Особенности организации электронного документооборота

 

Содержание

Введение

1. Понятие электронного документа и документооборота

1.1 Понятия системы электронного документооборота

1.2 Преимущество электронного над бумажным документооборотом

1.3 Проблемы внедрения системы электронного документооборота

2. Реализация электронного документооборота

2.1 Зачем нужен электронный документооборот

2.2 Обеспечение подготовки документов

3. Автоматизация обмена документами

4. Электронно-цифровая подпись электронного документа

5. Инвестирование электронного документооборота

Заключение

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Список литературы

 

 

 

 

Введение

Вопрос о необходимости  автоматизации управления документооборотом  давно перешел в практическую плоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя системы  электронного документооборота, позволяя организациям уже на собственном  опыте оценить преимущества новой  технологии работы с документами. Однако и для тех немногих, кто считает  автоматизацию документооборота пройденным этапом, возможно, в скором времени  потребуется переосмыслить сделанный  выбор и вновь погрузиться  в проблему повышения эффективности  управления документооборотом. Это  обусловливается, в частности, изменением рыночной ситуации, ростом организаций, создающих кризисы «переходного возраста» и приводящим к необходимости  реструктуризации, а также развитием  информационно-коммуникационных технологий, с одной стороны, предоставляющих  новые возможности для ведения  бизнеса, с другой – заставляющих идти в ногу со временем, чтобы не отстать от конкурентов.

Необходимость в автоматизации  управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни – в повышении эффективности  организационно-распорядительного  документооборота, другие – в повышении  эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы  и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют  внимание обоим аспектам. Такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть, например, базовым инструментом управления, а для других – средством и продуктом производства.

Независимо от того, чем  определяется интерес к документоориентированным информационным системам, все организации начинают с выбора подходящей системы из бесчисленного множества, присутствующего на российском рынке.

 

 

1. Понятие электронного документа и электронного документооборота

Электронный документ — это понятие более широкое, чем просто электронный образ бумажного документа. Сюда включают некий набор данных (текст, графическое и видеоизображение, аудиозапись), созданный с помощью компьютера или сохранённый на нём. Этот набор сопровождается карточкой с атрибутами (подобно картотеке книг в библиотеке), по которым документ можно быстро найти (название, автор, дата создания и т. п.).

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

          Под электронным документооборотом (или ЭДО) понимается способ организации работы с документами, при котором основная масса документов организации (предприятия) используется в электронном виде и хранится централизованно в так называемых электронных архивах (ЭА), своеобразных информационных складах, или хранилищах данных. Электронный документооборот может быть внутренним и внешним, и это налагает определённую специфику на информационный обмен.

 Электронный обмен данными – это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый. Он осуществляется посредством информационных систем, компьютерных сетей, интернета, электронной почты и множеством других средств.

В последнее десятилетие  появились и получили распространение  новые инструментальные средства эффективного обеспечения управленческих процессов. В том числе речь идет о программном  обеспечении, предназначенном для  обработки управленческих документов. В частности появились такие понятия как электронный документ, электронно-цифровая подпись, системы электронного документооборота.

    

           1.1 Понятия системы электронного документооборота

Под системой электронного документооборота (СЭД) в узком смысле понимается программное обеспечение (компьютерная программа, система), которое позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также взаимодействие между сотрудниками: передачу документов, выдачу заданий (распоряжений, поручений) и контроль за ними, отправку уведомлений и т. п. В более широком смысле под СЭД понимается современная организационно-технологическая структура, пронизывающая весь производственный организм, включающая в себя и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые аспекты. Эту систему можно сравнить с «кровеносной системой» компании. Заторы в движении документов, их потеря и обмен «несвежей» (устаревшей, неактуальной, недостоверной) информацией в конце концов становятся причиной «заболевания организма».

Конечно, часть «офисно-канцелярских операций» с «бумагами» сегодня автоматизированы, персональные компьютеры в наше время имеет практически любая уважающая себя фирма.

 В нынешних условиях конкуренции и рынка информация является одним из важнейших ресурсов, основным капиталом компании. Чем больше разнообразных «рабочих данных» (документов, файлов и пр.) по истории работы компании содержит в своих «закромах» информационная система и чем они лучше организованы и управляемы, тем сама компания оказывается более конкурентоспособной, защищённой и независимой при утрате людских ресурсов (увольнениях, переходах) и в большей степени застрахована от потери клиентов, партнёров, части бизнеса, потенциально важных документов и пр.

Принципы работы с документами  в России были заложены ещё в петровскую эпоху. В относительно недавний социалистический период был разработан и введён основополагающий документ — Государственная система  документационного обеспечения  управления (ГСДОУ), некий стандарт, на базе которого отраслевыми министерствами, ведомствами и комитетами разрабатывались детализированные нормативные и регламентирующие документы, вводились унифицированные формы конкретных типов документов. Многие положения названных документов не потеряли актуальности до сих пор и действуют в госсекторе в сфере бумажного канцелярского документооборота, но, естественно, эволюционируют, особенно в последнее время.

Для работы с электронными документами  в России на протяжении многих лет наиболее активно используются системы, которые можно отнести в основном к двум классам: системы электронных архивов (СЭА) и системы электронного документооборота (СЭД). Некоторые авторы предлагают выделять ещё один класс, интересный именно для российских пользователей, — системы электронного делопроизводства, — и, чтобы не путать с последними, называют их СДЭ — системы делопроизводства электронные. Но в принципе отечественные СЭД, как правило, включают в себя и эти функции.

Несмотря на завалы западных терминов в этом ИТ-сегменте, многие специалисты в России предпочитают придерживаться традиционного термина «электронный документооборот», хотя он сегодня не совсем точно (полно) определяет суть вопроса. На практике данный термин вбирает в себя куда более широкий смысл. Например, в понятие «электронный документооборот» в российской компании DIRECTUM вкладывают весь спектр технологий: управление электронными документами (электронный архив); управление деловыми процессами (workflow); управление интернет-данными; управление знаниями; традиционное делопроизводство.

Российские системы в большей  степени ориентированы на поддержание  документоориентированного управления, а не на управление произвольным, как модно теперь говорить, контентом (т. е. самым разнообразным информационным наполнением, содержанием), как на Западе.

 

 

  1.2  Преимущество электронного над бумажным

         документооборотом

 

 

Большинство предприятий признают достоинства электронного документооборота, который имеет следующие преимущества:

• многокритериальный поиск документов;
• контроль исполнения документов;
• регистрация документов;
• ввод резолюций к документам;
• распределенная обработка документов в сети;
• распределение прав доступа к различным документам и функциям системы;
• ведение нескольких картотек документов;
• работа с проектами документов;
• распределение находящихся на исполнении документов по «папкам» в зависимости от стадии исполнения документа: поступившие, на исполнении, на контроле и другие;
• формирование стандартных отчетов;
• обмен документами по электронной почте;
• списание документов в дело;
• отслеживание перемещений бумажных оригиналов и копий документов, ведение реестров внутренней передачи документов;
• ведение пользовательских списков должностных лиц, организаций, тематических рубрик, групп документов;
• редактирование шаблонов выходных печатных форм.

Введение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и  т. п.).

В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при  изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности.

    1.3    Проблемы внедрения системы электронного документооборота

 

 

         Существуют общие практически для любых организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота:

• Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.
• Фактор директора «советского типа» – нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.
• Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов.
• Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость).
• Необходимость взаимодействовать с внешним «бумажным» миром, в особенности если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.

 

 

2. Реализация электронного документооборота

 

         2.1 Зачем нужен электронный документооборот

Электронный документооборот  – высокотехнологичный и прогрессивный  подход к существенному повышению  эффективности работы органов государственной власти и местного самоуправления.

Залогом успешной работы всегда является эффективная деятельность служащих. Но для качественного обслуживания потребностей граждан вчерашние  методы обработки информации уже  не являются наилучшими. Сегодня необходимо иметь доступ к информационным ресурсам и сократить временные затраты  на решение задач, не связанных с  обслуживанием граждан.

Отсутствие необходимости  вручную размножать документы, отслеживать  перемещение бумажных документов внутри организации, контролировать порядок  передачи конфиденциальных сведений существеннейшим  образом снижает трудозатраты делопроизводителей. Сквозной автоматический контроль исполнения на всех этапах работы с документами  кардинально повышает качество работы исполнителей, делает сроки подготовки документов более прогнозируемыми  и управляемыми.

Совместное использование  систем электронного делопроизводства и хранилищ информации позволяет  систематизировать и объединять информацию, что облегчает ее анализ и составление отчетов. Для поиска скрытых закономерностей в больших  массивах данных можно принимать  более эффективные решения и  действия, основанные на соответствующих  технологиях извлечения информации из данных.

Все это возможно только в системе управления, построенной  на основе полностью электронного документооборота.

Информационные безбумажные  технологии облегчают процесс управления знаниями. Они образуют основу решений, которые обеспечивают автоматизированный и централизованный обмен знаниями и извлекают лишь необходимую  информацию из всех доступных источников.

Системы электронного делопроизводства и документооборота могут способствовать созданию новой организационной  культуры, сделав работу служащих более  легкой, интересной и значимой. Информационные технологии позволяют служащим трудиться не только над выполнением внутриведомственных задач, но и совместными усилиями решать более широкий спектр проблем. Информационные технологии могут также выступать в качестве катализатора, благодаря которому органы власти перейдут на новый уровень взаимоотношений с населением, когда государственные служащие будут напрямую отвечать на запросы граждан и относиться к ним как к клиентам, а не как к докучливым посетителям.