Электронная система документооборота предприятия

Таким образом, благодаря такой  системе ограничений электронный  документооборот получается наиболее защищенным от несанкционированного доступа к важным документам фирмы, к тому же уменьшается количество ошибок, возникающих в результате ошибочных (умышленных или специальных) действий персонала при работе с документами (нарушение разрешительной системы доступа, правил обращения с документами, технологии их обработки и хранения и другое).

Далее я более подробно остановимся на рассмотрении документопотоков.

 

3. Работа с внешней и исходящей документацией

 

В организации офис-менеджер ведет общее документационное обслуживание предприятия, то есть выполняет функцию канцелярии: осуществляет регистрацию всех документов, что в итоге дает централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов. А также офис-менеджер контролирует сроки исполнения документов и снятие с контроля,  организует работу по формированию и хранению дел, ведение номенклатуры дел, как в бумажном виде, так и в электронном. В своей работе, он пользуется только автоматизированной системой, что значительно упрощает его работу, помогая рационально использовать свой труд.

Ниже  представлены маршруты работы с входящими  и исходящими документопотоками

Электронная работа с входящей документацией:

1. Получение  документа.

2. Экспедиционная  обработка.

3. Рассмотрение  документа.

4. Регистрация.

5. Передача  адресату (конкретное подразделение).

6. Рассмотрение  руководителем подразделения.

7. Назначение  и передача исполнителю.

8. Исполнение  документа.

9. Контроль за исполнением.

10. Направление  документа в дело.

Электронная работа с исходящей  документацией:

1. Создание  проекта документа.

2. Проверка  офис-менеджером.

3. Согласование (визирование при необходимости).

4. Подписание  руководителем документа.

5. Регистрация  документа.

6. Направление  документа в дело.

  Более  подробно на каждом из этапов  мы остановимся далее. 

 

 

 

 

Схема 2. Модель внешнего документооборота предприятия

 

 

    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

             Обмен документацией 

 

 

Работа с входящей документацией.  

В настоящий  момент считается практически невозможным  глобальное внедрение электронного документооборота, поэтому, часть документов сохраняет бумажную форму существования. Неизбежно сосуществование бумажного и электронного документооборота с учетом поэтапного внедрения новых информационных технологий. Поэтому важно продумать оптимальные процессы документооборота для новых категорий документов с учетом использования элементов электронного документооборота. 

Для работы с полученной или исходящей документацией  в системе электронного документооборота необходимо иметь электронные файлы  этих документов.  Существуют несколько  способов решения данной задачи в  зависимости от носителя документа. При поступлении документов в  печатном виде (телеграммы, письма, извещения  и так далее)  одним из  таких  способов можно выделить набор данных с помощью клавиатуры. Однако при  больших объемах информации основной технологией преобразования бумажного  документа в электронную форму  является сканирование. Сканирование обеспечивает получение графического образа документа, то есть в результате сканирования создается графический файл, в котором хранится растровое изображение документа. Для преобразования графического образа в текстовый документ используется технология распознавания текста. Функции современных технологий распознавания текста универсальны, то есть они не ориентируются ни на конкретный шрифт, ни на конкретный алфавит.

Наиболее  распространенной программой данного  назначения, обеспечивающей высокое  качество и удобство применения и  использующейся в нашей организации, является программа Fine Reader.

  После  ввода электронного образа документа  в корпоративную систему бумажный  подлинник остается на оперативном  хранении (в текущем архиве) в  подразделении, к которому прикреплен  данный документ, и помещается  в дело согласно номенклатуре  дел. В соответствии с установленными категориями документов, электронные образы которых вводятся в корпоративную систему документооборота, дальнейшая работа ведется с электронными файлами этих документов. В базу данных вносится информация о прохождении и исполнении документов. Электронная копия документов является средством оперативного оповещения и используется так же для справочно-информационной и аналитической работы.  

При поступлении  корреспонденции в виде факсимильных сообщений и электронных почтовых сообщений ввод в базы данных документов производиться непосредственно  с помощью электронных средств ввода информации – факс-сервера или соответствующего электронного (программного или аппаратного) маршрутизатора (шлюза).

Таким образом, в модели документооборота вся работа с полученной документацией ведется  с электронными образами документов.

После получения документа офис-менеджером он производит экспедиционную обработку, рассматривает документ на предмет адресата, регистрирует в системе. Регистрация нового документа производится на основе существующего с заполнением электронной регистрационной учетной карточки.  При создании такой карточки документу автоматически присваивается номер, проверяется его дублирование.  Поскольку в организации  находятся 2 разных по своим функциям отдела, то для каждого из отделов настроены собственные правила нумерации для разных типов документов. Также при необходимости можно фиксировать атрибуты, часть из которых является обязательными. При сохранении, карточка проверяет уникальность определенных полей, например, сочетание типа документа и его номера. Так же при регистрации, к карточке можно присоединить любое количество файлов произвольного формата. Данная карточка документа привязывается к номенклатуре дел компании с указанием дела из справочника номенклатуры. А с документами стандартных типов могут быть ассоциированы наборы атрибутов, такие как тип документа, координаты отправителя и получателя, дата, краткое содержание, и другие. Для заполнения отдельных атрибутов карточки используются разные справочники.

После регистрации документ направляется руководителю конкретного подразделения. Это производится системой посредством  встроенной почтовой службы. С каждым документом может быть ассоциирован набор заданий по его исполнению, поэтому после рассмотрения документа  руководитель выносит задание и  назначает исполнителя. Задания  включают сроки исполнения задания, список исполнителей, тип исполнения - последовательный, параллельный, альтернативный (подразумевает исполнение одним  из исполнителей), текстовые комментарии  и прочую информацию. Задания связаны  между собой таким образом, что  имеется возможность определить последовательность обработки заданий.  В том случае, если при регистрации  задания был указан признак необходимости  маршрутизации и указан формат маршрутизации  задания, система автоматически  рассылает сообщения по электронной  почте или размещает ярлык  на задание в персональной папке  пользователя.

Если у задания не указана  дата начала исполнения, то сообщения  рассылаются немедленно, если срок указан, то задание рассылается в  момент наступления срока исполнения задания. В том случае, если задание  имеет несколько исполнителей, система  определяет способ маршрутизации:

• параллельный способ маршрутизации подразумевает одновременную рассылку задания всем исполнителям;
• последовательный – последовательную;
• альтернативный - рассылку всем исполнителям с автоматическим отзывом задания при принятии его первым исполнителем.

При обработке задания пользователь может изменять его статус (взять  в работу, отложить, завершить), указать  процент исполнения, внести комментарии. Информация о текущем состоянии  задания будет автоматически  фиксироваться на сервере системы, что позволяет в реальном времени  отслеживать процесс исполнения.

После выполнения задания документ помещается в дело и отправляется автоматически системой на оперативное  хранение на центральный  компьютер-сервер.

Хотелось  бы особое внимание обратить на организацию  работы с  документами, полученными  посредством электронной почты.  В организации разработано специальное положение, закрепляющее правила работы с электронной почтой. В данном положении определены следующие электронные сообщения, подлежащие регистрации и сохранению в системе электронного документооборота:

- сообщения,  на основании которых принимаются  ответственные деловые решения;

- сообщения,  содержащие важную для компании  информацию или имеющие историческую  ценность;

- сообщения  оскорбительного и угрожающего  характера, образцы особо назойливого  и мешающего эффективной работе  сотрудников спама (рекламные  рассылки) – для передачи следственным  органам; 

- все  отправленные документы, поскольку  могут возникнуть случаи, когда  важно восстановить содержание  всей переписки. 

Важным  этапом работы с электронными сообщениями  является установление для них сроков хранения. По действующему в организации  положению,  срок хранения полученного  сообщения устанавливается такой  же, который установлен для аналогичного бумажного документа. Сообщения, не подлежащие хранению, или срок хранения которых истек, своевременно и регулярно  уничтожаются офис-менеджером, при этом в системе делается определенная пометка об их уничтожении. По истечении двух недель вся полученная электронная почта архивируется и помещается в специальный архив, находящийся в центральном аппарате. Доступ к информации архива ограничен:  разрешен только определенному кругу пользователей. Благодаря  такой системе ограничения доступа,  вся входящая документация получается наиболее защищенной от несанкционированного доступа, а также от ошибок, возникающих в результате ошибочных (умышленных или случайных) действий персонала при работе с документами.

Работа с исходящей  документацией.   

Немного иначе состоит процесс работы с исходящей документацией.  Первым этапом можно считать инициирование  проекта исходящего документа, который  осуществляется путем выдачи задания  руководителем подразделения или  вызвано необходимостью в ответе на полученный документ самим адресатом. Система поддерживает функцию параллельной работы группы сотрудников над проектом документа.  Сама разработка состоит  из выбора вида документа и составления  стандартного или определенного  текста. На панели инструментов пользователь выбирает подкоманду Виды документов, где приводятся различные виды документов и методы их обработки. Можно добавить новый вид документа, удалить один из выбранных видов или распечатать его. Другая команда, которой можно воспользоваться при создании документа, – Шаблоны. При ее открытии появляется форма со списком шаблонов документов, используемых в организации, причем имеется возможность создавать, сохранять, удалять и печатать шаблоны.

Далее производится согласование данного проекта документа  с заинтересованными подразделениями  как внутри организации (визирование), так и в головной компании (согласование).  Внутреннее согласование (визирование) осуществляется посредством пересылки через встроенную почтовую службу проекта документа на рабочие места заинтересованных в нем лиц. Все необходимые замечания по данной разработке прикрепляются специалистом к отдельному файлу, отправляются вместе с копией электронного файла проекта документа и подписывается с использованием электронно-цифровой подписи (ЭЦП).   Внешнее согласование  чаще всего производится с подразделениями, находящимися в головной компании. Благодаря «сквозному» делопроизводству, согласование происходит посредством пересылки проекта документа по внутренней электронной почте, без распечатки бумажной копии. В случае если инстанций много, то к электронному файлу документа прикрепляется файл, аналогичный бумажному «Листу согласования». 

После согласования (визирования) документ направляется руководителю на подпись. Подпись производится посредством  ЭЦП. Далее документ регистрируется аналогично, регистрации входящего  документа.

Зарегистрированный  документ, в зависимости от адресата, распечатывается и передается в  бумажном виде посредством различных  средств коммуникации. Интеграция «Евфрат-Документооборот» с электронной почтой позволяет  также отправить документы по электронной почте как в головную организацию, так и другим внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ, что значительно ускоряет и упрощает процесс отправки большого количества документации. Исходящий документ после его отправки помещается на оперативное архивное хранение с указанием в регистрационной карточке номера дела по номенклатуре дел подразделения, к которому относится данный документ.