Классификация и кодирование экономической информации в управлении

ОКЕИ — код единицы  измерения; например, составляемый в  тыс. рублей баланс предприятия имеет  код «0372»;

ОКУП — код управленческой документации, семизначный; например, баланс имеет код «0710001»;

Идентифицированный номер  налогоплательщика (ИНН)— десятизначный; первый и второй знаки означают территорию, третий и четвертый — номер  государственной налоговой инспекции, остальные — номер налогоплательщика  и контрольный разряд;

Код лицевого счета организации  заполняется в платежных документах, предоставляемых в банк; код построен в соответствии с указаниями Центробанка  РФ и международными требованиями; имеет сложное построение: включает от 20 до 28 знаков и 11 выделенных признаков.

Локальные коды, как уже  отмечалось, составляются на номенклатуры, специфичные для данной организации. Сюда входит широкий круг номенклатур, используемых различными подразделениями  и службами ее управления. При этом должно соблюдаться неукоснительное  правило: локальные коды должны быть едиными при решении различных  экономических задач. Например, коды табличных номеров одновременно используются управлением кадров для  учета численности работающих и  в бухгалтерии для выполнения расчетов по заработной плате; коды материалов при заготовлении материалов в отделе снабжения; при учете их движения на складе.

Основными номенклатурами локальных  кодов на предприятии являются: структурные  подразделения, работающие поставщики и покупатели, акционеры, материалы, готовая продукция, изделия, детали, соединения, полуфабрикаты, операции технологического процесса, основные средства, специальности и др.

Приступая к составлению  классификаторов, прежде всего определяют, какие общегосударственные и отраслевые классификаторы можно использовать. Наряду со специалистом по информационной технологии в составлении классификаторов значительную роль играют экономисты-пользователи.

Вот  порядок составления локальных классификаторов.

Разработка классификаторов  состоит из четырех этапов:

1. Установление перечня  и количества объектов, подлежащих  кодированию. 

2. Систематизация объектов  по определенным классификационным  признакам (выбор системы классификации).

3. Определение правил  обозначения объектов кодирования  (выбор системы кодирования).

4. Разработка кодовых  обозначений и положений по  их ведению и внесению в  них изменений. 

На первом этапе определяются объекты (номенклатуры), подлежащие кодированию. Ими могут быть работающие, материалы, подразделения, оборудования, предприятия, организации и т. д. Затем по каждой номенклатуре устанавливается полный список всех позиций, подлежащих кодированию.

На втором этапе каждая номенклатура систематизируется по определенным классификационным признакам  на основе выбранной системы классификации. Упорядоченное расположение классифицируемых элементов на основе установленных  взаимосвязей между признаками составляет систему классификации.

На третьем этапе на основании системы классификации определяют правила обозначения объектов в соответствии с выбранной системой кодирования. Выбор системы кодирования в основном зависит от количества классификационных признаков и разработанной системы классификации и структуры ее построения.

В практике машинной обработки  экономической информации широко применяют  следующие системы кодирования: порядковую, серийно-порядковую, позиционную, комбинированную, повторения, шахматную, штриховую.

На четвертом этапе  осуществляется непосредственное присвоение объектам кодовых обозначений, т. е. выполняется процесс кодирования  — присвоение условных обозначений  различным позициям номенклатуры. Заканчивается  этот этап составлением классификатора, который оформляются в виде справочника.

Классификаторы имеют  двоякое применение. Первое — для  ручного проставления кодов в  документах. В этом случае классификаторы оформляются в виде справочников и используются экономистами для подготовки первичных и сводных документов к машинной обработке.

Так, в сводных бухгалтерских  отчетах (баланс, отчет о прибылях и убытках и др.) в заголовочной части бланка проставляются коды постоянных признаков отчитывающейся организации: идентификационный номер  налогоплательщика (ИНН), код организации  по ОКПО, отрасль (вид деятельности) по ОКОНХ, организационно-правовая форма  по КОПФ, орган управления государственным  имуществом по ОКПО; единица измерения  по ОКЕИ. Если при машинной обработке  на предприятиях (организациях, фирмах) осуществляется ввод, данных с первичных  документов, то документы предварительно кодируются, коды проставляются вручную  в соответствии с инструкцией  в специально отведенные места документа, в зоны постоянных и переменных признаков  документа.

Второе применение кодов  предусматривает хранение всех классификаторов  в памяти машины, на машинных носителях  в банке данных, в качестве словарного фонда или условно-постоянной информации.

Хранение классификаторов  в ЭВМ позволяет автоматически  формировать необходимую текстовую  информацию в выходных сводках. Например, в машине постоянно хранится справочник на работающих, где имеются такие реквизиты, как фамилия, имя, отчество, табельный номер, профессия и др. При расчете заработной платы на персональном компьютере  (ПК) с первичных документов по начислениям и удержаниям в машину вводится только табельный номер работающего (без фамилии) и данные о заработной плате. В процессе обработки фамилия, имя, отчество, взятые из справочника, подформировываются к каждому табельному номеру. В результате в расчетно-платежной, документации печатаются все фамилии работающих.

  В последние годы стало широко использоваться штриховое кодирование. Оно является наименее дорогостоящим и поэтому наиболее применимым. Применение штрихового кодирования позволяет получить необходимую информацию, характеризующую товар, его свойства, и обеспечить возможность эффективного управления товародвижением вообще и к потребителю в частности, автоматизировать процессы расчетов за продаваемые товары и, следовательно, повысить эффективность управления производством.

Основными техническими средствами нанесения штриховых кодов на носители информации (бумага, самоклеющаяся  пленка, металл, керамика, текстильное  полотно, пластмасса, резина и др.) являются оборудование для изготовления мастер-фильмов (шаблонов штриховых кодов), компактные печатающие устройства различного принципа действия. Верификация, или контроль, качества печати штриховых кодов может быть осуществлена специализированным оборудованием, оснащенным соответствующими программными средствами. Для считывания штрихового кода с носителей информации используются сканирующие устройства различного типа: контактные карандаши и сканеры; лазерные сканеры и мобильные терминалы, считывающие информацию на расстоянии. Мобильный терминал обеспечивает помимо считывания информации с носителей предварительную обработку данных и их передачу на компьютер для дальнейшего обобщения и анализа.

 

Из данной главы можно  сделать вывод, что систематизация экономической информации вызывает необходимость применения различных  классификаторов и кодов, которые позволяют упростить задачу управленцев, непосредственно связанных с этой информаций.

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Методологической основой  экономической информационной системы  является понятие системы. Под системой понимается любой объект, который  рассматривается, с одной стороны, как единое целое, а с другой –  как совокупность связанных и  взаимодействующих друг с другом составных частей (или элементов), образующих таким образом определенную целостность. В роли системы можно  рассматривать различные объекты, явления, процессы, например, промышленное предприятие, транспортная система, энергетическая система и т.п.

Информация в экономических  информационных системах должна быть представлена не в произвольном, а  в формализованном виде. Это обеспечит  эффективный поиск, обработку и  передачу экономической информации. С этой целью информацию классифицируют, а затем кодируют с использованием различных классификаторов.

Классификация представляет собой упорядочение некоторого множества  объектов в соответствии с установленными признаками их сходства и различия. Классифицируя информацию, выявляются общие свойства информационного  объекта, разрабатываются правила  и процедуры обработки информации, сокращается объем и время  поиска необходимой информации, упрощается обработка информации.

После выполнения кодирования  информации, она представляется в  более компактной и удобной для  использования форме. В результате этого упрощается логическая обработка информации, это ясно выражено в примерах, приведенных во второй главе данной работы.

Исследуя принципы классификации  и кодирования экономической  информации, убедилась, что данные системы, действительно служат упрощением работы в организации.

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» // Справочно-праовая система «Консультант Плюс», 1995
2. Общероссийский классификатор информации об общероссийских классификаторах (ОКОК) // Справочно-правовая система «Консультант Плюс», 2002. -  502с.
3. Информационные системы в экономике: Учеб. Пособие // Под ред. Проф. Д.В. Чистова. – М.:ИНФРА-М, 2009. – 234 с.
4. Балдин К.В., Уткин В.Б. информационные системы в экономике: Учебник. – 5-е изд. – М.: «Дашков и К », 2008. – 395 с.
5. Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике. - М.: «ЮНИТИ», 2000. – 137 с.
6. Мишенин Н.П. Теория экономических информационных систем/- М.: «Финансы и статистика», 2000. – 214 с.
7. bibliotekar.ru/mezhdunarodnye-otnosheniya.../184.htm [Электронный ресурс]. Дата обращения28.05.2012.