эта – определение доли того или иного ресурса в общих показателях – вообще очень непростая, а в отношении информационных ресурсов – тем более, что обусловлено прежде всего недостаточным опытом производственного использования этих ресурсов в сфере материального производства.

Тем не менее, хотя бы ориентировочную  оценку вклада ИР в экономические  показатели продукции получить нужно и можно. Это может иметь вид анализа показателей, характеризующих производственную ситуацию, или испытаний на моделирующих средствах либо в специальных контрольных ситуациях. В любых случаях необходима детальная учетная информация определенного состава, однозначно характеризующая как участие данного вида ресурсов в процессе производства на этапах технологического процесса, так и состояние рассматриваемых средств информатизации в качестве элементов основных фондов производственного комплекса.

По первой части учетные данные должны формироваться системным журналом, или документами внутреннего учета работы ИС, т.е. в конце концов, системным администратором. Следует подчеркнуть, что при разработке системного журнала и обязанностей системного администратора эти вопросы и обязанности редко согласуются с экономистами предприятия, которые, в свою очередь, тоже редко ставят перед системными администраторами такие учетные задачи. В связи с необходимостью учета состояния СИ необходимы данные об износе.

Определить эффективность использования  информационных ресурсов не проще, чем любых других. К тому же корректных критериев и методик определения информационной емкости продукции (по аналогии с материалоемкостью, энергоемкостью и удельными затратами финансовых ресурсов – себестоимостью или издержками) пока создано явно недостаточно. В то же время затраты информационных ресурсов на многие виды продукции и услуг становятся вполне ощутимыми. По этой причине предприятиям, которые захотят предметно управлять затратами информационных ресурсов на выпускаемую ими продукцию или оказываемые услуги, придется определить для себя такие критерии эффективности и найти подходящие для их специфики методики определения соответствующих количественных показателей.

При этом могут использоваться обобщенные показатели деятельности сферы обработки информации на предприятии, аналогичные показателям эффективности других основных фондов (ОФ):

фондоотдача = годовой объем / среднегодовая  стоимость ОФ

фондоемкость = среднегодовая стоимость  ОФ /годовой объем

фондовооруженность = среднесписочная численность /

/среднегодовая стоимость ОФ

производительность труда = годовой  объем / среднесписочная

численность

эластичность = приращение производительности труда /

/приращение фондовооруженности

и другие аналогичные оценки. Здесь  обозначено: годовой объем – объем работ, выполненных на предприятии в течение года по ОИ в денежном или натуральном выражении; среднегодовая стоимость ОФ – данные учета стоимости ОФ сферы ОИ с учетом их движения (убытия, списания, приобретения и т. д.); среднесписочная численность – численность работников в сфере ОИ, усредненная по году, – стандартный показатель учета кадров.

Каждый из показателей может  быть нужным образом детализирован  за счет представления исходных данных. Например, среднесписочную численность можно привести к некоторой условной (базовой) квалификации работника, определяемой, например, средней зарплатой в сфере ОИ. Это позволит учесть квалификацию персонала и мероприятия по повышению квалификации. Тогда производительность труда может быть выражена не «в натуральном выражении», т.е. в виде доли годового объема, отнесенного на одного работника в среднем по году, а в стоимостном исчислении – в виде доли годового объема, приходящегося на 1 «среднюю зарплату», т.е. в форме отношения годового объема к фонду оплаты труда работников сферы ОИ.

Такой показатель позволит определить, сколько и каких работников иметь  в сфере ОИ: сколько низкооплачиваемых, сколько высокооплачиваемых, где  именно и какой они должны приносить  доход. Так, позиционная стоимость  рабочего места в средней электронной фирме Omicron для типовых должностей получена в следующих размерах (долл.): инженер – 27 000; руководитель проекта – 33 000; начальник отдела – 40 000.

В связи с этим возникает также  проблема использования ресурсов, в  частности, оценки затрат на непродуктивную деятельность работника. Отсутствие отработанной методики определения непродуктивного времени, которое пользователи проводят за компьютерами впустую, затрудняет определение общей стоимости владения и, как следствие, – оценку эффективности ИС.

В качестве опорных могут использоваться обобщенные оценки, основанные на модели структуры машинного времени, в частности:

коэффициент готовности

К_Г = Т_И / (Т_И + Т_ПВ);       

коэффициент простоя

К_П = Т_ПВ / (Т_И + Т_ПВ);       

К_П + К_Г = 1,        

где Т_И - время использования средств в любой их трактовке;

Т_ПВ - время вынужденных простоев, не зависящих от работника в явной форме.

В этих выражениях можно учитывать  не календарное, а так называемое приведенное или взвешенное время, т.е. учесть ценность машинного времени того или иного устройства или программного средства более конкретно.

В самом деле, в составе основных фондов могут быть средства, используемые редко и мало, и могут быть базовые  средства, всецело определяющие основные процессы обработки информации, которые должны использоваться максимально эффективно, что учитывалось при их приобретении. Простои этих групп средств могут и должны оцениваться по-разному.

При оценке эксплуатационных расходов, связанных с непродуктивным использованием информационных технологий, мнения руководителей информационных служб, консультантов и аналитиков расходятся. Одни предлагают учитывать всю непродуктивную деятельность пользователей – отвлеченные занятия, непрямые дела и т.д. Другие отделяют от личных пристрастий пользователей то, что пусть косвенно, но связано с работой. Так, считается, что чтение Web-страниц конкурентов имеет больше отношения к работе, чем просмотр биржевых сводок теми работниками, которым это не вменено в их обязанности.

Модель оценки стоимости владения компьютером, разработанная аналитиками компании Gartner Group, относит к категории непродуктивных затрат все случаи использования информационных технологий в личных интересах. Это компьютерные игры в рабочее время, составление расписания занятий ребенка или даже чрезмерное увлечение видом панели рабочего стола Windows. По этой модели снижают эффективность использования рабочего времени также помощь коллегам, простой компьютеров, самостоятельное обучение и управление личной информацией, не относящейся непосредственно к работе. Согласно модели Gartner Group каждый пользователь проводит в среднем один час в неделю за подобными занятиями.

Более суровые специалисты компании American Airlines считают, что непроизводительные затраты информационных ресурсов включают как просто отвлеченные занятия работника, так и его занятия по изучению системы в рабочее время. По их мнению, эти затраты составляют не менее 25% всей стоимости владения ПК.

Как видно, отличить полезную деятельность от непродуктивной бывает сложно. Поэтому потребуется провести в организации объемную работу по описанию и оценке различных дел, которые может выполнять работник за компьютером, и доведению этих перечней до уровня стандарта предприятия или другого подобного нормативного документа, на основании которого можно будет применять в отношении работника те или иные меры. В разных организациях такие перечни могут выглядеть весьма по-разному.

Оценки эффективности информационных ресурсов в разных компаниях тоже могут существенно различаться, однако при наличии хотя бы укрупненных оценок уже можно строить систему критериев эффективности и стратегии ее повышения, причем вначале это могут быть просто объемные показатели продуктивных затрат ресурсов в течение рабочего периода (смены, месяца, квартала, года).

 

Калькуляция затрат в сфере обработки информации

 

Совершенно естественно исчисление затрат начинать с учета затрат на приобретение средств информатизации. Эта статья многое определяет в политике информатизации, поскольку требует очевидных и обычно весьма немалых средств единовременно (в случае приобретения) или долями (в случаях аренды или лизинга), и потому часто является серьезным сдерживающим фактором в решении задач информатизации.

Но цена приобретения никогда не исчерпывает всех затрат, связанных с использованием информационных ресурсов, а в ряде случаев может оказаться даже и неосновной их статьей. В связи с этим уместно использовать полную стоимость, или цену владения (ТСО – Total Cost of Ownership).

Цена владения – все затраты, связанные с обеспечением работоспособности, эффективности и просто с использованием средств информатизации.

Представление о структуре затрат, определяющих ТСО, может дать приводимый ниже перечень статей:

• заработная плата персонала сферы информатизации;
• начисления на заработную плату;
• амортизация основных средств;
• материалы, детали, узлы и комплектующие;
• производственные услуги сторонних организаций;
• производственные командировки;
• технологическая энергия;
• прочие прямые расходы (специальная литература и т.п.);
• накладные расходы.

Отдельно следует отметить прибыль – превышение доходов над расходами. Прибыль исчисляется обычно по общим итогам деятельности предприятия за календарный период, хотя может оцениваться и применительно к той или иной продукции, тоже за календарный период. Получение прибыли – основная цель любого бизнеса, в том числе и обработки информации.

Этот перечень статей затрат, естественно, не претендует на полноту и на то, чтобы им руководствоваться в практической работе; конкретные организации могут строить калькуляции затрат по-разному. Однако, из него видно, что затраты можно подразделить на условно-постоянные, не зависящие от объема выработанной продукции (в какой-то части заработная плата и начисления на нее, амортизация основных средств, накладные расходы), и переменные, производимые каждый раз при выработке единицы такой продукции и явно переносимые на ее стоимость (технологическая энергия, расходные материалы, какая-то часть заработной платы, производственные услуги сторонних организаций).

Приведенный перечень показывает, например, что в сфере информационных технологий производственные услуги сторонних организаций – это услуги телекоммуникационных компаний (телефон, Интернет, передача данных, спутниковая, сотовая и пейджинговая связь), сопровождение, поддержка, консультации специалистов по ИТ, обоснование производственных и технологических нормативов, выполнение ремонтных работ и модернизации и многое другое, без чего реально ИС не только не будет эффективной, но просто не может функционировать.

 

Износ и амортизация  основных фондов

Значительные затраты связаны  обычно с амортизацией основных фондов сферы обработки информации в  связи с относительно высокой их стоимостью. Это обусловлено еще и тем, что в настоящее время существенно повышена норма амортизации. По своему существу и назначению затраты на амортизацию представляют собой планомерно формируемый путем отчислений на определенные счета фонд резервных средств, за счет которых может быть осуществлено полное восстановление соответствующих средств информатизации. Эти отчисления включаются в себестоимость продукции и налогами не облагаются.

Необходимость восстановления основных фондов обусловлена их износом – физическим и моральным. Настоящее время характеризуется высоким темпом прогресса характеристик всех элементов ИР и соответственно необходимостью высокого темпа обновления программно-аппаратных средств ИС. Использование ИР должно дать такие поступления доходов, из которых можно финансировать приобретение новых средств для замены изношенных, а также обеспечить расширение парка этих средств.

Износ – потеря средствами труда своих первоначальных качеств. Степень износа технических средств, очевидно, зависит от интенсивности их использования, начального качества, условий эксплуатации, окружающей среды и других факторов. Частичный износ устраняется ремонтными мероприятиями, полный износ предполагает замену или восстановление соответствующего средства. Износ программных средств не столь очевиден, хотя в этих средствах могут явно проявляться процессы деградации.

Износ имеет, кроме производственного, и явный экономический аспект. С нарастанием износа снижается надежность, растет число и усугубляется тяжесть отказов, вследствие чего требуется более интенсивное и потому более дорогостоящее обслуживание любых средств, что приводит к росту текущих затрат на ремонт. Это может служить критерием эффективности использования ИР: если стоимость обслуживания становится соизмеримой с ценой приобретения, то целесообразно приобретение новых средств, т.е. их замена. Кроме того, при нарастании износа возникают и другие экономические последствия: снижается качество работ в ИС, растет фондоемкость процессов обработки информации, возрастает себестоимость единицы продукции. Снижение уровня использования (простои) приводит к тому, что уменьшается объем выполняемых работ и услуг, что, в свою очередь, приводит, как минимум, к повышению себестоимости единицы продукции за счет переноса условно постоянных затрат на меньший объем работ и услуг. Из-за этого же снижается объем прибыли в связи с недополучением доходов и сохранением объема условно постоянных расходов.