Лекции по "Информатике"

- в меню Диаграмма выбрать  команду Тип диаграммы,

- в открывшемся окне выбрать новый тип диаграммы для суммарного объема продаж.

В результате получится комбинированная диаграмма, отображающая гистограмму объемов продаж отдельных товаров на фоне области суммарных продаж.

Если данные на диаграмме имеют слишком большой диапазон значений, то удобно использовать логарифмическую шкалу. Для этого в Мастере Диаграмм выбирается подтип диаграммы Логарифмическая из типа Нестандартные.

Иногда, как в рассмотренном выше примере, для отдельного ряда данных удобно использовать вспомогательную ось. Для этого выбирают подтип График(2 оси).

 

26-й Вопрос. Табличный  процессор EXCEL. Использование сценариев модели «что - если», средств подбора параметра и поиска решения для анализа данных.

 

Основные средства анализа данных, содержащихся в  таблицах

 

 

Формирование итогов и сводных таблиц. Группировка строк и столбцов. Консолидация таблиц и их частей. Процедура транспонирования данных.

Работа со списками: сортировка записей, фильтрация данных. Компьютерный практикум.

Списки и средства их обработки. Списком в Excel является таблица, строки которой содержат однородную информацию. В предыдущих версиях Excel и других табличных процессорах такая таблица называлась «базой данных», сейчас чаще встречается термин «список». Как правило, в виде списка оформляется та информация, которую кроме хранения необходимо каким-либо способом обрабатывать: систематизировать, обобщать, находить, делать выборку и т.д.

 

 

Список состоит из трех структурных элементов:

1) Заглавная строка – это  первая строка списка, состоящая из заголовков столбцов. Заголовки столбцов – это метки (названия) соответствующих полей.

2) Запись – совокупность компонентов, составляющих описание конкретного  элемента (строка таблицы).

3) Поля – отдельные компоненты  данных в записи (ячейки в столбце).

  Существуют правила создания  списка, которых необходимо придерживаться  при формировании списка, чтобы  иметь возможность использовать  так называемые функции списка.

Правила формирования списка таковы:

1) Рабочий лист должен содержать только один список, т.к. некоторые операции, например, фильтрование, могут работать только с одним списком.

2) Если на рабочем листе кроме  списка необходимо хранить и  другие данные, список необходимо  отделить пустой строкой и  пустым столбцом. Причем лучше  не размещать другие данные слева и справа от списка иначе они могут быть скрыты во время фильтрации списка.

3) Заглавную строку лучше дополнительно  отформатировать, чтобы выделить  среди строк списка (использовать  форматы, отличные от тех, которые  применены к данным списка).

4) Метки столбцов могут содержать  до 255 символов.

5) Не следует отделять заглавную  строку от записей пустыми  строками или строкой, содержащей  линию из символа «дефис».

6) Список должен быть составлен  так, чтобы столбец содержал во  всех строках однотипные значения.

7) При вводе значения поля  нельзя вставлять ведущие пробелы, это может привести к проблемам  при поиске и сортировке.

8) В списках можно использовать  формулы

Списки могут обрабатываться, как обычные таблицы. Т.е. для редактирования данных могут применяться все рассмотренные ранее возможности. Однако значительно упростить работу с записями списка позволяет команда Форма меню ДАННЫЕ. Использование формы данных позволяет:

добавить записи в список;

организовать поиск записей в списке;

редактировать данные записи;

удалять записи из списка.

 

Excel содержит средства формирования  сводной информации для проведения  анализа данных.

Сводная таблица – это таблица, предназначенная для более наглядного представления и анализа данных из существующих списков и таблиц.

Сводная таблица может быть создана:

на основе данных любой таблицы или области таблицы рабочего листа;

на основе данных нескольких таблиц, полученных в результате консолидации данных;

на основе данных сводной таблицы;

на основе данных, находящихся во внешнем источнике данных Microsoft Access, FoxPro, dBase и т.д.

Подбор параметра позволяет определить неизвестное значение (параметр), которое будет давать желаемый результат.

При подборе параметра Excel использует итерационный процесс. Он проверяет для изменяемой ячейки одно значение за другим, пока не получит нужное решение.

Поиск решений может применяться для решения задач, которые включают много изменяемых ячеек, и помогает найти комбинацию переменных, которые максимизируют или минимизируют значение в целевой ячейке. Он также позволяет задать одно или несколько ограничений условий, которые должны выполняться при поиске решений.

Средства защиты данных в Excel позволяют защищать книги, структуры книг, отдельные ячейки, графические объекты, диаграммы, сценарии и окна от несанкционированного доступа или изменения. По умолчанию Excel блокирует (защищает) ячейки, графические объекты, диаграммы, сценарии и окна, но эта защита не вступает в силу, пока не выполнена команда Защита .

 

Автоматизация расчетов в электронных таблицах

 

Как и любая другая электронная таблица, MS Excel предназначен прежде всего для автоматизации расчётов. На практике в профессиональной деятельности встречаются довольно сложные расчёты.

При заполнении таблицы принято задавать расчётные формулы только для “первой” (начальной) строки или “первого” (начального) столбца, а остальную часть таблицы заполнять формулами с помощью режимов копирования или заполнения. Прекрасный результат даёт применение автокопирования формул с помощью автозаполнителя.

При копировании происходит транспонирование адресов. При копировании формулы из одной ячейки в другую Excel по-разному реагирует на формулы с относительными и абсолютными ссылками. Для относительных Excel по умолчанию производит транспонирование адресов, в зависимости от позиции ячейки, в которую копируется формула.

При копировании формул компьютер сразу производит расчёты по ним, выдавая быстрый и наглядный результат.

В таблице часто требуется вычислить итоговую сумму по столбцу или строке. Для этого Excel предлагает функцию автоматической суммы, выполняемой нажатием кнопки (“Автосумма”) на панели инструментов.

Если мы введём ряд чисел, установим курсор под ними и выполним двойной щелчок мышью по значку автосуммирования, то произойдёт сложение чисел.

В последней версии программы справа от значка автосуммирования имеется кнопка списка, позволяющая произвести вместо суммирования ряд часто используемых операций.

Некоторые вычисления можно производить вообще без ввода формул.

Начиная с версии Excel 7.0 в электронную таблицу была встроена функция автовычисления. Теперь в электронных таблицах Excel имеется возможность быстрого выполнения некоторых математических операций в автоматическом режиме.

Чтобы увидеть результат промежуточного суммирования, достаточно просто выделить необходимые ячейки. Этот результат отражается и в строке состояния в нижней части экрана.

Для упрощения ввода и снижения количества ошибок в Excel имеется “Мастер функций”.  Для ускорения выбора функций  “Мастер функций” “помнит” имена 10 недавно использованных функций в соответствующей группе. В нижней части окна отображается краткая справка о назначении функции и её аргументах.

Нередко нужно произвести сложение чисел, удовлетворяющих какому-либо условию. В этом случае следует использовать функцию СУММЕСЛИ. Рассмотрим конкретный пример. Допустим необходимо подсчитать сумму комиссионных, если стоимость имущества превышает 75 000 руб. Для этого используем данные таблицы зависимости комиссионных от стоимости имущества.

Запускаем “Мастер функций” и в категории “Математические” выбираем функцию СУММЕСЛИ, задаём параметры. В качестве диапазона для проверки условия выбираем интервал ячеек А2:А6 (стоимость имущества), а в качестве диапазона суммирования — В2:В6 (комиссионные), при этом условие имеет вид (>75000).

Имеется возможность присваивания имён отдельным ячейкам или диапазонам, которые затем можно использовать в формулах наравне с обычными адресами. Имена могут  состоять из букв (в том числе русского алфавита), цифр, точек и символов подчёркивания.

В состав MS Excel входит набор шаблонов — таблицы Excel, которые предназначены для анализа хозяйственной деятельности предприятия, составления счёта, наряда и даже для учёта личного бюджета. Они могут быть использованы для автоматизации решения часто встречающихся задач. Так, можно создавать документы на основе шаблонов “Авансовый отчёт”, “Счёт”, “Заказ”, которые содержат бланки используемых в хозяйственной деятельности документов. Эти бланки по своему внешнему виду и при печати не отличаются от стандартных, и единственное, что нужно сделать для получения документа, — заполнить его поля.

Excel позволяет пользователю самому  создавать шаблоны документов, а  также редактировать уже имеющиеся.

Для таких случаев в Excel, как и во многих других программах, которые работают с электронными документами, предусмотрена возможность создания и редактирования шаблонов для часто используемых документов. Шаблон Excel — это специальная рабочая книга, которую можно применять как образец при создании других рабочих книг того же типа. В отличие от обычной книги Excel, имеющей расширение *.xls, файл шаблона имеет расширение *.xlt.

При создании документа на основе шаблона программа Excel автоматически создаёт его рабочую копию с расширением *.xls, добавляя в конец имени документа порядковый номер. Шаблон-оригинал при этом остаётся нетронутым и может быть впоследствии использован повторно.

 

 

 

 

27-й  Вопрос. База данных и их классификация. Создание структуры базы данных. Реляционные базы данных. Системы  управления базами данных.

 

28, 29, 30

 

 

 

 

Основные сведения о базах данных

 

 

Эффективное управление данными предполагает использование компьютерных баз данных.

База данных – это интегрированная компьютерная структура совместного доступа, в которой размещаются: данные и метаданные.

Данные отражают сферу интересов конечного пользователя; метаданные – это данные о данных, с помощью которых осуществляется интегрирование (объединение) данных.   

 Метаданные описывают свойства  данных и совокупность отношений, которыми связаны данные, хранящиеся в БД.

Банк данных  является современной формой организации хранения и доступа к информации.

Банк данных (date bank)  – это система специальным образом организованных  данных (баз данных), программных (СУБД) , технических, языковых, организационно-методических средств, предназначенных для обеспечения централизованного накопления и коллективного многоцелевого использования данных.

Основные требования к банку данных:

-обеспечивать заданный уровень  достоверности хранимой информации;

-удовлетворять актуальным потребностям  пользователей системы;

- хранить и модифицировать большие  объемы информации;

-обеспечивать доступ и выдачу  информации пользователям системы  в различной форме;

-предоставлять возможность одновременного  обслуживания большого числа  пользователей системы.

Ядром Банка данных является База данных (БД)  и  Система управления базой данных (СУБД).

База данных – представляет собой поименованную совокупность структурированных и взаимосвязанных данных, и объектов, относящихся к определенной предметной области.

Под структурированием  данных  понимается введение соглашений о способах представления данных.

Под предметной областью понимаются связанные между собой функции, задачи управления в некоторой области деятельности предприятия (организации), с помощью которых достигается выполнение поставленной цели.

По технологии своей обработки базы данных  подразделяются на два вида: централизованные  и распределенные.

 Централизованные и распределенные базы данных

Централизованная база данных хранится в памяти одной машины, то есть характеризуется тем, что полностью находится на центральном компьютере, к которому пользователи (клиенты) обращаются за информацией с помощью своих компьютеров. Управление БД (ее корректировка и прочие процедуры, поддерживающие ее целостность, безопасность и т.д.) осуществляется централизованно. Один компьютер, располагающий ресурсами, называется сервером, а компьютер, который обращается к серверу за данными, называется клиентом, то есть по способу доступа централизованная база данных по способу доступа делится на:

базы данных с локальным доступом (данные и процедуры их обработки хранятся на одной машине);

базы данных с удаленным (сетевым) доступом.

Недостатки централизованной БД: необходимость передачи большого потока данных, низкая надежность и производительность.