Потоки информации

Профессиональное разделение труда обусловлено усложнением управленческой деятельности  и дифференциацией функций управления, что требует привлечения различных специалистов.

Квалификационное разделение труда предполагает наличие разных по уровню сложности процедур и операций. Это требует использования различных должностных категорий работников в штате управленческого аппарата.

Операционно-техническое разделение труда обусловлено динамикой процесса управления, что можно представить с помощью элементов, операций и процедур. Сочетание элементов данного процесса составляет его технологию.

Операция является первичным звеном в совместном процессе труда по управлению предприятием и имеет особое значение с точки зрения его организации. Операции в процессе управления определяют разделение труда между его участниками, а их комбинирование – его кооперацию.

Таким образом, управленческий процесс складывается из большего или меньшего числа последовательных или параллельных операций и процедур, составляющих в целом технологию управления.

Понятие «технология управления» тесно связано с процессом алгоритмизации операций и процедур. Алгоритм исследуемого или информационного процесса представляет собой правила последовательной организации определенных, , связанных друг с другом операций, на которые он может быть разложен и которые должны быть осуществлены для достижения цели, стоящей перед данной управляющей системой.

Управленческая процедура  представляет собой систему последовательно реализуемых предписаний о выполнении в определенном порядке организационных, информационных и других операций, приводящих к решению задач, стоящих перед системой управления.

Технология процесса управления состоит из четырех основных функций : планирования, учета, анализа и регулирования.

Планирование- процесс принятия решения, которое вырабатывается на основе целей, формулируемых вышестоящей организацией, и альтернатив, генерируемых на этапе анализа.

Учет – процесс получения объективной информации о складывающейся на объекте ситуации путем сбора фактических данных и их обработки по заданным алгоритмам.

Анализ  - процесс генерирования альтернатив на основе сопоставления складывающейся на объекте ситуации и желаемых результатов, задаваемых на этапе планирования, с одной стороны, и простановки диагноза и выявление причин отклонения движения системы от заданной траектории, с другой стороны.

Регулирование – процесс формирования контроль за исполнением заданий, данных предприятию и его подразделениям, для реализации выбранного на этапе планирования решения.

Решение – нахождение связи между существующим и желаемым состоянием.

Качество управления определяется заданным критерием, правилами принятия решения и используемой информацией.

Рассматривая пути становления и развития  управленческих технологий, следует отметить, что базой управления являются информационные технологии, поэтому их исторические этапы тесно связаны. Долгое время основными инструментами подготовки информации для принятия решений была память человека, а устройствами ввода выступали только язык и слух.

Первая и вторая информационные революции наступили после изобретения письменности и книгопечатания, что создало принципиально новые технологии накопления и распространения информации, усиливая память человека. Поскольку в эпоху книгопечатания основным носителем информации была бумага, то такие информационные технологии называют бумажными.

Следует отметить, что с появлением бумаги модернизации подвергались лишь процессы хранения информации, а процессы ее обработки традиционно возлагались на мозг человека. Ситуация существенно изменилась с изобретением ЭВМ (третья информационная революция). Сначала ЭВМ использовались для проведения отдельных расчетов, а затем для автоматизации  отдельных информационных процессов.

К первым таким системам относятся административные системы обработки данных, которые использовались для  автоматизации банковских операций, резервирования авиабилетов и т.д. Решающим было то, что все они построены на применении автоматизированных информационных банков, в которых постоянно накапливалась и обновлялась информация в реальном масштабе времени. Таким образом, информационные банки представляют собой динамическую информационную модель, описывающую деятельность конкретного предприятия. Создание и поддержание в постоянно обновляющемся состоянии информационных банков – первый шаг к внедрению безбумажных информационных технологий.

Дальнейшее развитие информационных технологий идет по пути объединения ЭВМ в вычислительные сети с целью обмена информацией. Необходимость такого пути продиктована значительным научно-техническим прогрессом, который существенно усложняет процессы управления  как экономикой страны, так и отдельным предприятием и делает невозможным применение  традиционных методов управления, основанных. Как правило , на бумажных технологиях. Это объясняется тем, что производительность человеческого мозга как аппарата переработки информации ограничена. Не  решает проблему и группа людей, организованных для решения этих задач управления. Проблема возникает из-за появления узких мест в восприятии потоков информации. Таким образом, решение этой проблемы требует частичного вывода человека из контура управления и замыкания процессов обработки информации на ЭВМ. В этом и состоит суть безбумажной технологии. Отметим, что ее внедрение освобождает людей от рутинной обработки информации, оставляя за ними такие творческие процессы, как принятие решений.

Исследование информационных потоков в аппарате управления

Полное представление об информационных потоках в аппарате управления может быть получено при изучении его информационной структуры и документированной и недокументированной информации.

Цель исследований информационных структур аппарата управления — получение исходных данных для: проектирования системы документационно-информационйого обеспечения учреждения, в состав которой могут входить подсистемы формирования исходных данных, подразделения и службы обработки корреспонденции, копирования и размножения документов, архив и т. п.

Знание информационной структуры аппарата управления необходимо и для размещения его структурных подразделений, выбора оборудования для транспортировки и передачи документов, проектирования систем связи. Сами же документы исследуют, для того чтобы выяснить возможности их унификации, разработать оптимальные технологические процессы работы с ними, выбрать технические средства механизации и автоматизации документационных процессов.

При изучении информационных структур учитывают функциональные связи и связи, необходимые для передачи материальных объектов.

Информацию о существующих связях получают во время опросов, бесед, анкетирования, с помощью технических средств и т. п. Полученные сведения в зависимости от цели проектирования представляют в виде графиков, схем или таблиц. При представлении информационной структуры иерархической системы управления график имеет вид направленного сверху вниз дерева. На высшем уровне иерархии находится руководитель аппарата управления, на следующем — его заместители и так далее в соответствии с таблицами уровней подчиненности отделов и сотрудников. При представлении информационной структуры в виде схем можно использовать символику, принятую для изображения элементов и связей в автоматизированных системах управления и системах обработки данных.

Числа в матрице показывают, сколько раз была зарегистрирована в течение наблюдаемого периода связь между подразделениями. Каждому числу, расположенному выше диагонали матрицы соответствует число ниже диагонали. Эти числа, показывающие интенсивность связей между подразделением, в общем случае могут быть и не равны, так как характеризуют например, число обращений или вызовов подразделения и число обращений или вызовов подразделения. Для определения интенсивности связи между двумя подразделениями берут либо их среднее арифметическое либо максимальное значение.

Выбор определяется целями, для которых исследуются информационные связи. Например, для проектирования пневмопочт загрузку канала будет определять величина макс (так как необходимо транспортировать обратно и пустые патроны), а для решения вопроса о размещении подразделений — величина х.

Такие таблицы составляют для личных контактов, передачи документов и для передачи данных по техническим каналам связи. Для каждого из этих видов связи может быть составлена или своя таблица, или сводная таблица по всем видам связи.

Наиболее простой и эффективный способ получения сведений об информационных связях между подразделениями заключается в следующем. Для каждого подразделения составляют таблицу связей.

С помощью опроса всех или только ведущих сотрудников подразделения устанавливают интенсивность связей с каждым отделом по личным контактам, передаче документов и использованию технических средств. «Вес» связи определяется количеством сотрудников, которые указали на свои контакты с тем или иным подразделением. Суммируя высказывания сотрудников, можно установить, что наибольшая интенсивность связи по личным контактам будет, например, с подразделением. При анализе можно учесть и служебное положение сотрудника с помощью коэффициента его оценки.

Зная частоту появления и значимость отдельных видов связей, можно определить их относительный «вес». Если предпочтение отдается какому-либо одному виду связи независимо от того, насколько часто она появляется, то решающим фактором в этом случае будет частота появления именно этой связи. Применив бальную оценку каждой из связей, определяем ее общий вес простым умножением весов.

Имея эти данные, составляют таблицу (матрицу) весов. В этой матрице числа в отдельных клетках указывают связи, полученные перемножением частоты связей на оценку их значимости по выбранной, например, трех бальной системе — 3, 2, 1.

Матрица весов позволит решить и проблему оптимального размещения сотрудников структурного подразделения. Из матрицы весов выбирают сотрудника А с наибольшим весом связей, затем сотрудника £ и т. д. Метод позволяет оптимизировать размещение сотрудников при проектировании рационального аппарата управления.

Исследование документированных информационных потоков проводят следующими методами:

на стадиях технического задания, технического предложения или эскизного проекта — беседы и опросы, изучение документов, анкетирование

на стадиях технического и рабочего проектирования — изучение документов полистным их просмотром, анкетирование, с помощью автооперограмм.

Исследование бездокументных информационных потоков во время реализации технического задания, технического предложения и эскизного проекта производят путем бесед и опросов; на стадиях технического и рабочего проекта — изучением технической документации, анкетированием и с помощью технических средств.

Исследовать как документные, так и бездокументные информационные потоки можно путем инвентаризации и выборочными методами в течение всего расчетного периода (например, в течение года или в ограниченных интервалах времени: неделя, месяц). Результаты исследований обрабатываются статистическими методами и могут быть представлены в виде информационных моделей.

Группировка и классификация неформализованной управленческой информации. Исследование потоков неформализованной информации начинают со сбора фактического материала, всех видов документированной и недокументированной информации, которая используется в аппарате управления. Исследования управленческой информации ведут от «общего к частному», последовательно переходя от укрупненного деления информационного массива на группы к классификации и разделению информации внутри групп, к изучению и анализу отдельных сообщений.

В первую очередь составляют перечень документированной и недокументированной информации. Перечень позволяет выявить процедуры, связанные с построением и обработкой информации, дает возможность построить тезаурус документов, определяющий количество смысловой информации. Перечень документов в дальнейшем позволит формализовать процесс их составления. Так как процессы управления повторяются, то число способов образования документа ограниченно. Перечень документов также способствует использованию матричных методов изучения аппарата управления.

Для составления перечня документов можно применить анкетирование.

Перечень недокументированных сообщений получают с помощью опроса и бесед или используя простую анкету, заполненную ведущими сотрудниками аппарата управления. Уточняют его, просматривая регистрационные карты (журналы), изучая документы в делах и т. п.

Типические группы документов выделяются по признакам, характерным для работы данного аппарата управления (например, кадровые, плановые, отчетные, финансовые и т. п.).

Затем классифицируются документы внутри групп в соответствии например с классификацией, приведенной в главе второй или по признакам, отвечающим функциям управления.

Выявленный и классифицированный перечень документов согласовывают с руководством, после чего он может быть положен в основу дальнейших работ по унификации и типизации документов, проектированию их новых форм, сокращению количества и т. п.

Детальные сведения о документах получают, заполняя анкеты документов.

Изучение потоков управленческих документов может быть произведено наблюдением за прохождением документов; изучением документации; анкетированием; с помощью автооперограмм.