Электронная система документооборота предприятия

Таким образом, автоматизированная система «Евфрат-Документооборот» помогает создать единое пространство управления филиальной структурой и  осуществлять сквозной контроль за исполнением заданий, выданных филиалам.

Схематически работу с исходящей  и входящей документацией на примере  конкретного вида документа (письма) можно изобразить следующим образом.

 

 

 

 

 

 

Схема 3. Маршрут движения письма

                                                                                                                                                 

 

 

Электронная работа с внутренней документацией:

Работа  с внутренней документацией состоит из следующих этапов:

1. Получение указания на разработку
2. Подготовка проекта документа
3. Согласование (визирование)
4. Регистрация в подразделении
5. Передача адресату
6. Отметка о доставке
7. Выдача (оформление) резолюций
8. Постановка на контроль
9. Отчет об исполнении
10. Помещение документа в дело, текущее и архивное хранение.

Работа с внутренней документацией  производится только в электронном  виде и с электронными файлами  документов и начинается с момента  получения указания на разработку документа  или в случае возникновения необходимости  в ответе на полученную корреспонденцию. Получение задания производится аналогичным образом, описанным  выше. Следует добавить, что в  автоматизированной системе, установленной  в нашей организации, существует  управление рабочим временем пользователя. Система обеспечивает интеграцию Off-line рабочего места исполнителя задания с планировщиком Microsoft Outlook. В случае принятия задания в работу в персональном планировщике исполнителя фиксируется задание Microsoft Outlook (тема - тема задания, тело, комментарии к заданию и ссылка на сообщение - задание), сообщение перемещается в специальную папку «В работе». Данному заданию назначается напоминатель на дату за день до окончания задания.

Пользователь также имеет возможность  отложить задание до определенной даты (времени), в этом случае в планировщике формируется напоминатель на время, которое пользователь может указать при откладывании задания, сообщение перемещается в папку «Отложенные». При завершении задания соответствующие Task (задание) и reminder (напоминание) удаляются. При изменении статуса с «отложено» на «в работе» удаляется соответствующий reminder.

В ходе работы над проектом документа, могут понадобиться ранее созданные  документы или ранее полученная корреспонденция. Для решения данного  вопроса автоматизированная система, установленная в организации обеспечивает средства поиска и построения отчетов. При необходимости можно осуществлять поиск по значениям атрибутов карточки, включая атрибуты табличных разделов,  по реквизитам документа, поиск с учетом русской морфологии, а также возможно осуществление полнотекстовых запросов по содержимому карточек документов и файлов. Имеется возможность определить тип карточек, включаемых в поисковый фильтр. Подсистема отчетности (виртуальных папок) позволяет связать с поисковым фильтром форму представления отчета (определить колонки представлений, их заголовки, способы группировки и сортировки данных, а также определить агрегированные значения в таблице). После произведения поиска происходит организация иерархии отчетов (иерархия виртуальных папок системы с ассоциированными с ними представлениями отчетов). Любой отчет может быть экспортирован в Microsoft Excel или распечатан.

В процессе работы над заданием исполнителя  руководитель может произвести консолидированный  контроль, который сводится к формированию отчетности по состоянию заданий. Отчет  ассоциируется с виртуальной  папкой и представляет собой композицию фильтра и связанного с ним  представления. Фильтр может включать список типов объектов, подмножество папок, для которых строится отчет, и атрибутивные фильтры. Примерами  отчетов могут быть следующие:

• все просроченные документы на сегодняшний день;
• все документы, не выполненные вовремя конкретным сотрудником за определенный период.

Таким образом, существует возможность произвести мониторинг выполняемых процессов  и анализ загрузки персонала.

В процессе согласования проекта документа, исполнитель пользуется общекорпоративным  справочником или справочником сотрудников  компании для рассылки. Рассылка происходит аналогичным, описанном выше, образом. Справочники используются в других приложениях для хранения информации о сотрудниках организации и контрагентах компании. Справочники содержат информацию о структуре компании, информацию об адресах компании, ее подразделений и отдельных сотрудников. Система также позволяет редактировать данные справочники, добавлять в них новые атрибуты, что значительно расширяет возможности использования корпоративной системы.

Следует более подробно остановиться на организации электронного архива в организации. Поскольку в модели документооборота выделяются 2 вида хранения данных: оперативное и  долгосрочное, то для  работы с данной информацией созданы разные виды хранилищ. Для  оперативного хранения первостепенным является скорость доступа, поскольку в оперативном «секторе» обычно хранятся документы, находящиеся в работе. Оперативное хранение производится с помощью  RAID-массивов. Они представляют собой способ организации нескольких жестких дисков, когда информация автоматически записывается одновременно на несколько дисков. При выходе из строя одного или нескольких накопителей информация восстанавливается с резервного. А для долговременного хранения больших объемов информации применяются архивные библиотеки на основе CD или DVD. Каждая такая библиотека содержит до нескольких сотен дисков и одно или несколько устройств считывания записи. Автоматическая смена дисков в таких устройствах занимает от одной до нескольких секунд, что, в принципе, приемлемо для применения в системах электронного документооборота. А также некоторые виды документов хранятся на ленточных системах, что тоже достаточно удобно в использовании и выгодно в хранении.

Электронный архив организации обладает масштабируемостью, обеспечивающую хранение неограниченного количества документов и доступ неограниченного количества пользователей, возможность построения территориально распределенных архивов на различных типах носителей, что достаточно удобно для нашего предприятия, поскольку она имеет сложную структуру организации; универсальным пользовательским интерфейсом и его автоматической настройкой в зависимости от роли пользователя; возможностью подключения к архиву через Интернет-соединения; возможностью хранения любых форматов электронных документов, включая текстовые, графические, аудио и видео; регистрацией всех операций, выполняемых пользователями архива, возможность получения статистических отчетов. А также обладает специальным клиентским расширением, которое позволяет напрямую сохранять документы в архиве из программ Microsoft Office, а также сохранять атрибуты файлов в виде атрибутов карточки и использовать средства VBA для разработки карточек.

Такая организация электронного документооборота в целом позволяет компании решить комплекс задач, которые необходимо разрешать в процессе повседневной работы сотрудников офиса. При такой организации электронный документооборот получился не просто частично, а полностью защищенным, с помощью такой организации увеличилось рациональное использование человеческого ресурса, что помогло в свою очередь, верно выстроить модель управления на предприятии, достигая поставленных задач.

 

 

Заключение

 

На сегодняшний  день очень многие управленцы понимают, что успеха фирма или организация  может достигнуть не только тогда, когда  она будет хорошо спланирована и  управляема, но и тогда, когда внутри организации будет производиться  оперативная, своевременная, правильная работа со всей документацией, выработанной в процессе ее деятельности.

За время  своего существования компьютерные технологии прошли длительный путь развития не только в области программных  продуктов или архитектуры систем, но и в области интеграции компьютерных технологий и бизнес-процессов. Изначально созданные для автоматизации  рутинных процессов компьютерные технологии стали решающим фактором, определяющим сами бизнес-процессы. Сейчас уже очень  трудно представить современный  офис не только без компьютера, но и  без специальных программ, позволяющих  автоматизировать всю работу с документацией. Можно сказать, что на сегодняшний  день базовая функциональность этих программных продуктов всех наиболее известных производителей соответствует  основным требованиям российского  делопроизводства и обеспечивает реализацию всех основных делопроизводственных операций. Поэтому при выборе того или иного  программного продукта основное внимание обращается на детали, особенности  функционирования и настройки того или иного ПО.

Целью данной курсовой работы являлось создание модели эффективного электронного документооборота и его внедрение на вымышленном предприятии с использованием современных компьютерных средств, а также автоматизация движения документов в соответствии с рациональной организацией труда.  

Проведенные мной работы по созданию модели электронного документооборота с эффективным движением документов, позволяют мне сделать ряд выводов и предложений:

1. Актуальность проблемы выбора и внедрения электронного документооборота определяется необходимостью создания на предприятии единого документационного пространства с учетом рационального использования человеческих ресурсов при выполнении определенных делопроизводственных работ.
2. В результате исследования создана модель электронного документооборота ООО «Воздух». 
3. Разработана схема поэтапного внедрения корпоративного электронного документооборота, которая включает в себя следующие стадии:
1. Так называемый, аналитический. На этом этапе производиться анализ настоящей системы документооборота на предприятиями, формируется рабочая группа, которая будет выполнять функции координации работ в области создания общекорпоративной СЭУД.
2. Проектно-технологический: выбор и приобретение программных средств для ядра системы, проектирование архитектуры системы и разработка программы.
3. Собственно этап внедрения системы, который включает в себя под этапы: проведение опытной эксплуатации, доработка программной и эксплуатационной документации по результатам опытной эксплуатации, проведение приемочных испытаний.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  используемой литературы

 

1. Живаева, О.В. Управление информационными потоками промышленных предприятий на основе оптимизации документооборота: Дис. … канд. эконом. наук: 03.00.02 / О.В. Живаева. – В., 2002.
2. Лысенко, Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция / Н.А. Лысенко // Учеб.-метод. пособие / Р-на-Д: МарТ. – 2002.
3. Румынина, Л.А. Делопроизводство / Л.А. Румынина//. – М.: «Издательство Мастерство», 2002. – 220 с.
4. Сысоева, Л.А. Системы электронного управления документами / Л.А. Сысоева // Секретарсоке дело. – 2003. – №3. – С.29–33.
5. http://www.evfrat.ru