Назначение и состав современных программ MS Office

ФГОУВПО ПЕРМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ИНСТИТУТ ИСКУССТВА И КУЛЬТУРЫ

Факультет  Культурологии

Кафедра Управления и  Экономики в социально-культурной сфере

 

 

 

 

 

 

 

Назначение и состав современных программ MS Office.

 

 

 

 

 

 

                                                                     контрольная работа по курсу

                                                                     информационные технологии

                                                                     управления 

  Студентки III курса, группы ЗМТ 31б

                                                                     Абдаловой Елизаветы

                                                                     Проверил:

 

 

 

 

 

Пермь

2009

ОГЛАВЛЕНИЕ

	стр.
Введение	3
Эволюция офисного программного обеспечения	4
Для чего нужны компьютеры	8
Программы для офиса  и дома	9
Microsoft office. Состав, назначение, основные программы-приложения	10
Развитие офисных пакетов  как зеркало. Роста потребностей пользователей	12
MS Office – властелин  офиса?	19
Обзор альтернатив офисному пакету Microsoft Office для платформы Apple Macintosh.	20
Новые изобретения Корпорации Microsoft	21
Заключение	23
Список использованных источников	24

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Современные профессии, предлагаемые выпускникам учебных  заведений, становятся все более  интеллектоемкими. Информационные технологии, предъявляющие высокие требования к интеллекту работников, занимают лидирующее положение на рынке труда.

За последнее время  основные подходы в информационных технологиях в основном стабилизировались. Более того, объектно-ориентированная  технология, созданная усилиями Microsoft и других компаний, стала своеобразным стандартом в России и других странах.

Исходя из вышеуказанного, целесообразно уделить внимание офисной технологии Microsoft (графика, тексты, электронные таблицы, базы данных и презентации). Рассмотрим обучение информационным технологиям конкретно на изучении прикладного пакета MS Office. Разделы следующие: MS Word, MS Excel, MS Power Point, MS Access.

Исторически текстовые  редакторы - это предшественники  текстовых процессоров. Они позволяли  составлять и редактировать тексты, но не поддерживали вышеперечисленных  функций. Тем не менее, для задач, не связанных с созданием документов со сложным оформлением (например, для написания текстов программ), текстовые редакторы используются и сегодня.

Среди обилия прикладного  ПО можно выделить группу программ, которые решают задачи самого широкого назначения и поэтому в той или иной степени нужны практически каждому пользователю компьютера, независимо от его профессии. В последние годы такие программные пакеты принято называть офисными.

Сегодня не менее 40 процентов ПК приходится на домашних пользователей, а 90 процентов вычислительных мощностей всех компьютеров (в том числе и на предприятиях) применяются для выполнения той самой рутинной, традиционной работы. Конечно же, здесь речь не идет о тривиальном повышении производительности туда за счет простого увеличения скорости выполнения тех или иных операций.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Эволюция офисного программного обеспечения

 

Основы современных  офисных программ закладывались  в 70-е годы. Прежде всего, в это  время активно разрабатывались  текстовые редакторы. До появления  текстовых редакторов процесс составления документов часто содержал одну утомительную процедуру: фрагменты текста вырезались из напечатанных страниц и вклеивались в нужные места, а затем скомпонованные таким образом документы вновь перепечатывались. Текстовые редакторы позволили автоматизировать данный процесс, и это было поистине революционное преобразование. С тех пор документы перестали печататься каждый раз с нуля. А возможность иметь стандартные заготовки, вставляемые в текст по мере необходимости, преобразило весь процесс подготовки документов.

В 1979 году компания Micropro International выпустила текстовый процессор Wordstar, который оказал большое влияние  на все последующие разработки в  этой области.

В 1983 году свой первый текстовый  редактор (Multi-Tool Word) представила компания Microsoft и в качестве рекламной акции выпустила около 450 тысяч дисков с демо-версией программы. В 1983 году появилась DOS-версия редактора, в 1984-м - версия для Apple Macintosh и в 1989-м - для Microsoft Windows.

Текстовые редакторы совершенствовались, оснащались все новыми возможностями и на определенном этапе получили статус так называемых текстовых процессоров. Термин «текстовый процессор» обычно применяется для обозначения программ, которые позволяют осуществлять более сложную обработку текста, чем текстовые редакторы (использовать различные элементы оформления, осуществлять автоматическую генерацию номеров страниц, построение оглавления большого документа, проверку правописания и т.п.). Отметим, что зачастую термины «текстовый редактор» и «текстовый процессор» считают синонимами, что не совсем верно.

Исторически текстовые  редакторы - это предшественники  текстовых процессоров. Они позволяли  составлять и редактировать тексты, но не поддерживали вышеперечисленных  функций. Тем не менее, для задач, не связанных с созданием документов со сложным оформлением (например, для написания текстов программ), текстовые редакторы используются и сегодня.

Почти одновременно с  первыми текстовыми редакторами  появились электронные таблицы. В 1978 году была выпущена первая электронная таблица под названием Visicalc (разработчики Дэн Бриклин и Боб Фрэнкстон), которая впоследствии определила целое направление программного обеспечения (ПО).

Visicalc оказалась одной  из программ, принесших популярность персональным компьютерам, на которых она впоследствии применялась.

Электронная таблица  позволила автоматизировать процесс  обработки больших объемов данных, которые могут быть представлены в табличной форме. Несложно заметить, что большую часть обрабатываемых в офисе данных можно представить в виде таблиц: адресные книги, картотеки, учет командировочных расходов и т.д.

В качестве информации в  таблицах могут находиться данные самого разного формата (числа, символьные строки, даты и т.д.), но в целом, конечно же, электронные таблицы ориентированы на обработку числовых данных.

Принцип работы электронной  таблицы можно описать следующим  образом. Программа организует данные в виде таблицы, каждая клеточка (ячейка) которой предназначена для хранения различных значений. При этом ячейка может играть такую же роль, как переменная в математике: она имеет обозначение и может принимать разные значения. В ячейках можно хранить не только данные, но и формулы, по которым вычисляются значения в этих ячейках. Самый простой пример - подведение итоговых значений, сложение значений по столбцам и строчкам таблицы. Электронная таблица может применяться не только для расчетов, но и как инструмент для пользователей, имеющих дело с любой структурированной информацией.

Наиболее популярная сегодня система электронных таблиц Excel появилась в середине 80-х. В 1984 году специалисты Microsoft приступили к работе над первыми вариантами этой электронной таблицы для ПК и Macintosh, финальные версии которых вышли в 1985 году.

В 1984 году выпускником Беркли Бобом Гаскинсом была разработана программа PowerPoint, предназначенная для создания слайдов для проведения презентаций. Черно-белая версия PowerPoint под номером 1.0 была выпущена в 1987-м для компьютера Apple Macintosh и в том же году была приобретена компанией Microsoft. В 1988 году появилась Windows-версия программы.

В 1988 году была представлена ранняя версия интегрированного пакета Microsoft Office, который включал текстовый и табличный процессор, средство создания презентаций и почтовую программу. Со временем данный набор стал фактическим стандартом для офисных приложений.

Идея интегрированного офисного пакета состояла в том, что  набор взаимодействующих программ может дать больше, чем сумма не связанных между собой приложений. Выпуск подобного комплекта программ оказался весьма востребованным: набор различных текстов, создание документов, финансовые расчеты и обмен электронной почтой - это именно тот круг задач, который приходится выполнять подавляющему большинству офисных служащих.

Первый пакет Microsoft Office был выпущен для компьютеров Macintosh. Лишь после выхода и популяризации операционной системы Windows 3.x разработка офисного ПО для ПК стала для Microsoft приоритетным направлением. Первая версия пакета MS Office для Windows под номером 3.0 вышла в 1993 году. Набор программ включал текстовый процессор Word 2.0, табличный процессор Excel 4.0, презентационное приложение PowerPoint 3.0 и почтовую программу Mail. Системы управления базами данных (СУБД3) в составе Office тогда еще не было. СУБД Access, которая впоследствии стала одним из компонентов MS Office, появилась лишь в начале 90-х годов. СУБД Access ориентирована в первую очередь на пользователей Microsoft Office, имеющих потребность в создании своих баз данных и незнакомых с программированием. В принципе системы управления базами данных возникли еще на заре развития компьютерной техники. Первоначально это были разработки отдельных пользователей, написанные для осуществления доступа к собственным базам данных, а в 70-х годах появились и коммерческие версии СУБД.

Идея объединения универсальных  офисных инструментов, не привязанных  к конкретному виду делопроизводства, послужила основой всемирной  популярности пакета MS Office.

Дело в том, что организация  делопроизводства в том или ином офисе связана с автоматизацией конкретных функций: бухгалтерский учет, материально-технический учет, планирование основной деятельности, управление кадрами и т.д. Для каждого из перечисленных профилей создаются свои наборы программ, так называемые автоматизированные рабочие места (АРМ).

АРМ представляет собой  набор программных приложений для  выполнения конкретной роли на предприятии (работник склада, менеджер по запчастям, продавец магазина, кассир-бухгалтер, руководитель организации и т.д.). При этом один и тот же сотрудник может исполнять одновременно несколько ролей. Существует большое количество программ, каждая из которых соответствует одному из перечисленных автоматизированных рабочих мест и каждая привязана к специфике конкретного АРМ, что соответственно ограничивает ее область распространения, делает зависимой от национального делопроизводства, изменений законодательства, специфики предприятия и т.п.

Особенностью интегрированных  офисных пакетов, таких как Microsoft Office, является то, что в них нет отдельных программ для конкретных сотрудников предприятия (бухгалтера, юриста, сотрудника отдела кадров и т.п.), но максимально автоматизированы те задачи, которые могут быть востребованы каждым из этих пользователей. Именно этот подход позволил компании Microsoft сделать свой комплект офисных программ востребованным самыми разными категориями пользователей во всем мире. В известной мере MS Office играет роль базовой платформы, на которой другие поставщики могут строить свои продукты для документооборота.

В начале 90-х годов  доступ в Интернет стал достаточно массовым, и определенную популярность получила глобальная гипертекстовая система, использующая Интернет в качестве транспортного  средства, так называемая Всемирная паутина (World Wide Web или просто Web). Web-технология позволила расположить миллионы документов на Web-серверах, связав эти документы ассоциативными ссылками - гиперссылками. Для представления документов в Web был предложен специальный язык гипертекстовой разметки HTML - HyperText Markup Language. Применение HTML-формата обеспечило единое информационное пространство для всех пользователей, работающих в Интернете. Для просмотра документов на Web-серверах были разработаны специальные клиентские приложения - Web-браузеры.

Вскоре стало очевидно, что офисная работа должна включать инструментарий для использования Web. Поэтому в 1995 году Microsoft, как крупнейший производитель офисного программного обеспечения, объявила о программе добавления Интернет - возможностей ко всем своим продуктам.

Билл Гейтс заявил: «Успех Интернета - самое важное достижение в мире вычислительной техники с  тех пор, как в 1981 году появился первый IBM PC. Аналогия с этим персональным компьютером  уместна по многим причинам. Компьютер  типа IBM PC никогда не был верхом совершенства. Многое в его архитектуре или «взято с потолка», или просто неудачно. Но несмотря ни на что его популярность достигла таких высот, что он превратился в стандарт. И кто бы ни пытался бороться против этого стандарта (зачастую вполне обоснованно), все попытки неизменно заканчивались провалом, потому что остальные фирмы продолжали работать над совершенствованием ПК». И дальнейшее развитие MS Office шло уже с учетом Интернет - возможностей.