Описание создания таблицы «Помещение»

 

 

Рисунок 6 – Перекрестный запрос

 

 

 

 

 

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

20

КР.СЖ.100101.ПЗ

 

 

5.7 Сортировка

 

  Создаю запрос на сортировку по «Видам операций» полученной в «Запросе – выборка». Для этого сначала выполняю все действия как в обычной выборке, затем в бланке запроса в поле «Сортировка» для столбца «Тип»  выбираю «По возрастанию» (рисунок 7). Результат на рисунке 8.

 

Рисунок 7 – Создание запроса сортировки

 

Рисунок 8 – Запрос сортировки

 

 

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

21

КР.СЖ.100101.ПЗ

 

8.  Создание отчетов

 

Самый простой способ создать отчет  – поручить сделать это программе, так называемые автоотчеты (то есть отчеты, создаваемые автоматически). Для того чтобы  построить автоотчет  необходимо:

1. Нажать кнопку «Создать» на вкладке «Отчеты».
2. Выбрать «Автоотчет»: «в столбец» или «ленточный»  и указать имя таблицы или запроса. Далее программа работает самостоятельно. На экране появляется полученный отчет (рисунок 9).

 

Рисунок 9 – Отчет: в столбец

 

3. Закрыть отчет (щелкнуть на кнопке «Закрыть» в правом верхнем углу окна отчета).
4. Программа просит «Сохранить?». Отвечаю «Да».
5. Программа имя для сохранения отчета, предлагая имя таблицы или запроса, на основе которого составлялся отчет. Если желаете дать более осмысленное имя, то вводите его. Нажимаете кнопку «Ok».

Теперь  можно подкорректировать заголовок  отчета, названия колонок или строк, выбрать тип и размер шрифта, выбрать  цвет текста. Для этого нужно в  режиме конструктора выделить заголовок  отчета и напечатать в нем новый  текст. Аналогично поступаем и с  названиями колонок или строк.

 

 

 

 

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

22

КР.СЖ.100101.ПЗ

 

9.  Создание форм

 

В тех случаях, когда пользователей  не удовлетворяет представление  данных в виде таблицы, они могут  построить форму, которая позволяет  расположить данные на экране так, как  это требуется.

На  вкладке «Формы» нажмем кнопку «Создать», затем «Автоформа». Выбираю «в столбец» в окне «Новая форма».

Все поля такой таблицы выстроены  на ней «в столбец». На экран выводится  одна из записей таблицы.

Ленточная форма это и есть обычная таблица, имеющая статус формы. Каждая запись занимает отдельную строку - «ленту» (рисунок 10).

Для форм, создаваемых автоматически, программа  сама выбирает новый рисунок.

 

Рисунок 10 – Автоформа «Арендатор»

 

 

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

23

КР.СЖ.100101.ПЗ

 

 

 

5.10 Создание «Подчиненных» форм

 

  Подчиненная форма – это форма, которая входит в состав другой формы и отображает данные из связанной таблицы.

  Подчиненная форма создается для размещения данных из таблиц, связанных связью «один-ко-многим», в одном документе.

Рисунок 11 – Создание форм с помощью Мастера

1. В окне базы данных  в списке «Объекты» выбрать «Формы».
2. На панели инструментов базы данных нажать кнопку «Создать».
3. В диалоговом окне «Новая форма» дважды щелкните строку «Мастер форм».
4. В 1-м шаге мастера выбираю «Запрос – сортировка» (рисунок 11).
5. Дважды щелкаю по всем полям этого запроса, которые затем включатся в форму – щелкаю «Далее».
6. На втором шаге устанавливаю  переключатель «Подчиненные формы» – щелкаю «Далее» (рисунок 12).

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

24

КР.СЖ.100101.ПЗ

 

Рисунок 12 – Окно создания подчиненных форм

 

7. На третьем шаге выбираю  вид подчиненной формы – устанавливаю переключатель на «табличный» (рисунок 13).

Рисунок 13 – Окно создания подчиненных форм: выбор формы

 

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

25

КР.СЖ.100101.ПЗ

 

8. Программа предлагает задать имена двум формам: «Помещение» и «Арендатор подчинённая форма», щелкаю «Готово» (рисунок 14).

Рисунок 14 – Окно создания подчиненных форм: Выбор названия форм

 

Подчиненная форма имеет вид, представленный на рисунке 15.

 

 

Рисунок 15 – Вид подчиненной формы

 

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

26

КР.СЖ.100101.ПЗ

5.11 Создание кнопочной формы

 

  Кнопочная форма – меню создаётся для быстрого доступа к созданным формам и отчётам.

  Для создания, изменения и удаления кнопочных форм служит диспетчер кнопочных форм, необходимо выполнить следующее:

1. Открываю базу данных.

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

27

КР.СЖ.100101.ПЗ

Нажимаю кнопку «Диспетчер кнопочных форм» на панели инструментов.

2. Выводится запрос на подтверждение создания кнопочной формы, нажимаю кнопку «Да».
3. Нажимаю кнопку «Создать».
4. Ввожу имя новой кнопочной формы   и нажимаю кнопку «OK».
5. Добавим новую кнопочную форму: «Добавление данных в таблицу», для обеспечения удобства работы при добавлении новых данных в таблицу.
6. Определяю элемент кнопочной формы.

• Нажимаю кнопку «Создать».

• Выбираю в поле «Команда» «Открыть форму для добавления», а в поле «Формы» - форму «Помещение».
• В поле «Текст» окна «Изменение элемента кнопочной формы» ввожу имя элемента кнопочной формы «Помещение».
• Нажимаю кнопку «ОК».

7. Далее добавляем остальные данные для подкнопочной формы «Добавление данных в таблицу».

8. Аналогично создаём подкнопочные формы «Изменение данных таблицы» и «Отчёты». При создании подкнопочной формы «Отчёты», выбираем команду «Открыть отчёт».
9. После того как мы создали все страницы кнопочной формы: «Добавление данных в таблицу», «Изменение данных таблицы», «Отчёты», Переходим к главной кнопочной форме, которая будет запускаться при загрузке нашей базы данных:

 

 

 

 

 

 

 

• Нажимаю кнопку «Создать».
• Откроется окно «Изменение элемента кнопочной формы».
• Выбираю в поле Команда «перейти к кнопочной форме», а в поле Кнопочная Форма – поочерёдно все созданные нами формы.
• Нажимаю кнопку «ОК».
• Для того чтобы можно было выйти из БД через главную кнопочную форму создаю ещё один элемент, в поле команды выбираю «Выйти из приложения», а в поле «Текст» ввожу «Выход».

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

28

КР.СЖ.100101.ПЗ

 

Готовая кнопочная форма выглядит, как  на рисунке 16.

 

Рисунок 16 – Вид кнопочной формы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Выводы и рекомендации

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

29

КР.СЖ.100101.ПЗ

 

В соответствии с заданием мне было предложено разработать информационную систему «Аренда помещений». Я воспользовалась программой Microsoft Access и выполнила поставленную задачу. Мною была создана база данных со всеми условиями, указанными в данном варианте.

СУБД  Microsoft Access является в настоящее время одной из самых популярных среди настольных систем. Среди причин такой популярности следует отметить:

• удобство ввода  и редактирования данных таблиц, т.к. программа создает интерфейс по выбору пользователя;
• производит поиск данных в таблицах по определенным критериям;
• контролирует ключевые поля;
• создает любые формы отчетов, в которых можно менять содержание и стиль оформления;
• дает возможность пополнять базу данных новыми таблицами и решать новые задачи, т.е. составлять новые отчеты и формы.

Все это позволяет считать Access надежной программой.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7    Библиографический список

 

1. Информатика. Базовый курс: Учебник для вузов. [текст] / Под ред. С.В.Симоновича – СПб: Питер, 2007 – 640 с;
2. Хомоненко А. Д. Базы данных: Учебник для вузов. [текст] / А. Д. Хомоненко, В. М. Цыганков, М. Г. Мальцев; под ред. А. Д. Хомоненко. – СПб: КОРОНАпринт, 2004 – 736 с;
3. Робинсон С.  Microsoft Access 2000: учебный курс. [текст] / С. Робинсон; СПб: Питер, 2000 – 520 с;
4. Электронный учебник Microsoft Access 7.0;

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

30

КР.СЖ.100101.ПЗ

Методические указания к лабораторным работам по дисциплине «Информатика». [текст] / Г.А. Бондарева, Е.В. Сахарова, Л.Н. Королькова – Ставрополь: 2009 – 45 с.