Текстовый редактор Microsoft Word. Возможности текстового редактора

Символ – минимальная единица текстового редактора, любой знак клавиатуры, включая невидимый для пользователя пробел.

Слово – набор символов, ограниченный с двух сторон пробелами или заканчивающийся любым знаком препинания (точкой, запятой, дефисом, восклицательным или вопросительным знаком и т. п.). Знак препинания не должен отделяться от слова, за которым он следует, пробелом!

Строка – произвольная последовательность слов между левой и правой границами листа.

Предложение – последовательность слов и символов между двумя точками.

Абзац – набор слов между двумя нажатиями клавиши Enter. Абзац может быть пустым, может содержать одно слово (например, название текста). Абзац всегда начинается с новой строки.

Поля – пустое пространство между краем текста и краем листа бумаги.

Любой документ имеет поля, которые используются, например, при переплете. Величину этих полей можно изменять – как верхнего и нижнего, так и правого и левого. Это зависит от назначения документа.

Над каждым элементом текстового редактора можно производить отдельно любые операции. Например: изменение написания и размера шрифта, изменение положения относительно левого и правого края, подчеркивание или заключение в рамку и т. п. Если в каком-либо месте решили нажать Enter и перейти на новую строку, то в этом месте устанавливается знак конца абзаца.

Для вставки пустой строки надо поставить курсор в начало той строки, перед которой вставляем (или в конец той, после которой вставляем) пустую, и нажать Enter.

 

1.3 Форматирование  документов

 

К стандартному форматированию документов можно отнести такие операции с фрагментами текста, как изменение положения на листе, изменение правых и левых отступов, красной и выступающей строки, выравнивание текста, изменение межстрочных интервалов, обрамление и затенение абзацев, применение различных шрифтов.

В верхней части экрана видна линейка, на которой показана приблизительная длина строки, отступы и интервалы, табуляция того абзаца, в котором находится курсор (табуляция – это положение текста относительно левого или правого края).

Итак, заголовок в одну строку тоже может быть абзацем. С абзацем можно производить операции как с единым объектом текста.

Для того чтобы работать с абзацем, его предварительно надо выделить.

Существуют четыре способа выравнивания абзацев.

По левому краю – левый край ровный, а правый нет. Стандартное выравнивание текста по умолчанию.

По центру – весь текст выровнен относительно центральной линии листа. Такое центрирование обычно применяется для печати заголовков.

По правому краю – правый край ровный. Применяется в различных заявлениях, служебных записках и т. п. документах для указания, кому и от кого адресован текст.

По ширине – оба края ровные. Выравнивание по ширине в данной программе происходит за счет растягивания пробелов между символами.

Выравнивание выделенных абзацев (если абзац только один, достаточно установить в любое место этого абзаца курсор) осуществляется при помощи меню Формат – Абзац, если на вкладке Отступы и интервалы выбрать нужную строку раскрывающегося списка Выравнивание (рис. 7), или нажатием соответствующей кнопки панели инструментов.

Схемы на кнопках являются подсказками способов выравнивания абзацев.

Абзац также можно оформить с различным интервалом между строками.

Отступы и интервалы для абзацев устанавливаются с помощью команды Формат – Абзац (рис. 7), содержащей вкладку Отступы и интервалы.

Рисунок 7 - Окно оформления абзацев

 

А также для этой цели можно использовать управляющую линейку.

Рисунок 8 - Линейка форматирования

 

Маркер абзацного отступа: верхний устанавливает «красную строку» абзаца, нижний – отступ слева. Для перемещения одновременно двух маркеров надо тянуть мышью за прямоугольник, находящийся под нижним треугольником.

Треугольный маркер на правом конце управляющей линейки определяет соответственно отступ справа.

Для обрамления абзаца необходимо выделить его и выбрать пункт меню Формат – Границы и заливка. В открывшемся окне на вкладке Граница выбрать тип и толщину линии, указать вид обрамления (снизу, сверху, справа, слева, вокруг и т. п.), а на вкладке Заливка выбирать цвет и тип заливки.

Работая с документом, используйте режим «разметка страницы», чтобы представлять, как располагается текст на листе. Для этого раскройте пункт горизонтального меню Вид и щелкните по строке Разметка страницы.

Рисунок 9 – Масштаб

При форматировании текстов очень важно, чтобы одновременно были видны правый и левый края полосы набора, в противном случае бывает трудно определить, как происходит выравнивание абзацев. Если на вашем мониторе одновременно не видны правый и левый края полосы набора, выберите масштаб вместо 100 % – По ширине. Для этого:

- нажмите кнопку панели инструментов, левее списка масштабов и в раскрывающемся списке выберите масштаб По ширине;

- или воспользуйтесь командой горизонтального меню Вид – Масштаб и установите переключатель в положение По ширине.

Для установки ограничителей текста выбирается команда Сервис – Опции – Просмотр и в группе переключателей Показывать ограничители текста. Ограничители текста не выводятся на печать.

 

1.4 Работа со  шрифтами

 

Обычно весь текст сначала набирается стандартным шрифтом, а затем форматируется шрифт документа. Различные виды шрифтов имеют различное начертание и назначение. Шрифт характеризуется рядом параметров, важнейший из которых – рисунок буквы.

Полужирным шрифтом обычно выделяют текст, к которому надо привлечь внимание при чтении документа. Курсив и подчеркивание используют для заголовков и названий. Расположение символов (индекс или степень) определяет, ниже или выше строки будет напечатан текст.

Для того чтобы изменить размер (кегль) шрифта или его начертание, необходимо предварительно выделить букву, слово или абзац, для которых производятся изменения названных параметров. И только на выделенную часть текста будет распространен выбранный шрифт. При написании формулы ее сначала записывают последовательно, не отличая верхние или нижние символы, а затем, выделяя по одному или несколько символов формулы, последовательно указывают размер, написание и расположение относительно строки (обычное, верхний индекс или нижний). Для изменения размеров и начертания шрифта надо воспользоваться или кнопками панели инструментов (рис. 10), или командой Формат – Шрифт (рис. 11).

Рисунок 10 - Изменение параметров шрифта на Панели Форматирование

Рисунок 11 - Окно Шрифт

Если необходимого символа нет на клавиатуре, то можно воспользоваться командой Вставка – Символ (рис. 12).

Рисунок 12 - Окно Вставка символа

 

1.5 Команды редактирования

 

Для удаления, перемещения или копирования части документа служат команды Вырезать, Копировать, Вставить в меню Правка или кнопки на панели инструментов. Общий принцип перемещения: вырезать в одном месте и вставить в другом. Нужные фрагменты сначала следует выделить, затем с помощью команд Копировать или Вырезать отправить в буфер обмена, а потом, установив курсор в месте, куда этот фрагмент помещается, выбрать из меню Правка команду Вставить, чтобы фрагмент вернулся в документ, но уже на другое место. Запомните, что, помещая в буфер обмена вырезанный фрагмент, вы стираете предыдущую информацию, которая там была.

Чтобы не изменять содержимое буфера обмена, можно перемещать информацию с помощью мыши. Для этого поставить курсор мыши на любую часть выделенного фрагмента и перемещать его с нажатой левой клавишей мыши на новое место. Для копирования фрагмента по этому принципу надо одновременно удерживать клавишу Ctrl. Для перемещения и копирования с помощью клавиатуры используйте сочетание клавиш, которое указано рядом с командами верхнего меню.

Очень удобно производить копирование, перемещение и удаление фрагментов с помощью кнопок на панели инструментов.

Для копирования форматов можно использовать кнопку панели инструментов - «щетка». Если требуется одновременно оформить одинаково несколько абзацев или фрагментов текста, надо дважды щелкнуть по кнопке «щетка», а затем по очереди щелкать на нужных фрагментах. По окончании еще раз нажать на эту кнопку.

Нередко приходится печатать один и тот же текст в документе несколько раз. Повторный ввод текста возможен как в месте курсора вставки, так и поверх выделения, которое тем самым стирается и заменяется введенным текстом. Чтобы повторить ввод текста, сделайте следующее:

- напечатайте текст, который хотите впоследствии выводить повторно;

- поместите курсор вставки или выделите часть содержимого там, где хотите повторить вывод;

- нажмите клавишу Повторить (F4) или Повторить (Ctrl+Y).

Немаловажным элементом текстового редактора является работа с несколькими документами в открытых разных окнах. Такая возможность позволяет обмениваться информацией между документами.

 

Работа с окнами.

При работе в текстовом редакторе можно работать одновременно с несколькими файлами и переходить из одного документа в другой с помощью команды меню Окно. Можно обмениваться фрагментами текста открытых файлов при помощи команд Правка – Копировать, Правка – Вставить.

 

 

 

1.6 Проверка орфографии

 

Прежде чем отправить документ по назначению, желательно убедиться, что в нем нет досадных орфографических ошибок. Word, сверяя написание слов с одним или несколькими словарями, способен контролировать правописание и обращать ваше внимание на допущенные ошибки. Во время диалога вы сами должны принимать решение о замене слов на предложенные машиной.

Слова с неверной орфографией подчеркиваются красной волнистой чертой, а погрешности синтаксиса – зеленой.

Для проверки слов на разных языках вы можете из меню Сервис выбрать команду Язык и затем в диалоговом окне название языка, затем кнопку По умолчанию и Да.

К текстовому редактору одновременно разрешается подключать любое количество своих словарей и пользоваться ими без всяких ограничений, а также составлять новые словари с помощью раздела Словари пользователя диалогового окна Опции.

Данная версия редактора еще предусматривает подбор синонимов и антонимов для выделенных слов в том же меню Сервис – Язык – Тезаурус.

Чтобы проверить орфографию одного слова или небольшого фрагмента, его надо предварительно выделить.

Можно также автоматически расставлять переносы слов по слогам, используя меню Сервис – Язык – Расстановка переносов.

 

1.7 Поиск и замена

 

В документе можно производить автоматический поиск текста и замену его другим.

Поиск и замена ведется по введенному образцу. Если в качестве образца указано слово «ход», то компьютер найдет и слово «пароход», если предварительно не поставить условие, что нужно искать лишь целые слова.

Кроме того, можно указать поиск заглавных или строчных букв, определенного шрифта по цвету и начертанию. Найденное слово выделяется.

Для осуществления поиска или замены необходимо пользоваться меню Правка – Найти или Заменить. Не забывайте, что поиск осуществляется от местоположения курсора.

 

1.8 Сервис. Автозамена. Колонтитулы

 

Если в тексте приходится печатать часто повторяющиеся слова или выражения, то с помощью автозамены можно задать начальную букву или сочетание букв, при котором оно автоматически будет заменяться нужным текстом. Данная команда находится в меню Сервис.

Колонтитулы – это та часть поля листа, которая расположена над текстом и после него. В колонтитулы обычно помещают нумерацию страниц, номер раздела, название документа, дату, фамилию автора. Колонтитулы автоматически воспроизводятся на каждой странице. Чаще всего они используются в журналах, газетах и технической литературе. Различают верхний и нижний колонтитулы. Для того чтобы вставить текст в колонтитулы или отредактировать имеющийся, необходимо войти в меню Вид – Колонтитулы, написать текст. В этом окне можно менять колонтитул четной или нечетной страницы, верхний или нижний. В предварительном просмотре можно видеть содержимое колонтитулов.

Для вставки номера страницы надо в меню Вставка – Номера страниц указать местоположение страницы в колонтитулах. Для принудительной вставки конца страницы пользуйтесь командой Вставка – Разрыв, предварительно поставив курсор в то место, где надо произвести перевод текста на новую страницу.

1.9 Создание колонок в документе

 

Колонки текста (газетный формат).

Для преобразования текста в газетный формат его необходимо выделить и выбрать команду – Формат – Колонки, указать нужное количество колонок на листе. Эти колонки можно регулировать по ширине, вставлять разделительную линию.

Можно разбивать тест частями на разное количество колонок с разной шириной. Для вставки принудительного перехода в новую колонку надо установить в этом месте курсор и выбрать команду Вставка – Разрыв – Новая колонка.