Применение системы Lotus Notes в управлении персоналом организации на примере ЗАО «Домодедово Трейнинг»

Министерство  образования и науки РФ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«Государственный  университет управления»

 

 

 

Институт  управления и предпринимательства  в социальной сфере

Кафедра управления персоналом

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

по дисциплине “Информационные технологии управления персоналом”

на тему

“ Применение системы Lotus Notes в управлении персоналом организации на примере ЗАО «Домодедово Трейнинг»”

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила студентка

Очно-заочной формы обучения

специальности Управление Персоналом

5 курс 2 группы  _____________         _____________

                                          (подпись)                 (инициалы, фамилия)

 

 

Руководитель работы

____________________   _____________         ______________

(ученая степень, звание)               (подпись)         (инициалы, фамилия)

 

 

 

 

 

 

 

Москва – 2012

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение 3

1. Анализ информационных потребностей  на примере ЗАО «ДОМОДЕДОВО  ТРЕЙНИНГ» 4

2. Описание функционирования Lotus Notes в системе управления персоналом  ЗАО «ДОМОДЕДОВО ТРЕЙНИНГ» 6

Заключение 13

Список источников и литературы 14

 

 

 

Введение

В любой организации главным  ресурсом является ее персонал. Всем известно, что в современном мире изменения происходят очень быстро. Возникает проблема приспособления организации к этим изменением, то сеть регулярное своевременное обучение сотрудников новинкам в различных областях.

Исходя из этого, можно сформулировать цель и задачи данной курсовой работы. Цель: изучить процесс организации обучения в компании на примере ЗАО «Домодедово Трейнинг» и возможность снижения затрат рабочего времени с помощью информационных технологий.

Тема данной курсовой работы является актуальной в настоящее время, поэтому  она часто затрагивается в  учебной литературе, периодических  изданиях и Интернете. Все эти  источники будут использоваться при написании работы.

  

1. Анализ информационных потребностей на примере ЗАО «ДОМОДЕДОВО ТРЕЙНИНГ»

 

В рассматриваемой  организации сложились две формы обучения персонала организации: на рабочем месте и вне его. На первый взгляд, обучение на рабочем месте не требует особых затрат и не отрывает сотрудника от работы. Но на практике получается, что, обучаясь на рабочем месте, сотрудник выполняет свою работу в разы медленнее. Кроме того, руководителю и коллегам приходится отрываться от своей работы, чтобы обучить нового сотрудника. Поэтому, в данной работе, будет рассматриваться форма обучения вне рабочего места.

Так как  рассматриваемое предприятие имеет  несколько тысяч работников, сотрудники, работающие с персоналом, тратят много времени на выполнение даже таких простых функций, как организация обучения персонала. Организатор мероприятия тратит много времени даже на оповещение участников обучения. А получая от них ответы по почте, тратит рабочее время на разбор писем. Такой подход не эффективен. Было бы гораздо удобнее, если бы это можно было бы как-то автоматизировать.

Современные информационные системы предоставляют  такую возможность.

Составим  примерную блок-схему процесса организации обучения персонала в организации:

 Рис. 1. Блок-схема процесса организации обучения персонала в организации.

 

Этот процесс будет состоять из следующих ступеней:

1. Формирование списка участников
2. Выбор даты, места, времени
3. Оповещение участников
4. Получение подтверждения присутствия или отказа
5. Тестирование участников

 

 

 

 

2. Описание функционирования Lotus Notes в системе управления персоналом ЗАО «ДОМОДЕДОВО ТРЕЙНИНГ»

Для начала открываем Lotus Notes.

Рис. 2. Главное окно Lotus Notes

 

Когда сотрудник получает от руководителя поручение организовать обучение по какой-либо теме, он в первую очередь открывает ИС «Структура» и смотрит, кому необходимо пройти это обучение. Согласно строгой политике информационной безопасности в ЗАО «Домодедово Трейнинг» запрещено копировать информацию на рабочем месте. Поэтому ниже приведено схематическое изображение.

             Рис.3 . ИС «Структура» в Lotus Notes

Далее необходимо выбрать дату, время  и т.п. Для этого открываем электронный  календарь. Нажимаем кнопки на Панели операций: «Собрание» и «Создать».

Рис.4 . Календарь в Lotus Notes

Выбрая участников мероприятия, можем так же выбрать в список участников руководителя подразделения обучаемого персонала, руководителя подразделения обучения персонала и управляющего директора, поставив их таким образов в известность и дав возможность писать свои комментарии в системе. Это позволяет обойтись без лишних бумажных документов.

Рис. 5 . Выбор участников обучения персонала организации в Lotus Notes

 

Приглашение на обучение в Lotus Notes является автоматически создаваемым служебным письмом.

Рис. 6. Принятие или отказ от участия в обучении в Lotus Notes

Рис. 7. Получение ответа об участии в обучении в Lotus Notes

После прохождения обучения все  сотрудники в удобное время подходят в отдел оценки знаний. Специалист по оценке знаний смотрит в системе, какие тестирования у сотрудника не пройдены и следит за порядком во время прохождения теста.

Рис. 8. Тестирование по пройденному обучению в Lotus Notes

 

Составим теперь блок-схему  рассматриваемого процесса, упрощенного  и автоматизированного использованием информационными технологиями:

 

Рис. 9. Блок-схема процесса организации обучения персонала после внедрения информационных технологий

 

 

 

 

 

 

Заключение

На организацию обучения при  помощи информационной системы тратиться  не более пяти минут рабочего времени. Наглядная электронная структура организации и электронное тестирование позволяют быстро выполнять все этапы рассматриваемого процесса. До использования Lotus Notes это занимало больше времени, так как необходимо было писать каждый раз письмо участникам, получать от них ответ письмом, фиксировать это где-то и т.д. Работа специалиста по оценке знаний также упрощается и ускоряется.

Таким образом использование информационной системы в решение даже таких, казалось бы, простых вопросах как организация обучения позволяет сэкономить время и силы сотрудников и, как следствие, делает работу компании более эффективной. Следовательно, введение системы Lotus Notes в пользование сотрудников ЗАО «Домодедово Трейнинг» является целесообразным.

 

 

 

Список интернет-источников и литературы

 

1. Сокольников, В. И.   Информационные системы : учебник для  вузов / В. И. Сокольников ; Моск.  академия. - 6-е изд., перераб. и доп. - М. : Проект, 2009. - 233 с. - ISBN 978-5-392-00353-2.
2. http://www.lotusnotes.ru/
3. http://www.prj-exp.ru/