Проектирование информационной системы для контроля успеваемости студентов в университете

Существенно расширяет возможности MS Access по написанию приложений механизм связи с различными внешними СУБД: "связанные таблицы" (связь  с таблицей СУБД) и "запросы к  серверу" (запрос на диалекте SQL, который "понимает" СУБД). Также MS Access позволяет  строить полноценные клиент-серверные  приложения на СУБД MS SQL Server. При этом имеется возможность совместить с присущей MS Access простотой инструменты  для управления БД и средства разработки.[30]

 

 

1.6. Запрос и форма

 

Объект, позволяющий пользователю получить нужные данные из одной или  нескольких таблиц. Для создания запроса  вы можете использовать бланк QBE (Query By Example – запрос по образцу) или написать инструкцию SQL. Вы можете создавать  запросы на выборку, обновление, удаление и добавление данных. С помощью  таблиц можно также создавать  новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.

Данные, положенные в основу запроса, могут быть сохранены в  одной или нескольких таблицах.

Существующий запрос можно  в дальнейшем использовать в качестве основы при создании нового запроса, который мы можем изменить и сохранить  под другим именем.

При создании нового запроса сначала нужно определить поля, отображаемые в запросе.

Далее необходимо указать  условия, которые должны выполнятся значениями отдельных записей для  их отображения.

После выполнения запроса  Аccess отобразит те данные, которые соответствуют заданным условиям. Результатом выполнения запроса является результирующий набор записей, который отображается в табличном виде.[6]

 Сам результирующий  набор записей не сохраняется  программой. При каждом выполнении  запрос возвращает новый результирующий  набор записей, что обеспечивает  отображение актуальных данных.

Данные в результирующем наборе можно изменить только в том  случае, если запрос построен на одной  таблицы или же двух таблиц связанных  отношением «один-к-одному». В случае отношения между таблицами типа «один-ко-многим» программа позволяет  изменять данные в полях только со стороны «многие», но не со стороны  «один».

Изменения данных, выполненные  в результирующем наборе записей, сохраняются  в соответствующих таблицах.

Данные в результирующем наборе записей в большинстве  случаев изменять нельзя. Результирующий набор записей используется в  основном только для отображения  возвращаемых записей и анализа  данных.

В запросе можно задать выполнение вычислений как над всеми  записями, так над отдельными группами записей.

Запрос довольно часто  используется для создания формы  или отчета. Кроме того, запрос может  служить в качестве основы при  создании другого запроса или  диаграммы, которую можно поместить  в форму или отчет

Результат запроса представляет собой динамический набор записей

При внесении изменений в  динамический набор записей базовая  таблица будет автоматически  обновлена.

Для автоматического создания запроса программа предоставляет  в распоряжение пользователя специального мастера.

Форма представляет собой  созданный пользователем «бланк»  для отображения на экране отдельных  записей.

В основе формы лежат данные таблицы или запроса. При изменении  данных в форме программа автоматически  изменит данные в базовой таблице  или запросе.

Мы можем добавить любые  поля таблицы или запроса в  форму или удалить их, а также  изменить порядок размещения полей  в форме.[16]

Форма предлагает возможность  отобразить на экране только одну запись, что улучшает обозримость данных.

Мастер форм значительно  облегчает пользователю создание формы. При этом мы можем выбрать между  различными видами и стилями формы. Мы можем также создать простую  форму за один рабочий шаг. Аналогичную  возможность программа предлагает также при создании отчетов.

Мы можем изменить форму, созданную мастером, в соответствии с индивидуальными пожеланиями.

Формы можно использовать для более наглядного представления  данных таблиц или наборов записей  запросов.

При желании форму можно  вывести на печать отчет мастер может  создать за один рабочий шаг.

Созданные мастером отчеты можно изменять в соответствии с  индивидуальными потребностями  пользователя.

Создание и форматирование отчета выполняется в режиме конструктора.

В отчет можно вставить объекты, созданные в других приложениях, например, иллюстрации или диаграммы.

Элементы отчета можно  группировать, что упрощает процедуру  назначения одинаковых свойств и  позиционирование элементов в ходе проектирования отчета.

Прежде чем выводить отчет  на принтер, мы можем просмотреть  его на экране.[11]

1.7 Объекты базы данных

 

Таблица – это объект, который используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа.

Таблица содержит:

• поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данные;
• записи (которые называются также строками).

Таблицу в базе данных можно  создать тремя способами:

• при помощи конструктора;
• при помощи мастера;
• путем ввода данных.

После создания таблиц, необходимо создать связь между ними. Отношения, которые могут существовать между  записями двух таблиц:

• «один-к-одному», каждой записи из одной таблицы соответствует одна запись в другой таблице;
• «один-ко-многим», каждой записи из одной таблицы соответствует несколько записей другой таблице;
• «многие-к-одному», множеству записей из одной таблице соответствует одна запись в другой таблице;
• «многие-ко-многим», множеству записей из одной таблицы соответствует несколько записей в другой таблице.[2]

Для каждой таблицы должен быть определен ключ.

Ключ – это столбец (может быть несколько столбцов), добавляемый к таблице и позволяющий установить связь с записями в другой таблице. Существуют ключи двух типов: первичные и вторичные или внешние.

Первичный ключ – это одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Первичный ключ не допускает значений Null и всегда должен иметь уникальный индекс. Первичный ключ используется для связывания таблицы с внешними ключами в других таблицах.

Внешний (вторичный) ключ – это одно или несколько полей (столбцов) в таблице, содержащих ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице. Внешний ключ определяет способ объединения таблиц. Из двух логически связанных таблиц одну называют таблицей первичного ключа или главной таблицей, а другую таблицей вторичного (внешнего) ключа или подчиненной таблицей. СУБД позволяют сопоставить родственные записи из обеих таблиц и совместно вывести их в форме, отчете или запросе.

Объект, представляющий собой  структурированное описание одного или нескольких действий, которые  автоматически выполняются в  ответ на определенное событие. Например, можно создать макрос, который  при выборе некоторого элемента в  основной форме открывает другую форму. В макросе с помощью  макрокоманд записываются определенные операции. При запуске макроса записанные операции выполняются в заданной последовательности.

С помощью формы мы можем  в ответ на некоторое событие (например, изменение значения поля) запустить макрос или процедуру Visual Basic.

С помощью другого макроса  вы можете осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его  содержимого.

В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или пропуска тех или иных указанных  в нем действий.

Макросы можно использовать для открытия таблиц, выполнения запросов, просмотра или печати отчетов.

Из макроса можно также  запустить другой макрос или процедуру Visual Basic.[17]

В Access, страницы используется для представления данных, которые должны быть выведены на печать в доступном понимание и привлекательном виде.

В основе отчета всегда лежат  все записи таблицы.

Если определенные записи не должны быть представлены в отчете, то их предварительно следует отфильтровать  с помощью запроса.

Аccess предоставляет в распоряжение пользователя мастера отчетов, который самостоятельно создает новый отчет. Программа предоставляет возможность выбора режима создания отчета. Простой структурированное описание одного или нескольких действий, которые автоматически выполняются в ответ на определенное событие. Макросы используют для автоматизации основных или часто повторяющихся рабочих процедур.

При создании макроса пользователь может выбрать нужную (уже существующую) макрокоманду из предлагаемого программой списка.

Макрос можно назначить  форме, отчету, элементу управления, сочетанию  клавиш или команде меню.[3] 

Глава II. Практическая часть

2.1. Создание таблиц

В данной курсовой работе таблицы  были созданы при помощи конструктора.

Состав таблицы определяется в области проекта таблицы, которая  состоит из трех колонок:

• Имя поля;
• Тип данных;
• Описание.

Первая таблица данной работы называется «Студенты», которая  создана при помощи конструктора.

Рис. 1. Структура таблицы «Студенты» в режиме «Конструктор»

Содержимое таблицы «Студенты» находится в приложении А. «Имя поля»  содержит информацию о структуре  таблицы, а колонка «Тип данных»  содержит определенный тип каждого  поля, в колонке «Описание» при  необходимости вводится описание данных, которые будут вводиться в  это поле таблицы. Также необходимо определить ключевое поле.

После создание структуры  таблицы, её нужно сохранить.

Таким же образом создаются  две последующие таблицы с  названиями «Ведомость» и «Дополнительная  информация».

Рис. 2. Структура таблицы «Ведомость» в режиме «Конструктор»

 

Рис. 3. Содержимое таблицы  «Ведомость»

 

Рис. 4. Структура таблицы  «Дополнительная информация» в  режиме «Конструктор»

Рис. 5. Содержимое таблицы  «Дополнительная информация»

Связи между таблицами  в данной базе данных представлены как один-к-одному. Таблица «Ведомость»  является связывающим звеном двух других таблиц «Дополнительная информация», «Студенты» и по полю Личный номер.

Рис. 6. Схема данных

2.2. Разработка запросов

2.2.1. Запрос на выборку

 

Запрос «Закрытие сессии в срок» создан при помощи конструктора.

Рис. 7. Структура запроса «Закрытие сессии в срок» в режиме «Конструктор»

Рис. 8. Результат запроса  «Закрытие сессии в срок»

2.2.2. Запрос на сортировку

 

Запрос «Сортировка по возрасту» создается при помощи конструктора.

Рис. 8. Структура запроса  «Сортировка по возрасту» в режиме «Конструктор»

Рис.9. Результат запроса  «Сортировка по возрасту»

2.2.3. Запрос с параметром

Запрос «Форма обучения»  создается при помощи конструктора.

Для создания запроса выбраны  поля Личный номер, Фамилия, Имя, Отчество, Форма обучения.

Рис.10. Структура запроса  «Форма обучения» в режиме «Конструктор»

В строке «Условие отбора», в поле Форма обучения ввели следующее выражение «[введите форму обучения]» в результате которого при запуске запроса появляется диалоговое окно «Введите значение параметра», в которое необходимо ввести «контрактная».

Рис.11. Диалоговое окно «Форма обучения» запроса «Студенты указанного факультета»

Рис. 12. Результат запроса  «Форма обучения», при введенном  параметре «бюджетная»

2.2.4. Запрос, содержащий вычисляемые поля

Запрос «Средний балл»  создается при помощи конструктора.

Рис. 12. Структура запроса «Средний балл» в режиме «Конструктор»

Рис.13. Результат запроса  «Вычисляемый запрос»

2.2.5. Итоговый запрос

Запрос «Итоговый» создается  в режиме «Конструктор».

Рис. 14. Структура запроса  «Итоговый» в режиме «Конструктор»

Форма для ввода данных «ЛичныеДанныеСтудентов» создается  при помощи мастера форм.

Для этого необходимо выполнить  несколько простых шагов:

• на панели инструментов было выбрано «Мастер форм»;
• в диалоговом окне «Создание формы»
• выбирается внешний вид формы
• название формы в данной работе выбирается согласно названию таблицы.