Текстовый редактор Microsoft Word. Возможности текстового редактора

Содержание

 

Теоретический вопрос 3

1. Текстовый редактор Microsoft Word. Возможности текстового редактора 3

1.1 Запуск редактора, создание, открытие и сохранение документов 3

1.2 Основные приемы работы, элементы текстового редактора 7

1.3 Форматирование документов 12

1.4 Работа со шрифтами 15

1.5 Команды редактирования 17

1.6 Проверка орфографии 19

1.7 Поиск и замена 19

1.8 Сервис. Автозамена. Колонтитулы 20

1.9 Создание колонок в  документе 21

1.10 Создание и форматирование  таблиц 21

1.11 Оформление списков 26

1.12 Графические возможности Microsoft Word 27

1.13 Редактор формул Microsoft Equation 3.0 29

1.14 Дополнительные возможности  текстового редактора 30

2. Практическая часть 33

Список используемой литературы 36

Приложение Штатное расписание фирмы 37

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Теоретический вопрос

1. Текстовый редактор Microsoft Word. Возможности текстового редактора

 

1.1 Запуск редактора, создание, открытие и сохранение  документов

 

Текстовый редактор Microsoft Word предназначен для создания и обработки любых текстовых документов от простой записки до оригинал-макета сложного издания. Работа с текстовым редактором во многом напоминает работу с пишущей машинкой, но вместо того чтобы сразу же печатать набираемый текст, текстовый редактор выводит работу на экран. В результате можно проверять ее правильность еще до печати. Кроме того, предоставляется возможность сохранить свою работу и вернуться к ней позже.

Для запуска программы Word нажмите на панели задач кнопку Пуск и в разделе Программы выберите Microsoft Word. После запуска Word на экране появится окно текстового редактора Word (рис. 1).

Рисунок 1 - Окно текстового редактора Word

 

Создание документа.

Чтобы создать новый файл в режиме текстового редактора, надо войти в меню Файл и выбрать команду Создать или нажать кнопку на панели инструментов.

При создании нового документа открывается окно с шаблонами. Создать новый документ – значит построить его на базе модельного, который называют шаблоном. Для любого нового документа применяется шаблон Нормальный. Другие шаблоны хранят стандартный текст и описание форматов для типовых документов, например, писем, служебных записок и т. п.

Диалоговые окна могут содержать несколько вкладок. Блеклые элементы окон недоступны или бессмысленны в момент открытия диалогового окна.

Открытие документа.

Если текст ранее существовал на диске, то для его открытия необходимо выбрать команду Файл – Открыть или кнопку на панели инструментов (рис. 2), затем в диалоговом окне выбрать мышью или с помощью стрелок клавиатуры сначала диск, на котором находится файл, папку, а затем из предложенного списка – имя файла – и нажать Открыть. После этого на экране появится текст открываемого файла.

Рисунок 2 - Окно открытия документа

Если вы забыли имя вашего файла, то есть возможность найти его на диске по другим признакам, которые можно занести в сводку (Файл – Свойства) при сохранении файла. Это:

– заголовок; – ключевое слово;

– содержание; – данные автора и т. п.

Для поиска документа выберите из меню Файл – Открыть – Сервис – Найти (рис. 3). Развернется диалоговое окно, где можно указать критерий поиска.

При поиске файла по имени можно использовать звездочку (*) для подстановки любого количества букв в имени файла, например, KN*.doc и знак вопроса (?), который применяется для замены одной буквы. Например, чтобы найти все главы книг, файлы которых имеют имена chap??.doc.

Рисунок 3 - Окно команды Найти

 

Сохранение файла.

Для сохранения созданного документа необходимо выбрать команду в меню Файл – Сохранить как. Открывается диалоговое окно (рис. 4), в котором необходимо указать сначала имя диска и папки, и когда путь к диску будет определен, в окошке, предназначенном для ввода имени файла, следует набрать имя сохраняемого файла и нажать Сохранить.

Сохранять файлы можно в различных форматах. Это указывается в окне Файл – Сохранить как – Тип. Можно сохранить формат данной версии со всеми оформлениями текста. Можно только текст без оформления и т. п.

Посмотреть статистику файла (дату создания, размер, дату редактирования и т. п.) можно через меню Файл – Свойства – Статистика.

Для сохранения именованного файла выполняется команда Файл – Сохранить или с помощью кнопки на панели инструментов.

Рисунок 4 - Окно команды Сохранение документа

 

Если попытаетесь выйти из редактора без предварительного сохранения, Word проверит все открытые документы и шаблоны. Если хоть в одном из них будут обнаружены несохраненные изменения, Word предложит вам их сохранить на диск с помощью диалогового окна (рис. 5).

 

Рисунок 5 - Диалоговое окно предупреждения перед закрытием документа

 

Ниже перечислены все способы, с помощью которых можно закрыть документ Word:

1. Выбрать команду закрытия  документа кнопкой  в правом верхнем углу.

2. Нажать клавишу Shift и  выбрать команду Файл – Закрыть  все. Это приведет к закрытию  всех открытых документов.

3. Нажать Ctrl+W, чтобы закрыть  активное окно с документом. (Все  другие окна, содержащие данный  документ, остаются открытыми).

4. Нажать Ctrl+F4, чтобы закрыть  активное окно с документом. (Все  другие окна, содержащие данный  документ, остаются открытыми).

Для выхода из программы Word существует несколько способов:

1. Щелкнуть по кнопке  Закрыть  которая расположена на правом конце строки заголовка Word. Это самый простой способ выйти из Word.

2. Выбрать команду Файл  – Выход. Щелкнуть по значку  управляющего меню, расположенному в левом конце строки заголовка Word. Из появившегося меню выбрать команду Закрыть.

3. Щелкнуть правой кнопкой  мыши по строке заголовка окна Word и из появившегося меню выбрать  команду Закрыть.

Нажать Alt+F4 (нажать клавишу Alt и, не отпуская ее, клавишу F4).

 

1.2 Основные приемы  работы, элементы текстового редактора

 

При создании документа для эффективной работы необходимо научиться нескольким основным приемам:

1. Выбор команд из строки  меню, контекстных меню и панели  инструментов, как мышью, так и с клавиатуры.

Контекстные меню Word облегчают работу с некоторыми часто употребляемыми командами. Контекстное меню содержит набор тех команд, которые относятся к данному элементу текущей работы. Например, вызвав контекстное меню во время работы с таблицей, вы увидите в нем группу команд, предназначенных для работы с таблицами.

Для вызова контекстного меню:

- поместите указатель мыши на тот фрагмент содержимого документа, с которым собираетесь работать;

- щелкните правой кнопкой мыши;

- из появившегося контекстного меню выберите нужную команду.

Для закрытия контекстного меню без выбора команды щелкните любой кнопкой мыши за пределами меню или нажмите клавишу Esc.

Чтобы работать с контекстным меню с помощью клавиатуры, сделайте следующее:

- поместите курсор вставки на тот материал, с которым хотите работать (или выделите этот материал);

- нажмите Shift+F10;

- нажмите первую букву нужной команды меню. Если две или более команды в меню начинаются с одной буквы, нажимайте эту букву до тех пор, пока не подсветится имя нужной вам команды. Затем нажмите Enter.

2. Быстрое перемещение  по документу.

Передвигаться по тексту можно с помощью стрелок клавиатуры или указателем мыши.

К началу строки – Home;

в конец строки – End;

в начало текста – Ctrl+Home;

в конец текста – Ctrl+End.

Один из самых удобных способов перемещаться по документу Word – перетаскивание бегунка в вертикальной полосе прокрутки. При этом Word отображает подсказку прокрутки. В этой подсказке указан номер страницы документа, которая соответствует данному положению бегунка. Осторожно перемещая бегунок прокрутки, можно с легкостью перепрыгнуть точно на ту страницу, которая нужна.

3. Быстрые приемы выделения  текста для правки и форматирования.

 

Легче это сделать мышью. Для чего поставить курсор в начало абзаца, добиться, чтобы он приобрел вид наклонной стрелки, и, не отпуская левую клавишу мыши, протащить вниз до конца абзаца (при выделении части абзаца или строки курсор не должен изменять вид на стрелку).

Второй способ – вначале абзаца поставить курсор, нажать F8, расширить стрелками выделяемую область, закончить клавишей Esc.

Третий способ – использование совместно клавиши Shift и стрелки.

Для выделения прямоугольного блока надо поставить курсор в начало и, удерживая клавишу Alt, выделить блок мышью.

Для выделения всего документа можно использовать одновременное нажатие клавиш Ctrl+Alt.

Выделение с помощью щелчков мыши:

– Чтобы выделить одно слово в строке, дважды щелкнуть его мышью.

– Чтобы выделить целиком абзац, надо произвести тройной щелчок в любом месте абзаца.

– Отдельное предложение выделяется щелчком мыши с одновременным нажатием клавиши Ctrl в любом месте этого предложения.

При перемещении указателя мыши можно подсветить нужное количество текста.

Если указатель мыши попадает на полосу выделения, которая расположена вдоль левого края окна документа, то курсор поменяет свое начертание на стрелку, указывающую вправо и вверх, и можно одинарным щелчком выделить одну строку, двойным абзац, а тройным – весь документ.

Любые последние команды можно отменить, используя меню Правка, или круглые стрелки на панели инструментов, а также многократное нажатие клавиш Ctrl+Z.

При работе с текстом для переключения клавиатуры с русского регистра на латинский и обратно надо пользоваться одновременным нажатием Shift+Alt.

 

Для удаления символа, на который указывает курсор, необходимо использовать клавишу Delete, а для удаления предыдущего символа – Backspace.

Клавиша Пробел учитывается как символ клавиатуры, нельзя перемещать или выравнивать текст с помощью пробелов, это надо делать, используя клавишу Tab, иначе при распечатывании текста на бумаге или дальнейшем преобразовании текста в другой формат могут возникнуть неприятности в оформлении (ненужные смещения, переносы строк и т. п.). На рисунке 6 можно видеть оформление документа с применением табуляции (стрелочка).

Рисунок 6 - Пример применения табуляторов

 

Нерастяжимый (неразрывный) пробел (Ctrl+Shift+Пробел) не позволяет располагать на разных строчках слова, между которыми он вставлен, и сохраняет этот пробел фиксированным при любом выравнивании абзаца.

При наборе текста не надо заботиться о том, что заканчивается строка и надо произвести операцию перевода на следующую. Для этой цели есть ограничитель страницы. Он автоматически переносит слово, которое не умещается на данной строке, на следующую.

Правила компьютерного набора текста.

1. Для перевода текстового  курсора на новую строку НЕ  использовать клавишу Enter.

2. НЕ использовать более  одного пробела между словами.

3. НЕ использовать клавишу Tab для установки красной строки.

4. Использовать символ  Дефис в словах типа темно-серый  и символ длинного тире в  словах Москва – столица России, который вставляется нажатием  клавиш Ctrl+Alt+серый минус.

5. В русскоязычном наборе  пробел обязательно ставится:

- после, а не перед знаками препинания;

- до, а не после открывающихся кавычек, скобок и многоточия в начале предложения;

- до и после тире.

6. Заголовки размещаются  в центре строки, переносы в  заголовках запрещаются, точка в  конце заголовка не ставится (допустимы восклицательные и вопросительные знаки), абзац оформляется одним абзацем.

7. Использовать неразрывный  пробел Ctrl+Shift+Пробел в следующих  случаях:

- между двумя инициалами и фамилией;

- между числами и относящимися к ним единицами измерения (20 см);

- после географических сокращений (г. Москва);

- внутри сокращений (и т. д.).

 

Элементы текстового редактора.

Для текстового редактора существуют свои элементы, и, работая в текстовом редакторе, необходимо помнить, знать и различать их.