Системы электронного документооборота

2. Корпоративные системы ЭУД (Enterprise-centric EDM): Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyffle Corp., Oracle (Context).

Системы этого типа обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную  всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных СЭД аналогичны функциям СЭД, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, корпоративные СЭД не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются, как общекорпоративные технологии. Разработкой и продвижением корпоративных СЭД занимаются компании Lotus (система Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (система LiveLink), Keyfile, Oracle (система Context), iManage и др. Например, система Open Text Livelink обеспечивает коллективную работу над документами по проекту для внешних и внутренних пользователей, проведение онлайновых дискуссий, распределенное планирование и маршрутизацию документов и др;;

3. Системы управления контентом (Content management): Adobe, Excalibur

Системы данного типа обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования  и компиляции). Доступность информации не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера облегчает  процесс обмена информацией между  приложениями. Управление Web-содержимым требует наличия возможности  управления объектами разного содержимого, которые могут быть включены в Web-презентацию (например, HTML-страницы и Web-графику). Кроме  того, управление Web-содержимым требует  наличия возможности создания презентационных  шаблонов, с помощью которых осуществляются презентация динамического содержимого  и его персонализация (основанная на предпочтениях пользователей, их профилях и др.). На мировом рынке известны системы управления содержимым от компаний Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette и др. Определенный уровень управления Web-содержимым предлагают также компании FileNet, Tower и Identitech. В свою очередь, компания IBM реализует функции по управлению Web-содержимым на базе решений от компаний Interwoven и Open Market (через партнерские отношения с ними), а компания Tower интегрировала свое ПО по управлению электронными документами с решениями по управлению Web-содержимым от компании Stellent;

4. Системы управления информацией (порталы) (Information Management): Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-station)

Такие системы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet/extranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. С помощью порталов обеспечивается также доступ через стандартный Web-навигатор к ряду приложений электронной коммерции (обычно, через интерфейс ERP-системы). Примерами порталов являются системы Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station);

5. Системы управления образами (Imaging). C их помощью осуществляется конвертация отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (обычно, в формате TIFF). Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов. В число базовых функций стандартной системы обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по поиску изображений и др;

6) Системы управления потоками работ (Workflow management): Lotus (Domino/Notes и Domino Worflow), Jetform, FileNet, Action Technologies,   Stafrware.

Системы данного типа предназначены  для обеспечения маршрутизации  потоков работ любого типа (определения  путей маршрутизации файлов) в  рамках корпоративных структурированных  и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения  эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов. Cистемы управления потоками работ обычно приобретаются, как часть решения (например, EDMS-системы или PDM-системы). Здесь можно отметить таких разработчиков, как компании Lotus (системы Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware и др. Хороший уровень управления потоками работ обеспечивают в своих решениях также компании FileNet, IBM (через интеграцию с ПО MQ Series Workflow), Identitech, Tower (через интеграцию с ПО Plexus и Staffware), Gauss (через интеграцию с ПО Staffware) и др.

3. Электронный документооборот

3.1. Определение электронный  документ и электронный документооборот

Электронный документ —  это понятие более широкое, чем  просто электронный образ бумажного  документа. Сюда включают некий набор  данных (текст, графическое и видеоизображение, аудиозапись), созданный с помощью  компьютера или сохранённый на нём. Этот набор сопровождается карточкой  с атрибутами (подобно картотеке  книг в библиотеке), по которым документ можно быстро найти (название, автор, дата создания и т. п.).

Под электронным документооборотом (или ЭДО) понимается способ организации  работы с документами, при котором  основная масса документов организации (предприятия) используется в электронном  виде и хранится централизованно  в так называемых электронных  архивах (ЭА), своеобразных информационных складах, или хранилищах данных. Электронный документооборот может быть внутренним и внешним, и это налагает определённую специфику на информационный обмен.

Соответственно под системой электронного документооборота (СЭД) в  узком смысле понимается программное  обеспечение (компьютерная программа, система), которое позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также взаимодействие между  сотрудниками: передачу документов, выдачу заданий (распоряжений, поручений) и  контроль за ними, отправку уведомлений  и т. п. В более широком смысле под СЭД понимается современная организационно-технологическая структура, пронизывающая весь производственный организм, включающая в себя и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые аспекты. Эту систему можно сравнить с «кровеносной системой» компании. Заторы в движении документов, их потеря и обмен «несвежей» (устаревшей, неактуальной, недостоверной) информацией в конце концов становятся причиной «заболевания организма». Тромбы, закупорка сосудов, каналов информационного обмена приводят к коллапсу.

 Конечно, часть «офисно-канцелярских операций» с «бумагами» сегодня автоматизированы, персональные компьютеры в наше время имеет практически любая уважающая себя фирма. Впрочем, если не брать в расчёт не тронутые цивилизацией «медвежьи уголки» России, где и электричества-то до сих пор нет, встречаются варианты, когда некоторые фирмы и компьютерами не пользуются (во всяком случае, для этих целей).

Но в нынешних условиях конкуренции и рынка информация является одним из важнейших ресурсов, основным капиталом компании. Чем  больше разнообразных «рабочих данных» (документов, файлов и пр.) по истории работы компании содержит в своих «закромах» информационная система и чем они лучше организованы и управляемы, тем сама компания оказывается более конкурентоспособной, защищённой и независимой при утрате людских ресурсов (увольнениях, переходах) и в большей степени застрахована от потери клиентов, партнёров, части бизнеса, потенциально важных документов и пр.

 Принципы работы с  документами в России были  заложены ещё в петровскую  эпоху. В относительно недавний  социалистический период был  разработан и введён основополагающий документ — Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), некий стандарт, на базе которого отраслевыми министерствами, ведомствами и комитетами разрабатывались детализированные нормативные и регламентирующие документы, вводились унифицированные формы конкретных типов документов. Многие положения названных документов не потеряли актуальности до сих пор и действуют в госсекторе в сфере бумажного канцелярского документооборота, но, естественно, эволюционируют, особенно в последнее время.

Для работы с электронными документами в России на протяжении многих лет наиболее активно используются системы, которые можно отнести  в основном к двум классам: системы  электронных архивов (СЭА) и системы  электронного документооборота (СЭД). Некоторые авторы предлагают выделять ещё один класс, интересный именно для  российских пользователей, — системы  электронного делопроизводства, —  и, чтобы не путать с последними, называют их СДЭ — системы делопроизводства электронные. Но в принципе отечественные СЭД, как правило, включают в себя и эти функции.

Несмотря на завалы западных терминов в этом ИТ-сегменте, многие специалисты в России предпочитают придерживаться традиционного термина «электронный документооборот», хотя он сегодня не совсем точно (полно) определяет суть вопроса. На практике данный термин вбирает в себя куда более широкий смысл. Например, в понятие «электронный документооборот» в российской компании DIRECTUM вкладывают весь спектр технологий: управление электронными документами (электронный архив); управление деловыми процессами (workflow); управление интернет-данными; управление знаниями; традиционное делопроизводство.

 Российские системы  в большей степени ориентированы  на поддержание документоориентированного управления, а не на управление произвольным, как модно теперь говорить, контентом (т. е. самым разнообразным информационным наполнением, содержанием), как на Западе.

Названные выше условные классы изначально нацеливались на разные задачи и сценарии использования.

 СЭА создавались, чтобы  в течение длительного времени  хранить и учитывать документы как эдакие своеобразные информационные склады. Документ сопровождался соответствующими реквизитами (карточкой, аналогичной библиотечной), чтобы его потом можно было найти и просмотреть. Для реализации аналогичных задач появляются различные, в том числе аппаратные, системы хранения и поиска бумажных документов, мультимедиа- и фотоматериалов (микрофиши) и пр., унифицируются форматы документов.

Что происходит с документом вне архива, данную систему не интересует. В процессе развития в СЭА появляются инструменты и функции для реализации политики хранения и миграции документов. Например, выделяют документы оперативного и долговременного хранения и перевод из одного вида в другой. Таким образом, и здесь начинают появляться элементы движения и стадии жизненного цикла документа, простейшие docflow и workflow.

 Если СЭА изначально  создавались для хранения и  учёта документов, то СЭД предназначались  для управления документами.

В западных источниках встречается  несколько вариантов терминов, имеющих  отношение к управлению документами, которые, с одной стороны, отражают тенденции развития данного направления, а с другой— маркетинговые ухищрения некоторых производителей. Вот эти термины: Document Management — управление документами; Electronic Document Management System (EDMS) — система управления электронными документами, электронным документооборотом; Enterprise Document Management Systems (тоже EDMS) — системы управления корпоративными документами.

 У разных авторов  (и разработчиков) в эти термины  может вкладываться разный смысл.  Некоторые наши эксперты утверждают, что EDMS-системы отвечают скорее  за управление хранением документов, а не за документооборот (движение  документов). Иными словами, получается, что какие-то системы EDMS ближе  к СЭА. Это свидетельствует  о том, что в каждом конкретном  случае (несмотря на заявления  поставщиков) нужно более глубоко  изучать функциональное наполнение  и реальные возможности систем, прежде чем относить их к  тому или иному классу.

Любой документ проходит разные фазы своего жизненного цикла, и его, для удобства и ускорения работы, на всех этих стадиях можно сделать  доступным другим сотрудникам, с  которыми необходимо взаимодействие, в том числе ещё в процессе подготовки документа. Отсюда возникают  и такие понятия, как версионность документов, стадии жизненного цикла, состояния документов, маршруты движения, совместная (групповая) работа, процесс, docflow и workflow и пр.

В свою очередь, СЭД развиваются  в направлении усиления архивных функций: появляются разнообразные  хранилища документов, представления  документа в разных форматах.

В результате появляется новый класс систем, получивший название ECM, в котором представлены функции обоих вышеупомянутых направлений (СЭА и СЭД).

 Enterprise Content Management (ECM) — это управление корпоративными информационными ресурсами, их содержанием и наполнением. Понятие ECM-системы несколько шире, чем СЭД. Под первой понимают набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации всем потребителям внутри организации. Например, для того, чтобы иметь право называться ECM-системой, СЭД должна содержать средства сканирования документов, гарантировать сохранность документов, поддерживать регламенты доступа к ним и их хранения, управление интернет-данными и «динамическим контентом» при организации взаимодействия многих пользователей и т. д.

Комплексная автоматизация  предприятий, компаний, как правило, строится путём интеграции нескольких систем, каждая из которых решает определённый круг задач. Поэтому очень важно  правильно определить, что именно должно реализовываться в рамках каждой системы, и обеспечить их рациональное взаимодействие.

В соответствии с набором реализуемых функций и областей применения в СЭД укрупнёно можно выделить следующие направления:

- системы делопроизводства;

- электронные архивы;

- workflow-системы (для краткости будем называть их WF-системами);

- комплексные, или ECM-системы (о последних мы уже говорили выше).

Если традиционные СЭД  всё ещё тяготеют к автоматизации  довольно узкой сферы «канцелярско-офисного»  документооборота, то многие современные  системы ЭДО демонстрируют значительно большие возможности и ориентированы также на работу с бизнес-процессами, поддержку и управление информационными потоками и организацию взаимодействия пользователей.

 Требования к архитектуре  и оборудованию для СЭД смещаются  в сторону одновременной работы  многих пользователей с конкретными  документами, процессами, проектами,  большими массивами неструктурированной  информации. Существенно повышаются  требования к возможностям поиска, надёжности хранения, к обслуживанию  и поддержке значительных объёмов  хранимой информации. Специфика  автоматизации бизнес-процессов  в СЭД выставляет свои требования  по скорости обработки информационных  потоков, возможности их контроля и перераспределения, по автоматизации отдельных операций, шагов, работ, по инструментам и средствам настройки маршрутов и пр.