Лекции по "Информатике"

Информация  является мерой устранения неопределенности относительно исхода интересующего события.

Данные представляют собой материальные объекты произвольной формы, выступающие в качестве средства предоставления информации. Информацию иначе называют знанием о том или ином предмете, процессе или явлении.

Эффективное управление экономическими системами невозможно без наличия и  анализа информации, обработки имеющихся  данных. Эту функцию  берет на себя специальное  программное обеспечение, помогающее результативно  осуществлять функцию  управления.

8.2. Современные информационные  технологии в системах  организационно-экономического  управления

Система методов обработки, изготовления, изменения  состояния, свойств, формы сырья, материалов или полуфабрикатов, которые осуществляются в процессе производства конечной продукции, называется технологией.

На  практике технология характеризует, что, как и сколько  нужно делать для  получения материала  или вещи с заданными  свойствами. С научной  точки зрения технология является наукой о  законах реализации целенаправленных воздействий  в разных сферах человеческой деятельности. Определение  закономерностей  построения производственных процессов, перехода от логического построения проектов к процессам  изготовления готовых  продуктов с полезными  функциями и свойствами является задачей  технологии как науки.

Информационные  технологии – это технологические процессы, охватывающие информационную деятельность управленческих работников, которая связана с подготовкой и принятием управленческих решений.

Особенность информационных технологий состоит в том, что они включают в себя процессы сбора, передачи, хранения и обработки информации во всех ее возможных  видах проявления. К таким видам  проявления относится  текстовая, графическая, визуальная, речевая  информация и т. д.

Разработка  новых технических  средств, открытие новых  концепций и средств  организации данных, их передачи, хранения и обработки приводит к постоянному  развитию и совершенствованию  информационных технологий. Для обеспечения  эффективного взаимодействия конечных пользователей  с вычислительной системой новые информационные технологии используют принципиально иную организацию интерфейса пользователей с  вычислительной системой. Такая система  называется системой дружественного интерфейса и выражается в следующем:

1) обеспечиваются права пользователя на ошибку благодаря защите информационно-вычислительных ресурсов системы от непрофессиональных действий на компьютере;

2) существует широкий набор иерархических меню, системы подсказок и обучения и т. п., которые облегчают процесс взаимодействия пользователя с компьютером;

3) существует система «отката», которая позволяет при выполнении регламентированного действия, последствия которого по каким-либо причинам не удовлетворили пользователя, вернуться к предыдущему состоянию системы.

База  знаний является важнейшим элементом экспертной системы, которая создается на рабочем месте специалиста управления. Подобная база представляет собой накопитель знаний в конкретной области профессиональной деятельности и выступает как помощник при проведении анализа экономической ситуации в процессе выработки управленческого решения.

Сейчас  информационные технологии в области организационно-экономического управления развиваются  по определенным основным направлениям, благодаря  которым возможно обеспечение повышения  эффективности их использования. Среди  этих направлений  можно выделить:

• активизацию роли специалистов управления в подготовке и решении задач экономического управления;

• персонализацию вычислений на основе использования компьютера и соответствующих программно-инструментальных средств;

• совершенствование систем интеллектуального интерфейса конечных пользователей разных уровней;

• объединение информационно-вычислительных ресурсов с применением вычислительных сетей различных уровней;

• разработку комплексных мер защиты информационно-вычислительных ресурсов от несанкционированного доступа и искажения.

Обеспечение наибольшей экономической  эффективности от применения информационных технологий в сфере  организационного управления возможно достигнуть в случае создания автоматизированных информационных систем.

8.3. Информационные системы  организационно-экономического  управления

Для того чтобы раскрыть понятие «информационная  система», следует  исходить из двух аспектов:

1) цель создания и деятельности информационной системы. Здесь каждая информационная система должна поставлять сведения, способствующие снятию неопределенности у руководства и других заинтересованных сторон при утверждении управленческих и других решений в отношении объекта;

2) учет реальных условий, в которых достигается поставленная цель, т. е. всех внешних и внутренних факторов, обусловливающих специфические особенности, индивидуальность объекта.

Информационная  система объекта является комплексом взаимосвязанных компонентов. Данные компоненты описывают различные стороны информационной деятельности объекта при реализации функций управления в рамках его организационно-управленческой структуры.

Для разделения информационных систем раньше были приняты критерии классификации по степени автоматизации  функций:

• информационно-справочные (фактографические);

• информационно-советующие (документальные);

• информационно-управляющие.

В настоящий момент данное деление воспринимается несколько упрощенным. Это вызвано целым  рядом причин.

1. Основой функционирования современных фактографических систем могут быть принципы ассоциативного поиска с применением семантических карт. Главным, что объединяет подобные системы с элементарными фактографическими системами, является то, что они обеспечивают выдачу только имеющейся информации.

2. Документальные системы, основанные на имеющейся информации, формируют один или несколько вариантов возможных решений, а окончательный выбор остается за человеком-пользователем. Выбор таких систем крайне широк: от решения элементарных задач прямого счета и многовариантных оптимизационных задач до экспертных систем.

3. Информационно-управляющие системы считаются наивысшим уровнем автоматизации и могут использовать довольно простые в реализации алгоритмы, например автоматическое уведомление поставщиков (плательщиков, дебиторов) через сопоставление текущей даты и всех фактических поступлений на текущий момент времени с запланированными на этот момент.

Реально такие системы  могут функционировать  не только самостоятельно, но и совместно, дополняя друг друга.

Основополагающую  классификацию информационных систем в сфере  организационного управления можно дополнить  следующей классификацией:

1) по способу автоматизации органов управления:

• автономные автоматизированные рабочие места специалистов управления;

• автономные локальные сети, объединяющие функционально взаимосвязанные автоматизированные рабочие места управленцев;

• единая сеть организации, включая ее головные структуры и территориально удаленные филиалы;

2) по видам автоматизируемых управленческих функций:

• функциональные (автоматизирующие бухгалтерские, кадровые, плановые функции управления и т. п.);

• административные (автоматизирующие делопроизводство, документооборот и т. п.);

• комплексные (охватывающие все виды управленческой деятельности);

3) по уровню специализации:

• специализированные;

• адаптивные универсальные;

• общеуправленческие;

4) по характеру взаимосвязи с внешней информационной средой:

• закрытые (без автоматизированного взаимодействия с внешними информационными системами);

• открытые (с выходом в общедоступные информационные системы);

• экстрасистемы (полноценно функционально взаимодействующие с некоторым кругом внешних информационных систем).

8.4. Офисная деятельность  в системах организационно-экономического  управления

Понятие офиса включает в  себя материальный и  организационный  аспекты, при этом в первом случае имеются  в виду помещения  и оборудование, а  во втором – формы  и структура управления. Офис чаще всего представляет собой или самостоятельное  учреждение, или может  входить в более  крупную организационную  структуру. Особенность работы офиса состоит в том, что он является источником не только конечных информационных услуг, но и решений, которые ограничивают поведение людей или распределение материальных ресурсов. Основная задача офиса заключается в выработке решений, имеющих ценность для клиента. Кроме того, офис является информационным предприятием, преобразующим информационные ресурсы в информационные продукты.

Процесс использования компьютерной и другой организационной  техники в офисе  включает в себя несколько  стадий: традиционный офис, производственный офис, электронный  офис.

Традиционный  офис состоит из сравнительно небольшого коллектива людей с достаточно широким диапазоном обязанностей. В типовой состав рабочих операций в офисе входит: подготовка материалов, печать, ведение картотек, выверка документов, работа с почтой, поиск информации, поддержание информационных фондов, выполнение расчетов, ведение деловых разговоров по телефону, работа за терминалом.

Производственный  офис характеризуется большими объемами однотипной работы, ее четкой формализацией, жестким распределением функций сотрудников. В таком офисе суть автоматизации заключается в формировании и поддержании крупных информационных фондов, их систематизации, производстве выборок данных.

<span class="Normal__Char" style=" font-fam