Проектирование базы данных

Для восстановления всех строк исходной таблицы нужно  щелкнуть мышью по кнопке со стрелкой (синего цвета) и в раскрывшемся списке выбрать строку “ все”  или выполнить команду меню Данные, Фильтр, Отобразить все. Для отмены режима фильтрации нужно установить курсор внутри таблицы и снова ввести команду меню Данные, Фильтр, автофильтр (убрать переключатель).

Задание 4.

Скопировать блок А4:J24 на Лист 3 (фильтрация).  Произвести фильтрацию данных по следующим параметрам:

• Отфильтровать данные по цене в диапозоне больше 48,50 и меньше 95,62 .

 

Рис3. Фильтровка базы данных по цене

 

2.5.Добавление  итогов.

Используя команду Итоги меню Данные можно представить различную итоговую информацию, т.е. для каждой группы строк в конкретном столбце можно вычислить сумму, среднее значение, количество строк или пустых ячеек и т.д. для этого надо сделать следующее:

• Выделить ячейку в любом столбце;
• Выбрать в меню Данные команду Итоги, появляется диалоговое окно Промежуточные итоги;

• Заполнить окно Промежуточные  итоги в соответствии с заданием, т.е. выделить нужные столбцы и нужную операцию;

• Убедиться, что флажки Заменить текущие итоги  и Итоги под данными установлены и нажать кнопку ОК.

Задание 5.

Переименовать Лист 4 на Итоги и скопировать  на него диапазон А4: J24 из рабочего Листа 1 (база данных).Подсчитать сумму по каждому поставщику на определенное число.

Рис 4. Добавление итогов

 

 

 

2.6. Подведение итогов с помощью сводных таблиц.

          Сводная  таблица представляет собой интерактивную таблицу, которая позволяет быстро суммировать большие объемы данных.

С  помощью мастера сводных  таблиц,  можно построить сводную таблицу для созданной в Excel базы данных.

Алгоритм создания сводной таблицы:

1. Выделяем любую ячейку из нужного диапазона;

Выбираем в меню Данные команду Сводные таблицы – появляется диалоговое окно Мастера сводных таблиц;

2. Выполняем первый шаг - задаем тип источника данных и тип создаваемого отчета. В данном случае включаем переключатели:

• в список или базы данных Microsoft Excel;

• сводная таблица.

3. Нажимаем на кнопку Далее и переходим ко второму окну Мастера сводных таблиц, где указываем местоположение исходных данных сводной таблицы, в нашем случае это будет блок ячеек, в котором находится вся наша база данных. Убедившись в этом, нажимаем на кнопку Далее.

4. В появившемся (третьем)  окне Мастера сводных таблиц указываем место, где мы хотим расположить сводную таблицу. В нашем случае оставляем таблицу на существующем листе, для чего включаем соответствующий переключатель и щелкаем по ячейке с адресом В30, который отобразится в поле, ниже переключателя. Нажимаем на кнопку Готово.
5. После нажатия на кнопку Готово на рабочем листе отобразится пустой макет таблицы   и панель инструментов Сводная таблица с кнопками для каждого поля из источника данных. Можно задать начальную структуру сводной таблицы, перетаскивая кнопки полей и панели инструментов в область макета.
6. Чтобы создать сводную таблиц, перетаскиваем кнопки полей из  панели инструментов Сводная таблица на ее макет в следующем порядке:

• Кн. Наименование продукции в область строк (в область с надписью «Перетащите сюда область строк»);

• Кн. Поставщики в область столбцов;
• Кн-ки Дата накладной в область данных, и сразу получаем сводную таблицу.

7. Чтобы реорганизовать  Сводную таблицу, просто перетащить  одну или несколько кнопок  полей.

8. В отдельную область  под названием «Перетащите сюда поле страниц», она находится над основным макетом, перетащим кн. Цена тыс. руб. Появится поле с надписью «Все» - первый пункт каждого раскрывающегося списка поля страниц. Выбор этого пункта позволяет вывести на экран итоговые значения для каждого поля, размещенного на оси страниц.

Задание 6.

Переименовать Лист 5 на Сводная таблица и скопировать на него диапазон А4:J24 из рабочего Листа 1 (база данных). По дате накладной определить какие позиции поставлял определенный поставщик.

 

Рис.5 Сводная таблица  базы данных

 

2.7.Создать   сводную диаграмму.

 Для ее  создания, или установить  соответствующий переключатель в первом окно мастера сводных таблиц и диаграмм, или создать сводную диаграмму  на основе уже созданной сводной таблицы. Для этого делаем следующее:

выделяем любую ячейку в сводной таблице и нажимаем на кнопку Мастер диаграмм  на панели  инструментов Сводные таблицы. В первом случае выдается диаграмма одновременно со сводной таблицей, во втором случае – сводная диаграмма на основе текущей сводной таблицы. В том и другом случае диаграмма является объектом: изменения в таблице отразятся на сводной таблице.  Создадим  диаграмму, используя второй случай, т.е. на основе сводной таблице, данной на рис.5.

Диаграмма получается на отдельном листе и следует  обратить внимание. Что: поля страниц. Отображаются в верхнем левом углу (поле Цена), поля строк и столбцов представлены в диаграмме соответственно в виде оси категорий(ось х) и оси значений (ось у). Рис.6.

Можно перестроить сводную  диаграмму  так же, как и таблицу, перетаскивая кнопки полей с одной  оси на другую. Чтобы добавить поле- перетащите его кнопку с панели инструментов Сводная таблица. Чтобы удалить поле – достаточно перетащить его за пределы диаграммы.

Чтобы обновить сводную  таблицу, надо – выделить в ней  любую ячейку, в меню Данные выбрать команду Обновить данные, или нажать соответствующую кнопку на панели Сводная таблицу.

Задание 7.

Переименовать Лист 6  на  Диаграмма и на основании  сводной таблицы построим диаграмму.

 

 

 

 

Рис. 6 Сводная диаграмма

 

 

 

2.8.Элементы  управления

• На панели инструментов Формы щелкаем по кнопке Поле со списком, в результате чего курсор меняет изображение.
• Щелкаем кнопкой мыши по той области рабочего листа, куда хотим поместить элемент управления, придаём  элементу управления, который появится на рабочем листе, нужный размер.
• Вызываем контекстное меню элемента управления (поле со списком) и выбираем команду Формат объекта. На экране появится диалоговое окно Форматирование элемента управления;
• В данном окне выбираем вкладку Элемент управления. В поле Формировать список по диапазону задать диапазон данных, которые должны входить в раскрывающийся список.
• В поле Связь с ячейкой вводим ячейку, на которую будет ссылаться формула. В нашем примере,  это ячейка В2. Количество строк списка Exсel выводит по умолчанию. Нажимаем на кнопку ОК;
• Снять выделение с элемента управления;
• Чтобы проверить, как работает раскрывающийся список, надо щелкнуть по нему и выбрать из него значение. При этом ячейка, с которой установлена связь, активизируется, т.е. в ней отображается номер выбранного значения из списка.

Задание 8.

Переименовать Лист 7  на  Элементы управления и  скопировать на него диапазон А4: J24 из рабочего Листа 1 (база данных). Рассмотрим наименование продукции и цену.

 

 

Рис 7. Элементы управления

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной  работе была проанализирована организационная структура предприятий, выявлена суть управленческой деятельности на предприятии, определено значение внутрифирменной системы информации, проанализирован рынок программных продуктов и сделано заключение о необходимости использования MS Excel во внутрифирменной структуре предприятия. С помощью MS Excel создана электронная модель, позволяющая провести исследования по сути управленческой деятельности на предприятии, по организации документооборота, внутрифирменной системе информации и систем организации упорядочения потока информации.

Проведен анализ программного продукта Excel применительно к работе предприятия, на основании которого сделан вывод о том, что созданные  на базе MS Excel электронные модели, ускоряют документооборот, повышают эффективность обработки потока информации, организовывают коллективную работу над документами, систематизируют прохождение документов внутри различных структур на предприятии.

На примере расчета  экономических показателей производства ПЭВМ было показано, что электронные модели, созданные на базе MS Excel, позволяет сократить количество рутинных операций по анализу данных и получить точные результаты.

На основе анализа  электронных моделей можно сделать  вывод, что Excel является универсальным  пакетом, который применим для любого раздела экономической теории. Создавая похожие модели на предприятиях, можно добиться увеличения эффективности труда за счет сокращения времени обработки информации. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

• Колесников А. Excel 97. — М.: BHV, 1997. 430 с.
• Скобара В.В. Возможности Excel 7 для аудитора и бухгалтера. — СПб.: Петробалтаудит, 1998. — 288 с.
• Шиайнер И. Excel 7.0 для Windows 95: Справочник. — М.: Бином, 1997. — 488 с.
• Уемпен Ф., Пейд Д. Excel. — М.: Феникс, 1998. — 592 с.