Создание базы данных в предметной области «Кафе»

 

Министерство образования Республики Беларусь

Белорусский национальный технический университет

Кафедра «Экономика строительства»

Расчётно-графическая  работа

на тему:

Создание базы данных в предметной области «Кафе»

                                                          Выполнил: Щербаченя Ю.В.

  гр.112320

                                                                       Руководитель: Гурьева О.О.

 

 

 

Минск- 2012

 

 

 

Содержание

 

1. Постановка задачи………………………………………………………………………….………………………………….3-4
2. Описание предметной области «Кафе»……………………………………………

……....... .................4-7

3. Описание информационно-логической модели данных ……………………………………………………………………………………………………………..………7-8
4. Назначение таблиц, способы создания таблиц в БД ………………………………….......8-9
5. Описание запросов, типы запросов ………………………………………………………………………………………………………………..…….10-14
6. Назначение форм, характеристика созданных форм……………………………………………………………………………………………………………14-19
7. Назначение отчетов, характеристика созданных отчетов……………………………………………………………………..……………………………………..19-22
8. Назначение макросов. Цели использования созданных макросов……………………………………………………………………………….…………………………22-23
9. Назначение и описание используемых программ …………………………………………………………………………….………………………………………..23
10. Список  используемой литературы……………………………………………………..……………………………………………..........24

 

 

 

 

 

 

 

1.Постановка задачи

    База данных – это единое, вместительное хранилище разнообразных данных и описаний их структур, которое после своего определения, осуществляемого отдельно и независимо от приложений, используется одновременно многими приложениями.

Кроме данных база данных может содержать средства, позволяющие каждому из пользователей  оперировать только теми данными, которые  входят в его компетенцию. В результате взаимодействия данных, содержащихся в базе, с методами, доступными конкретным пользователям, образуется информация, которую они потребляют и на основании  которой в пределах собственной  компетенции производят ввод и редактирование данных

Целью данной расчетно-графической работы является разработка и реализация базы данных для кафе, что бы обеспечить хранение, накопление и предоставление информации о деятельности кафе. Создаваемая  база данных предназначена в основном для автоматизации деятельности основных подразделений кафе, а именно кухня, бухгалтерия, а также обслуживания клиентов.

 Проектирование БД состоит из двух этапов:

1. Разработке структуры таблиц базы данных, а также других объектов базы данных, предназначенных, с одной стороны, для автоматизации работы с базой, а с другой стороны — для ограничения функциональных возможностей работы с базой (если это необходимо из соображений безопасности).
2. Наполнение и обслуживание БД, т.е. использование ранее подготовленных объектов для наполнения базы или получения данных из нее.

В нашем случае требуется: спроектировать БД, используя метод «сущность-связь», занести данные в БД, использовать различные свойства полей. Организовать связи между таблицами. Убедиться, что данные непротиворечивы, функционирует система поддержки целостности. Работа также должна содержать:

• Различные типы запросов: выборки, итоговые, с параметром, перекрестные, запросы действия
• Экранные формы для ввода данных , их просмотра и редактирования
• Отчеты, созданные в режиме Конструктор, с помощью Мастера и автоотчет
• Кнопочную форму
• Макросы

2.Описание заданной предметной  области «Страны СНГ»

 

Предметной  областью созданной базы данных является деятельность ресторана. Описаны три  основных вида деятельности:

1. Кухня. Производится непосредственно приготовление или «набор» блюд из имеющихся ингредиентов, кроме того, выполняется заказ на необходимые ингредиенты, а также формирование меню или «набор» блюд из уже приготовленных.
2. Бухгалтерия. Производятся все необходимые расчеты.
3. Обслуживание клиентов. Производится обслуживание посетителей ресторана, которым предоставляется меню и выполняется заказ выбранных ими блюд.

Были созданы следующие таблицы:

1. Раздел

 

 

2. Блюда

 

 

 

 

 

3. Заказ

 

 

 

 

4. Приложение  к заказу

 

 

 

 

5. Ингредиенты

 

 

 

 

6. Состав

 

 

 

3.Описание информационно-логической модели данных.

 

 

 

 

 

В данной базе данных присутствует связь  один-ко-многим(это отношение означает, что каждой записи первой таблицы соответствует много записей во второй, но каждой записи второй таблицы соответствует только одна запись в первой) и многие к одному(это значит, что каждой записи второй таблицы соответствует много записей первой таблицы, но каждой записи первой таблицы соответствует лишь одна запись второй)

         Связям также обеспечена целостность данных, каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных полей. Это значит, что разрешены операции редактирования и удаления данных в ключевом поле главной таблицы, но при этом они сопровождаются автоматическими изменениями в связанной таблице. Таким образом, между таблицами созданы реляционные связи.

4.Назначение таблиц, способы создания таблиц в БД.

     Таблица является основной структурой, предназначенной для хранения информации в БД. В таблицах хранятся все данные, необходимые для решения задач предметной области. Каждый элемент данных должен храниться в базе только в одном экземпляре. Как было отмечено выше, минимальное дублирование данных обеспечивает высокую эффективность поддержания БД в актуальном и непротиворечивом состоянии.

Существует несколько способов создания таблиц:

• в режиме таблицы;
• с помощью Мастера;
• в режиме Конструктора.

Зачастую  таблицы, созданные в первом из перечисленных режимов, требуют последующей доработки в режиме Конструктора, что может привести к необходимости корректировать раннее введённые записи, если они не соответствуют указанным в полях Конструктора типам данных, размерам полей, т.д.

Создание  таблицы с помощью Мастера  сводится к созданию новой таблицы  на основе образца из деловой или  личной сферы (пользователю предлагается для выбора более 50 образцов таблиц), кроме того, имеющиеся поля можно  переименовывать.

При использовании  Конструктора сначала необходимо описать  структуру таблицы, т.е. указать имена  полей, выбрать соответствующий  тип поля, указать его размер и  другие свойства (очень удобно использовать маски ввода, например, для записи номеров телефона или дат). При  создании таблицы в режиме Конструктора обязательно необходимо задать ключевое поле, значения которого позволяют  однозначно определить каждую запись таблицы. Этот способ позволяет пошагово, детально и рационально создавать задуманную таблицу.

В работе преимущественно  все таблицы созданы в режиме Конструктора. В таблицах используются следующие типы полей:

• Текстовый — тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов) (
• Числовой — тип данных для хранения действительных чисел
• Дата/время — тип данных для хранения календарных дат и текущего времени
• Поле объекта MEMO —  специальный тип данных, предназначенный для хранения длинного текста  (до 65 535 символов).
• Счетчик — специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием.
• Логический — тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например Да или Нет) (наличие детей)
• Поле объекта OLE — специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE, например мультимедийных;

 

 

5.Назначения запросов, типы запросов.

 

Запросы занимают особое место в управлении данными. Они позволяют выводить сводную информацию из нескольких таблиц, анализировать ее, можно даже изменять и удалять определенные данные.

Запрос  в Access может быть использован в качестве источника данных для создания форм и отчетов, обеспечивает эффективный доступ к данным (уже не требуется открывать одновременно несколько форм или таблиц и подолгу выбирать нужные сведения – с этой работой быстро справиться заранее подготовленный запрос).

В Access предусмотрены следующие типы запросов:

1. простой запрос на выборку из определенных полей - запрос с простыми условиями, включающими только один аргумент поиска. При создании простого запроса условие отбора записывается в соответствующий столбец бланка запроса. В Access при задании запроса ограничители можно не ставить. В зависимости от типа поля, которое вводится в выражение, определяющее условие отбора, ограничители добавляются системой автоматически: прямые кавычки (" ") вокруг строковых значений; символы (#) вокруг дат. В столбце можно записывать не только значение атрибута, но и знак операции сравнения; по умолчанию принимается знак равенства (=). Если в условии отбора должны использоваться операции сравнения, отличные от знака равенства, то их надо указывать в явном виде;

 

 

2. запрос с параметрами. Если приходится часто выполнять однотипный запрос на выборку или перекрестный запрос, изменяя при этом значение какого-либо атрибута в условии отбора, то можно использовать запрос с параметрами. Запрос с параметрами не требует каждый раз вносить изменения в бланк запроса; вместо этого выводится приглашение пользователю ввести условия отбора. Для каждого поля, которое предполагается использовать как параметр, в «Конструкторе запросов» необходимо ввести в ячейку строки «Условие отбора» текст приглашения, заключенный в квадратные скобки. Это приглашение будет выводиться при запуске запроса. Текст подсказки должен отличаться от имени поля, но может включать его;

 

 

3. перекрестный, выводящий данные в компактном формате, подобном формате электронной таблицы. В перекрестном запросе отображаются результаты статистических расчетов (такие, как суммы, количество записей, средние значения), выполненных по данным из одного поля. Эти результаты группируются по двум наборам данных в формате перекрестной таблицы. Первый набор выводится в левом столбце и образует заголовки строк, а второй - выводится в верхней строке и образует заголовки столбцов. При создании перекрестного запроса в качестве источника данных можно задать только одну таблицу. Если для реализации запроса требуются поля из разных таблиц, то надо предварительно создать вспомогательный запрос, который будет включать все требуемые поля;

 

 

 

 

4.  запросы действия: в результате их исполнения происходит изменение данных самой БД. Существует несколько видов таких запросов: запрос на удаление, запрос на добавление, запрос на обновление, запрос на создание таблицы.

 

Также был создан итоговый запрос, который выводит необходимую стоимость ингредиента:

 

 

5.Назначение форм. Характеристика созданных форм.

 

    В базах данных Access информация вводится и обрабатывается с помощью форм. Формы являются электронными аналогами бумажных бланков и содержат области для ввода данных, называемые полями. Совокупность полей формы образует запись.

Любой элемент  в базе данных Access является графическим  объектом. Графические объекты, предназначенные  для ввода, отображения и поиска данных, называются элементами управления. Поля формы представляют собой элементы управления. Помимо полей формы могут  включать такие элементы управления, как кнопки выбора и командные  кнопки.

Так как  информация в базах данных постоянно  обновляется, необходимо добавлять  в них новые данные и удалять  устаревшие. Проще всего выполнять  эти функции с помощью форм.

Существует  несколько способов создания форм, среди них: создание формы с помощью  мастера, в режиме конструктора, использование  автоформы.

Для базы данных необходимо создать простые  формы и формы с вложенными подчиненными формами.

Подчиненной называется форма, вложенная в другую форму, которая считается главной. Такая структура формы позволяет  просматривать данные из нескольких таблиц. Поля главной формы отображают информацию из одной таблицы, а поля подчиненной - из другой. Такой подход упрощает ввод информации и обеспечивает ее достоверность, так как данные, хотя и хранятся в отдельных таблицах, связаны между собой.