Использование информационных технологий на предприятии

Для обеспечения конфиденциальности, электронные документы могут  быть зашифрованы. Современные технологии шифрования, применяемые в персональных компьютерах, соответствуют стандартам спец. служб России и США и обеспечивают гарантированную конфиденциальность сведений, содержащихся в документе. Это ликвидирует возможность  утраты, порчи, получения конкурентами информации, составляющей производственную и коммерческую тайну. Во многих современных  программных продуктах, от MSOffice и 1С до серьезных ERP-систем и дорогостоящих СУБД,  есть удовлетворительные средства защиты данных [4, с. 38].

Авторизация электронных  документов представляет основную проблему перехода на «безбумажную технологию». Для авторизации бумажных документов в настоящее время используются печати организации и подписи  должностных лиц, однозначно определяющих принадлежность документа. Электронные  документы, принадлежность которых  идентифицировать сложно вследствие возможности  воспроизведения копии, не отличающейся от оригинала, в настоящее время  в качестве отчетных, финансовых документов не используются. Решением этой проблемы является разработка единого стандарта  «электронной подписи», с помощью  которой можно будет однозначно идентифицировать автора документа  и защитить документ от изменений  посторонними лицами. 
 
1.2 Коммуникации 

Коммуникации играют самую  важную роль в функционировании предприятия. Как показывают исследования, для  обеспечения предприятия необходимой  информацией и для передачи исходящей  информации в другие звенья организации  управляющий персонал организации  расходует более 70% своего рабочего времени.

Для обеспечения оперативного обмена информацией, электронными документами, была введена система электронной  почты. 
         Система электронной почты предусматривает передачу сообщений и электронных документов посредством какой-либо компьютерной сети (средства телекоммуникации) с одного компьютера на другой.

Преимуществами электронной  почты по сравнению с другими  способами передачи информации (обычная  почта, курьеры, факсимиле, телефон, телеграф и пр.) следующие:

• очень высокая скорость передачи сообщений в независимости от удаленности абонента — документ доставляется адресату через несколько секунд после отправления;
• отсутствие необходимости прибегать к помощи других лиц (почтальонов, оператора телеграфа и др.), т.к. документы отправляются и принимаются с помощью компьютера непосредственно в организации. Этот факт дополнительно обеспечивает конфиденциальность передаваемых или получаемых сведений;
• возможность передачи информации, которую невозможно передать такими существующими средствами, как телефон, телеграф, факс. С помощью электронной почты можно передавать одновременно голосовые сообщения, видеоизображения, текст, рисунки, графики и другие;
• дешевизна электронной почты для передачи сообщений в любые регионы (включая другие страны).

Кроме системы электронной  почты, важным источником получения  информации является глобальная компьютерная сеть Internet. С помощью таких услуг сети Интернет, как телеконференции, World Wide Web, можно использовать разнообразную научную и техническую информацию из многочисленных баз данных, организовывать диалоги в реальном времени с людьми, находящимися в отдаленных регионах, просматривать официальные сведения коммерческих организаций и пр.

 
 
1.3 Управление  технологией производства

На базе компьютеров и  микропроцессоров в настоящее время  созданы автоматические и полуавтоматические линии по производству продукции. Использование  таких линий позволяет высвободить  персонал для решения других задач, повысить объем и качество выпускаемой  продукции.

В производствах, не имеющих  автоматических линий, компьютеры широко используются на отдельных стадиях  производства, в частности, при контроле качества продукции. Применение компьютеров  в производстве позволяет исключить  технологические ошибки, повысить качество труда работников.

 
1.4 Автоматизация  учета и планирования. Системы  принятия решений.

В настоящее время бухгалтерский  учет практически повсеместно ведется  с использованием компьютерной техники. Введение автоматизированных систем бухгалтерского учета позволяет: организовать совместную работу бухгалтеров; получать оперативные  статистические данные, на составление  которых обычными средствами уходит несколько дней; исключить ошибки в вычислениях, приводящих к дополнительным затратам времени и денежных средств; повысить качество труда бухгалтеров  путем исключения в их работе рутинных операций (вычисления, составления  таблиц, графиков).

1.5 Автоматизация  банковских операций

При современном развитии информационных технологий, для осуществления  какой-либо банковской операции (перевод  денег на счет и пр.) уже отсутствует  необходимость самому являться в  банк. Существуют системы, с помощью  которых можно осуществлять банковские операции прямо в бухгалтерии  предприятия. Составление и проводка соответствующих документов выполняется  с помощью компьютера.

Связь компьютера организации  с компьютером банка может  осуществляться как непосредственно, используя телефонную линию, так  и через Интернет.

Очевидные преимущества «электронного  банкинга» заключаются в следующем: оперативное осуществление банковских операций; отсутствие необходимости  лично являться в банк; возможность  осуществления банковских операций с любого места, где есть телефон (используя переносной компьютер).

 
2 Технические  средства реализации информационных  технологий

Для успешной реализации вышеперечисленных  информационных технологий в настоящее  время применяются, в основном, персональные компьютеры. Для организации единой компьютерной системы предприятия  отдельные персональные компьютеры объединяют вместе, образуя, таким образом, локальную вычислительную сеть.

Локальные вычислительные сети представляют собой системы распределенной обработки данных и, в отличие  от глобальных и региональных вычислительных сетей, охватывают небольшие территории (диаметром 5-10 км) внутри отдельных учреждений. При помощи общего канала связи ЛВС может объединять от десятков до сотен абонентских узлов, включающих персональные компьютеры (ПК), печатающие и копирующие устройства, кассовые и банковские аппараты. ЛВС могут подключаться к другим локальным и большим (региональным, глобальным) сетям с помощью специальных шлюзов, мостов и маршрутизаторов, реализуемых на специализированных устройствах или на ПК с соответствующим программным обеспечением.

Относительно небольшая  сложность, стоимость и доступность  массовому пользователю ЛВС, использующих в основном ПК, обеспечивают широкое  применение сетей в автоматизации  коммерческой, банковской и других видов деятельности, делопроизводства, технологических и производственных процессов, для создания распределенных управляющих, информационно-справочных, контрольно-измерительных систем, систем промышленных роботов и гибких производственных производств.

Благодаря этому стали  появляться центры машинной обработки  деловой (документальной) информации (ЦМОДИ) — приказов, отчетов, ведомостей, калькуляций, счетов, писем и т.п. Такие центры представляют собой совокупность автоматизированных рабочих мест (АРМ) и являются новым этапом на пути создания в будущем безбумажных технологий для применения в управляющих, финансовых, учетных и других подразделениях.

Современная стадия развития ЛВС характеризуется почти повсеместным переходом от отдельных, как правило, уже существующих, сетей, к сетям, которые охватывают все предприятие (фирму, компанию) и объединяют разнородные  вычислительные ресурсы в единой среде. Такие сети называются корпоративными.

Локальные сети ПК должны не только быстро передавать информацию, но и легко адаптироваться к новым  условиям, иметь гибкую архитектуру, которая позволяла бы располагать  АРМ (или рабочие станции) там, где  это потребуется. Рабочими станциями  в ЛВС служат, как правило, персональные компьютеры. Отдельные пользователи (различные должностные лица подразделений  фирмы) реализуют на рабочих станциях свои прикладные системы. В основном это определенные функциональные задачи или комплексы задач.

Специфическими компонентами ЛВС являются серверы. Они управляют  функции управления распределением сетевых ресурсов общего доступа. Серверы  — это аппаратно-программные  системы. Аппаратным средством обычно является достаточно мощный ПК или  компьютер, спроектированный специально как сервер. ЛВС может иметь  несколько серверов для управления сетевыми ресурсами, однако всегда должен быть один или более файл-сервер или сервер без данных. Он управляет  внешними запоминающими устройствами общего доступа и позволяет организовать определенные базы данных.

Кроме чисто технических  средств (Hardware) для успешного функционирования информационной системы на предприятии необходимо наличие соответствующих программных средств (Software).

Программные средства являются тем инструментом, который обеспечивает функционирование технических средств  и реализацию задач информационных технологий.

В настоящее время разработано  огромное число программных средств (более 100 000), направленных на решение  большинства задач любой организации. Однако, имеется тенденция к разработке единой корпоративной программной  системы для решения специфических  задач организации, так как объединение  разрозненных программных средств  в единое целое в большинстве  случаев невозможно.

3 Стратегия внедрения  информационных технологий на  предприятие

Однако при очевидных  преимуществах комплексной автоматизации, ее осуществление, тем не менее, связано  с рядом проблем. К ним можно  отнести  необходимость серьезной перестройки существующей  модели деловых отношений, сложившейся на предприятии за многие годы, поскольку меняются характер и способы обмена информацией, стиль управления, а также степень влияния и авторитета отдельных людей, оптимизации его организационной структуры, координации работы подразделений, массового обучения сотрудников и т.д. Властные устремления и профессиональный эгоизм мешает принятию решений по существу. К кооперации и интеграции информационно-технологические отделы подготовлены слабо. Часто устанавливаются критерии, которые напрямую не связаны с успехом предприятия. Общие цели ставятся (если это имеет место) на крайне ограниченную временную перспективу. Управление реализацией общих проектов организуется очень плохо. Необходимо четко определить и отразить в документах функции и обязанности, а также сферу компетенции каждого члена группы специалистов по работе над проектом. Убедиться, что люди, выполняющие эти функции, обладают необходимыми навыками. Разработать подробный план работы, разбить его на этапы, определите сроки выполнения задач и придерживаться их.

Можно выделить шесть заинтересованных групп, от которых зависит принятие решений в сфере ИТ:

- высшее руководство, которое должно управлять ИТ как стратегическим потенциалом предприятия;

- специалисты, занимающиеся поиском системных решений для оптимизации специальных функциональных задач;

- менеджеры отдельных хозяйственных подразделений, которые должны использовать ИТ в силу логики своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т.д.;

- менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета, если таковые предусмотрены организационной структурой предприятия:

- поставщики ИТ, которые должны предлагать услуги в строгом соответствии с проблемными установками своих потребителей;

- собственное информационно-технологическое подразделение.

На многих предприятиях подобные группы интересов не получают признания. Высшее руководящее звено часто  делегирует соответствующие функции группе руководителей, следя за выполнением нескольких заданных показателей. Сознательный отказ высшего менеджмента от своих обязанностей приводит к принятию малокомпетентных решений, постановке нереальных плановых задач. Отсутствует также должная мотивация в этой сфере.

В связи с ростом значения ИТ в обеспечении успеха фирмы подобная политика неприемлема. Во-первых, для руководства фирмы нужно точно определить, какой вклад должна внести ИТ в процесс производства товаров и услуг. Внимания здесь заслуживают главным образом три аспекта: 1) ИТ как функция обеспечения производственного процесса, например в области коммуникаций или автоматизации производства, а также при генерации и передаче управленческих знаний и информации для управления хозяйственными операциями; 2) ИТ как интегральная составная часть продукта; 3) ИТ как организационный инструмент для создания виртуальных форм предприятия. Во-вторых, вопрос о координационном механизме для отдельных видов информационно-технологических услуг. Решение может быть найдено в использовании специализированных внутрифирменных подразделений и внефирменных филиалов. 

Частичная автоматизация  отдельных процессов (как правило, управленческого характера) может  значительно упростить схему  финансовых взаимоотношений, механизмы  учета и контроля на отдельных  этапах. При этом основной узел бизнес-процессов  остается в рамках неизменной, принятой на данном предприятии схемы.

Определение степени  и глубины автоматизации процессов – одна из самых важных задач управления. Объективная оценка возможностей предприятия, его состояния на данный момент и предполагаемого эффекта от автоматизации – полной или частичной, поэтапной – и должна стать определяющим фактором при выборе системы или программного комплекса для реорганизации или построения бизнеса.