Проектирование базы данных

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение в проектирование. 

I. Проектирование базы данных. 

1.1.Основные этапы проектирования и создания баз данных                     

1.2. Список Excel  как база данных. 

II. Создание базы данных.  

2.1. Формирование базы  данных.

2.2. Создание и введение списка.

2.3. Сортировка. 

2.4. Фильтрация.

2.5. Подведение итогов.

2.6. Подведение итогов  с помощью сводных таблиц.

2.7. Создание сводных  диаграмм.

2.8.Элементы управления.

Заключение 

Список использованной литературы 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Введение  в проектирование.

Информационным  ядром (информационным фондом) любой  информационной системы является база данных. Понятие базы данных (БД) является центральным в сфере технологий автоматизированных информационных систем (АИС).

 «Толковый словарь по информатике» даёт следующее определение базы данных - «совокупность данных, организованных по определённым правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, независимая от прикладных программ». Нормативно правовая трактовка понятия базы данных представлена в законе «О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных», согласно которому «база данных – это объективная форма представления и организации совокупности данных (например, статей расходов), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью ЭВМ».

Другим фундаментальным  понятием, непосредственно связанным  с АИС, является система управления базами данных (СУБД). В соответствии с ГОСТом СУБД определяется как «  совокупность программ и языковых средств, предназначенных для управления данными в базе данных, ведения базы данных и обеспечения взаимодействия её с прикладными программами». В настоящее время развитие СУБД как специального вида программного обеспечения для создания и эксплуатации АИС наделяет её более широкими функциями. Ввиду этого в расширенном толковании СУБД можно определить как комплекс программных средств, реализующих создание баз данных, их поддержание в актуальном состоянии, а также обеспечивающих различными категориям пользователей возможность получать из БД необходимую информацию.

 

 

I. Проектирование базы данных .

1.1.  Основные этапы проектирования  и создания   баз данных.

    Проектирование  баз данных осуществляется на физическом и логическом уровнях. Решение проблем проектирования на физическом уровне во многом зависит от используемой системы управления базой данных (СУБД) и оно зачастую автоматизировано и скрыто от пользователя. В ряде случаев пользователю предоставляется возможность настройки отдельных параметров системы, что не составляет большой проблемы.

   Логическое проектирование  заключается в определении числа  и структуры таблиц, формирования  запросов к БД, определение типов  отчётных документов, разработке  алгоритмов обработки информации, создание форм для ввода и редактирования данных в базе и решение ряда других аналогичных задач.

   Весь процесс  обработки информации и создания  на её основ какого-либо результирующего  документа можно разбить по  степени использования ЭВМ на  три этапа:

• немашинный этап проектирования (первичный и предварительный этап);
• внутри машинный этап по созданию БД с помощью конкретного приложения (СУБД) (основной этап);
• послемашинный этап проектирования (заключительный этап).

   На первичном этапе производится сбор, регистрация и передача информации на обработку.

   На предварительном этапе осуществляется приём и визуальный контроль данных, регистрация, кодирование и комплектование их на необходимые структуры БД.

   Основной этап содержит операцию ввода данных в ПК, контроля безопасности данных и систем, сортировка, корректировка, группировка, анализа, расчёта, формирования отчётов и выводов.

   Заключительный этап содержит операции визуального контроля результатов размножения документов, созданных на основе баз данных, подписи их и передачи потребителю.

 

 

1.2. Список Excel  как база данных.

База данных представляет собой упорядоченную информацию, объединенную в единое целое. Как  правило, это список – список телефонных номеров, товаров, деталей, покупателей  и т.п. Список Excel можно представить как базу данных.

Базы данных являются третьим компонентом Excel (первые два – рабочие таблицы и диаграммы). Использовать Excel для создания баз данных целесообразно потому, что структура в виде строк и столбцов позволяет вводить и хранить информацию так, как она обычно вводится и хранится в базе данных. Каждый элемент базы данных, называемый записью, занимает отдельную строку. В списке телефонных абонентов, в котором указаны имена абонентов и номера их телефонов, каждая отдельная запись состоит из фамилии конкретного абонента и номера его телефона. Каждая часть записи (например, фамилия или номер телефона) называется полем и вводится в отдельный столбец. Поэтому существует прямая связь между строками и столбцами электронной таблицы, с одной стороны, и записями и полями базы данных – с другой.

 

 

 

 

 

 

 

 

II. Создание базы данных.  

2.1. Формирование  базы данных.

База данных может быть сформирована на одном листе. Один лист может содержать несколько баз данных, но в каждый момент времени только одна база данных может быть активной и доступной для выполнения различных операций. Конечно, гораздо лучше размещать отдельные базы данных на отдельных листах, или оставлять пустую строку и пустой столбец между отдельными базами данных на одном листе. Такой способ разделения баз данных позволит Excel автоматически распознавать отдельные базы данных.

 В первой строке  любой базы данных обязательно  должны быть указаны имена полей – заголовки в каждом столбце базы данных, которые определяют имя поля. Максимальный размер базы данных, которую вы можете создать в Excel, - 256 полей на 16383 записей (т.е. максимальное число столбцов листа и максимальное число строк листа минус одна строка, которая отводится под имена полей).

В базу данных можно заносить любую информацию, которая может быть организована в виде строк и столбцов. В конце каждой базы данных лучше всего оставлять по меньшей мере одну пустую строку, чтобы в эту базу данных можно было вводить дополнительные данные по мере необходимости. (При вставке новой записи перед любой другой записью база данных автоматически увеличивается на одну запись).

 Имена полей в  базе данных обязательно должны  быть уникальны, т.е. одно и  то же имя не может повторяться;  и, кроме того, в качестве имен  полей не могут выступать числа, логические значения, ошибочные значения и формулы. Ячейка, которая отведена под имя поля, не может быть пустой.

 Одним из  наиболее распространенных списков  являются списки, содержащие информацию  об изменениях показателей с  течением времени. И очень часто при создании таких списков допускается ошибка: день, месяц, год, , а иногда и квартал указываются в одной ячейке. Этого делать нельзя – каждая составляющая даты  имеет свою ячейку.

2.2. Создание и  введение списка.

 Прежде чем создать  список, надо тщательно продумать его структуру, т.к. от этого зависит способ и эффективность извлечения из него нужной информации.  В дальнейшем изменить структуру списка будет сложно, поэтому все тонкости надо продумать до его создания.

База данных «продукции соков», которую  надо создать, представляет собой список  из 20 записей и 10 полей. В запись по каждому виду товаров будет входить код товара, наименование, емкость, количество, цена, сумма, производитель, поставщики,  номер накладной, дата накладной. Для начала работы введем имена полей, и путем набора введем все записи.

 Сделать форматирование информации  в ячейках: в соответствующих  ячейках установить формат Денежный, Дата и отцентрировать информацию во всех ячейках базы данных.

Задание 1.

Создать базу данных.

Рис 1. База данных

 

 

 

 

2.3Сортировка данных.

Для эффективной работы в Excel важно научиться быстро и правильно манипулировать данными.  Для использования некоторых операций автоматической обработки данных часто бывает необходимо заранее расположить данные в таблице  (списке) в строго определённой последовательности -  выполнить сортировку исходных данных. Сортировка осуществляется на “месте” – непосредственно в таблице.  В электронной таблице можно сортировать как строки, так и столбцы. Строки можно отсортировать по значениям ячеек одного столбца или нескольких. Строки, столбцы или отдельные ячейки переупорядочиваются в соответствии с заданным пользователем порядком сортировки. Списки можно сортировать в возрастающем порядке (от 1 до 9 , от А до Я) или в убывающем порядке (от 9 до 1, от Я до А ).

Сортировка данных в электронных таблицах производится с помощью команд меню  Данные, Сортировка, или с помощью соответствующих кнопок на Стандартной панели инструментов, предварительно выделив любую ячейку в списке данных. В диалоговом окне Сортировка диапазона устанавливаются параметры сортировки. В раскрывающемся списке Сортировать по…  надо проверить или выбрать заголовок столбца, по которому нужно сортировать список. Если надо отсортировать более одного столбца, то используют области   Затем по и В последнюю очередь по.

В нижней части диалогового окна  в группе Идентифицировать поля по должен быть установлен переключатель Подпись, чтобы заголовки столбцов не были включены в сортировку. Чтобы восстановить исходное состояние списка, после нескольких операций сортировки, полезно перед выполнением первой из них, создать в списке дополнительный столбец, заполненный числовой последовательностью, которую надо отсортировать, чтобы вернуться к исходному состоянию. Так как сортировку можно производить как по столбцам, так и по строкам, то надо перед выполнением сортировки установить переключатель в нужное состояние. Для этого в окне Сортировка диапазона нажимаем на кнопку Параметры…  и устанавливаем переключатель   Столбцы диапазона (сортируем по столбцам – строки не меняют расположения), или Строки диапазона  сортируем по строкам – столбцы не меняют своего расположения).

По умолчанию Excel сортирует данные в алфавитном порядке. Для сортировки в другом порядке,  например чтобы расположить месяцы и дни недели в соответствии с их логическим, а не алфавитным порядком, следует использовать пользовательский порядок сортировки. Для этого в окне Сортировка диапазона нажимаем на кнопку Параметры… и в окне Параметры сортировки  в поле со списком Сортировка по первому ключу: выбираем нужный порядок (месяцы или дни недели).

Задание 3.

Скопировать блок А4:J24 на Лист 2 (сортировка).  Произвести углубленную сортировку данных по следующим параметрам:

• отсортировать список по  диапазону: проводим сортировку по производителю и поставщику .

Рис 2. Сортировка  базы данных

 

 

2.4.Фильтрация баз данных.

Большинство баз данных формируется в расчете на то, что пользователи впоследствии смогут найти или отобрать необходимую информацию из этой базы. В Excel процесс поиска и отбора называется фильтрацией.

Фильтрация (выборка) данных в таблице позволяет отображать только те строки, содержимое ячеек которых отвечает заданному условию или нескольким условиям. С помощью фильтров пользователь может в удобной для себя форме выводить  или удалять (скрывать) записи списка. Отобранные записи можно форматировать, удалять, копировать в отдельную область таблицы, распечатывать, а также использовать для последующих вычислений или построения диаграмм.

Фильтрация    данных  с использованием автофильтра.

Автофильтр можно применять  к любому количеству столбцов: сначала  отфильтровать список по одному столбцу, а потом по другому и т.д. Для работы с автофильтром нужно выполнить следующие действия.

1. Установить курсор внутри таблицы;
2. Ввести команду меню Данные, Фильтр, Автофильтр (в  результате в каждой ячейке с именем поля  будет добавлена кнопка раскрывающегося списка со стрелкой вниз серого цвета).
3. Щелчком мыши по этой кнопке со стрелкой раскрыть список столбца,  по которому будет  производиться выборка.

4. Указать требуемые  значения или выбрать  строку  «условие» и задать критерий выборки в диалоговом окне Пользовательский автофильтр, который появится на экране, после того, как щелкнули по строке «условие». Условия для отбора записей в определённом столбце могут состоять из двух самостоятельных частей, соединенных логической связкой и/или. При задании критериев выборки могут использоваться следующие операторы сравнения:  = , < , > , < > , < = , > = .

 Использование автофильтра  позволяет найти заданное число  наибольших или наименьших элементов  в списке. Для этого  надо  щелкнуть  по кнопке автофильтра интересующего нас столбца и выбрать в списке пункт Первые 10, в результате чего появится диалоговое окно Наложение условия по списку, где и задаются нужные условия. Иногда надо скопировать строки, которые отвечают условиям отбора в другу часть рабочего листа или в другой лист. Для этого используют команды Копировать и Вставить меню Правка, предварительно выделив нужный диапазон ячеек.