МS Access деректер қоймасы

ЖОСПАР:

 

КІРІСПЕ

1.МКБЖ-НЕ  КІРІСПЕ 

1.1 МКБЖ  – НІҢ ЖАЛПЫ АНЫҚТАМАСЫ.

1.1.1 АҚПАРАТТЫ  АНЫҚТАУ.

1.1.2АҚПАРАТТЫ  ӨҢДЕУ

1.1.3 АҚПАРАТТАРДЫ  БАСҚАРУ

 

2. MICROSOFT ACCESS ЖҮЙЕСІ

2.1 БЕРІЛГЕНДЕР  ҚОРЫН БАСҚАРУ

2.2 ЕСЕП (ОТЧЕТ) ҚҰРУ 

 

3. МАКРОСТАР  ТУРАЛЫ ТҮСІНІК.

3.1 МАКРОСТАРДЫ  ҚОЛДАНУ.

4. MICROSOFT ACCESS 97 МАСТЕРЛЕРІ 

4.1 МӘЛІМЕТТЕР  БАЗАСЫН ҚҰРУ МАСТЕРІ

4.2МӘЛІМЕТТЕРДІ  ИМПОРТТАУ/ ЭКСПОРТТАУ МАСТЕРІ

4.3 ТАБЛИЦАЛАРДЫҢ  АНАЛИЗІН ШЫҒАРУ МАСТЕРІ

4.4 СҰРАНЫС  ЖАСАУ МАСТЕРІ

4.5МӘЛІМЕТТЕРДІ  ҚОЛДАНУ

4.6 INTERNET ЖӘНЕ INTRANET МӘСЕЛДЕЛЕРІН ШЕШУ

 

ҚОРЫТЫНДЫ

 

ҚОЛДАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР ТІЗІМІ

 

 

 

 

1

 

КІРІСПЕ

 

Берілген курстық  жұмыс көптеген есептер мен мәселелерді  қамтиды, оларға әрбір қолданушының, әсіресе жаңадан бастап келе жатқан қолданушының ДК-мен жұмыс істеу  кезіндегі есептер және өзінің шығармашылық автоматизациясының қажеттілігін түсіну жатады.

Оған ең біріншіден, қосымша программалардың пакеттерін таңдау жатады: олар туралы жалпы мәлімет  не белгілі бір ұғым, олармен жұмыс  істеу жобалары.

Курстық жұмыстың теориялық бөлімінде қолданушының белгілі бір пакетті таңдауы, ол пакеттің мінездемесі, бағасы мен сондай-ақ әрбір пакетке шығарылған қортындысы айқын көрсетілген.

Қазіргі кезде  қосымша программалардың саны өте  жоғарғы қарқынмен өсіп келе жатыр. Бұл программаларды бағалау мен қорытындылау нәтижесінде олардың кемшіліктері де көрініп қалуы мүмкін.

Өз жұмысымда  мен қолданушылардың арасындағы өте белгілі Windows ортасындағы Microsoft фирмасына тоқталуды жөн көрдім.

Курстық жұмыстың теориялық бөлімінде мен қосымша  программалардың пакеттерін салыстыра отырып, ішінен белгілі бір қажетті программаны таңдаймын.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2

 

1.МКБЖ-НЕ КІРІСПЕ

 

Есеп жасау, бақылау және жобалаулардың негізін  көптеген картотекалар, тіркеу журналдары, сондай-ақ тізімдер, сызбалар құрайды. Олар біртіндеп көбейіп, жаңадан топтасады. 

Егер де ақпаратттар жинағының  көлемі өте үлкен болса, онда керекті  мағлұматты іздеп табу өте қиын болады.

ДЭЕМ  және ақпаратты өңдеу  мүмкіндігі пайда болғаннан кейін  біздер көптеген ақпараттық-анықтамалық  есептерин автоматизация арқылы шеше аламыз.

Бастапқы кезде ЕЭМда  ақапаратты сақтап, оны жинақтауға арнайы файлдар қолданылды. Бұл кезде  әрбір функционалдық есепке дербес белгілі бір қорытынды ақпараттан тұратын файл құралатын. Осының бәрі де қолданушыға көптеген қиындылықтар әкелетін.

ЕЭМнің дамуымен бірге  басқару системаларын кұру идеялары талқыланды. Мысалы, өндірістегі бухгалтерлік есептің автоматизациясы кезінде  мағлұматты сақтау, оны дұрыс өңдеу, және де белгілі бір уақыт сайын  өзгертіп отыру. Бұл идеялар өзінің шешімін мәліметтерді басқару системасында, яғни МКБЖ ортасында тапты. МКБЖ арнайы ақпараттар базасымен тікелей жұмыс істейді. Дербес компьютерлердің пайда болуымен қатар таблицалардағы ақпаратты өндеудің ең қолайлысы МКБЖ болып отыр.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3

 

1.1 МКБЖ – нің жалпы анықтамасы.

 

Access – реляциялық мәліметтер қорын басқару жүйесі. Қарапайым 2 өлшемді кестер реляциядық мәліметтер қоры болып табылады. Мәліметтер қорын басқару жүйесі мәліметтер қорын құру, мәліметтерді өңдеу, қандай да бір шарт бойынша қордан мәліметтерді таңдау, қор негізінде әр – түрлі формалардың есеп беруі (отчет) құружы жүзеге асырады.

Мәліметтер  қорында 2 өлшемді кестенің жолдары  жазбалар деп, бағандары өрістер  деп аталады.

Дәлірек айтқанжа, мәліметтер қорында, кестердей әр бір жол жазба болып табылады, ал жазба бірнеше өрістерге бөлінеді, олар:

а) мәліметтер қорын  құру

б) мәліметтер қорының  құрылымын өзгерту 

в) форма құру

Реляциондық модель – ең қарапайым модель берілгендерді  кесте таблица түрінде топтастырған модель. (1 сурет)

4

1 сурет  (Кестелерді құру)

берілгендерді қолданбалы программаларға тәуелдігіш жою мақсатында 1970 жылы математик  Код реляциондық модель концепциясын ұсынды. Қатынас белгілі бір шарттарда қанағаттандыратын 2 өлшемді кесте.

Қатынастың  бағандары – артрибуттар деп аталады. Ал жолды жазулар деп атайды. Реляциондық қоры дегеніміз – бір бірімен байланысты қатынастар жиыны әр – бір қатынас жеке файл түрінде сақталынады. Олар келесі тәртіппен байланысқан (файл, кесте, қатынас, мән).

Модель құрылымның қаталдығы және жұмыс жылдамдығының берілгендер қорының өлшеміне тәуелділігі.

Microsoft Access - бұл функционалдық тұрғыдан толық әрі реляциондық МКБЖ. Онда қолданушыға барлық қолайлы жағдайлар қарастырылған: яғни, қолданушы кез келген ақпаратты анықтап, өңдей алады, онымен қатар үлкен көлемді қамтитын ақпартпен жұмыс істей алады. 

Ақпарат базасын  басқару системаларына сүйеніп, біз ақпараттардың мінездемелерін, олармен  жұмыс істеуді, және бірлесіп жұмыс істеуді бақылай аламыз.

 

МКБЖ 3 басты функциядан тұрады:

1. ақпараттарды анықтау ;
2. ақпаратты өңдеу;
3. ақпараттарды басқару

Осы функционалдық  мүмкіндіктердің барлығы Microsoft Access те толықтай өңе алады.

 

 

 

1.1.1 АҚПАРАТТЫ АНЫҚТАУ.

 

Кез келген құжатпен немесе электрондық таблицамен жұмыс  істеу кезінде біз құжаттың мазмұның немесе таблицаның әр бір ұяшықтың орнын өзіміз таңдай аламыз. Текстік редакторларда бұл информацияны керек жерге орналастыру үшін қажет.

Ал электрондық  таблицаларда  ақпаратты сақтау, керек есеп айырысуларын

5

жүргізу және қортындыларды керекті түрде ұсыну міндетініз болады.

Егер де электрондық  таблицадағы жолдар саны 100-ден асып кетсе, және де құжат біршене беттен тұрған жағдайда ақпаратпен жұмыс істеу  өте қиын болады. Егер де сіз  басқа  да қолданушыларға арналған белгілі  бір электрондық таблицаларды құрсаңыз, ондағы өзгерістерді, және жаңадан енгізілген сандарды бақылай алмайсыз.

Мысалы, сіздің таблицаныздың бір ұяшығында  күн (мерзім), ал екіншісінде ол күнде  түскен ақша сақталу керек болса,қолданушы  оны кездейсоқтықтан ауыстырып алуы мүмкін. Осы сияқты көптеген мысалдар келтіруге болады.

МКБЖның арқасында біз  ақпараттың түрін және де оның сақталу әдістерін өзіміз таңдай аламыз. Сіздер сонымен қатар жұмыс істеуге қолайлы болу үшін, (ақпараттарды дұрыс енгізу үшін) басты талаптарды қоя аласыз.

Сіздер  Microsoft Access барлық мүмкіндіктерді қолдана аласыз: DDE ( DynamicDataExchange, ақпаратпен динамикалық түрде алмасу), және OLE (Object.Linking and Emedding қарым-қатынас және объетілерді енгізу).

Microsoft Access көптеген  ақпарат форматтарымен жұмыс істей алады  (МКБЖның басқа да файлдық структураларымен). Сіздер ақпараттың импорт және экспорт процестерін текстік редакторларынан және де электрондық таблицалардан ала аласыз.

 

Microsoft Access көмегімен  сіздер Paradox, dBASEIII, dBASE IV, FoxPro және т.б. файлдарды өңдей аласыз. Бұл файлдарды сондай-ақ  Microsoft Access импорттауға да болады.

 

                                                                                                                       

 

1.1.2АҚПАРАТТЫ ӨҢДЕУ

 

Текстік редактордағы немесе электрондық таблицадағы  ақпаратпен жұмыс МКБЖ-дағы жұмыстарынан көптеген айырмашылықтары бар. Текстік редакторда даярланған құжатта сіздер таблицалық ақпаратты қосып, оны өңдей аласыз.

Ал электрондық  таблицада құрылған құжат берілген бір есепті шешу үшін

6

арналған. Сондықтан  оны басқа да бір есепке қолдану  өте қиын.

Ақпаратпен  жұмыс істеу кезінде МКБЖ көптеген әдістерді қолданады. Мысалы, сіздер ақпаратты іздеу шараларын жеке таблицада өңдіре аласыз. Бір команданы қолдана отырып, жеке бөлікте орналасқан барлық ақпаратты жаңарта аласыз.

Таблицадағы ақпаратты  өндеу үшін  Microsoft Access SQL деген өте күшті тіл қолданылады. Оның көмегімен бір немесе бірнеше таблицадан бізге керекті информацияны ғана белгілей аламыз.  

Microsoft Access ортасында есептерді шешу үшін SQL тілін міндетті түрде білу керек жоқ.

 

1.1.3 АҚПАРАТТАРДЫ БАСҚАРУ

 

Текстік  құжаттар мен электрондық таблицалар «бір қолданушының» есептерін шешуге арналған өте қарапайым құрал. Бірақ, олар бірлесіп жұмыс істеу кезіне қолданылмайды.

Электрондық таблицалар ақпараттың әртүрлі формаларын енгізуге арналған, бірақ, егер де біз ақпаратты  толықтай комплекстік бақылаудан өткізетін  болсақ, онда  функциялардың жетіспеушілігі айқын байқалады.

Шағын фирмаларда электрондық таблицалардың счет-фактура шаблоны ғана қолданылады. Бизнестің үлкеюімен қатар жұмыскерлер қатары да өзгереді, осы кезде ақпараттар базасының тигізетін әсері мол. 

Сондай-ақ электрондық  таблица өндірісте де қолданылады, бірақ оның мазмұны жұмыскерлердің өз жұмыстарының есептерімен шектелуі тиіс. Ал толықтай бухгалтерлік есеп айырысулар ақпараттар базасында сақталуы қажет.

 

Бірлесіп жұмыс істеу  кезінде ақпарат базасының басқару  системасының арқасында ақпаратты  санкционалдық емес енуді қорғай аламыз, соның нәтижесінде бұл ақпаратты белгілі бір қолданушылар ғана қолданып, оларға жаңадан енгізулер енгізе алады. Бірлесіп жұмыс істуге арналған СУБД кез келген қолданушының бәріне ұқсас ақпаратты өндеуге жол бермейді (ондағы ақпаратты әркім әртүрлі өзгерте алмайды).                                                                                                                           

7

Сіз қандай қолданушыларға немесе қолданушылар топтарына белгілі  бір ақпараттағы объектілерге жұмыс  істеуге рұқсат етуіңізді енгізе аласыз.

 

 

 

2. MICROSOFT ACCESS жүйесі

 

Қандай ақпарат  сізге керек, ол қалай сақталуы тиіс – осының бәрі ақпаратты басқару  сұрағының басты шешімдері болып  табылады.

МКБЖ да көптеген қосымшаларды  кұрастыра аламыз.  Олар ақпаратты басқару және оны өндеуге мүмкіндік беретін арнайы инструменттерден құралған.

Сіздердің есептеріңізді  автоматизациялау мақсатында сізге  күшті реляциондық МКБЖ және қосымшаларды құрастыруға арналған система керек болады. Көптеген қосымшаларды құрастыру системалары белгілі бір тілді білу қажет етеді, мысалы Си немесе Xbase тілдері.

Осы программаның көптеген жетістіктеріне қарамастан, сізде белгілі  бір  бастапқы білімдер болуы керек.  

Microsoft Access жұмыс ең алдымен реляциондық таблицаларды және олардың шеткі аймақтарын анықтаудан басталады. Осыдан кейін формалар, есептер және де макростар көмегімен сіз осы ақпараттардың істерін анықтай аласыз.

Төменде Microsoft Access жұмыс істеудің қолайлы жағдайлары келтірілген:

 

1 жағдай.

Сізде көп жеке файлдар бар, олардың кейбіреулері өте үлен көлемді қамтиды, соның нәтижесінде осы факторлардың бәрі ақпаратпен жұмыс істеу процесін тікелей

 

қиындатады.

 

2 жағдай.

Сіздер ақпаратты  бінеше әдіспен қолданасыз:  белгілі  бір счет-фактураларға, қорытындыларға арналған әдістер. Осы және тағы да басқа әдістерді қарастыру кезінде

8

 сіз ақпаратты жан-жақты қарастыру керексіз.

 

3 жағдай.

Белгілі бір  ақпаратпен бірнеше қызметшілердің жұмыс жасауы. Мысалы, ақпараттарды енгізу, оны жаңарту және қорытындылау нәтижелерімен әртүрлі адамдар жұмыс жасайды. Егер электрондық таблицаларға бір ғана қолданушы өзгерістер енгізе алса, ақпараттар базасында бірнеше адам бір уақытта, бір таблицамен жұмыс істеп, өгертулер енгізе алады.

 

4 жағдай.

Сіздер санкционалдық  емес енуден қорғауды қамтамасыздандыру керексіз. Ақпарат базасының сақталуын және ондағы андардың енгізілуін қадағалау керексіз. Себебі, бұл ақпараттарға бірнеше  қолданушылар ене алады.

 

 

2.1 БЕРІЛГЕНДЕР  ҚОРЫН БАСҚАРУ

 

Берілгенден –  текстік жұмыс редакторы немесе электронды кестедегі мәні МКБЖ – нен ерекшелінеді. Документе текстік процестің көмегімен кестені қосып оны пайдалануға обработки функционалды шектеу жиынтығы болып, OLE – көмегімен біз таблица, диаграмма немесе сурет т.б. қосымшалардан алып жасауымызға болады. Электронды кестеде кейбір ұяшқта формула мазмұны бар, нәтижесінде берілгендер басқада ұяшық шығады. Берілгендер электронды кесте нақты мақсатқа жаратылған, өте қиын пайдалануы, егер басқа тапсырманы қосса. МКБЖ – көрнісі әр түрлі құралдар жұмыс істегенге берілген. Мысалы: көбейтіндіні іздеп жекеленген күрделі кестеден, сол сияқты байланысып жатқан бірнеше кесте немесе файлдың көмегімен бір команданың мазмұны мен ерекшелінген өріс немесе бірнеше жазу. Оқу үшін ауыстыру жасап, процедура енгізіп МКБЖ функциясын пайдаланамыз.