Назначение и состав современных программ MS Office

 

Word — текстовый  процессор

 

Текстовый процессор — это исторически  самое первое и наиболее широко используемое офисное приложение: писать и оформлять тексты нужно всем. Еще десять лет назад подобные программы назывались «редакторами», но сегодня этот термин в минимальной степени отражает их функциональные возможности.

В свое время появление компьютерных текстовых редакторов совершенно радикальным образом изменило даже не технологию, а если хотите — логику мышления при подготовке самых разнообразных текстов, начиная от рапорта начальнику об отпуске и заканчивая созданием литературных произведений.

Сегодня функции текстовых  процессоров выходят далеко за рамки  работы собственно с текстами (отдельно следует отметить отметим очень  мощное развитие в последние годы средств проверки правописания). Текстовый процессор уже давно включает собственные инструменты создания разнообразных таблиц, графиков, иллюстраций, формул и пр.

В результате пользователь имеет возможность создавать  сложные документы практически  неограниченного объема с использование графических материалов и разнообразного форматирования. Само собой разумеется, с применением процедур автоматического составления оглавления, перенумерации страниц, рисунков, таблиц, формирования перекрестных ссылок, сносок, ...

И все же подчеркнем, что подготовки «чисто текстовых» документов (в самом простом случае — для написания и распечатки письма родителям, рапорта начальнику или рукописи) может быть вполне достаточно возможностей поставляемой с Windows программы WordPad.

 

Excel — работа  с электронными таблицами

 

Эта программа нужна  всякому, кто имеет дело с данными, представленными в виде двумерных  таблиц. А если мы приглядимся повнимательнее к нашей производственной деятельности и чисто бытовым делам, то увидим, что на практике 90 процентов обрабатываемой или просто используемой нами информации можно представить в таком виде: адресные книги, картотека видеокассет, учет домашних расходов и пр.

В качестве информации в  таблицах могут находиться данные самого разного формата (символьные строки, даты и пр.), но в целом, конечно же, данный пакет ориентирован на обработку числовых данных. Самый простой пример — подведение итоговых значений по столбцам и строчкам таблицы. Ненамного сложнее выглядит реализация алгоритма обработки заданных пользователем ячеек таблицы по тем же определенным функциональным зависимостям. Одна из наиболее мощных функций пакета — это возможность быстрого представления данных в виде самых разнообразных графиков, диаграмм и карт.

Электронные таблицы  являются идеальным средством для решения учетных задач, обработки экспериментальных данных, составления отчетов самых разнообразных форм. Короче говоря, это действительно необходимый инструмент для каждого, кто имеет дело со структурированной информацией (в отличие от простых текстов, представляющих собой в общем случае неструктурированные массивы данных).

 

Access — система  управления базами данных

 

Access впервые появился  в составе офисных программ  в 92-93 годах, и это было весьма  знаменательным событием. Ведь ранее  считалось, что создание систем на основе баз данных является уделом исключительно опытных профессионалов.

Не нужно пугаться: СУБД — это совсем не так страшно, как может показаться. На самом  деле описанные выше электронные  таблицы тоже фактически представляют собой небольшую систему управления базой данных. (База данных — упорядоченный набор структурированной информации.) Но они имеют два ограничения: объем, задаваемый емкостью оперативной памяти компьютера (хотя он очень значителен!), и двумерное представление данных.

Реляционные СУБД (практически  все реально используемые сегодня  системы, в том числе и Access, относятся  к категории "реляционных") на самом деле работают с теми же таблицами, но только хранимыми на внешних носителях  информации и самое главное —  только связанными между собой.

Самый простой пример такой организации данных — ведение  каталога коллекции звуковых компакт-дисков. В одной таблице можно хранить  полные сведения об авторах песен, в  другой — об исполнителях, а в  третьей — данные об отдельной  песне. При этом последняя таблица будет иметь необходимые ссылки на первые две, так что пользователь может легко по названию песни выяснить, например, день рождения ее автора.

Access — это очень  популярная и полезная СУБД, которая  может использоваться для создания как небольших локальных, так и весьма серьезных профессиональных систем. Кстати, изучение Access представляет собой совсем неплохой вариант для продвижения от изучения азов программирования и технологии разработки СУБД к решению сложных производственных задач.

 

PowerPoint — подготовка  визуальных презентаций

 

Такой класс программ вообще появился относительно недавно, но сегодня они стали надежным помощником всех, кому хотя бы иногда приходится выступать с лекциями или докладами  перед аудиторией (порой, даже если аудитория представлена одним слушателем).

Ранее считалось, что  иллюстративный материал требуется  только для тех докладов, в ходе которых нужно показать сложные  таблицы, графики и математические формулы. Сегодня общепринятым стилем является визуальное отображение основных тезисов даже «простого текстового доклада».

Все, кто когда-нибудь делал технические доклады (защита дипломного проекта или отчета на научно-техническом совете), могут  вспомнить, что подготовка самого текста 15-минутного сообщения занимала максимум один - два дня. А на подготовку десятка плакатов или слайдов — не менее месяца работы, причем сначала эскиз рисовал сам докладчик, а потом работал профессионал-чертежник. А ведь за последние годы число «докладчиков» резко расширилось (например, за счет появления менеджеров по продажам), причем им нужно выступать не раз в полгода, а почти еженедельно, и содержимое докладов (и иллюстраций) постоянно меняется.

Именно программы типа PowerPoint решают проблемы подготовки иллюстративных материалов. Теперь тот же десяток слайдов можно сделать за один- два часа силами самого автора доклада. Очевидно, что внесение в них коррекций может занять в будущем считанные минуты.

Для слушателей демонстрация подготовленных материалов проходит примерно, так же как и при традиционном показе слайдов, но только кроме статических изображений можно использовать звук, видео, различные визуальные эффекты и пр.

Кстати, PowerPoint можно применять  не только для выступления перед  аудиторией. Многие домашние пользователи работают с ним, например, при создании различных графических заставок (опять же с различными динамическими эффектами) для своих видеофильмов.

 

Outlook — ваш  персональный диспетчер

 

Эта программа впервые  появилась всего несколько лет  назад, но сегодня она стала буквально предметом первой необходимости для любого пользователя. Она включает адресную книгу, дневник для текущих записей, еженедельник для планирования своей деятельности, связь с внешним миром через электронную почту и выполняет многие другие полезные функции.

Наверное, многие читатели постоянно носят с собой записную книжку и, если забывают ее где-то, оказываются "как без рук". Как только вы начнете пользоваться программой Outlook, вы тут же поймете, как много  времени вы потеряли зря, работая  без него.

Одна из наиболее впечатляющий функций приложений данного класса — совершенно новые автоматизированные возможности по планированию своей  работы и контролю выполнения дел. Включив  утром компьютер и загрузив Outlook, вы тут же получите напоминания о всех запланированных на этот день делах. И даже о том, что нужно сегодня поздравить кого-то из близких с днем рождения, о чем вы совсем забыли в круговороте будней. Далее в течение дня программа будет напоминать о новых событиях с точностью до секунды.

Outlook можно эффективно использовать также для планирования групповой работы. Например, при работе в одной компьютерной сети предприятия вы можете посмотреть расписание свободного времени сотрудников, которых хотели бы пригласить на совещание, автоматически выбрать наиболее удобное для всех время и "застолбить" его в планах приглашенных (у каждого из них тут же появится соответствующее уведомление).

Не говоря уже о  том, что Outlook включает многофункциональную  систему по управлению электронной  почтой и телефонной связью. Но тут мы закончим описание программы, так как говорить о возможностях электронной почты можно еще очень долго.

Если же вы все же считаете, что для работы вам пока нужна  только почтовая система, то вполне можно  ограничиться возможностями программы Outlook Express из состава Windows.

 

FrontPage — средство  создания и поддержки Web-узлов

 

Кто хотя бы несколько  раз в жизни заходил в Internet, тот отлично представляет, что  такое Web-узлы — это набор специально оформленных Web-страниц, связанных между собой перекрестными ссылками. Еще пять лет назад, считалось, что создание Web-узлов — удел узкой касты профессионалов. А 99,99...% пользователей Internet оставались "читателями", но не «писателями» и уж тем более не «верстальщиками».

Но ситуация быстро меняется. Сегодня уже никого не может удивить появление персональных Web-узлов. Как говорится в одной из шуток на тему "Вы больны Интернетом": "У вашей собаки также есть своя Web-страница". Впрочем, сейчас это высказывание для многих уже не шутка, а реальность.

Попробуйте создать  собственный персональный Web-узел о  своей работе, хобби, путешествиях и  пр. (Многие Интернет-провайдеры предоставляют  бесплатно необходимый адрес  и до 50 Мбайт для размещения вашей  информации, что более чем достаточно для начала.) Вы сразу увидите, что это не только увлекательное, но и полезное занятие. Может быть, там не будет информации, интересной для всего мира, но совершенно точно, она привлечет внимание ваших друзей и близких. С помощью своего Web-узла вы можете, например, собрать вместе многочисленных родственников, разбросанных по всему миру. А это — уже немало.

FrontPage поможет вам создать  и развивать свой Web-узел. Для его  использования не нужно знать  программирование — необходимо  только желание. Кстати, Web-мастер сегодня — это одна из дефицитных и престижных профессий. И FrontPage поможет вам им стать.

Но если сомневаетесь, стоит ли тратить деньги на приобретение дополнительных программ, имейте в  виду, что в состав Windows входит программа FrontPage Expess, с помощью которой можно сделать довольно много первых шагов в освоении Web- дизайна.

 

Publisher — настольная  издательская система

 

Word поможет сделать  достаточно сложные текстовые  документы с использованием разнообразного  графического оформления. Можно  привести множество примеров, когда с помощью Word создавались макеты пособий, учебников, книг с литературными произведениями. И все же получить с его помощью полиграфической продукции высокого качества просто невозможно. Но это позволит сделать также недавно появившаяся в составе Office настольная издательская система Publisher.

Многие функции Word и Publisher пересекаются, и все же основная задача Word — формирование содержательной основы документа, Publisher — реализация документа в виде высококачественного  полиграфического издания. Говоря об издательском деле, мы сейчас в минимальной степени имеем в виду подготовку макетов книг (все же пишутся книги не каждый день! к тому же, как раз тут можно воспользоваться Word'ом).

Наиболее частое применение Publisher — это изготовление красочных буклетов, каталогов, пригласительных билетов, меню для званных приемов, поздравительных адресов и т.д. Программа содержит все необходимые для этого инструменты, шаблоны и заготовки для разного вида печатной продукции. Большая библиотека макетов предоставляет возможность познакомиться с опытом, накопленных профессиональными издателями и дизайнерами.

 

PhotoDraw — редактор  деловой графики и изображений

 

Для достаточно простого редактирования графических изображений  может хватить программ Paint и Imaging, входящих в состав Windows. Но для более  сложных операций потребуются инструменты  посерьезнее.

Ранее обработка изображений также была сферой деятельности высококвалифицированных профессионалов, и лидирующей положение здесь уже давно занимают известные системы Adobe PhotoShop и Corell Draw. Однако сегодня такие задачи все чаще нужно делать и "обычным" пользователям. Например, если вы занимаетесь фотографией, то компьютерная обработка может существенно повысить качество изображений, «вытянуть» казалось бы, совсем запорченные (но очень дорогие вам!) кадры. Работа с графикой просто обязательно понадобится для красивого и оригинального оформления своего Web-узла, печатных изданий или презентаций в PowerPoint.

Продукт PhotoDraw пока несколько  уступает профессиональным возможностям, упомянутым выше пакетам компаний Adobe и Corell (только нужно иметь в виду, что весь комплекс программ MS Office 2000 стоит примерно столько же, сколько один профессиональный графический пакет), но его функций вполне достаточно для решения многих полезных задач на высоком уровне.

 

Диспетчер контактов  и заказчиков

 

Эта программа появилась впервые в составе MS Office 2000. Она предназначена для управления базой данных со сведениями о деловых партнеров (поставщиков и покупателей), контроля хода реализации сделок, финансового состояния малого предприятия.

В принципе эти задачи можно выполнять и с помощью других программ из состава Office, но все же удобнее использовать специализированный инструмент. Кроме того, проблема заключается в том, что такие сведения часто накапливаются в разных программах (что-то лежит в Outlook, что-то в системе бухгалтерского учета), а руководителю малого предприятия нужно для анализа и контроля собрать воедино всю нужную информацию.