Описание создания таблицы «Помещение»

 

 

 

 

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

10

КР.СЖ.100101.ПЗ

 

5. Описание выполнения работы

 

5.1 Создание таблицы в базе данных

 

Сразу после запуска Access открывает два окна диалога. В первом окне «Файл новой базы данных» нужно выбрать диск и указать путь, где мы будем хранить нашу базу данных. Во втором, «Создание файла» - пользователю предлагается выбрать один из следующих вариантов:

• Открытие файла – открыть существующую базу данных;
• Создание новой базы данных;
• Создание из имеющегося файла;
• Создание с помощью шаблона - запустить Мастер по созданию базы данных.

     В окне «Создание файла» выбираем: «Новая база данных»,  пункта «Создание», а затем указываем место хранения в окне «Файл новой базы данных» и набираем имя файла «Аренда помещений» и нажимаем «Enter», программа откроет окно базы данных. Оно содержит вкладки «Таблицы», «Запросы», «Формы», «Отчеты», «Макросы», «Модули».  Выбираем Таблицы. После нажатия на кнопку «Создать» программа откроет окно диалога «Новая таблица», предлагающее несколько способов ее создания. Выбираем «Конструктор» и щелкаем по кнопке «Ok».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

11

КР.СЖ.100101.ПЗ

 

 

 

 

 

 

5.2 Создание новой БД в режиме «Конструктор»

 

Окно  таблицы в режиме конструктора имеет вид как на рисунке 1. В верхней части окна расположен бланк таблицы. В нем содержится перечень всех полей, их типов и заголовков.

Первоначально бланк в верхней части окна пуст. Для создания таблицы необходимо, как минимум, заполнить графы  «Имя поля» и «Тип данных».

Для того чтобы задать тип поля, надо щелкнуть в соответствующей ячейке столбца «Тип данных». Это приведет к появлению символа списка справа в выбранной ячейке. Надо открыть  его и выбрать нужный тип.

Одно из полей таблицы должно быть определено как ключевое. Чтобы  создать его, устанавливаю курсор на нужную строку бланка и нажимаю кнопку «Ключевое поле» на панели инструментов или выбираю команду «Ключевое поле» из контекстного меню, связанного с данной строкой.

 

Рисунок 1 – Окно таблицы в режиме «Конструктор»

 

 

 

 

 

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

12

КР.СЖ.100101.ПЗ

 

5.3 Описание создания таблицы «Помещение»

  Ввожу в графу «Имя поля» имя первого поля таблицы «Помещение» «Код Помещения», щелкаю правой кнопкой мыши в графе «Тип поля » этой строки, а потом по треугольнику.  В появившемся списке выбираю «Числовой». Это поле таблицы должно быть определено как ключевое. Чтобы создать его, устанавливаю курсор на строку бланка, щелкаю правой кнопкой мыши и выбираю команду «Ключевое поле» из контекстного меню.

  В нижней части бланка ввожу свойства поля. Для этого щелкаю правой кнопкой мыши по соответствующей строке. В появившемся списке выбираю значение, соответствующее  структуре таблицы «Помещение»:

• Размер поля: Целое;
• Индексированное поле: Да (Совпадения не допускаются).

В последнем свойстве при выборе «Да» есть два варианта. Выбираю «Да (Совпадения не допускаются)», так как ключевое поле не должно повторяться, оно уникально.

На  следующих строках бланка ввожу имя и тип оставшегося поля – Адрес помещения. Выбираю тип и свойства этого поля и так далее.

После заполнения бланка заказа нужно его  сохранить. Чтобы сохранить спецификации новой таблицы, щелкаю на кнопке «Закрыть» в правом верхнем углу окна. Программа просит указать имя таблицы. В появившемся окне ввожу «Помещение» и щелкаю «Ok».

Аналогично  создаю другие таблицы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

13

КР.СЖ.100101.ПЗ

5.4 Установка связей между таблицами

 

Установка связи начинается с открытия окна «Схема данных» и выбора таблиц или запросов, между которыми следует установить связь. Для этого находясь в окне базы данных, выбираем опцию «Схема данных» на панели инструментов.

 

 

Рисунок 2 – Окно установки связи между таблицами

 

Если  вы ранее просматривали или изменяли связи, то диалоговое окно будет содержать  последнюю сохраненную вами схему  данных. При первом открытии этого  окна для текущей базы данных, оно  будет пусто, откроется диалоговое окно «Добавление таблицы». Щелкаю кнопкой мыши по имени первой таблицы «Помещение», а затем по кнопке «Добавить». В окне «Схемы данных» отображается выбранная таблица со всеми своими полями. Также выбираю остальные таблицы «Арендатор», «Договор», «Учет», «Счета». После выбора таблиц щелкаю по кнопке «Закрыть».

 

 

 

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

14

КР.СЖ.100101.ПЗ

 

На экране появится диалоговое окно «Схемы данных». Мы видим выбранные таблицы со своими полями, ключевые поля выделяются специальным ключом.

Щелкаю  в таблице «Помещение» по полю «Код Помещения» и, не отпуская кнопки мыши, подвожу курсор к полю «Код помещения» таблицы «Договор». Затем отпускаю кнопку мыши. На экране появится диалоговое окно «Связи». Для того чтобы поддерживать целостность данных для связи, следует установить флажок «Обеспечение целостности данных».   В нижней части окна выводится тип связи «Один - ко – многим». Щелкаю по кнопке «Создать». Программа установит указанную связь и проведет линию между связанными полями в списках полей.

Аналогично  устанавливаю связь между таблицами  «Арендатор», «Учет», «Счета» с таблицей «Договор». Результат показан на рисунке 2.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

15

КР.СЖ.100101.ПЗ

 

5.5 Запросы

 

  С помощью запроса можно задать вопрос о данных, хранящихся в таблицах. Наиболее часто используются «запросы-выборки», с помощью которых можно просматривать, анализировать и даже изменять данные исходной или сразу нескольких таблиц.

Чтобы создать запрос надо щелкнуть левой  кнопкой мыши на вкладке Запросы. Появится окно создания запросов, в  котором предлагается два способа  их создания:

• создания запроса в режиме Конструктора;
• создания запроса с помощью Мастера.

 

Создание запроса с помощью  «Конструктора»

 

Чтобы создать запрос с помощью Конструктора надо выполнить следующее:

1. Находясь в окне базы данных, выбрать вкладку «Запрос».

2. Нажать кнопку «Конструктор запросов»  на панели инструментов.

3. На экране появится окно «Запрос  на выборку», а поверх него - диалоговое  окно «Добавление таблицы» со  списком таблиц и запросов, хранящихся  в текущей базе данных

4. Выбрать таблицу, содержащую данные, которые следует включить в  запрос, и нажать кнопку «Добавить».

В окне запроса появится список полей  для каждой из выбранных таблиц. 

5. Нажать кнопку «Закрыть».     

Затем появится окно «Запрос на выборку», как на рисунке 3. Это основное средство для работы с запросами. В верхней половине окна показаны связи между  таблицами, а нижняя часть – «бланк запроса» -  содержит описание запроса в табличной форме. Каждая колонка в нем отвечает одному полю.

 

 

 

 

 

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

16

КР.СЖ.100101.ПЗ

 

 

 

 

Рисунок 3 – Окно создания  запроса с помощью «Конструктора»

 

Строки  «Поле» и «Имя таблицы» содержат списки, определяющие нужное поле. Щелкнуть левой кнопкой мыши на имени выбираемого поля и перенести в строку «Поле»  бланка запроса. В строке «Имя таблицы» программа внесет имя таблицы, откуда выбрали поле для создания запроса.

 

Сохранение  запроса

 

Сохраненный запрос становится частью базы данных. Программа Microsoft Access  автоматически выбирает для него стандартное имя. Рекомендуется присваивать запросам более осмысленные имена. Чтобы сохранить запрос и присвоить ему имя нужно:               

1. Выбрать опцию «Сохранить» в меню «Файл» (или нажать кнопку «Сохранить» на панели инструментов).                        
2. Если сохраняется новый запрос, следует ввести для него имя, а затем «ОК». Имена запросов могут достигать 64 символов и содержать пробелы.

 

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

17

КР.СЖ.100101.ПЗ

 

6.  Виды создаваемых запросов и их описание.

 

1) Запрос на выборку.    

              

Для его создания выполняю:

• выбираю в окне «Добавление таблицы» поочередно все таблицы как на рис.3;
• Поля в таблице располагаю в последовательности: «Наименование», «Адрес», «Реквизиты Р/С», «Дата начала аренды» и «Дата окончания аренды»,  как на рисунке 3.

 

Рисунок 4 – Запрос на выборку

 

• «Адрес»  из таблицы «Помещение»;
• «Наименование» из таблицы «Арендатор»;
• «Лицевой счет» из таблицы «Учет»;
• «Реквизиты Р/С» из таблицы «Счета»;
• «Дата начала аренды» из таблицы «Арендатор»;
• «Дата окончания аренды» из таблицы «Договор».

 

Все поля вывожу на экран: в строке «Вывод на экран» изображенный в ней квадратик не пустой. Условий отбора не указываю. Затем щелкаю на кнопке «Закрыть» в правом верхнем углу окна. 

Щелкнув на кнопке «Открыть» все записи по нашему запросу выведутся на экран как на рисунке 4.

 

 

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

18

КР.СЖ.100101.ПЗ

 

 

 

2) Запрос  с параметрами.

 

Запрос  с параметрами - это запрос, при  выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдается приглашение  ввести данные, например, условие для  возвращения записей или значение, которое должно содержаться в  поле.

 

3) Перекрестный  запрос.

 

Перекрестный  запрос – это операция построения таблицы для вычисления итоговых значений на основе существующей таблицы  или запроса.

 

Описание  создания «Перекрестного  запроса»

 

Для создания запроса, назовем его «Перекрестный запрос», нужно:

1. Нажать кнопку «Создать» на вкладке «Запросы».
2. Выбираем из списка «Перекрестный запрос» и нажимаем «Ok».
3. На первом шаге  надо выбрать таблицу или запрос, как на рисунке 5.

   

            

 

Рисунок 5 – Создание перекрестного запроса

 

 

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

19

КР.СЖ.100101.ПЗ

 

4. На втором шаге надо выбрать  поле, значения которого будут использованы для формирования строк  таблицы  и их заголовков. Выбираю поле «Наименование». Каждому уникальному значению указанного поля будет соответствовать свой столбец в новой таблице.
5. На третьем шаге необходимо выбрать поле, значения которого будут использованы для создания столбцов таблицы. Выбираю поле «Лицевой счет», нажимаю кнопку «Далее».
6. На следующем шаге надо выбрать поле и функцию, которая будет использоваться  для подведения итога. В данном случае я выбрала «Общую сумму». Нажимаю кнопку “Далее”.
7. На последнем шаге надо набрать имя запроса «Запрос перекрестный» и нажать кнопку “Готово”.

 

  Выполнение итогового запроса показано на рисунке 6.