Электронный офис

Реферат

на  тему "Электронный офис"

1. Понятие и состав  электронного офиса 

Электронный офис представляет собой совокупность программно-аппаратных средств, предназначенных для автоматизации  работы пользователей в информационных системах управления предприятием.

Электронный офис в маркетинге организуется на предприятии  или в фирме на базе отдела или  службы, занимающейся маркетинговой  деятельностью. Его основными функциями  являются сбор и обработка информации по изучению конкурентного спроса на товары, исследованию рынков сбыта, учету  требований потребителей к характеристикам  товаров, решению маркетинговых  задач и т.д.

Автоматизация исследований имеет ключевое значение в деятельности предприятия или фирмы. Информация используется руководством для выработки  направления деятельности предприятия.

На базе электронного офиса в маркетинге проводятся сбор, накопление информации, ее аналитическая  обработка и другие операции, связанные  с различными по характеру источниками  данных, взаимодействие с которыми выполняется с использованием коммуникационных средств офиса или предприятия.

Для аналитической  обработки маркетинговой информации в электронном офисе учитываются  показатели внутрифирменной деятельности и информация о состоянии внешней  макросреды, по которым создаются  соответствующие базы данных.

Маркетинговые исследования предполагают комплексное изучение маркетинговой среды, что требует  структуризации функционирования предприятия  или фирмы, изучения внутренних и  внешних факторов, системного подхода  к организации получения данных, автоматизации информационных потоков  и т.д.

Методы организации  программно-аппаратных средств в  электронном офисе определяются в общем контексте рассматриваемых  процессов оперативного управления в системах автоматизированной обработки  маркетинговой информации, целевая  функция которых -- минимизировать затраты всех видов ресурсов в деятельности предприятия или фирмы.

К задачам, решаемым в электронном офисе маркетинга, относятся:

делопроизводство, связанное с формированием, ведением, учетом и обработкой документов;

сбор маркетинговой  информации о состоянии внешней  среды предприятия, рынка и его  инфраструктуры, поведения покупателей  и поставщиков, действиях конкурентов, о мерах государственного регулирования  рыночных механизмов и т.д.;

сбор внутрифирменной  маркетинговой информации по товарному  ассортименту, техническому уровню и  характеристике товаров, издержкам  производства, внутрипроизводственным ценам на товары и т.д.

составление расписаний деятельности маркетологов;

решение маркетинговых  задач, связанных с аналитической  оценкой возможностей предприятия  для установления соответствия его  рыночных запросов внутренним производственным и ресурсным возможностям;

управление маркетинговой  деятельностью на предприятии;

создание отчетов  по маркетинговым исследованиям  для передачи их руководству предприятия;

контроль управления маркетинговой деятельностью;

поиск и сбор внешней  маркетинговой информации;

создание, ведение, корректировка и обновление маркетинговой  информации в базах данных;

обмен маркетинговой  информацией между отделами офиса;

обмен маркетинговой  информацией между офисами предприятия  и между предприятиями и т.д.

Для выполнения этих задач в условиях организации  электронного офиса должна быть скоординирована  работа между маркетологами предприятия. Документооборот предприятия должен быть оптимизирован, предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках предприятия, организована коммуникационная связь с внешними организациями, занимающимися маркетинговой деятельностью, и т.п.

Электронный офис может функционировать эффективно только при условии правильного  распределения функций и нагрузки между маркетологами и программно-аппаратными средствами обработки информации.

2. Техническое обеспечение  электронного офиса в маркетинге

Для реализации поставленных целей в состав электронного офиса  должны входить следующие аппаратные средства:

1. Один или несколько  персональных компьютеров, объединенных  в локальную вычислительную сеть  офиса. Выбор персонального компьютера  для автоматизации обработки  маркетинговой информации в электронном  офисе зависит от величины  предприятия, объема и круга  решаемых задач. Основными критериями  выбора конкретной модели персональных  компьютеров являются требуемые  объемы оперативной и внешней  памяти, быстродействие, количество  подключаемых внешних устройств,  класс монитора и т.д.

2. Источник бесперебойного  питания для поддержки работы  персонального компьютера при  перепадах напряжения в сети  и при полном отключении электричества.

3. Коммуникационные  средства для подключения ПК  или ЛВС электронного офиса  к ЛВС предприятия для организации  электронной почты и обмена  внутрифирменной маркетинговой  информацией. При организации  локальной вычислительной сети  используются соответствующие каналы связи, общая протяженность и характеристики которых в данной ЛВС определяются предъявляемыми к ней требованиями по скорости передачи, надежности и стоимости. Физической средой передачи информации являются кабельные сегменты и отрезки кабелей с разъемами на концах. В качестве кабелей используются: витые пары проводов, телефонные кабели, коаксиальные и оптоволоконные кабели. Кроме кабелей аппаратура передачи данных по ЛВС может содержать еще ряд технических устройств:

сетевые адаптеры -- устройства управления каналами ввода -- вывода информации с обработкой потока данных с целью форматирования для передачи;

концентратор (англ. HUB) -- устройство, объединяющее нагрузку нескольких каналов передачи данных для последующей передачи по меньшему числу других каналов и использующее в своей работе метод коммутации. В зависимости от топологии ЛВС, числа рабочих станций электронного офиса и длины кабеля между  рабочими станциями применяют активные или пассивные концентраторы. Активные концентраторы дополнительно содержат усилитель для подключения от 4 до 16 рабочих станций; пассивный  концентратор является разветвительным устройством (максимум на 3 рабочие станции);

интерфейсы -- устройства сопряжения между ПК и другими видами аппаратуры, каналами связи и т.д.

4. Коммуникационные  средства для подключения электронного  офиса к региональной и глобальной  сетям для получения маркетинговой  информации по конъюнктуре рынков. В качестве средств коммуникации  используются модемы (модуляторы--демодуляторы) -- устройства, предназначенные для преобразования частотных характеристик дискретных сигналов ПК в частотные характеристики аналоговых сигналов каналов связи, а после их приема -- для обратного преобразования. Сложные модемы кроме передачи и получения сигнала могут выполнять дополнительные функции, например автоматический набор номера, ответ и повторный набор и т.д. Некоторые модемы конструктивно сопряжены с телефаксами (так называемые факс-модемы, обеспечивающие факсимильную связь). По конструктивному исполнению модемы бывают встроенными (интегрированными в системный блок ПК) и внешними (подключаемыми через коммуникационный порт).

5. Печатающие устройства (принтеры) -- устройства, предназначенные для вывода информации на печать. В качестве печатающего устройства чаще всего используются матричные принтеры, имеющие самую низкую стоимость и характеризующиеся низкими эксплуатационными расходами. Однако в электронном офисе в маркетинге целесообразнее использовать струйные цветные принтеры для печати качественных цветных изображений -- рекламных проспектов, прайс-листов и т.д., которые обеспечивают высокое качество печати по сравнению с матричными принтерами и практически бесшумны в работе. В условиях организации ЛВС электронного офиса вполне рационально использовать сетевой лазерный принтер для обслуживания маркетологов отдела.

6. Средства копирования  документов, позволяющие получить  достаточное количество копий  в случае, если документ регистрирует  информацию, потребность в которой  имеет массовый характер.

Дополнительно в  состав электронного офиса могут  входить:

системы мультимедиа -- программно-аппаратные средства для обработки аудио- и видеоинформации. В электронном офисе службы маркетинга системы мультимедиа используются для создания демонстрационных дисков и стендовых материалов;

сканеры для автоматического  ввода информации с документа  в ПЭВМ.

Для архивирования  большого объема данных на лазерных дисках целесообразно использовать дополнительные внешние запоминающие устройства, такие, как:

стример -- устройство для копирования на кассетную магнитную ленту информации, находящейся на винчестере;

записывающие дисководы  для оптических дисков типа: CD - R (Compact Disk - Recordable), DVD (Digital Video -Disk), система Copy Writer CDD (Compact Disk DigiTal);

проекционное оборудование для проведения презентаций;

средства административно-производственной связи (телефон, пейджер, телефакс).

При выборе телефона следует учитывать появление  новых усовершенствованных телефонных аппаратов с дополнительными  возможностями:

память на несколько  десятков абонентских номеров;

возможность автоматического  вызова любого номера, находящегося в  памяти;

многократный вызов  абонента;

беспроводный телефон (сотовая связь), который использует не проводной, а радиоканал связи. Таким  образом, абонент оказывается свободным  в своих передвижениях.

В современных условиях маркетолог по роду своих обязанностей не может постоянно находиться на своем рабочем месте в электронном офисе, однако он не должен отрываться от других управленческих работников. Возможным выходом из положения является обеспечение сотрудников фирмы телефонами сотовой связи, что не всегда реально по экономическим и техническим причинам. Вместе с тем существуют гораздо более дешевые устройства -- пейджеры, предоставляющие одностороннюю связь "центр -- абонент" и позволяющие передать абоненту (группе абонентов) краткое сообщение.

Взаимодействие  различных субъектов маркетинговой  деятельности включает в себя процесс  пересылки документов, имеющих юридическую  силу, т.е. снабженных подписями и  печатями. Услуги почты не всегда приемлемы  из-за естественных задержек. Поэтому  широкое распространение получает передача документов по проводным и  радиоканалам связи с помощью  специальных устройств -- телефаксов. Этот аппарат является устройством для передачи изображений: на приемной стороне оригинал воспроизводится со всеми графическими особенностями (подписями и печатями). Телефакс можно применять для передачи не только договоров, счетов, деловых писем и т.п., но и фотоснимков, рекламы и др.

3. Программное обеспечение  электронного офиса в маркетинге

Основными программными продуктами, входящими в электронный  офис для организации маркетинговой  деятельности, являются:

общесистемное программное  обеспечение для эффективной  организации вычислительного процесса в ПЭВМ, включающее операционную систему (ОС), операционную оболочку (ОБ), системные  утилиты, средства контроля и диагностики  для обнаружения ошибок в процессе работы компьютера. В настоящее время  наибольшее распространение среди  пользователей -- маркетологов получили операционные системы MS DOS различных версий, разработанные фирмой Microsoft. Эти ОС имеют развитые средства доступа ко всем аппаратным компонентам, характеризуются гибкой файловой системой, удобным для пользователей командным языком. Среди операционных оболочек широкое распространение получила ОБ Norton Commander, которая дает возможность пользователям взаимодействовать с MS DOS за счет удобного интерфейса. В последнее время все большее количество маркетологов переходит на диалоговый режим общения с ПК с использованием графической операционной оболочки Microsoft Windows различных версий, в которой реализован принцип аудио- и видеоинтерфейса. Современные персональные компьютеры для организации диалогового режима оснащаются интегрированной графической средой MS Windows-95, MS Windows-97, которые совмещают в себе как операционную оболочку, так и операционную систему. Большинство офисных программ и системы мультимедиа работают только в этой среде, что предъявляет требование по их наличию на каждом рабочем месте маркетолога;

различные текстовые  редакторы, предназначенные для  работы с документами или текстами и позволяющие создавать, форматировать, редактировать тексты при создании пользователями различных документов. Текстовый редактор является базовым  программным продуктом для организации  делопроизводства в электронном  офисе в маркетинге;

табличные процессоры (электронные таблицы) -- программы, предназначенные для обработки данных, организованных табличным образом. Наиболее широко электронные таблицы применяются для решения простейших бухгалтерских и финансовых задач;

СУБД (системы управления базами данных) -- программы, предназначенные для автоматизации процедур создания, хранения, ведения и извлечения данных. Для эффективной работы электронного офиса по маркетинговой деятельности используется внутрифирменная информация, организованная в виде баз данных по бухгалтерскому балансу, финансовым отчетам предприятия, производственным планам, технической спецификации, планам НИОКР и т.д. В сервере электронного офиса в СУБД организуются базы данных для внутреннего и общего пользования по потребителям, рынкам сбыта, производителям, товарам, услугам и т.д.