Системы электронного документооборота

Какие задачи и направления  нецелесообразно реализовывать  в СЭД? К подобным задачам можно  отнести, например, кадровое делопроизводство или учёт финансовых документов, задачи анализа и пр.

Несмотря на то, что формально  названия этих задач вроде бы напрямую связаны с документами, первая задача заключается не в управлении самими документами, а в учёте и управлении кадрами. Тут требуется получать различные выборки по персоналу (например, по образованию, полу, специальностям, дате приёма/увольнения), оперировать  данными из кадровых приказов и т. п. Для этого информация в базе данных должна храниться в структурированном  виде, а не как отдельные неструктурированные  документы. Создание каждого документа  должно отражаться на изменении состояния  персонала, поэтому для автоматизации  кадрового делопроизводства целесообразнее использовать специализированные системы  управления персоналом, которые могут  быть интегрированы с СЭД для  хранения и согласования неструктурированной  информации (резюме, фотографий, кадровых приказов и т. д.).

Аналогично обстоит ситуация со структурированными финансовыми  документами: счетами, заявками на оплату, платёжными документами и т. п. Они  тесно связаны с расчётом задолженности, сроками оплаты, статьями бюджета  и другими параметрами, как правило, учитываемыми в бухгалтерских и ERP-системах. Поскольку, например, электронный  образ счёта-фактуры всё равно  придётся формировать, вводить и хранить в структурированном виде (в бухгалтерской или соответствующей учётной системе), то заносить его в СЭД сканированием нецелесообразно. В данном случае наиболее правильный вариант — интеграция ECM- и ERP-систем, при которой записи ERP-системы могут отправляться в виде вложений в задания ECM-системы, например, для согласования, а итоговые отчёты ERP-системы могут сохраняться в СЭД и подписываться электронной цифровой подписью.

Поэтому, принимая решение  о выборе и развитии ИТ-инфраструктуры предприятия, руководитель (или, по крайней мере, ИТ-служба) должен решить нелёгкую задачу — оптимально наполнить информационную среду компании, отыскать наиболее эффективные для конкретной фирмы сочетания продуктов и технологий, разграничить области пересечения взаимодополняющих ИТ-систем наиболее рациональным образом. В общем, найти эффективное применение для каждой. А для этого ему надо хорошо разбираться в нюансах и терминологии, в тонкостях систем, предлагаемых сегодня рынком, представлять и учитывать особенности и существенные отличия СЭД и ERP-систем, характер данных систем каждого типа. Провести водораздел между этими системами и чётко определить их технологические границы, методологию взаимодействия и задачи пользователей не только на сегодня, но и хотя бы на среднесрочную перспективу, определить потенциальные объёмы данных, оценить возможности масштабирования и пр.

Долгосрочная ИТ-стратегия должна предполагать наличие самостоятельной СЭД, которая будет решать свои задачи и при необходимости интегрироваться с ERP-системой по ряду направлений. К примеру, от создания и движения документов, подписания их ЭЦП до отправки структурированных документов по маршрутам согласования с использованием механизмов workflow СЭД, размещения документов длительного хранения и ERP-отчётности в электронных архивах СЭД и пр.

Эффективность – одно из наиболее общих экономических понятий. Эффективность можно определить как вероятность достижения цели. Проведенный выше анализ предпосылок  внедрения СЭД недостаточен для  рекомендации ее внедрения. Необходим  анализ экономической эффективности  СЭД.

 Цели внедрения системы  электронного документооборота:

- автоматизация делопроизводства,

- автоматизация потоков документов,

- автоматизация контроля исполнения документов и поручений,

- повышение исполнительской дисциплины,

- наведение порядка в работе с документами,

- сокращение времени на операции с документами,

- переход к безбумажным технологиям.

Таким образом, можно определить эффективность использования системы  электронного документооборота (СЭД) в  узком смысле для отдельных производств  и пользователей. В этом случае разумно рассматривать следующие виды эффектов:

- экономический – его показатели учитывают в стоимостном выражении все виды результатов и затрат, обусловленных реализацией СЭД. Автоматизация делопроизводства, автоматизация потоков документов, автоматизация контроля исполнения документов и поручений способствует сокращению ошибок, присутствующих при ручном труде, ускорению процесса документооборота, что дает несомненный выигрыш во времени и экономию в расходах электроэнергии, затрат на оплату машинного времени и т.д;

- финансовый – расчет показателей этого вида эффекта базируется на финансовых результатах использования СЭД, что находит отражение в сокращение времени на операции с документами, тем самым снижает продолжительность работы с документами;

- ресурсный – его показателями отражают влияние использования СЭД на объем производства и потребления того или иного вида материального ресурса (электроэнергии, трудовых ресурсов и др.). Как уже было сказано, выигрыш во времени при работе с документами снизит расход электроресурсов, трудовых ресурсов и т.д;

- научно-техничекий – включает новизну, простоту, полезность СЭД;

- социальный – его показатели учитывают социальные результаты реализации СЭД, выражающиеся в уменьшении трудоемкости подготовки и переработки единицы данных в автоматизированной системе управления документооборотом.

 

3.1. Необходимость автоматизированных систем документооборота

Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов предприятия, а насущной необходимостью в условиях жесткой  конкуренции. Именно автоматизация  документооборота дает новые возможности  любой организации по ускорению  работы, позволяет опередить конкурентов  при принятии как оперативных, так  и стратегических решений.

Управление информационными  ресурсами имеет для деятельности любого учреждения особое значение. В  современном мире учреждения сталкиваются с необходимостью обработки колоссального объема информации. Независимо от правового статуса или организационных форм деятельности учреждения призваны активно взаимодействовать с органами исполнительной и законодательной власти, структурами, участвующими в регулировании экономики. Все это в свою очередь порождает специфический документооборот.

Таким образом, учреждения остро  ощущают необходимость организации  эффективного управления информационными  ресурсами и предпринимают активные шаги по использованию компьютерных технологий в сфере управления документационными потоками (и информацией в широком смысле).

К сожалению, применение компьютерных программ в сфере работы с управленческой (организационно-распорядительной) документацией  в ряде случаев не сопровождается структурной перестройкой работы с  документацией, что существенно  снижает эффект от применения даже самых многофункциональных специализированных (и соответственно дорогостоящих) программных  комплексов. Нередки ситуации, когда  внедрение компьютерных систем носит формальный характер и не сопровождается сколь-нибудь существенной оптимизацией и унификацией документационных процессов.

 В большинстве учреждений со сложной структурой важное значение имеет уровень организации взаимодействия подразделений и порядок обмена информацией. Большая часть информации передается в виде документов на бумажном носителе (обмен служебной документацией и отчетностью).

 Следует также отметить, что на протяжении ряда лет  достаточно четко прослеживается  тенденция увеличения объемов  информационных потоков, проходящих  через современные учреждения. Характерно, что происходит рост не только  документооборота на традиционных  носителях, но и информации, проходящей  по электронным каналам, а также  документов, связанных с функционированием  компьютерных систем.

Работа по автоматизации  делопроизводственных процессов началась в России ещё в начале 90-х годов. Существенным шагом в упорядочении работы со служебной документацией  стало внедрение в 1997 году Системы  автоматизации документооборота и  делопроизводства - САДД. Программный  комплекс был разработан по заказу Банка России на базе типового программного продукта одной из фирм, специализирующейся на автоматизации работы с документами.

На сегодняшний день автоматизация  документооборота на предприятии также  необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно  быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или  ее попадание в чужие руки может  обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется  традиционным способом:

- документы теряются;

- накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;

- документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;

- тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

- создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;

- на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также:

- обеспечит слаженную работу всех подразделений;

- упростит работу с документами, повысит ее эффективность;

- повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;

- повысит оперативность доступа к информации;

- позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

Вывод: автоматизация документооборота необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности.

 

Заключение

Проблемы управления потоками документов актуальны для любого предприятия. Но особенную остроту  эти проблемы приобретают при  переходе на новые компьютерные технологии проектирования, конструирования и  подготовки производства, когда привычные  бумажные документы заменяются электронными.

 В настоящее время  наличие успешно действующей  системы автоматизации делопроизводства  и документооборота говорит о  благополучии учреждения и его  руководства. Это означает полную  управляемость подчинённых руководству  аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность  в максимально успешном выполнении  порученного дела.

 Автоматизированная система  представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.

Внедрение автоматизированной системы обеспечит удобство в  работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические  нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное  на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность  работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа  и принятия управленческих решений.

 Внедрение автоматизированной  системы управления предприятием, как и любое серьезное преобразование  на предприятии, является сложным  и зачастую болезненным процессом.  Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы,  достаточно хорошо изучены, формализованы  и имеют эффективные методологии  решения. Заблаговременное изучение  этих проблем и подготовка  к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы.

Все вышеперечисленные задачи, возникающие в процессе построения информационной системы, и методы их решения являются наиболее распространенными  и естественно, каждое предприятие  имеет свою уникальную организационную  специфику, и при внедрении автоматизированной системы управления предприятием могут  возникать различные нюансы, которые  требуют дополнительного рассмотрения и поиска методов их решения.

Эффект от использования  систем электронного документооборота включает:

- прямой экономический эффект (экономия трудовых и материальных затрат на работу с документами);

- эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшения зависимости от индивидуального технологического опыта персонала;

- сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства;

- полный контроль за документами, их движением и исполнительской дисциплиной.

Вывод: автоматизация документооборота необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности. На сегодняшний день внедрение систем автоматизации документооборота на предприятии является необходимым. Организация документооборота дает реальные выгоды и реальный экономический эффект.