Інформаційні системи та технології

      Аналогічно  для створення і використання інформаційної системи необхідно  спочатку зрозуміти структуру, функції і політику організації, мету управління, можливості комп'ютерних технологій. Інформаційна система є частиною організації, а ключові елементи будь-якої організації – структура й органи управління, стандартні процедури, персонал, субкультура.

      Побудову  інформаційної системи потрібно починати з аналізу структури керування організацією. 

      Структура керування організацією. 

      Координація роботи всіх підрозділів організації  здійснюється через органи управління різного рівня. Під управлінням розуміють забезпечення поставленої мети за умови реалізації наступних функцій: організаційної, планової, облікової, аналізу, контрольної, стимулювання.

      Розглянемо  зміст управлінських функцій. 

Організаційна функція полягає у розробці організаційної структури і комплексу нормативних документів: штатного розкладу організації, відділу, лабораторії, групи і т.п. із зазначенням підпорядкованості, відповідальності, сфери компетенції, прав, обов'язків тощо.

Планування (планова функція) полягає в розробці і реалізації планів з виконання поставлених завдань. Наприклад, бізнес-план для всієї організації (фірми), план виробництва, план маркетингових досліджень, фінансовий план, план проведення науково-дослідної роботи і т.д. на різні терміни (рік, квартал, місяць, день).

Облікова функція полягає у розробці чи використанні вже готових форм і методів обліку показників діяльності фірми: бухгалтерський облік, фінансовий облік, управлінський облік тощо. У загальному випадку облік можна визначити як отримання, реєстрацію, накопичення, обробку та надання інформації про реальні господарські процеси.

Аналіз або аналітична функція пов'язана з вивченням підсумків виконання планів і замовлень, визначенням факторів, що впливають, виявленням резервів, вивченням тенденцій розвитку і т.д. Виконується аналіз різними фахівцями в залежності від складності та рівня аналізованого об'єкта або процесу.

Контрольна  функція найчастіше здійснюється менеджером: контроль за виконанням планів, витрачанням матеріальних ресурсів, використанням фінансових коштів і т.п.

Стимулювання або мотиваційна функція передбачає розробку і застосування різних методів стимулювання праці підлеглих працівників (наприклад, фінансові або психологічні). 

     В останні роки у сфері управління все активніше стали застосовуватися поняття «прийняття рішення» і пов'язані з цим поняттям системи, методи, засоби підтримки прийняття рішень.

     Прийняття рішення – акт цілеспрямованого впливу на об'єкт управління, що грунтується на аналізі ситуації, визначенні мети, розробці програми досягнення цієї мети.

     Структура управління будь-якої організації традиційно ділиться на три рівні: операційний, функціональний і стратегічний.

     Рівні управління (вид управлінської діяльності) визначаються складністю розв'язуваних завдань. Чим складніше завдання, тим більш високий рівень управління потрібно для її вирішення. При цьому слід розуміти, що більш простих завдань, що вимагають негайного (оперативного) рішення, виникає значно більше, а значить, і рівень управління для них потрібен інший – більш низький, де приймаються рішення оперативно. При управлінні необхідно також враховувати динаміку реалізації прийнятих рішень, що дозволяє розглядати управління під кутом тимчасового чинника.

     Існує три рівні управління, які співвіднесені з такими чинниками, як ступінь зростання влади, відповідальності, складності розв'язуваних завдань, а також динаміка прийняття рішень щодо реалізації завдань. 

Операційний (нижній) рівень управління забезпечує вирішення багаторазово повторюваних завдань та операцій і швидке реагування на зміни вхідної поточної інформації. На цьому рівні досить великі як обсяг виконуваних операцій, так і динаміка прийняття управлінських рішень. Цей рівень управління часто називають оперативними через необхідність швидкого реагування на зміну ситуації. На рівні оперативного (операційного) управління великий обсяг займають облікові завдання. 

Функціональний (тактичний) рівень управління забезпечує вирішення завдань, що вимагають попереднього аналізу інформації, підготовленої на першому рівні. На функціоналному рівні велике значення набуває така функція управління, як аналіз. Обсяг вирішуваних завдань зменшується, але зростає їх складність. При цьому не завжди вдається виробити потрібне рішення оперативно, потрібен додатковий час на аналіз, осмислення, збір відсутніх відомостей і т.п. Управління пов'язане з деякою затримкою від моменту надходження інформації до прийняття рішень та їх реалізації, а також від моменту реалізації рішень до отримання реакції на них. 

Стратегічний рівень забезпечує вироблення управлінських рішень, спрямованих на досягнення довгострокових стратегічних цілей організації. Оскільки результати прийнятих рішень проявляються через тривалий час, особливе значення на цьому рівні має така функція управління, як стратегічне планування. Часто стратегічний рівень управління називають стратегічним або довгостроковим плануванням. Правомірність прийнятого на цьому рівні рішення може бути підтверджена через досить тривалий час. Можуть пройти місяці і навіть роки. Відповідальність за прийняття управлінських рішень надзвичайно велика і визначається не тільки результатами аналізу з використанням математичного та спеціального апарату, а й професійною інтуїцією менеджерів. 

      Персонал  організації. 

     Персонал організації – співробітники різного ступеня кваліфікації та рівнів управління: від секретарів, які виконують найпростіші типові операції обробки, до фахівців і менеджерів, які приймають стратегічні рішення.

     На  верхньому, стратегічному рівні  управління – менеджери вищої ланки керівництва організації (і їх заступники). Основне їхнє завдання – стратегічне планування діяльності організації (наприклад, фірми на ринку) і координація внутрішньої тактики управління.

     На середньому, функціональному, рівні – менеджери середньої ланки і фахівці (наприклад, начальники служб, відділів, цехів, начальник зміни, ділянки, наукові співробітники тощо). Основне завдання – тактичне управління організацією при вирішенні основних функцій у заданій сфері діяльності.

     На нижньому, операційному, рівні – виконавці і менеджери нижчої ланки (наприклад, бригадири, інженери, відповідальні виконавці, майстри, нормувальники, техніки, лаборанти тощо). 

     Інші  елементи організації. 

     Стандартні  процедури в організації – точно визначені правила виконання завдань в різних ситуаціях, що всебічно охоплюють функціонування організації (наприклад, починаючи від технологічних операцій зі складання документів на вироблену продукцію і закінчуючи розбором скарг споживачів).

     Субкультура будь-якої організації – сукупність уявлень, принципів, типів поведінки. Особливу роль відіграє важлива її складова – інформаційна культура фахівця. Це також має знайти відображення в інформаційній системі.

     Існує взаємозалежність між стратегією, правилами, процедурами організації і апаратної, програмної, телекомунікаційної частинами  інформаційної системи. Слід зауважити також, що інформаційні системи самі по собі доходу не приносять, але можуть сприяти його отриманню. Вони можуть виявитися дорогими і, якщо їх структура і стратегія використання не були ретельно продумані, навіть марними. Впровадження інформаційних систем пов'язане з необхідністю автоматизації функцій працівників, а отже, сприяє їх вивільненню. Також, як наслідок, можуть виникнути великі організаційні зміни у структурі організації, які, якщо не враховано людський фактор і не вибрана правильна соціальна та психологічна політика, часто проходять дуже важко і болісно.

 

Приклади  інформаційних систем 

     Інформаційна  система з відшукування ринкових ніш.

При покупці  товарів у деяких фірмах інформаційна система реєструє дані про покупця, що дозволяє: визначати групи покупців, їх склад і запити, а потім орієнтуватися у своїй стратегії на найбільш численну групу; посилати потенційним покупцям різні пропозиції, рекламу, нагадування; надавати постійним покупцям товари та послуги в кредит, зі знижкою, з відстрочкою платежів.

     Інформаційні  системи щодо зниження витрат виробництва.

Ці інформаційні системи, відстежувати всі фази виробничого  процесу, сприяють поліпшенню керування  і контролю, більш раціонального планування та використання персоналу і, як наслідок, зниження собівартості виробленої продукції і послуг.

      Інформаційні  системи автоматизації  технології.

Суть  цієї технології полягає в тому, що, якщо дохід фірми залишається  в рамках рентабельності, споживачеві  робляться різні знижки залежно  від кількості і тривалості контрактів.

 

2. СТРУКТУРА І КЛАСИФІКАЦІЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ

 

     Структура інформаційної системи 

Типи  підсистем забезпечення 

     Структуру інформаційної системи становить сукупність окремих її частин, які називаються підсистемами.

     Підсистема – це частина системи, виділена за якою-небудь ознакою.

     Загальну  структуру інформаційної системи  можна розглядати, як сукупність підсистем незалежно від сфери застосування. У цьому випадку говорять про структурну ознаку класифікації, а підсистеми називаються забезпечувальними. Таким чином, структура будь-якої інформаційної системи може бути представлена сукупністю забезпечувальних підсистем. 
 

 Структура інформаційної системи, як сукупність забезпечувальних підсистем 

     Серед забезпечувальних підсистем зазвичай виділяють: інформаційну, технічну, математичну, програмну, організаційну і правову підсистеми. 

     Інформаційне  забезпечення. 

     Призначення підсистеми інформаційного забезпечення полягає у сучасному формуванні та видачі достовірної інформації для прийняття управлінських рішень.

     Інформаційне  забезпечення – сукупність єдиної системи класифікації і кодування інформації, уніфікованих систем документації, схем інформаційних потоків, що циркулюють в організації, а також методологія побудови баз даних.

     Уніфіковані системи документації створюються на державному, республіканському, галузевому та регіональному рівнях. Головна мета – це забезпечення порівнянності показників різних сфер суспільного виробництва. Однак, незважаючи на існування уніфікованої системи документації, при обстеженні більшості організацій постійно виявляється цілий комплекс типових недоліків: надзвичайно великий об’єм документів для ручної обробки; дубляж одних і тих самих показників; наявність показників, що не використовуються тощо.

     Тому  усунення зазначених недоліків є  одним із завдань, що стоять при створенні  інформаційного забезпечення.

     Схеми інформаційних потоків відображають маршрути руху інформації і її обсяги, місця виникнення первинної інформації та використання результатної інформації. За рахунок аналізу структури подібних схем можна виробити заходи щодо вдосконалення всієї системи управління.

     Побудова  схем інформаційних потоків, що дозволяє виявити обсяги інформації і провести її детальний аналіз, забезпечує: виключення дублюючої і невживаної інформації; класифікацію і раціональне представлення інформації. При цьому докладно повинні розглядатися питання взаємозв'язку руху інформації за рівнями управління (що розглядалися вище). Слід виявити, які показники необхідні для прийняття управлінських рішень, а які ні. До кожного виконавця повинна надходити тільки та інформація, яка використовується.