Отчет по практике в информационно-аналитическом отделе администрации МО г. Балаково.

- представляет на согласование  проекты распорядительных документов, подготавливаемых главным специалистом  в соответствии с функциями  и обязанностями, возложенными  на него настоящей должностной  инструкцией;

- запрашивает и получает в  установленном порядке информацию  необходимую для выполнения обязанностей, возложенных на главного специалиста  настоящей должностной инструкцией;

- осуществляет взаимодействие  по иным вопросам, входящим в  круг функций и обязанностей, возложенных на главного специалиста  настоящей должностной инструкцией.

С органами государственной  власти, органами местного самоуправления, учреждениями, организациями, предприятиями  и их должностными лицами:

- запрашивает и получает в  установленном порядке информацию, необходимую для выполнения обязанностей, возложенных на главного специалиста  настоящей должностной инструкцией;

- представляет в установленном  порядке информацию по вопросам, входящим в круг функций и  обязанностей, возложенных на главного  специалиста настоящей должностной  инструкцией;

- осуществляет иное взаимодействие  по вопросам, входящим в круг  функций и обязанностей, возложенных  на главного специалиста настоящей  должностной инструкцией.

 Эффективность и результативность  работы главного специалиста  оценивается по следующим показателям:

- по качеству исполнения своих  функций и должностных обязанностей;

- по степени оперативности и  профессионализма при решении  поставленных задач, входящих  в его компетенцию и эффективности  достигнутых результатов;

- по объему и качеству выполнения  в установленный срок особо  важных и сложных заданий;

- по степени соблюдения исполнительской  и  трудовой дисциплины.

Главный специалист  несет ответственность:

- за неисполнение или ненадлежащее  исполнение обязанностей, возложенных  настоящей должностной инструкцией  и трудовым договором, за неполное использование предоставленных настоящей инструкцией прав по замещаемой должности, - в пределах, определённых действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

- за правонарушения, совершенные  в процессе осуществления своей  деятельности, - в пределах, определённых  действующим административным, уголовным  и гражданским законодательством  Российской Федерации;

- за причинение материального  ущерба - в пределах, определенных  действующим трудовым и гражданским  законодательством Российской Федерации.

 

ПРАВОВОЕ И  ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ОТДЕЛА

 

Отдел в своей деятельности руководствуется  Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами, в том числе Законом  РФ от 27 декабря 1991 года №2124-1 «О средствах  массовой информации», Указами Президента Российской Федерации, законами Саратовской  области, Уставом Саратовской области, Уставом муниципального образования  город Балаково, Положением об администрации  муниципального образования город  Балаково, нормативно-правовыми актами Совета муниципального образования  город Балаково, главы администрации  муниципального образования город  Балаково, распоряжениями и указаниями руководителя аппарата администрации  муниципального образования город  Балаково и положением об информационно-аналитическом  отделе.

СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ

 

Основной массив документации информационно-аналитического отдела составляют пресс-релизы, обзоры публикаций местной прессы,   пресс-папки, приглашений, извещений о пресс-конференции, брифинге, а также договора с местными телеканалами и печатными изданиями  и внутренняя документация администрации, подлежащая опубликованию в средствах массовой информации.

Пресс-релиз - краткое информационное сообщение о происходящем, произошедшем  или ожидаемом событии. Служит базовой  основой для написания материалов в газеты, передачи их на телеканалы и в радиоэфир.

Перс-папка - набор документов, необходимых для проведения и  участия в пресс-конференции. Пресс-папка - совокупность следующих документов: пресс-релиза, программы пресс-конференции, подборка статистических и документальных данных, таблицы и графики, краткие  биографии участников пресс-конференции  и соответствующий фотоматериал.

Обзоры публикаций в местной  прессе - краткое изложение содержания статей печатного издания, предоставляются  главам города и начальникам отделов, предназначены для оперативного информирования о событиях.

Договора с телеканалами и печатными изданиями  составляются на основе действующего законодательства Российской Федерации.

Отделом также регистрируются, передаются в печать, и осуществляется дальнейшее хранение местных нормативно-правовых актов - постановлений, распоряжений, решений. 

Отдел отвечает за информационное обеспечение деятельности администрации, а именно осуществляет подписку структурных  подразделений администрации на печатную продукцию - местные, региональные, федеральные издания.

Также важную часть документации отдела составляют факсограммы и  телефонограммы. Факсограмма – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменная, графическая, изобразительная), переданная по каналам факсимильной связи. Чаще всего факс используется для передачи служебных писем  и информационных  сообщений, на которые необходимо срочно прореагировать или при срочном получении документов из другого города, населенного пункта.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых в связи с особым способом передачи текста, т.е. передается устно по каналам телефонной связи и записывается или печатается получателем. Чаще всего используется  для передачи информации служебного характера.

 Обязательные реквизиты:

• Наименование организации, автора;
• Наименование должности и ФИО лица, передающего телефонограмму  и номер его телефона;
• Наименование вида док;
• Дата подписания;
• Регистрационный номер;
• Текст;
• Подпись;
• Адресат, включая должность руководителя и ФИО;
• Фамилию сотрудника, принявшего телефонограмму;
• Время принятия.

В тексте не должно быть более 50 слов. Следует избегать трудно произносимых слов и сложных оборотов. Составляется в 1экземпляре и подписывается руководителем  организации или ответственным  исполнителем.

Если телефонограмма передана нескольким адресатам, то к ней прилагается  список рассылки. При окончании передачи телефонограммы необходимо проверить  правильность ее записи повторным прочтением.

    Поступившая телефонограмма  должна иметь те же реквизиты,  что и отправленная, за исключением  подписи.

Немаловажную часть документации отдела занимают аудио- , видео- и фотоматериалы, которые создаются, используются в  текущей деятельности и хранятся.

 

ОСНОВНЫЕ ФОРМЫ  РАБОТЫ ОТДЕЛА, ПОРЯДОК РАБОТЫ ОТДЕЛА И МЕХАНИЗМ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ПРИНИМАЕМЫХ  РЕШЕНИЙ

 

Отдел в своей текущей  деятельности:

- разрабатывает или принимает  участие в разработке проектов  документов  правового характера,  касающихся вопросов, связанных  с исполнением отделом, возложенных  на него функций и задач;

- контролирует выполнение  поручений по программно-техническому  обеспечению деятельности администрации;

- поддерживает отношения с партиями и общественными организациями, находящимися на территории муниципального образования город Балаково;

- работает со СМИ: организовывает пресс-конференции, встречи журналистов со специалистами администрации;

- периодически готовит  и размещает в СМИ информацию  о деятельности администрации   муниципального образования;

- ведет мониторинг прессы;

- участвует в подготовке  и проведении общественных акций,  инициируемых  администрацией муниципального  образования город Балаково;

- участвует в подготовке  представительской и рекламной  продукции;

- запрашивает и получает в  установленном порядке от структурных  подразделений и должностных  лиц администрации муниципального  образования город Балаково  нормативные  и другие документы, а также  иную информацию, необходимую для  исполнения  своих полномочий;

- ведет  служебную переписку  с органами государственной власти, местного самоуправления, учреждениями, организациями и предприятиями  по вопросам, находящимся в компетенции  отдела;

- участвует в заседаниях комиссий, создаваемых при администрации  муниципального образования город  Балаково, где рассматриваются вопросы,  находящиеся в компетенции отдела.

Также отдел занимается организацией пресс-конференций, брифингов глав города, руководителей структурных  подразделений администрации, и  осуществляет информирование населения  путем использования местной  пресс, телевидения и радио. Недавно  местная администрация запустила  в работу местный радиоузел, где  сообщаются городские новости.

Отдел непосредственно подотчетен администрации города, основной контроль за выполнением решений возлагается  на начальника отдела.

 

РАБОТА С  СОЦИАЛЬНЫМИ  ПАРТНЕРАМИ: УЧРЕЖДЕНИЯМИ, ГРАЖДАНАМИ И ОРГАНИЗАЦИЯМИ - ВНЕШНИЕ И ВНУТРЕННИЕ СВЯЗИ

 

Отдел в своей деятельности устанавливает следующие взаимоотношения: 

1. С главой администрации муниципального образования город Балаково, руководителем аппарата администрации муниципального образования город Балаково:

- выполняет его указания, рабочие распоряжения, поручения.

- предоставляет отчеты  об исполнении указаний, рабочих  распоряжений, поручений, а также  о деятельности отдела.

2. Взаимодействует по вопросам своей компетенции со СМИ:

- по запросам редакций, как в устной, так и в письменной  форме в пределах своей компетенции. 

- путем организации пресс-конференций  руководителей Совета и Администрации  города Балаково. Вопросы, требующие  предварительной подготовки, должны  предоставляться журналистами в  информационно-аналитический отдел  за 1 день до проведения пресс-конференции. 

- путем подготовки и  рассылки по электронным адресам  СМИ информационных, справочных  и статистических материалов.

- путем размещения на  сайте www.balakovo.ru официальных и информационных материалов.

- путем публикаций официальных  материалов (подлежащих официальной  публикации в соответствии с  законодательством РФ) в муниципальной  газете «Балаковские вести».

         -  при возникновении необходимости в оперативном предоставлении информации, журналисты местных СМИ должны обращаться в информационно-аналитический отдел.

3. С отделом делопроизводства:

Получает: копии постановлений (распоряжений), обязательных к опубликованию  в СМИ, организационно-распорядительные и другие внутренние документы по вопросам информирования населения  и сотрудничеству с общественными  объединениями, входящие документы  от государственных органов и  сторонних организаций с резолюцией главы администрации муниципального образования город Балаково отделу.

Представляет: исполненные  документы, исходящую корреспонденцию  для отправки адресатам, проекты  распорядительных документов по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

4. С юридическим отделом:

Получает: законодательные  и другие нормативные документы  по вопросам действующего законодательства, документы, подлежащие согласованию.

Представляет: проекты распорядительных документов (для визирования), проекты  договоров со СМИ и другие документы, входящие в компетенцию юридической  службы.

5. С отделом бухгалтерского учета и отчетности:

Представляет бухгалтерские  документы, предусмотренные договорами со СМИ.

6. С государственными  органами, сторонними организациями:

Получает: консультации, методические рекомендации по вопросам, входящим в  круг задач и функций, возложенных  на отдел.